Blad gemeenschappelijke regeling van Blink
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Blink | Blad gemeenschappelijke regeling 2025, 936 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Blink is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Heeze-Leende, Helmond, Laarbeek, Nuenen, Someren, Son en Breugel en is gestart op 1 januari 2001. Blink is de organisatie die verantwoordelijk is voor gemeentelijke uitvoeringstaken op het vlak van de inzameling, sortering, vermarkting en (eind)verwerking van (grondstoffen in) grof en fijn huishoudelijke afvalstoffen, de gladheidbestrijding en de reiniging van de openbare ruimte van de deelnemende gemeenten. De taken zijn gedelegeerd, wat betekent dat Blink ook zorgdrager is van de informatie die bij de uitvoering hiervan wordt verwerkt.
De Archiefwet 1995, artikel 7, biedt de zorgdrager, het dagelijks bestuur van Blink, de bevoegdheid om de analoge originelen te vervangen door digitale reproducties, zowel voor de vernietigbare als permanent te bewaren archiefbescheiden. Als voorwaarde stelt het Archiefbesluit, artikel 6, dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Binnen Blink wordt bepaalde informatie gedigitaliseerd door scannen, maar er is geen bestaande praktijk van vervanging in lijn met de vereisten van archiefwet- en regelgeving. Dit handboek vervanging is bedoeld als richtlijn bij het inrichten van vervangingsprocessen in de organisatie. Het besluit vervanging (zie een format in bijlage 2), incl. het handboek vervanging als bijlage bij het besluit, wordt geagendeerd in het bestuur. Het handboek beschrijft het geheel aan werkwijzen zoals die vanaf de datum gelden voor de verwerking van de analoge archiefbescheiden bij Blink.
Dit handboek vervanging dient de volgende doelen:
- •
- •
- •
- •
Bij het samenstellen van dit handboek is onder meer gebruikgemaakt van de Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0, een uitgave van Archief 2020.1
1.2 Het te vervangen archiefbestand
Blink wil overgaan tot vervanging om digitaal werken uit te breiden en daarmee een hybride situatie te verminderen. Belangrijk nadeel van een hybride situatie is dat deze dubbele beheerlasten met zich meebrengt: zowel papieren als digitale informatie moet worden beheerd. Door vervanging worden de digitale versies de originele archiefbescheiden en worden de papieren originelen vernietigd.
De taken zijn door de gemeenten gedelegeerd aan Blink. Dit houdt in dat de gemeenten de volledige bevoegdheid met betrekking tot de taken hebben overgedragen aan Blink.
Voor de informatie die voortkomt uit de gedelegeerde taken en de eigen bedrijfsvoering is Blink geheel verantwoordelijk, of zorgdrager in de zin van de Archiefwet. Blink is als zorgdrager bevoegd om een besluit vervanging archiefbescheiden te nemen met betrekking tot de gedelegeerde taken en de eigen bedrijfsvoering.
Dit handboek beschrijft de vervanging van een deel van de analoge archiefbescheiden die de organisatie opmaakt of ontvangt (waarbij de uitzonderingen benoemd in paragraaf 1.4 gelden). Het betreft de archiefbescheiden die op grond van de geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen. Hieronder vallen:
Bovenstaande lijst is niet bedoeld als volledig overzicht van te bewaren (en dus te vervangen) archiefbescheiden. Hiervoor wordt verwezen naar de geldende selectielijst. Wel geeft bovenstaande lijst inzicht in verschillende aspecten van de organisatie die in het op te bouwen digitale archief terecht zouden moeten komen. De archiefbescheiden vallend onder categorieën in bovenstaande lijst kunnen zich in verschillende organisatieonderdelen bevinden en zijn niet beperkt tot algemeen en dagelijks bestuur en bedrijfsvoering.
Met deze beperking van de reikwijdte van vervanging kiest Blink er bewust voor om vooralsnog niet volledig digitaal te gaan werken. Voor deze keuze zijn praktische redenen. De organisatie is vooralsnog niet ingericht op vervanging van alle analoge archiefbescheiden om zodoende volledig digitaal te werken. Bovendien leent de aard van de werkzaamheden zich in bepaalde gevallen minder voor volledig digitaal werken. Door alle te bewaren stukken te digitaliseren wordt bewerkstelligd dat het over te brengen archief (uitzonderingen daargelaten) volledig digitaal wordt en te zijner tijd kan worden overgebracht naar een e-depot. Deze keuze brengt voor de organisatie met zich mee dat een hybride situatie en de bijbehorende belasting deels blijft bestaan. Deze belasting weegt voor Blink in de huidige situatie niet op tegen de belasting die het vervangen ten behoeve van volledig digitaal werken naar verwachting met zich mee zou brengen.
