AI Beleid van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland

Het Dagelijks bestuur van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland;

Besluit:

ten aanzien van het AI Beleid van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland het navolgende vast te stellen:

Inleiding

Binnen de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland wordt kunstmatige intelligentie (AI) gezien als een waardevolle technologie om de dienstverlening te verbeteren, processen te ondersteunen en innovatie binnen de organisatie mogelijk te maken. Het gebruik van AI raakt belangrijke publieke waarden, zoals privacy, transparantie, gelijke behandeling en menselijke controle. Het is voor de BSGR essentieel dat AI binnen de organisatie verantwoord wordt toegepast.

Deze beleidsnotitie geeft richting aan het gebruik van AI binnen de BSGR en benoemt de voorwaarden waarin toepassingen moeten voldoen. Hierbij wordt aangesloten bij geldende wet- en regelgeving (AVG, BIO2 en Woo), ethische uitgangspunten en maatschappelijke verwachting.

Dit beleid geldt voor alle AI-toepassingen binnen de BSGR en heeft betrekking op de huidige situatie, maar ook op de toekomst. Dat geldt voor zowel voor intern gebruik (o.a. Copilot of ChatGPT), als voor het gebruik van toepassingen richting inwoners en bedrijven(o.a. chatbots of voorspellende modellen).

Het beleidskader dient als leidraad voor alle medewerkers en externe partijen, die AI-systemen verweven, ontwikkelen of gebruiken binnen of in opdracht van de BSGR.

Doel en omvang

Dit beleid heeft tot doel het waarborgen van een ethische, veilige en rechtmatige inzet van AI binnen de BSGR en geldt voor alle AI-toepassingen, projecten en processen waarbij algoritmen of geautomatiseerde besluitvorming worden ingezet.

Kaderstelling

Bij het inzetten van AI gaat de BSGR uit van wettelijke verplichtingen en het maatschappelijk verantwoord gebruiken van AI. Beiden vormen het toetsingskader bij het ontwerpen en gebruiken van AI. Voor elke toepassing maken we een inschatting of deze past binnen deze uitgangspunten en/of er aanvullende maatregelen nodig zijn. Hierbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• 1. AI is ondersteunend en niet leidend – AI dient te worden ingezet als beslissingsondersteunend systeem (human-in-the-loop), waarbij de AI een voorstel doet en een medewerker van BSGR altijd de definitieve beslissing neemt.

• 2. Transparantie en uitlegbaarheid – De werking van AI moet uitlegbaar en begrijpelijk zijn voor medewerkers van de BSGR en inwoners en bedrijven. Dit betekent dat er inzicht is hoe beslissingen tot stand komen, welke data er gebruikt is, hoe het systeem werkt en hoe de samenwerking is tussen medewerker en systeem;

• 3. Geen discriminatie – Discriminatie of onbedoelde vooringenomenheid wordt niet geaccepteerd. Vooraf wordt gecontroleerd of een AI-toepassing mensen in gelijke situaties ongelijk behandeld. Dit kan zijn bijvoorbeeld op basis van afkomst, geslacht of leeftijd. Indien noodzakelijk worden er aanvullende maatregelen genomen;

• 4. Privacy en gegevensverwerking (AVG) - Bij het gebruikmaken van AI worden de privacyregels gerespecteerd. De BSGR verwerkt alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel en binnen de kaders van de AVG. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met een geldige grondslag. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) heeft hierbij een adviesrol;

• 5. Informatiebeveiliging (BIO2) – AI systemen voldoen aan de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (2). Dat betekent dat er vooraf risico’s worden geanalyseerd, toegangsbeheer wordt geregeld en er toezicht gehouden wordt op logging en monitoring. De CISO heeft hierbij een adviesrol. Toepassing zonder een duidelijke meerwaarde of met disproportionele impact op privacy, veiligheid of uitvoerbaarheid worden niet ingezet.

• 6. Voorkeur: Europese leveranciers – De BSGR gebruikt bij gelijke geschiktheid Europese dienstverleners die uitsluitend gebruikmaken van in Europa gehoste diensten. Op deze manier wordt de afhankelijkheid beperkt van grote commerciële platforms en worden risico’s vermeden van aanbieders uit landen met een offensief cyberprogramma. Alleen als het platform voldoet aan onze eisen voor privacy, veiligheid en transparantie, kan hiervan worden afgeweken.

• 7. Impact op milieu en duurzaamheid – Het gebruik van AI vraagt veel energie. Aan leveranciers wordt gevraagd om inzicht te geven in het energieverbruik en duurzaamheid. De medewerkers van de BSGR gebruiken AI bewust en alleen wanneer het functioneel iets oplevert; bijvoorbeeld kwaliteitsverbetering of tijdswinst.

