Besluit tot vervanging van Archiefbescheiden door dagelijks bestuur van Werkplein Drentsche Aa

Het dagelijkse bestuur van Werkplein Drentsche Aa (verder: WPDA) heeft, gelet op de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging en mede gelet op artikel 7 van de Archiefwet,

besloten, na verkregen positief advies van de gemeentearchivaris.

Artikel 1

Over te gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende analoge archiefbescheiden*, welke ingevolge de Selectielijst op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, en deze na reproductie te vernietigen, (zie bijlage 1).

Artikel 2

Nu dit besluit betrekking heeft op informatie met een bewaartermijn van maximaal 7 jaar geeft dit besluit op hoofdlijnen inzicht in de volgende van toepassing zijnde aspecten van het vervangings-proces, conform artikel 26 b onder a, b, d, f en g van de Archiefregeling:

• a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt (zie kopje “Reikwijdte” en bijlage 4);

• b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur, (zie bijlage 2 en 3);

• c. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

• d. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• e. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in het lokale huis aan huis bladen.

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden Werkplein Drentsche Aa.

Algemeen over ons

Werkplein Drentsche Aa (WPDA) is een Gemeenschappelijke regeling, een samenwerkingsverband tussen de Gemeenten Aa en Hunze, Assen en Tynaarlo. WPDA voert voor deze drie gemeenten de Participatiewet uit.

Waarom dit besluit?

• 1. De organisatie wil volledig digitaal werken omdat digitale beschikbaarheid van gegevens wenselijk is in verband met de verschillende locaties waar medewerkers flexwerken, maar ook wenselijk is voor burgers die hun gegevens willen raadplegen. Bij dit laatste is van belang vast te stellen dat de te vervangen gegevens geen materiaal bevatten waarop auteursrechten van derden (kunnen) rusten.

• 2. Archiefbewaarplaatsen zijn kostbare voorzieningen. Ruimte bijbouwen of inkopen is met het oog op volledig digitale archiefvorming in de nabije toekomst niet rendabel.

• 3. Binnen WPDA is sprake van hybride archiefbestanden, waarin analoge en digitale archiefonderdelen naast en door elkaar bestaan. Het beheer van hybride archiefbestanden is complex en risicovol en gaat gepaard met hogere beheerlasten.

• 4. De analoge verschijningsvorm van de te vervangen cliëntendossiers vertegenwoordigt geen historische waarde en is niet van belang om te behouden.

Reikwijdte

Dit vervangingsbesluit spitst zich toe op lopende en gesloten cliëntendossiers met een bewaartermijn van maximaal 7 jaar. Het gaat om routinematige vervanging van informatie in een lopend werkproces: dossiers welke in beheer zijn van het team Ondersteuning Front Office ten behoeve van de uitvoering van de Wet werk en bijstand en de Participatiewet door de organisatieonderdelen Werk, Participatie en Inkomen. Het archiefbestand kent veelal gelijksoortige archiefbescheiden, hetgeen het formuleren van precieze en afdoende eisen waaraan de vervanging moet voldoen vereenvoudigt, en is opgebouwd vanaf 1 juli 2005, de datum waarop de GR ISD-AAT namens de AAT gemeenten de WWB ging uitvoeren.

De analoge verschijningsvorm van de te vervangen cliënten- en schulddossiers vertegenwoordigt geen historische waarde en is niet van belang om te behouden.

Voorbereiding

Bij de voorbereiding van dit besluit hebben wij rekening gehouden met het belang van de in de informatie voorkomende gegevens voor overheidsorganen en voor recht- of bewijszoekenden. Vanwege genoemd belang wordt de analoog vastgelegde informatie één op één, met juiste en volledige weergave, op een digitale drager gezet, alsmede geordend en toegankelijk gearchiveerd.

Waarborg en controle van de juistheid en volledigheid

Wij hebben geborgd dat de vervanging geschiedt met een juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Voor ons documentenbeheer maken we namelijk gebruik van Alfresco: een open Document Management System (DMS). Dit systeem voldoet aan NEN ISO 15489, de norm voor informatie- en archiefmanagement waarmee gewaarborgd is dat de vervangen informatie volledig, authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar is. In het proces is meegenomen een steekproefsgewijze toets op bovengenoemde criteria.

Proces van vernietiging

Wij hebben het proces van vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden als volgt georganiseerd: dit proces van vernietiging van digitale archiefbescheiden zal gelijklopen als bij het vernietigen van papieren dossiers. Nieuw is dat de periodiek te generen vernietigingslijst in bovengenoemd DMS via een specifiek vernietigingsdashlet aangemaakt wordt en dat de geselecteerde dossiers via een trapsgewijze handeling door de daarvoor geautoriseerde persoon (nu: medewerker OFO belast met DIV-werkzaamheden) definitief verwijderd worden. Genoemde concept vernietigingslijst zal vastgesteld worden door de bevoegde persoon (nu: directeur WPDA) en ter goedkeuring worden voorgelegd aan de archivaris (nu: gemeentearchivaris van Assen, aangewezen door het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief). Desbetreffende goedkeuring geldt als machtiging tot vernietiging, waardoor na ontvangst van de goedkeuring de op de lijst genoemde informatie door de daartoe bevoegde persoon vernietigd kan worden. Vooralsnog zal deze handeling geconstateerd worden in een verslag, dat tezamen met het lijstwerk en de goedkeuring opgeslagen zal worden in het DMS.

Bezwaar

Dit vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar en beroep.

Aldus besloten in de vergadering van het dagelijks bestuur van Werkplein Drentsche Aa op 16 november 2016.

De voorzitter, A. Smit

Bijlagen

Bijlage 1

Selectielijst:

Gemeentelijke archiefzorgdragers dienen een selectielijst te hebben voor (inter) gemeentelijke archiefbescheiden. Bij het ontwerpen daarvan moeten ze diverse deskundigen vanuit de gemeente, provincie en rijk betrekken. De VNG heeft de taak voor gemeenten op zich genomen. Dit heeft geleid tot de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf januari 1996. Deze is vastgesteld door de minister van OCW, gepubliceerd in de Staatscourant van 20 december 2005, nr. 247 en daarmee verplicht voor alle gemeenten.

Bijlage 2

Project overeenkomst met Alescon met daarin opsomming te vervangen informatie: inhoudelijke beschrijving, opgave van het organisatieonderdeel waar deze onder valt, datering, en opgave van de bewaartermijn(en) van de informatie conform de geldende Selectielijst.

Bijlage 3

Informatie over Alfresco.

Bijlage 4

Nota voorstel van 3 november 2015 met betrekking tot Aanpassen bewaartermijnen.