Dit handboek vervanging van archiefbescheiden is ook van toepassing op samenwerkingsverbanden tussen Blink en andere overheden of privaatrechtelijke organisaties waarbij Blink de zorgplicht heeft voor de informatie.
Voor alle papieren archiefbescheiden die buiten de hierboven beschreven reikwijdte van de vervanging vallen, behoudt de organisatie de volgende keuzemogelijkheden:
- •
- •
- •
Papieren archiefbescheiden worden wel gedigitaliseerd, maar niet vervangen. In dat geval wordt de digitale kopie beschouwd als een gebruikskopie voor handiger gebruik, maar wordt deze niet het nieuwe archiefstuk. De digitalisering hoeft in deze gevallen niet te voldoen aan de eisen in het handboek Vervanging, en de papieren exemplaren blijven als de eigenlijke archiefbescheiden onder beheer tot aan vernietiging. Deze werkwijze wordt bijvoorbeeld toegepast in het geval van weegbonnen.
Op basis van artikel 2, lid 1, onder c. en d. van het Archiefbesluit 1995 zal bij vervanging van de archiefbescheiden rekening moeten worden gehouden met de waarde voor het culturele erfgoed en het belang van gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
De archiefbescheiden die Blink ontvangt en opmaakt uit hoofde van deze taken zijn, naast bovengenoemde onderwerpen, van waarde voor toekomstige beleidsvorming. Blink maakt gebruik van de Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020.
De vernietiging van originele archiefbescheiden heeft geen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek, in zoverre de digitalisering van die originele archiefbescheiden op een kwaliteitsvolle en betrouwbare manier plaatsvindt en de gedigitaliseerde archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. Dit wordt gewaarborgd door de verschillende procedures ten aanzien van digitalisering en beheer die in dit handboek zijn beschreven.
Alle documenten die digitaal zijn opgemaakt of ontvangen worden direct digitaal gearchiveerd en vallen derhalve niet onder de vervanging.
Om de waarde voor het culturele erfgoed te bewaren, heeft Blink een aantal criteria opgesteld die bepalen of analoge archiefbescheiden wel worden gedigitaliseerd, maar niet vervangen:
- 1)
- 2)
- 3)
- 4)
Wanneer bovenstaande archiefbescheiden worden gedigitaliseerd, dan blijft het digitale document een kopie. Het originele, analoge document blijft het archiefstuk. Wanneer het niet mogelijk is de archiefbescheiden te digitaliseren vanwege bovengenoemde redenen, dan wordt er door de medewerkers waar relevant in het dossier een verwijzing naar het analoge stuk gemaakt.
1.5 Afwegingen voor vervanging
Bij de vervanging van de papieren archiefbescheiden zijn verschillende wettelijke regelingen betrokken:
De zorgdrager, het dagelijks bestuur van Blink, is op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995, bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door reproducties om de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Na vernietiging nemen deze reproducties dan de plaats in van de originelen en worden beschouwd als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4°). Hiermee wordt voorkomen dat discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust.
Ten tijde van het schrijven van dit handboek is er een voorstel voor een nieuwe archiefwet ingediend bij de Tweede Kamer. In artikel 4.3 van de wettekst zoals op 17 november 2021 ingediend wordt vervanging van archiefbescheiden behandeld. De verdere uitwerking hiervan zal in de nieuwe archiefregeling en het nieuwe archiefbesluit worden opgenomen. Het is de verwachting dat er op het gebied van vervanging van archiefbescheiden geen grote veranderingen zullen plaatsvinden.
Artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat er in een vervangingsbesluit met de volgende aspecten rekening gehouden moet worden:
- •
- •
- •
- •
In Artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 staat tevens vermeld dat een vervangingsbesluit alleen mag worden genomen als de vervanging zal plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Artikel 6, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat de zorgdrager bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit (zoals hierboven vermeld bij Archiefbesluit 1995 artikel 6, eerste lid) melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdelen c (de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed) en d (het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek).
Artikel 6, derde lid, van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling.
Artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 eist dat de zorgdrager van de vervanging een verklaring opmaakt, die tenminste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring wordt blijvend bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten. Voor de vervanging van te bewaren archiefbescheiden is geen machtiging van Gedeputeerde Staten meer vereist, wel een positief advies van de archivaris.
