Treasurystatuut

Gemeenschappelijke regeling Werkplein Drentsche Aa

Artikel 1. Begrippenkader

Algemene begrippen treasury

• 1. Treasuryfunctie: de treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

• 2. Treasurydeelfuncties: de treasuryfunctie bestaat uit drie deelfuncties: risicobeheer, financiering en kasbeheer.

• 3. Treasuryactiviteiten: gerubriceerd naar deelfuncties zijn de treasuryactiviteiten:

• a. Risicobeheer

• Renterisicobeheer

• Koersrisicobeheer

• Kredietrisicobeheer

• Intern liquiditeitsrisicobeheer

• Valutarisicobeheer

• b. Financiering

• Financiering

• Uitzettingen

• Relatiebeheer

• c. Kasbeheer

• Geldstromenbeheer

• Saldobeheer

• Liquiditeitenbeheer

• 4. Treasurybeleid: het treasurybeleid bestaat uit de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie.

• 5. Treasurybeheer: het treasurybeheer is de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de kaders van het treasurystatuut. de uitvoering is gebaseerd op de treasuryparagraaf in de begroting.

• 6. Treasurystatuut: het document, waarin de gemeenschappelijke regeling haar treasurybeleid heeft vastgelegd.

• 7. Treasuryparagraaf: de treasuryparagraaf vormt een onderdeel van de begroting en jaarrekening. In de begroting wordt het voorgenomen beleid voor treasury verwoord, terwijl in de jaarrekening de verantwoording aan de orde komt.

Begrippen van de treasurydeelfuncties

• 1. Certificates of deposit (CD): verhandelbare schuldbekentenissen met een looptijd langer dan twee jaar, uitgegeven door niet-kredietinstellingen.

• 2. Derivaten: financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten zijn, zoals leningen of obligaties. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren.

• 3. Financiering: het aantrekken van financiële middelen. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen.

• 4. Financieringsplanning: een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven voor een periode van minimaal vier jaar.

• 5. Garantieproducten: beleggingsproducten waarbij de uitgevende financiële instelling garandeert dat op de afloopdatum (een bepaald percentage van) de hoofdsom wordt uitgekeerd.

• 6. Geldstromenbeheer: al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten doelmatig te beheren zowel binnen de organisatie als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer).

• 7. Kasbeheer: het zo doelmatig mogelijk beheren van de dagelijkse geldstromen van de gemeenschappelijke regeling.

• 8. Kasgeldlimiet: een bedrag ter grootte van een op grond van de Wet Financiering decentrale overheden (Fido) vastgesteld percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeenschappelijke regeling bij aanvang van het jaar.

• 9. Koersrisico: het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door koersontwikkelingen.

• 10. Kredietrisico: de risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) kunnen nakomen van de verplichtingen door de tegenpartij door insolventie (onmacht om te betalen) of faillissement.

• 11. Liquiditeitenbeheer: al die activiteiten die leiden tot het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar.

• 12. Liquiditeitenplanning: een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven voor een periode van een jaar.

• 13. Liquiditeitsrisico: de risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en de investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen.

• 14. Onderhandse lening: lening waarbij de voorwaarden in onderling overleg met de geld gevende partij kunnen worden vastgesteld.

• 15. Prudent karakter: uitzettingen hebben een prudent karakter wanneer in ieder geval aan twee aspecten is voldaan:

• a. voldoende kredietwaardigheid van de tegenpartij;

• b. een beperkt marktrisico van de instrumenten van uitzetting.

• 16. Publieke taak: gemeenschappelijke regelingen kunnen uitsluitend leningen aangaan, middelen uitzetten en garanties verlenen voor de uitoefening van de publieke taak. De Wet Fido geeft aan het begrip publieke taak een beperkte invulling. Bankachtige activiteiten, bijvoorbeeld het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen, worden volgens de Wet Fido in elk geval niet tot de publieke taak van een gemeenschappelijke regeling gerekend en zijn verboden.

• 17. Rating: graadmeter voor de mate van kredietwaardigheid van geldnemers.

• 18. Renterisico: het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen.

