Reglement voor het portefeuillehoudersoverleg van de Vervoerregio Amsterdam

De regioraad van de Vervoerregio Amsterdam;

gelezen het voorstel van de regioraad BBV/2024/14293 van 18 maart 2025;

gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 48 lid 3 van de Gemeenschappelijke regeling van de Vervoerregio Amsterdam;

gezien het advies van het portefeuillehoudersoverleg van 14 november 2024;

besluit het volgende Reglement vast te stellen:

 

Reglement voor het portefeuillehoudersoverleg van de Vervoerregio Amsterdam

 

Hoofdstuk 1. Algemeen

Artikel 1 Definities

In deze verordening betekenen de woorden:

 

  • -

    ambtelijk secretaris: de ambtelijk secretaris van het portefeuillehoudersoverleg van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    leden: de leden van het portefeuillehoudersoverleg van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    portefeuillehoudersoverleg: het portefeuillehoudersoverleg van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    regioraad: de regioraad van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    secretaris-directeur: de secretaris-directeur van de Vervoerregio Amsterdam. Deze staat aan het hoofd van het ambtelijk apparaat van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    voorzitter: de voorzitter van het portefeuillehoudersoverleg van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    Vervoerregio: Vervoerregio Amsterdam.

Artikel 2 Taken

  • 1.

    Het portefeuillehoudersoverleg bespreekt ontwikkelingen in het werkgebied van de Vervoerregio. Het portefeuillehoudersoverleg kan advies geven, gevraagd of ongevraagd, aan de bestuursorganen van de Vervoerregio.

  • 2.

    Als een bestuursorgaan afwijkt van het advies van het portefeuillehoudersoverleg, moet het uitleggen waarom.

Artikel 3 Samenstelling en zittingsduur

  • 1.

    Het portefeuillehoudersoverleg bestaat uit leden die aangewezen worden door en uit het college van burgemeester en wethouders van elke deelnemende vervoerregio gemeente. De leden van dit overleg zijn verantwoordelijk voor verkeer en vervoer in hun eigen gemeente.

  • 2.

    Het lidmaatschap stopt automatisch als een lid niet langer deel uitmaakt van het college van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeente.

  • 3.

    Er is ook de mogelijkheid voor buitengewoon lidmaatschap of agendalidmaatschap.

    • a.

      Buitengewoon lidmaatschap: dit zijn bestuurders van aangrenzende provincies. Een buitengewoon lid krijgt de agenda en openbare stukken van het portefeuillehoudersoverleg. Ze mogen deelnemen aan de overleggen, maar hebben geen stemrecht.

    • b.

      Agendalidmaatschap: dit zijn bestuurders van andere overheidsorganisaties of samenwerkingsverbanden die te maken hebben met het werkgebied van de Vervoerregio.

      Een agendalid krijgt de agenda en openbare stukken van het portefeuillehoudersoverleg. Ze kunnen op uitnodiging aanwezig zijn bij het overleg, maar doen niet mee aan het overleg en hebben geen stemrecht.

  • 4.

    Het buitengewoon en/of agendalidmaatschap stopt automatisch als een lid niet langer de betreffende overheidsorganisatie of het samenwerkingsverband bestuurlijk vertegenwoordigt.

Artikel 4 Vervanging

  • 1.

    Als een lid van het portefeuillehoudersoverleg niet kan komen, kan dit lid vervangen worden door een ander lid van het college van burgemeester en wethouders, een ambtenaar van de betreffende gemeente, of een wethouder verkeer en vervoer uit een andere vervoerregiogemeente.

  • 2.

    Als een ambtenaar iemand vervangt, wordt aangenomen dat deze vertegenwoordiger gemachtigd is standpunten in te nemen.

  • 3.

    De vervanging moet gemeld worden aan de voorzitter.

Artikel 5 Voorzitter

  • 1.

    De voorzitter van het portefeuillehoudersoverleg is de voorzitter van het dagelijks bestuur.

  • 2.

    Als de voorzitter niet kan komen, kan de voorzitter worden vervangen door een ander lid van het dagelijks bestuur.

  • 3.