Artikel 17.d van de Archiefregeling geeft aan dat van alle archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten, zoals vervanging. Op grond van Archiefregeling artikel 19, tweede lid, moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden. Artikel 20 vereist een zodanig toegankelijke staat dat de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn gevonden kunnen worden en leesbaar of waarneembaar zijn.2
Blink focust voor het vastleggen in metadata van op archiefbescheiden uitgevoerde beheerhandelingen op digitale documenten (en daarmee op beheerhandelingen vanaf het moment dat een document wordt opgenomen in de digitale beheeromgeving).
Artikel 26b van de Archiefregeling geeft aan dat in een vervangingsbesluit, voor zover dat besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht gegeven moet worden in de hieronder vermelde onderdelen a t/m h. In de tabel hieronder staat vermeld in welk hoofdstuk van dit handboek elk onderdeel behandeld wordt.
2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De formele kaders en verantwoordelijkheden met betrekking tot de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden (documentaire informatievoorziening) zijn beschreven en vastgesteld in de Archiefverordening Gemeenschappelijk regeling reiniging Blink 2022 en in het Besluit informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Blink 2022.
Het dagelijks bestuur is volgens de Archiefwet verantwoordelijk voor de zorg voor de informatie binnen de organisatie. De beheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de informatie. Het toezicht op de informatie van de organisatie is de verantwoordelijkheid van de archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe).
In het kader van het vervangingsproces zijn taken en verantwoordelijkheden op hoofdlijnen als hieronder volgt verdeeld. De rijen dienen in samenhang met elkaar gelezen te worden. Tussen (haakjes) wordt verwezen naar onderdelen van het handboek.
|
|
|
Beheerder 3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
(niet in de hoedanigheid van een van de andere partijen in dit overzicht) |
|
|
|
|
3.1 Eisen aan de beeldkwaliteit van de scans
In het Archiefbesluit 1995, artikel 6, is beschreven dat een reproductie een “juiste en volledige weergave” dient te zijn van het originele stuk. In de Archiefregeling, artikel 26b, is beschreven welke aspecten beschreven dienen te worden in een besluit tot vervanging zodat alle gegevens na vervanging op de juiste wijze weergegeven en bewaard kunnen worden. Artikel 26b wordt hieronder weergegeven.
Artikel 26b. Aspecten vervangingsproces
De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
Blink houdt zich bij vervanging van archiefbescheiden aan een aantal (minimum)eisen waaraan de voor vervanging gebruikte hard- en software voldoet. Voor merk, type en overige specificaties van de voor vervanging gebruikte apparatuur wordt verwezen naar Bijlage 5.
- •
- •
- •
- •
- •
Indien doorzoekbaarheid van de hele tekst gewenst is, is wenselijk dat het apparaat scant met Optical Character Recognition (OCR). Toepassing van OCR kan eventueel achteraf, maar uit het oogpunt van de efficiëntie wordt in principe meteen gescand met OCR.
3.2 Gemaakte afwegingen en keuzes
Voor de gemaakte keuzes voor de beeldkwaliteit is gebruikgemaakt van de richtlijnen zoals deze zijn beschreven in de Handreiking vervanging archiefbescheiden van Archief 2020. De reeds beschikbare middelen (bestaande technische infrastructuur) binnen Blink zijn mede het uitgangspunt bij het regelen van vervanging in dit handboek.
3.3 Toetsing van de beeldkwaliteit
De beeldkwaliteit dient op verschillende momenten getoetst te worden op de juiste wijze: na het scannen, in de periodieke steekproefsgewijze controle (ter voorbereiding op vernietiging van de papieren documenten) en bij afhandeling van documenten of dossiers. De instellingen van de apparatuur dienen te voldoen aan de minimale eisen en worden regelmatig gecontroleerd, zodat de beeldkwaliteit wordt geborgd.
Wanneer een document gescand is, wordt gecontroleerd of de reproductie een juiste en volledige weergave is van het origineel. Dit gebeurt door te beoordelen of:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Ook wordt de kwaliteit van de reproductie beoordeeld op:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Wanneer er fouten in het gescande document worden geconstateerd, wordt afhankelijk van de omvang ervan, één pagina of het hele document opnieuw gescand. Gebreken in de scans kunnen ook signalen zijn dat er met de scanapparatuur en/of -software iets niet in orde is.
Zie voor de procedure van kwaliteitscontrole 6.2 en Bijlage 4.