• 19. Renterisiconorm: een bedrag ter grootte van een op grond van de Wet Fido vastgesteld percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeenschappelijke regeling bij aanvang van het jaar, en dat in dat jaar niet mag worden overschreden.

• 20. Rente typische looptijd: het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding.

• 21. Rentevisie: toekomstverwachting over de renteontwikkeling.

• 22. Risicobeheer: het beschermen van vermogen- en (rente) resultaten van de gemeenschappelijke regeling tegen financiële risico’s.

• 23. Saldobeheer: het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen.

• 24. Schatkistbankieren: het aanhouden van overtollige middelen in de schatkist bij het ministerie van financiën.

• 25. Solvabiliteit: de mate waarin een organisatie op lange termijn aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen.

• 26. Solvabiliteitsratio: een verhoudingsgetal dat als hulpmiddel kan dienen bij het verkrijgen van inzicht in de solvabiliteit van een organisatie.

• 27. Uitzetting: het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

• 28. Zero-balancing: het afromen van het saldo van een bankrekening ten gunste van de rekening-courant bij de schatkist dan wel aanvullen van een saldo van een bankrekening ten laste van de rekening-courant van de schatkist.

Artikel 2. Doelstellingen

Algemene doelstelling treasurybeleid

Het treasurybeleid is gericht op het minimaliseren van de financiële risico’s en op het binnen de geldende kaders behalen van een zo optimaal mogelijk rendement. Het treasurybeleid van Werkplein Drentsche Aa dient tot:

• a. het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

• b. het beschermen van vermogens- en (rente-)resultaten tegen financiële risico’s, zoals rente-, koers-, krediet-, liquiditeits- en valutarisico’s;

• c. het minimaliseren van interne en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

• d. het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut;

• e. het waarborgen dat de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van treasury worden geregeld.

Artikel 3. Risicobeheer

• 1. Uitgangspunten risicobeheer

• a. bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeenschappelijke regeling uit hoofde van de publieke taak wordt vooraf informatie ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij;

• b. de gemeenschappelijke regeling kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd door de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

• c. het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

• 2. Renterisicobeheer

• a. de kasgeldlimiet wordt niet overschreden;

• b. de renterisiconorm wordt niet overschreden;

• c. nieuwe leningen en uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeiten- c.q. financieringsplanning;

• d. de rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening en uitzetting worden zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

• e. de gemeenschappelijke regeling stelt een rentevisie op en actualiseert deze visie eens per jaar. In tijden van relatief lage rente zal, indien vervroegde aflossing mogelijk is en financieel voordeel oplevert, tot conversie van relatief dure leningen worden overgegaan;

• f. binnen de kaders gesteld onder 3.2, c en d, streeft de gemeenschappelijke regeling naar spreiding in de rente typische looptijden van leningen en uitzettingen.

• 3. Koersrisicobeheer

• a. de gemeenschappelijke regeling beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury door daarbij uitsluitend van de volgende producten gebruik te maken: rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s en onderhandse leningen;

• b. tevens beperkt de gemeenschappelijke regeling de koersrisico’s door, zoals aangegeven onder 3.5, de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeiten- c.q. de financieringsplanning.

• 4. Kredietrisicobeheer

• a. uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen en passend binnen de regeling schatkistbankieren decentrale overheden;

• b. bij het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak, worden zoveel mogelijk zekerheden bedongen;

• c. in elk afgesloten beleggings- of financieringscontract (vanaf 1 jaar) wordt een clausule opgenomen waarin staat dat het contract onmiddellijk kan worden beëindigd indien de kredietwaardigheid van de tegenpartij niet voldoet aan de voorwaarde onder a);

• d. bij het uitzetten van middelen wordt getoetst hoe de voorgenomen uitzetting zich verhoudt tot de regels voor staatssteun en in hoeverre van een meldingsplicht bij het Coördinatiepunt Staatssteun Decentrale Overheden sprake is.

• 5. Liquiditeitsrisicobeheer

De gemeenschappelijke regeling beperkt haar liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een liquiditeitenplanning met een looptijd tot één jaar en een financieringsplanning met een looptijd van minimaal drie jaar.

