Blad gemeenschappelijke regeling van Veiligheidsregio Flevoland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Veiligheidsregio Flevoland | Blad gemeenschappelijke regeling 2026, 1460 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Veiligheidsregio Flevoland 2026
Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Flevoland
- –
- –
- –
- –
- –
- –
INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID VEILIGHEIDSREGIO FLEVOLAND 2026
Veiligheidsregio Flevoland (hierna: VRF) streeft naar een professionele, transparante en maatschappelijk verantwoorde inkooporganisatie. Met dit beleid wordt invulling gegeven aan de wettelijke verplichtingen uit de Aanbestedingswet 2012, de Europese richtlijn 2014/24/EU en de Gids Proportionaliteit.
- •
- •
- •
- •
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is leidend voor alle inkoopaangelegenheden waarbij de VRF als aanbestedende dienst optreedt.
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt ten minste eenmaal per 4 jaar op basis van een evaluatie herzien en/of opnieuw vastgesteld. De directie is verantwoordelijk voor de uitvoering van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het team Facilitaire zaken (onderdeel inkoop- en contractmanagement) is verantwoordelijk voor het evalueren en actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en ondersteunt de uitvoering van het beleid.
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
De VRF wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
De VRF leeft de bestaande wet- en regelgeving na en voldoet aan de beleidsuitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Door in te kopen conform wet- en regelgeving worden bepaalde risico’s tot een minimum beperkt. Bijvoorbeeld het risico om met juridische procedures geconfronteerd te worden door op een onjuiste manier aan te besteden of door het niet duidelijk vastleggen van de wederzijdse verwachtingen, waardoor geschillen rondom contractuele verplichtingen kunnen ontstaan.
De VRF koopt effectief en efficiënt in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel.
Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten koopt de VRF in tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding. Efficiënt inkopen betekent ook dat de inkoopprocessen en het inkoop- en aanbestedingsbeleid regelmatig worden geëvalueerd, en waar mogelijk verbetert.
Daarnaast heeft dit inkoop- en aanbestedingsbeleid als doelstelling om een continue bijdrage te leveren aan het algehele prestatieniveau van de VRF.
De VRF wil een betrouwbare en zakelijke inkooppartner zijn en streeft hierbij de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht na, zoals opgenomen in de Aanbestedingswet 2012:
- •
- •
- •
- •
- •
De VRF wil de leveranciers zowel in de voorbereiding als in de uitvoering van opdrachten stimuleren tot vernieuwing of verbetering van de te leveren goeden en diensten. Dit kan leiden tot kwaliteitsverbeteringen en/of kostenverlagingen voor de VRF. De bij de VRF beschikbare kennis wordt waar nodig getoetst in de markt en leveranciers worden geconsulteerd bij uitvragen in het kader van aanbestedingen. Bij de uitvoering van opdrachten wordt door de VRF de marktkennis van de leveranciers maximaal benut terwijl de VRF de regie kan houden.
Klachtenregeling voor leveranciers
Het advies ‘Klachtenafhandeling bij aanbesteden uit de nieuwe aanbestedingswetgeving’ biedt leveranciers en aanbestedende diensten een laagdrempelig instrument voor het oplossen van geschillen. Er wordt gestimuleerd dat partijen geschillen in onderling overleg oplossen en niet (onnodig) kwesties aan de rechter voorleggen. Het is de bedoeling dat beide partijen van de klachtenafhandeling leren en de opgedane kennis bij toekomstige aanbestedingstrajecten benutten.
De VRF voorziet in de klachtenregeling door in de aanbestedingsdocumenten duidelijk te vermelden waar en hoe de belanghebbende een klacht kan indienen en sluit hierbij aan bij de landelijke klachtenprocedure van het NIPV.
De VRF leeft actuele wet- en regelgeving na en koopt in volgens onderstaande juridische uitgangspunten.
De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
- •
- •
- •
- •
De interne regels en procedures die voor inkopen gelden zijn:
- •
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
De VRF is verplicht om het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid te volgen. Afwijken van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid kan in specifieke situaties noodzakelijk zijn. In het geval van calamiteiten en onvoorziene gebeurtenissen die een gevaar kunnen vormen voor de volksgezondheid, veiligheid of openbare orde en die een bepaalde inkoop vereisen, is het toegestaan om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. In alle andere gevallen is afwijken slechts mogelijk en toegestaan op basis van een gemotiveerd besluit door de bevoegde (directie)functionaris overeenkomstig het Mandaatbesluit en voor zover de wet- en regelgeving dit toestaat.
- •
- •
Bij inkopen van de VRF zal de veiligheidsregio in beginsel een overeenkomst aangaan overeenkomst de Algemene Inkoopvoorwaarden Veiligheidsregio Flevoland. Deze inkoopvoorwaarden garanderen een levering of uitvoering onder de voor de VRF meest gunstige economische en juridische voorwaarden.
Indien de aard van de opdracht daartoe aanleiding geeft, kan de veiligheidsregio besluiten andere toepasselijke algemene voorwaarden te hanteren, zoals – maar niet beperkt tot – de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) of de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden voor Diensten (ARIV)
Niettemin kunnen partijen, overeenkomstig het geldende verbintenissenrecht, met de veiligheidsregio overeenkomen dat een of meerdere bepalingen vervallen of de voorwaarden meer specifiek worden toegesneden op de desbetreffende situatie.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
De VRF koopt in volgens onderstaande ethische en ideële uitgangspunten. Dit betekent dat naast de beoordeling op prijs en kwaliteit, ook milieu- en sociale aspecten worden meegenomen bij het inkopen van een product of dienst. Bij kleine opdrachten zal er met passende proportionaliteit gehandeld worden.