    De voorzitter maakt de agenda voor de vergaderingen. De ambtelijk secretaris helpt hierbij.

  • 4.

    De voorzitter leidt de vergadering en zorgt voor de handhaving van de orde.

Artikel 6 Ambtelijk secretaris

  • 1.

    De secretaris-directeur wijst een ambtelijk secretaris van het portefeuillehoudersoverleg aan.

  • 2.

    De ambtelijk secretaris is aanwezig bij de vergaderingen van het portefeuillehoudersoverleg. Bij verhindering of afwezigheid van de ambtelijk secretaris wijst de secretaris-directeur een vervanger aan.

  • 3.

    De ambtelijk secretaris helpt het portefeuillehoudersoverleg, ondersteunt de voorzitter en maakt het verslag van de vergadering.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Artikel 7 Vergaderfrequentie

  • 1.

    Het portefeuillehoudersoverleg vergadert volgens een jaarlijks vastgesteld schema. Dit is in ieder geval voor elke vergadering van de regioraad.

  • 2.

    Als het in uitzonderlijke gevallen niet lukt om een vergadering voor een regioraad te organiseren, kan het portefeuillehoudersoverleg worden gevraagd om schriftelijk advies te geven.

  • 3.

    Het portefeuillehoudersoverleg vergadert ook als de voorzitter dat nodig vindt of als ten minste twee leden dat schriftelijk en met redenen vragen. De vergadering wordt binnen veertien dagen gehouden nadat de voorzitter het verzoek heeft ontvangen.

Artikel 8 Genodigden

Het portefeuillehoudersoverleg of de voorzitter mag mensen uitnodigen die geen lid zijn om een vergadering bij te wonen. Dit kan zijn om informatie te geven, hun zienswijze over een onderwerp te delen of om aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 9 Openbare en besloten vergadering

  • 1.

    De vergaderingen van het portefeuillehoudersoverleg zijn openbaar.

  • 2.

    Vergaderingen van het portefeuillehoudersoverleg zijn besloten als ten minste drie aanwezige leden daarom vragen of de voorzitter het nodig vindt.

  • 3.

    Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld in een besloten deel van de eerstvolgende vergadering. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt, tenzij het portefeuillehoudersoverleg anders beslist.

  • 4.

    In een besloten vergadering kan geheimhouding worden opgelegd.

  • 5.

    In een besloten vergadering gelden de regels van deze verordening ook, zolang deze niet in strijd zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 10 Geheimhouding

  • 1.

    Geheimhouding kan in een besloten vergadering worden opgelegd door het portefeuillehoudersoverleg of de voorzitter op grond van belangen, genoemd in artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid. De geheimhouding geldt voor wat er in de vergadering is besproken en de inhoud van de stukken. Iedereen die bij de vergadering was of de stukken kent, moet deze geheimhouding volgen totdat het portefeuillehoudersoverleg deze opheft.

  • 2.

    Het opleggen van geheimhouding wordt in het verslag opgenomen. Daarin wordt ook de duur van de geheimhouding vastgelegd.

  • 3.

    Rondom geheimhouding is artikel 23 van de Wet gemeenschappelijk regelingen van toepassing.

Artikel 11 Oproeping en digitale openbaarmaking

  • 1.

    De voorzitter stuurt minstens acht dagen voor een vergadering een schriftelijke oproep naar de leden. Hierin staan de dag, tijdstip en de plaats van de vergadering. De agenda en stukken worden digitaal gedeeld met het portefeuillehoudersoverleg.

  • 2.

    In dringende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Deze agenda en bijbehorende stukken worden zo snel mogelijk naar de leden verstuurd.

  • 3.

    Tegelijk met de oproep maakt de voorzitter de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering openbaar. De agenda en de besluitenlijst, behalve de onderwerpen waarop geheimhouding rust, worden ook digitaal openbaar gemaakt.

Hoofdstuk 3. Beraadslaging

Artikel 12 Quorum

Het portefeuillehoudersoverleg kan beraadslagen en advies geven, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Artikel 13 Verslaglegging en advisering

  • 1.

    De ambtelijk secretaris zorgt voor verslagen van de vergaderingen.