De scansoftware van de apparatuur verzorgt de scaninstellingen en verzendt het gedigitaliseerde bestand naar een mailbox. Vervolgens wordt het gedigitaliseerde bestand door de medewerker geüpload in de applicatie die voor het betreffende proces, afdeling en/of project is vastgesteld (zie voor het proces 5.1 en Bijlage 4). De applicaties die binnen Blink gebruikt worden voor de archivering van gedigitaliseerde documenten binnen het vervangingsproces worden genoemd in Bijlage 1.
Voor blijvend te bewaren documenten wordt geen gebruik gemaakt van automatische correcties en/of (na)bewerkingen.
4.3 Gebruikte bestandsformaten
De ontvangen papieren documenten worden door de apparatuur gescand naar een bestand in PDF/A-formaat en vervolgens in dat formaat opgeslagen in de daarvoor bestemde applicatie. PDF/A staat voor Portable Document Format Archivable en is bedoeld voor archivering van documenten. Het is geschikt voor duurzame opslag. PDF/A is een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. Het door de organisatie gebruikte PDF-formaat voor scanning van te vervangen documenten is momenteel PDF/A-1b.
4.4 Locatie reproducties en back-ups
Wanneer een document wordt gescand, verzendt het apparaat het digitale bestand naar de e-mailbox van de scannende medewerker. De medewerker controleert de scan en wanneer deze in orde is, registreert de medewerker het document in de daarvoor bestemde applicatie. Hierna wordt het document uit de e-mailbox verwijderd.
- •
De doelapplicaties die binnen Blink gebruikt worden voor het opslaan van de gedigitaliseerde informatie bevinden zich in de cloud. MS365 wordt beheerd door externe IT-dienstverlener Bevio. In de SLA met Bevio zijn afspraken over backup, op verzoek restore van data, en een periodieke restoretest opgenomen. De data van Yoursoft worden in hun cloud beheerd. Er is een overeenkomst met Yoursoft afgesloten en hun backup-werkwijze is beschreven in het formulier t.b.v. een cyberverzekering. De data van 2Agree worden in hun cloud beheerd.
De scanapparatuur wordt regelmatig onderhouden. Jaarlijks worden alle apparaten gecontroleerd en wanneer er een defect is, komt iemand van de leverancier langs om dit te repareren. De scanner kalibreert zich automatisch bij iedere initialisatie door middel van “White Plate Balancing”. Dit gebeurt door middel van een witte strip aan de onderzijde van de glasplaat. Daarmee wordt de vervuiling gemonitord en komt er een (gebruikers) melding als bijvoorbeeld het scanglas vervuild is.
Bij onderhoud wordt de optiek (spiegels e.d.) van de reader ook nog visueel geïnspecteerd en gereinigd indien nodig.
De volgende onderdelen van de scanners worden periodiek (en wanneer nodig incidenteel) gereinigd:
- •
- •
- •
- •
- •
Na afloop van de reiniging wordt er een testscan gemaakt, waarbij visueel wordt gecontroleerd of het resultaat van de scan conform de kwaliteitseisen is.
Toegangsbeleid en –procedures m.b.t. digitale documenten van Blink zijn vastgelegd in de binnen de organisatie gebruikte applicaties. De organisatie maakt voor de toegang tot de digitale documenten gebruik van autorisatiegroepen gebaseerd op het proces en de plaats die de medewerkers daarin vervullen. Hierin zijn de rechten ten aanzien van raadplegen, muteren, verwijderen, etc. van documenten en documentregistraties beschreven.
5.1 De inrichting van het vervangingsproces
Het proces Vervangen bestaat uit het voorbereiden van papieren/fysieke documenten, respectievelijk de totstandkoming van de reproductie en de vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden.
Zorgvuldigheid is het kernwoord dat past bij de wijze waarop de scan van het fysieke document tot stand komt. Met de vernietiging van het fysieke document komt de vervanging, zoals omschreven in artikel 7 van de Archiefwet 1995, tot stand. Zonder vernietiging is er geen sprake van vervanging. Bij het proces gelden kwaliteitsnormen. Het geheel moet waarborgen dat het vervangingsproces constant blijft voldoen aan de eisen vastgelegd in dit handboek.
De medewerkers houden zich voor het vervangingsproces bezig met het ontvangen, registreren, digitaliseren (scannen) van de papieren archiefbescheiden. Voorafgaand aan het scannen worden de analoge stukken voorbereid. Voorbereidingshandelingen zijn onder meer (voor zover van toepassing):
- -
- -
- -
- -
- -
De medewerker logt in op het apparaat middels een persoonsgebonden tag. De gescande documenten worden in PDF/A-formaat naar de e-mailbox (van de afdeling van) de medewerker (zie hierover 4.4) gestuurd waarna de medewerker het in de daarvoor bestemde applicatie uploadt, registreert en de juiste metadata toekent. Om de vorming van schaduwarchieven te voorkomen, verwijdert de medewerker de e-mail met de scan uit de mailbox, nadat het document correct geregistreerd is in de doelapplicatie. Reproductie vindt in principe plaats per stuk. In voorkomende gevallen kan ook per batch gescand worden.
