Periodieke Hotspotmonitor Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2025 – Betreffende de periode 2017-2024

Inleiding

De hotspotmonitor fungeert als aanvullend instrument op de Selectielijst 2020 en helpt de organisatie om aan de hand van criteria vast te stellen welke afzonderlijke gebeurtenissen, kwesties of reeks van gebeurtenissen bijzondere betekenis hadden en waarover meer informatie moet worden bewaard. Het doel van de hotspotmonitor is het veiligstellen en bewaren van de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen vanuit cultuur-historisch perspectief.

Definities

• Hotspot: Een gebeurtenis, kwestie of reeks gebeurtenissen die heeft geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling, die tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht heeft geleid.

• Hotspotmonitor: Instrument dat gericht is op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving binnen het functionele werkingsgebied van de zorgdrager die grote invloed hebben uitgeoefend op de samenleving en de activiteiten van de organisatie.

• Hotspotlijst: Een lijst met door de organisatie vastgestelde hotspots. Aan de hand van deze lijst wordt informatie veiliggesteld en uitgezonderd van vernietiging.

Periode Hotspotmonitor 2025

Sinds 2017 verplicht de Selectielijst de archivaris opdracht te geven tot het opstellen van een lokale hotspotmonitor. Deze verplichting werkt door in de huidige Selectielijst 2020. VRNHN kiest ervoor om vanaf 1 januari 2017 te beginnen. De Hotspotmonitor VRNHN 2025 heeft betrekking op de periode 1 januari 2017 tot en met 31 december 2024.

Hotspotlijst 2025

De volgende hotspots uit de periode 2017-2024 worden in de Periodieke Hotspotmonitor vastgelegd:

Nr.	Omschrijving Hotspot	Beginjaar	Eindjaar	Voldoet aan criterium
				1	2	3	4
1	Coronacrisis	2020	2022	X	X	X	X
2	Oekraïnecrisis	2022	-	X	X	X
3	Opvang Asielzoekers	2022	2024	X	X	X

Criteria voor het benoemen van hotspots

Voor het benoemen van hotspots bestaan criteria, afkomstig uit de ‘Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden’ (2017). VRNHN spreekt van een hotspot als deze voldoet aan minimaal één van de volgende criteria:

• 1. Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.

• 2. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.

• 3. Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager.

• 4. Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.

Acquireren van hotspot-gerelateerde informatie

• Team Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het acquireren van hotspot-gerelateerde informatie die binnen de organisatie aanwezig is.

• Het acquireren van informatie wordt voor de drie benoemde hotspots al vanaf de beginjaren uitgevoerd. Inmiddels zijn er verschillende collecties aangelegd, die nog altijd worden aangevuld met nieuw verworven materiaal – bijvoorbeeld verkregen uit archiveringsacties van Teamskanalen, verkennerstructuren, mailboxen en aangeleverde stukken. Bij het uitvoeren van deze archiveringsacties zijn de informatiebeheerders constant alert op de mogelijke aanwezigheid van hotspot-gerelateerde informatie.

  • Een deel van de informatie uit deze collecties is digitaal beschikbaar gemaakt in het Registratie- en Archiefsysteem met documentmanagementfunctionaliteiten. Deze informatie heeft inmiddels een hotspot-codering meegekregen in de metadata en is voorzien van de juiste afscherming.

  • o Een deel van de informatie uit deze collecties staat opgeslagen op tijdelijke opslaglocaties voor ‘veiliggesteld archief’. Deze locaties (te weten: een Teamskanaal en een onderdeel van de G-schijf) staan onder beheer van Team Informatiebeheer en zijn alleen toegankelijk voor de informatiebeheerders. De informatie die op deze locaties is opgeslagen, wacht op nadere bewerking (inventariseren, opschonen, dossiervormen) en wordt klaar gemaakt voor opname in het Registratie- en Archiefsysteem.

Frequentie uitvoering Hotspotmonitor

De hotspotmonitor wordt jaarlijks uitgevoerd. Mocht blijken dat er in een jaar geen nieuwe hotspots voorkomen, dan zal VRNHN volstaan met een mededeling dat de actualisatie niet heeft geleid tot het benoemen van nieuwe hotspots. Dit ter voorkoming van verlies van informatie met een korte bewaartermijn, die dan al is vernietigd.

Vaststellen Periodieke Hotspotmonitor VRNHN 2025 (periode 2017-2024)

Het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord stelt de Periodieke Hotspotmonitor VRNHN 2025, betreffende de periode 2017-2024 vast.

Intrekken Tijdelijke Uitvoeringsnotitie Archief-Hotspots

Tot het moment van vaststellen van deze Periodieke Hotspotmonitor bediende VRNHN zich van ‘tijdelijke uitvoeringsnotities’ om uitvoering te geven aan het veiligstellen van informatie in het kader van archief-hotspots. Met het vaststellen van deze Periodieke Hotspotmonitor worden de volgende uitvoeringsnotities ingetrokken:

• 1. Tijdelijke Uitvoeringsnotitie Archief-Hotspot Coronacrisis: Veiligstellen van corona-gerelateerde informatie Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (2020).

• 2. Tijdelijke Uitvoeringsnotitie Archief-Hotspot Oekraïnecrisis VRNHN 2022: Veiligstellen van aan de Oekraïnecrisis gerelateerde informatie voortvloeiende uit de taakuitoefening van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (2022).

Publicatie

De hotspotmonitor wordt gepubliceerd op:

• 1. Blad Gemeenschappelijke Regelingen.

• 2. Publiekswebsite van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord.

Bijlage: Hotspotlijst periodieke Hotspotmonitor VRNHN 2025