Bij inkoop- en aanbestedingstrajecten worden duurzaamheidseisen als volgt meegenomen:
- •
- •
In de aanbestedingsdocumenten worden duurzaamheidscriteria opgenomen. Waar mogelijk gebeurt dit conform de minimale criteria die zijn opgesteld door het Ministerie van Infrastructuur en Milieu (zie http://www.pianoo.nl);
- •
- •
De VRF stelt de volgende maatschappelijke eisen aan haar leveranciers:
- •
- •
De VRF bevordert eerlijke mededinging. Alle potentiële leveranciers hebben gelijke kansen om een opdracht gegund te krijgen. Dit draagt bij aan een gezonde marktwerking. De VRF streeft ernaar om opdrachten voor het leveren van werken, leveringen en diensten voor regionale bedrijven toegankelijk te maken door:
- •
- •
De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie- en gunningscriteria plaatsvinden.
De VRF koopt in volgens onderstaande economische uitgangspunten.
Inkoop vindt plaats op basis van een objectieve raming van de totale waarde van de opdracht (excl. BTW), met inachtneming van de hiervoor geldende regels.
De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen en om te kunnen bepalen welk inkoopproces gevolgd kan of moet worden. Bij twijfel of een opdracht net onder of boven een drempelbedrag valt kiest de VRF ervoor de zwaardere procedure te kiezen. Dit beperkt het risico dat bij controle een procedure achteraf gezien onjuist is gevolgd.
In de tabel is aangegeven welk inkoopproces bij welke drempelbedragen moet worden toegepast. Als gevolg van de samenwerking tussen VRF en VRGV worden inkopen zoveel als mogelijk gezamenlijk uitgevoerd. De drempelbedragen uit hoofdstuk 5 gelden zowel voor gezamenlijke als afzonderlijke inkopen. Dit houdt in dat 50.000 euro geldt voor zowel de VRF als de VRGV, maar ook voor de VRFGV (gezamenlijk). De inkoopprocessen worden in hoofdstuk 6 nader toegelicht.
De Europese drempelbedragen gelden tot 31 december 2027 en zijn, evenals de overige genoemde bedragen, exclusief omzetbelasting. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. De gewijzigde bedragen zullen automatisch (zonder formele vaststelling) worden verwerkt in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Bij het bepalen van de inkoopprocedure ten aanzien van sociale en specifieke diensten hanteert de VRF het principe van drempelbedragen volgens het schema zoals in de Gids Proportionaliteit is weergegeven als zijnde gangbare procedures.
6. Organisatorische uitgangspunten
De VRF koopt in volgens onderstaande organisatorische uitgangspunten. Om dit inkoop- en aanbestedingsbeleid te ondersteunen is ervoor gekozen om de werkwijze vast te leggen in processen en rollen en verder te ondersteunen door standaarddocumenten.
Inkopen gebeurt volgens onderstaande inkoopprocessen.
|
Stelt aanbestedingsdocumenten op, beoordeelt inschrijvingen, adviseert over gunning. De inkoper is een onafhankelijk procesbegeleider en beoordeelt niet mee. |
||
Standaarddocumenten en dossiervorming
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de inkoopprocessen en de standaarddocumenten zullen zoveel mogelijk via centraal toegankelijke kanalen, zoals het intranet, beschikbaar worden gesteld.
Een aantal standaarddocumenten en -brieven zijn reeds opgesteld om budgethouders te faciliteren tijdens een inkooptraject. Voorbeelden zijn een Programma van Eisen, nota van inlichtingen en een beoordelingsmatrix.
Alle stukken die betrekking hebben op het inkoop- en aanbestedingsproces, zoals offertes, gunningadviezen en opdrachten of overeenkomsten worden, zo mogelijk al tijdens het aanbestedingsproces, maar in ieder geval zo snel mogelijk na de definitieve gunning van de opdracht of overeenkomst, opgeslagen in het (digitale) archief door de contractmanager die de taken uitvoert zoals afgestemd met de contracteigenaar / budgethouder. Ook bij het verder professionaliseren van contractbeheer blijft de centrale contractbeheerder verantwoordelijk voor eenduidigheid bij het invoeren van de data.
Opdrachten worden altijd schriftelijk verleend. In alle gevallen worden de Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard op de (eventuele) opdracht en moeten ze worden meegezonden. De VRF hanteert verschillende inkoopvoorwaarde afhankelijk van het type opdracht en kiest per procedure de best passende voorwaarden. Voorbeelden van mogelijke toe te passen voorwaarden zijn de GIBIT, ARIV, ARVODI en de Algemene Inkoopvoorwaarden VRF.
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid gaat in principe over alle inkopen ten behoeve van de VRF. Als gevolg van de samenwerking tussen VRF en VRGV worden inkopen zoveel als mogelijk gezamenlijk uitgevoerd. De drempelbedragen uit hoofdstuk 5 gelden zowel voor gezamenlijke als afzonderlijke inkopen. Dit houdt in dat 50.000 euro geldt voor zowel de VRF als de VRGV, maar ook voor de VRFGV (gezamenlijk).
De VRF streeft zoveel als mogelijk samenwerking na en doet dat met verschillende partners. Hierbij valt specifiek te denken aan de; veiligheidsregio’s Gooi & Vechtstreek en Utrecht, het NIPV en andere veiligheidsregio’s wanneer praktisch haalbaar. Belangrijk bij samenwerkingsverbanden is dat het op doelmatige en doeltreffende wijze bijdraagt aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie.
Een aantal voordelen van samenwerking op het gebied van inkoop zijn:
Het delen van kennis, informatie en ervaring.
Het creëren van schaalvergroting waardoor een gunstige kwaliteit/prijs verhouding voor de ingekochte goederen en diensten wordt bereikt.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2026-1460.html