Het hoofd Financiën en Control kan de beheerder ondersteunen bij het houden van toezicht op naleving van het vervangingshandboek in het algemeen. De DIV-medewerker voert de periodieke steekproefsgewijze controle uit. Vernietiging van papieren originelen vindt plaats na uitvoering van de periodieke steekproefsgewijze controle, in overleg met de Informatiebeheerder en na akkoord van de beheerder.
Voor de stappen van het scanproces is een procedure opgesteld. De stappen in deze procedure zijn een verplichting om vervanging van papieren archiefbescheiden mogelijk te maken. Deze procedure is als Bijlage 4 van dit handboek opgenomen en wordt bij alle relevante apparaten opgehangen.
Organisatie baseert zich voor de vast te leggen metadata op MDTO als norm/uitgangspunt. Dit is vastgelegd in het metadataschema van de organisatie.
Blink heeft op basis van MDTO gekozen om minimaal de volgende metadata bij te houden:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De wettelijke context voor het gebruik van een metadataschema is vastgelegd in de Archiefregeling, artikelen 17 en 19. Verder kunnen NEN-ISO 23081-1: 2006 en NEN-ISO 23081-2:200712 gebruikt worden.
Blink beschikt over een metadataschema dat wordt gebruikt bij de inrichting van de applicaties die voor het vervangingsproces (incl. de opslag van de digitale reproducties) worden ingezet.
6.1 Risico’s in het vervangingsproces
Tijdens het gehele proces van vervangen bestaan er risico’s. Hieronder worden per processtap de risico’s beschreven en hoe deze risico’s verminderd kunnen worden.
Blink toetst de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale documenten. Dit gebeurt door controles tijdens het proces van digitaliseren en opslaan van de archiefbescheiden, en door periodieke steekproefsgewijze controles. Voor kwaliteitszorg ten aanzien van het vervangingsproces als geheel, zie 6.3.
Voor vervanging wordt een kwaliteitssysteem opgezet (zie het handboek Kwaliteit). Het doel is regie te voeren op alle stappen die worden uitgevoerd binnen het proces van vervanging. Het systeem omvat zowel interne als externe controlemechanismen.
6.2.1 Controle na digitalisering
De eerste controle wordt uitgevoerd door de medewerker die digitaliseert (scant) en registreert. Deze medewerker controleert op de punten die worden genoemd in par. 3.3, samen te vatten in: juistheid, volledigheid, leesbaarheid. Onder juistheid verstaan we dat de gegevens kloppen en de reproductie juist is. Bij volledigheid bedoelen we dat een controle wordt uitgevoerd of alle pagina’s compleet gedigitaliseerd zijn. Verder wordt vastgesteld of de reproductie leesbaar is. De medewerker zorgt bij het registreren voor de juiste metadata, zodat het document in de juiste samenhang raadpleegbaar en beheersbaar is. Als aan één van deze criteria niet wordt voldaan, word het origineel direct weer gescand.
Een signaal uit de organisatie dat scans niet goed leesbaar of incompleet zijn wordt onderzocht, en wanneer toch afwijkingen zijn geconstateerd wordt het scanproces opnieuw in gang gezet. Dit kan logischerwijs alleen als het document of de documenten nog niet zijn vernietigd.
6.2.2 Controle bij afhandeling document of dossier
De tweede controle die zich, net als de eerste, richt op alle gescande documenten, vindt plaats bij afhandeling van een document of dossier en kan dus in tijd vóór of na de periodieke steekproefsgewijze controle plaatsvinden. De medewerker die het document of dossier afhandelt, toetst bij deze controle of het document of dossier compleet is en als zodanig kan worden opgenomen in het digitale archief. Indien uit de toets blijkt dat het document of dossier niet compleet is, zorgt de medewerker er, voor zover mogelijk, eerst voor dat alle ontbrekende informatie wordt toegevoegd. Dit kan betekenen dat een document opnieuw wordt gescand wanneer het analoge origineel nog beschikbaar is. Wanneer het document of dossier juist en volledig is, kan het gearchiveerd worden. Wanneer het niet mogelijk blijkt om het document of dossier aan te vullen met de nodige informatie dan wordt hier melding van gemaakt bij Informatiebeheerder en wordt hier melding van gemaakt in het betreffende dossier en/of op een andere plaats waar dat relevant is. De controle bij afhandeling van het document of dossier houdt ook een controle op de terugvindbaarheid in: is een document of dossier onvindbaar, staat het niet op de juiste plaats of bevat het te weinig of onjuiste metadata, dan wordt dit voor zover mogelijk hersteld.