• 6. Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de gemeenschappelijke regeling uitgesloten door:

• a. uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de Europese geldeenheid (de euro);

• b. betalingstermijnen bij verkooptransacties die luiden in andere valuta dan de euro, niet hoger dan 60 dagen overeen te komen;

• c. geen vreemde valuta op termijn in te kopen of te verkopen, tenzij de termijntransactie aantoonbaar noodzakelijk is voor een verkoop- of inkooptransactie in die vreemde valuta en het termijnbedrag en de looptijd van die termijntransactie gelijk is aan de hoogte en termijn van die verkoop- of inkooptransactie.

Artikel 4. Financiering

• 1. Financiering

Bij het aantrekken van financieringsmiddelen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• a. financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken voor de uitoefening van de publieke taak;

• b. het aantrekken van financieringsmiddelen wordt uitsluitend gedaan met inachtneming van de voorwaarden onder 3 Risicobeheer;

• c. financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken om het renteresultaat te optimaliseren teneinde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren;

• d. toegestane vormen bij het aantrekken van financieringsmiddelen zijn: onderhandse leningen;

• e. de gemeenschappelijke regeling vraagt minimaal twee offertes aan bij financiële instellingen conform artikel 3.4 onder a, alvorens een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd. Wanneer het niet mogelijk is, dat meerdere offertes aangeboden worden, wordt de reden hiervan schriftelijk vastgelegd. De gemeenschappelijke regeling accepteert de offerte met de gunstigste voorwaarden, zoals effectief rentepercentage, provisie, kosten enzovoort. Met de huisbankier BNG is contractueel vastgelegd dat zij als eerste een offerte uitbrengen. Deze instelling wordt daarom als eerste benaderd.

• 2. Relatiebeheer

De gemeenschappelijke regeling beoogt het realiseren van gunstige, minimaal marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten en hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

• a. bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de vijf jaar beoordeeld;

• b. bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die hiervoor onder 3.4 zijn gesteld;

• c. financiële instellingen (krediet-, beleggings- en effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands toezicht, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer, of EU-toezicht te vallen;

• d. tussenpersonen dienen geregistreerd te zijn bij Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Artikel 5. Kasbeheer

• 1. Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken, wordt:

• a. het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op elkaar en op de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om de verplichtingen tijdig na te komen;

• b. het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd bij zo mogelijk één bank.

• 2. Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldo- en liquiditeitenbeheer gelden de volgende richtlijnen:

• a. de gemeenschappelijke regeling streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen een saldi- en rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

• b. indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat dan kan de gemeenschappelijke regeling kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt de kasgeldlimiet niet overschreden;

• c. toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, (kasgeld) leningen en krediet in rekening-courant;

• d. toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s;

• e. bij het aantrekken en uitzetten van middelen zijn de onder 3 Risicobeheer genoemde voorwaarden van toepassing;

• f. de gemeenschappelijke regeling vraagt offertes aan minimaal twee instellingen, conform artikel 3.4 onder a, alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar. De gemeenschappelijke regeling accepteert de offerte met de gunstigste voorwaarden, zoals effectief rentepercentage, provisie, kosten enzovoort. Deze offertes worden schriftelijk vastgelegd. Wanneer het niet mogelijk is, dat meerdere offertes aangeboden worden, wordt de reden hiervan schriftelijk vastgelegd. Met de huisbankier BNG is contractueel vastgelegd dat zij als eerste een offerte uitbrengen. Deze instelling wordt daarom als eerste benaderd.

• 3. Schatkistbankieren

Overtollige middelen die niet onmiddellijk nodig zijn voor het uitoefenen van de publieke taak mogen alleen:

• a. in rekening courant en via deposito’s bij de schatkist worden aangehouden;

• b. ingezet worden om schulden af te lossen;

• c. over de middelen die bij de schatkist worden aangehouden vergoedt de schatkist rente;

• d. het is verboden een roodstand te hebben bij de schatkist;

• e. het schatkistbankieren verloopt via een losstaande bankrekening, die uitsluitend gebruikt wordt om middelen van en naar de schatkist over te boeken.