• 8. Ethische toets – Toepassingen waarvan vermoed wordt dat deze invloed hebben op inwoners, bedrijven of maatschappelijke waarden, zoals gelijke behandeling, privacy en transparantie worden vooraf ethisch getoetst. Alleen als de ethische toets positief is, kan AI worden gebruikt.

Richtlijnen voor medewerkers BSGR

De medewerkers van de BSGR mogen AI gebruiken als hulpmiddel in hun werk, zolang zij zich houden aan onderstaande spelregels:

• Alleen het gebruik van CoPilot als AI-hulpmiddel is toegestaan. Gebruik geen andere AI-tools, ook niet via privé apparaten naast je werklaptop. Het gebruik van ‘schaduw’ AI is niet toegestaan;

• Voer nooit persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in bij een AI-tool (bijvoorbeeld namen van mensen, BSN-nummers, e-mailadressen etc.);

• Gebruik AI als hulpbron voor bijvoorbeeld: het herschrijven van teksten of samenvatten van openbaren, niet vertrouwelijke informatie;

• Gebruik AI als inspiratiebron. Jij bent verantwoordelijk voor de inhoud. Controleer daarom altijd kritisch de uitkomsten en pas deze zo nodig aan;

• Vraag bij het gebruik van AI naar de bronvermelding van het antwoord. AI genereert geen gegarandeerd juist antwoord, maar een inschatting op basis van vragen en patronen. Bij twijfel wordt aangeraden AI niet te gebruiken of een collega, afdelingshoofd en/of de FG te raadplegen;

• Meld het gebruik van AI bij het opstellen van document. Bijvoorbeeld in een e-mail aan collega’s of in een begeleidende notitie;

• Let op auteursrechten. AI kan teksten of afbeeldingen genereren op basis van bronnen waarop auteursrecht rust. Voorkom dat teksten één-op-één overgenomen wordt en controleer altijd of hergebruik zonder risico’s en verantwoord is;

• Vraag bij het gebruik van AI om teksten te schrijven op taalniveau B1. Hierdoor blijft de communicatie naar inwoners en bedrijven begrijpelijk;

• Gebruik AI bewust en functioneel (bv. bij tijdswinst of betere communicatie). AI systemen verbruiken veel energie.

Ondersteuning

De BSGR ondersteunt medewerkers bij het verantwoord gebruik van AI. Hiervoor wordt een Teams kanaal AI geopend, waarin vragen gesteld kunnen worden en ervaringen kunnen worden gedeeld. Daar waar nodig kunnen er aanvullende en verdiepende trainingen worden georganiseerd.

Inkoop, aanbesteding en gebruik van AI door externe partijen

Het gebruik van AI vindt niet alleen plaats binnen de BSGR, maar ook bij externe partijen zoals bijvoorbeeld bij softwareleveranciers, ingehuurde specialisten en bij audits. Om aansluiting te houden bij het AI beleid van de BSGR zijn er ook richtlijnen voor externe partijen:

• Het gebruik van AI moet vooraf gemeld worden;

• Er wordt uitgelegd welk AI systeem wordt gebruikt, op welke gegevens en met welk doel. Hiermee krijgt de BSGR inzicht in de toepassing van AI door externe partijen;

• De externe partij verklaart (schriftelijk) dat er geen gegevens (organisatie en persoons) van de BSGR gebruikt worden voor het trainen van AI-modellen. Deze beperking moet technisch zijn afgedicht.

• De gebruikte toepassing voldoet aantoonbaar aan de uitgangspunten in het AI-beleid van de BSGR op het gebied van privacy, uitlegbaarheid, veiligheid en duurzaamheid.

Met deze voorwaarden zorgt de BSGR ervoor dat er bij een mogelijke uitbesteding van diensten er geen risico’s worden genomen die de organisatie niet zou accepteren. In contracten met externe partijen zal dit in de overeenkomst worden opgenomen.

Organisatieontwikkeling en toetsing

Om AI op een verantwoorde manier te kunnen inzetten is er niet alleen beleid nodig, maar ook structuur, toezicht en bewustwording. Binnen de BSGR wordt daarom geregeld hoe nieuwe toepassingen worden getoetst, welke ruimte er is voor ontwikkeling (experimenten) en op welke manier het beleid wordt getoetst, geëvalueerd en waar nodig wordt aangepast.

De BSGR is op dit moment nog terughoudend in het toepassen van AI in de organisatie. Op het moment dat hier een andere invulling aan wordt gegeven, zal het beleid en daarmee ook de publicatie worden aangepast.

Aldus vastgesteld door het Dagelijks bestuur van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland op 18 mei 2026.

De directeur

Mevrouw drs. E.T.M. van Kesteren

De voorzitter,

De heer mr. M. Bunnik