6.2.3 Periode tussen scannen en vernietigen
Blink bewaart alle originelen voor een periode van drie maanden. Tijdens deze periode kunnen bestanden bij gebleken gebreken alsnog juist gescand worden. Op dit proces wordt toezicht gehouden door de Informatiebeheerder.
6.2.4 Periodieke steekproefsgewijze controle
De DIV-medewerker (in samenwerking met de Informatiebeheerder en de Controller) verzorgt minimaal elk kwartaal een steekproefsgewijze controle van gescande documenten door vergelijking met de papieren originelen. De grootte van de steekproef en de foutenmarge wordt bepaald met behulp van de AQL-methodiek. Onderstaande grafiek4 kan worden gebruikt voor het bepalen van het aantal documenten dat in de steekproef gecontroleerd moet worden.
- 1.
Bepalen hoeveelheid vervangen documenten.
Het aantal documenten waaruit een steekproef moet worden genomen, wordt bepaald. Dit betreft dus de ‘Hoeveelheid vervangen documenten’ op de horizontale as van bovenstaande grafiek.
Voor zover dit mogelijk is, wordt deze hoeveelheid per doelapplicatie bepaald. Dit gebeurt door op basis van de metagegevens te zoeken op documenten die wel zijn gescand (t.b.v. vervanging), maar waarvan het analoge origineel nog niet is vernietigd.5 Op deze documenten dient de periodieke steekproefsgewijze controle plaats te vinden.
Als het niet mogelijk is de hoeveelheid vervangen documenten volgens de hierboven beschreven werkwijze te bepalen, wordt dit aantal op een andere manier bepaald. Hiervoor zijn verschillende opties:
- o
- o
- 2.
- 3.
- 4.
Op die manier wordt de steekproef voldoende aselect. De resultaten van deze steekproeven worden vastgelegd in een logboek (vgl. 8.1). Wanneer er fouten of problemen worden geconstateerd kan hierop worden gestuurd of kan het proces worden aangepast. De stappen 3 en 4 houden ook een controle in op de terugvindbaarheid: is een document of dossier onvindbaar, staat het niet op de juiste plaats of bevat het te weinig of onjuiste metadata, dan wordt dit voor zover mogelijk hersteld.
Als het daadwerkelijke vervangen wordt uitbesteed, bijvoorbeeld in een grootschalig project, is het van groot belang dat de zorgdrager op basis van een goed geformuleerde opdracht scherp toeziet op de kwaliteit van de uitvoering en de naleving van de gemaakte afspraken. Het is zaak dat de zorgdrager resultaten tussentijds toetst en pas akkoord gaat met het geleverde resultaat na een zorgvuldige beoordeling. De archivaris wordt van tevoren geïnformeerd over het uitbesteden van vervanging, mede om te voorkomen dat (voor te bewaren archiefbescheiden) achteraf herstelwerkzaamheden moeten worden uitgevoerd om aan de eisen voor overbrenging te voldoen.
6.3 Audits op het vervangingsproces
Het informatiebeheer van Blink wordt periodiek getoetst door onder andere interne kwaliteitscontrole en inspectie door de archivaris. Hierin wordt ook het vervangingsproces meegenomen. Het kwaliteitssysteem voor informatiebeheer wordt beschreven in het handboek kwaliteit.
De uitgangscriteria bij de audits zijn de Handreiking Vervanging versie 2.0 en het Referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer (RODIN), of de mogelijke opvolgers van deze normen.
Bij een audit wordt ten minste aandacht besteed aan de volgende onderwerpen:
- •
- •
- •
- •
- •
Als resultaat van de audit stelt de beheerder een korte rapportage op. Deze kan uiteraard deel uitmaken van een grotere rapportage over de desbetreffende toetsing op informatie- en archiefbeheer. Op basis van de in de rapportage opgenomen bevindingen dragen de medewerkers zorg voor het doorvoeren van verbeteringen. Indien deze verbeteringen ingrijpend zijn, legt de beheerder in overleg met Hoofd Financiën en Control de gewenste veranderingen ter advisering voor aan de archivaris van Blink.