Artikel 6. Administratieve organisatie en controle

• 1. Uitgangspunten administratieve organisatie en controle

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en controle:

• a. de verantwoordelijkheden voor treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

• b. de administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

• de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

• de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

• de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.

• c. bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat schriftelijk vastgelegd;

• d. bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

• iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd;

• de uitvoering, de controle en de registratie in de financiële administratie geschieden door minimaal twee afzonderlijke functionarissen.

• e. de transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de controle;

• f. geldgevers of tussenpersonen wordt gevraagd de bevestiging van elke transactie, zonder tussenkomst van de persoon die tot het sluiten van de transacties is bevoegd, te sturen naar de functionaris die belast is met de controle;

• g. leveranciers worden opdracht gegeven de bevestigingen van iedere inkooptransactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de inkooptransacties.

• 2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeenschappelijke regeling zijn in een tabel gedefinieerd en gevoegd in de bijlage nummer 1. De bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten zijn weergegeven in de tabel in de bijlage nummer 2.

Artikel 7. Inwerkingtreding

Dit statuut treedt in werking op 1 januari 2019.

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van Werkplein Drentsche Aa op 19 december 2018

De voorzitter,

C. Lambert

De secretaris,

K. Dekker

Treasurystatuut bijlage 1

Functie	Verantwoordelijkheden
Algemeen bestuur	a. het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, richtlijnen en limieten in het treasurystatuut; b. het vaststellen van de treasuryparagraaf in begroting en rekening; c. het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.
Dagelijks bestuur	a. het uitvoeren van het treasurybeleid; b. het rapporteren aan het algemeen bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid via de bestuursrapportage en de jaarrekening; c. het autoriseren van door de treasurer voorgestelde transacties tot het aantrekken en uitzetten van middelen met een looptijd langer dan één jaar.
Algemeen directeur	a. het rapporteren aan het dagelijks bestuur over de uitvoering van het treasurybeheer; b. het afleggen van verantwoording aan het dagelijks bestuur.
Planning en control	a. het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; b. het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; c. het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie; d. het autoriseren van door de treasurer voorgestelde transacties tot het aantrekken en uitzetten van middelen.
Budgethouders	a. het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die zij aanleveren met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten, evenals verantwoording achteraf van de verschillen; b. het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de treasurer.
Treasurer/administrateur	a. het uitvoeren van de treasuryactiviteiten conform het vastgestelde treasurystatuut en de treasuryparagraaf; b. het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; c. het beheren van de geldstromen; d. het onderhouden van contacten met banken geldmakelaars en overige financiële instellingen; e. het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de medewerker belast met de controle; f. het afleggen van verantwoording aan de controller over de uitvoering van de aan hem gemandateerde activiteiten; g. het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; h. het afhandelen van het girale betalingsverkeer.
Medewerker controle	a. het ontvangen van de transactiebevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomen met de transactie informatie zoals verstrekt door de treasurer; b. het voeren van de controle op de uitgevoerde treasurytransacties en het hierover rapporteren aan de controller.

Treasurystatuut bijlage 2

	Uitvoering	Autorisatie
Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer
1. Uitzetten van geld via daggeld, deposito, spaarrekening of commercial paper	Treasurer	Planning en Control
2. Aantrekken van geld via daggeld, kasgeld of commercial paper	Treasurer	Planning en Control
3. Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen	Treasurer	Planning en Control
Bankrelatiebeheer
1. Bankrekeningen openen/ sluiten/ wijzigen	Treasurer	Voorzitter dagelijks bestuur
2. Bankcondities en tarieven afspreken	Treasurer	Voorzitter dagelijks bestuur
Financiering en uitzetting
1. Aantrekken van gelden via onderhandse leningen, commercial paper en Medium Term Notes	Treasurer	Planning en Control
2. Uitzetten van gelden via (staats)obligaties, Medium Term Notes, commercial paper, certificates of deposit en onderhandse geldleningen	Treasurer	Planning en Control Voorzitter dagelijks bestuur
3. Verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak	Dagelijks bestuur	Algemeen bestuur
4. Garanderen van gelden uit hoofde van de publieke taak	Dagelijks bestuur	Algemeen bestuur