Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Omgevingsdienst Achterhoek

Het Algemeen Bestuur van Omgevingsdienst Achterhoek;

gelet op artikel 213 Gemeentewet;

gelet op artikel 217 van de Provinciewet;

gelet op het Besluit accountantscontrole gemeenten;

gelet op de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Achterhoek;

besluit vast te stellen de:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van Omgevingsdienst Achterhoek.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant

  een door het Algemeen Bestuur benoemde:

  registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van jaarrekening.

• b. accountantscontrole

  de controle uitgevoerd door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, de grootte en samenstelling van het vermogen en de opgenomen rechtmatigheidsverklaring door het Dagelijks Bestuur;

  • het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet c.q. artikel 190 Provinciewet;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• waarbij de nadere regels in acht worden genomen die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet c.q. het zesde lid van artikel 217 Provinciewet.

• c. deelverantwoording

  een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant. Het Algemeen Bestuur stelt voorafgaande aan de benoeming van de accountant de periode van benoeming vast.

• 2. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat in ieder geval een vermelding van:

  • a. de toe te passen goedkeurings- en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c. de posten van de jaarrekening, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 3. De uiteindelijke vaststelling van de opdracht en de keuze van de uitvoerende partner wordt gedaan door het Algemeen Bestuur.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het Dagelijks Bestuur

• 1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 april aan het Algemeen Bestuur.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant voert de werkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de Omgevingsdienst Achterhoek uit.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en functionarissen van of namens de omgevingsdienst.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de omgevingsdienst.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen,.

• 3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de omgevingsdienst zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het Dagelijks Bestuur kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de wettelijke eisen van rechtmatigheid. Het Dagelijks Bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de omgevingsdienst is.

• 3. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de omgevingsdienst is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de verantwoordelijke ambtenaar van de omgevingsdienst.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan het algemeen bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het Algemeen Bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het Algemeen Bestuur.

Artikel 8. Bekendmaking en inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op het moment van bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2024. De verordening is van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2024 en later.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Controleverordening Omgevingsdienst De Achterhoek 2024”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van Omgevingsdienst Achterhoek, 5 december 2024

de voorzitter

Ir. P.G.M. van Oosterbosch

de secretaris

drs. J.H.A. van Oostrum