7.1 Wijze van vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden
Wanneer de analoge documenten gedigitaliseerd en geregistreerd zijn en de kwaliteit is gecontroleerd overeenkomstig dit handboek, bergen de medewerkers de te vervangen documenten op in een daarvoor bestemde archiefdoos op een centrale plek op de afdeling. Als de medewerker het analoge origineel in deze archiefdoos plaatst, wordt het volgens de in dit handboek beschreven procedure op termijn vernietigd. Op de fysieke documenten die gescand zijn, wordt de scandatum genoteerd. Op de doos wordt genoteerd in welke periode (datum tot en met datum) de documenten die daarin zitten gescand zijn. Wanneer de doos vol is, wordt deze afgesloten en in de archiefruimte opgeslagen. Daar wordt de doos met een termijn van drie maanden bewaard. In die periode worden alleen nog documenten uit de doos gehaald voor de uitvoering van de steekproef en voor het herstellen van fouten wanneer blijkt dat reproducties onjuist of onvolledig zijn. De betreffende documenten worden na die handelingen weer teruggeplaatst in de doos waar ze uitkwamen.
Minimaal eens per kwartaal wordt er door de DIV-medewerker steekproefsgewijs een kwaliteitscontrole uitgevoerd, waarbij de digitale en papieren originelen vergeleken worden (zoals beschreven onder 6.2.4). Wanneer de steekproef en eventuele herstelacties zijn afgehandeld, wordt dat duidelijk op de doos genoteerd ten behoeve van het selecteren van de dozen voor vernietiging (zie hieronder). Op de doos wordt bij afhandeling genoteerd:
- •
- •
- •
- •
In principe vindt er geen uitlening plaats op deze fysieke documenten.
Na drie maanden worden de gescande fysieke archiefbescheiden vernietigd, op voorwaarde dat de steekproefsgewijze controle is afgehandeld. De scans moeten immers in het vervangingsproces de originele archiefstukken worden, waarmee de fysieke stukken hun waarde als archiefstuk verliezen. Voor vernietiging geldt de volgende procedure.
- •
Alle archiefdozen waarvan het laatste stuk meer dan drie maanden geleden is gescand én waarop de steekproef is uitgevoerd en afgehandeld (deze gegevens zijn genoteerd op de tijdelijke archiefdoos, zie hierboven), worden door de DIV-medewerker in overleg met de Informatiebeheerder en na akkoord van het Hoofd Financiën en Control geledigd in een afgesloten papiercontainer.
- •
- •
- •
Vervanging vindt feitelijk pas plaats wanneer de originele archiefbescheiden vernietigd worden.
- •
De lijst met archiefbescheiden waarvan de originelen voor vernietiging in aanmerking komen wordt door de DIV-medewerker in overleg met Informatiebeheerder opgesteld. Indien een aantal te vernietigen archiefbescheiden uit een andere bron/andere bronnen beschikbaar is, kan dit ter controle met de lijst worden vergeleken;
- •
- •
De beheerder stelt een verklaring van vervanging op, die in concept is voorbereid door de DIV-medewerker in overleg met Informatiebeheerder (zie bijlage 3 van dit handboek). Deze verklaring volgt bijlage 9 uit de Handreiking vervanging archiefbescheiden 2.0 van Archief 2020. Hierin is opgenomen dat de bescheiden zijn vernietigd in het kader van het Besluit Vervanging en de periode die de bescheiden betreffen.
- •
8.1 Evaluatie van de interne controles op het vervangingsproces
De interne controles leveren informatie op over de uiteindelijke kwaliteit van de scans en de vervanging, en over de werking van de processen die daartoe leiden. Deze informatie wordt op twee manieren gebruikt:
- •
- •
In het logboek noteert de DIV-medewerker minimaal de volgende zaken:
- •
- •
Minimaal eens per kwartaal wordt het logboek nagekeken door Informatiebeheerder die kijkt naar terugkerende fouten of afwijkingen. Hij analyseert deze en geeft aan waar de oorzaken liggen. Dit kunnen zijn:
- •
- •
De oorzaken kunnen divers zijn (niet uitputtend):
- •
- •
- •
Op deze wijze wordt de kwaliteit van de scans en de vervanging geborgd, zowel op het moment van constatering van afwijkingen of fouten, als voor de toekomst.
8.2 Wijzigingen in het handboek
Om regie te voeren en te houden op de wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces van documenten en de digitale beheeromgeving kan het nodig zijn om het handboek aan te passen of te actualiseren.
Voorstellen voor wijzigingen van de in het handboek vastgelegde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de beheerder. Hij toetst voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum-kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. Hierover wordt overleg gepleegd met de archivaris van Blink.
Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen leiden tot een wijziging van procedures en werkwijzen. Deze hebben mogelijk betrekking op de vervanging van documenten en afspraken zoals vastgelegd in dit handboek. Bij wijzigingen van majeure aard, wordt daarom direct actie ondernomen ter beoordeling of deze effect hebben op het vervangingsproces en de in dit handboek beschreven werkwijze.
Voorbeelden van majeure wijzigingen zijn:
- •
- •
Opheffing van organisatieonderdelen die betrokken zijn bij de procedures voor vervanging en digitale opslag.
(Vervanging door een andere organisatorische eenheid met overname van dezelfde verantwoordelijkheden valt niet onder de majeure wijzigingen, maar kan als ‘kleine wijziging’ behandeld worden; zie onder.)
- •
- •
- •
- •
Bij majeure wijzigingen neemt de beheerder in overleg met de archivaris de beslissing of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd. Het bestuur kan vervolgens een nieuw vervangingsbesluit nemen.
Kleine wijzigingen op het Handboek Vervanging, die geen betrekking hebben op de feitelijke manier van vervangen van archiefbescheiden, de hardware of de software, worden zonder verdergaande besluitvormingsprocedure in het handboek doorgevoerd. Zie voor een aantal voorbeelden de bovenstaande opsomming onder ‘Majeure wijzigingen’.
Voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en als bijlage aan dit handboek toegevoegd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan dit handboek toegevoegd na accordering (eventuele documentatie als bijlage bij dit handboek). Wijzigingen worden ook bijgehouden in de versiegeschiedenis van dit handboek (pag. 1).
De archivaris en eventuele andere auditors kunnen op basis van de documentatie beoordelen of Blink ook na de wijzigingen voldoet aan wet- en regelgeving en het normenkader dat de organisatie zelf hanteert.
Bijlage 2 – Vervangingsbesluit
Besluit tot vervanging van archiefbescheiden Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink
Het dagelijks bestuur van Blink
- -
- -
- 1.
Blink gaat over tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring in aanmerking komen (zoals beschreven in het vastgestelde handboek vervanging Blink, paragraaf 1.2), waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd;
- 2.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het Blad gemeenschappelijke regeling.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden Blink 2025.
Het dagelijks bestuur van Blink,
De voorbereiding voor dit besluit tot vervanging archiefbescheiden is uitgevoerd in opdracht van de beheerder van Blink. Bij de voorbereiding waren betrokken de Informatiebeheer van Blink, de archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, alsmede externe informatieadviseurs van DOCFactory.
Bijlage 3 – Verklaring van vervanging
Ondergetekende, beheerder van de archieven van Blink, verklaart:
dat op grond van het besluit van het dagelijks bestuur van Blink d.d. [datum] de in dat besluit genoemde archiefbescheiden die zijn gedigitaliseerd ten behoeve van vervanging in de periode van [datum] t/m [datum] zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door
[Naam vernietigingsbedrijf] op [datum]
Bijlage 4 – Procesbeschrijvingen
Onderstaande stappen dienen minimaal doorlopen te worden om vervanging in overeenstemming met dit handboek uit te voeren.
- A.
- B.
Bijlage 5 – Apparatuur en specificaties
Digitalisering ten behoeve van vervanging mag alleen plaatsvinden met apparaten die voldoen aan de minimumeisen zoals die zijn gesteld in paragraaf 3.1 van het handboek vervanging. In deze bijlage wordt vastgelegd welke apparaten binnen Blink gebruikt mogen worden voor vervanging. Verder wordt in deze bijlage vastgelegd welke instellingen op de apparaten gekozen zijn. Daarmee is de informatie in deze bijlage bruikbaar als leidraad en als instrument bij de verantwoording over de uitvoering van het vervangingsproces. Het is mogelijk dat binnen de organisatie ook apparatuur aanwezig is en gebruikt wordt die niet voor vervanging mag gebruikt worden. Wijzigingen aan of vervanging van deze apparatuur vallen buiten de reikwijdte van dit handboek en deze bijlage en worden hier niet in bijgehouden.
Blink heeft de volgende apparaten die gebruikt mogen worden voor digitalisering (scannen) ten behoeve van vervanging.
|
Alleen deze multifunctional word gebruikt voor Vervanging (van permanent te bewaren archiefbescheiden) |
|||||
Specificaties / Gekozen instellingen
In onderstaand overzicht wordt per (type) apparaat aangegeven welke instellingen gekozen zijn. Dit is dus geen overzicht van alle mogelijke instellingen.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2025-936.html