  • 2.

    In een verslag staat in ieder geval:

    • a.

      de namen van de aanwezigen, met aparte vermelding van wie na de start kwam of voor het einde vertrok;

    • b.

      de namen van de voorzitter en de ambtelijk secretaris;

    • c.

      een zakelijke samenvatting van wat er is besproken, met vermelding van de namen van de sprekers.

  • 3.

    Het verslag wordt in de volgende vergadering vastgesteld.

  • 4.

    Als adviezen, zoals bedoeld in artikel 2, schriftelijk worden gegeven, worden deze door de voorzitter ondertekend en bevatten minimaal:

    • a.

      de namen van de aanwezige leden;

    • b.

      de namen van de voorzitter en de ambtelijk secretaris;

    • c.

      het advies, met vermelding van minderheidsstandpunten.

Artikel 14 Behandeling van de onderwerpen

  • 1.

    De onderwerpen op de agenda worden behandeld in de volgorde waarin ze staan.

  • 2.

    Van de agenda kan worden afgeweken als de voorzitter dit nodig vindt of als het portefeuillehoudersoverleg dit besluit.

  • 3.

    De voorzitter mag in dringende gevallen een onderwerp aan de agenda toevoegen tijdens de vergadering. Het portefeuillehoudersoverleg beslist of over dit onderwerp wordt beraadslaagd en besloten.

  • 4.

    Voor het einde van de vergadering geeft de voorzitter de leden de kans om via een rondvraag nog andere onderwerpen te bespreken.

Artikel 15 Voeren van het woord

  • 1.

    Een lid mag niet spreken zonder toestemming van de voorzitter.

  • 2.

    De voorzitter geeft het woord in de volgorde waarin het is gevraagd.

  • 3.

    Er zijn twee termijnen van beraadslagingen. Het portefeuillehoudersoverleg kan hiervan afwijken.

  • 4.

    Een spreker mag niet worden onderbroken tijdens zijn betoog, behalve als de voorzitter de spreker moet herinneren aan de regels of hem wil vragen korter te zijn.

Artikel 16 Tot de orde roepen

  • 1.

    Als een spreker van het onderwerp afwijkt, wijst de voorzitter hierop en roept de spreker tot de orde.

  • 2.

    Als een spreker beledigende of ongepaste woorden gebruikt of op welke manier ook, de orde verstoort, roept de voorzitter de spreker tot de orde. De voorzitter geeft de spreker de kans om deze woorden terug te nemen.

  • 3.

    Beledigende of ongepaste woorden zijn onder andere uitlatingen met een racistisch, seksistisch of discriminerend karakter. De voorzitter bepaalt wanneer hiervan sprake is.

  • 4.

    Als een spreker blijft afwijken van het onderwerp, beledigende of ongepaste woorden blijft gebruiken, de orde blijft verstoren of niet luistert naar de voorzitter, neemt de voorzitter de spreker het woord af totdat de discussie over het onderwerp klaar is.

  • 5.

    Een spreker die doorgaat met beledigende of ongepaste woorden te gebruiken of de orde blijft verstoren, wordt, nadat de spreker op de gevolgen hiervan is gewezen, uit de vergadering verwijderd. De naam van de spreker wordt niet in het verslag vermeld.

  • 6.

    De voorzitter kan besluiten om de delen van het gesprek die aanleiding gaven tot het vermanen of het afnemen van het woord, niet in het verslag op te nemen.

Artikel 17 Toehoorders en pers

  • 1.

    Toehoorders en persvertegenwoordigers mogen tijdens openbare vergaderingen alleen op de daarvoor aangewezen plekken zitten.

  • 2.

    Het is verboden om goed- of afkeuring te laten zien of op andere manieren de orde te verstoren. Toehoorders en persvertegenwoordigers moeten zich netjes gedragen en mogen geen beledigende of ongepaste uitlatingen doen zoals bedoeld in artikel 16. Als ze dit wel doen, worden ze direct uit de vergadering verwijderd.

  • 3.

    De voorzitter zorgt ervoor dat deze regels worden nageleefd.

Artikel 18 Geluid- en beeldregistraties

Als iemand tijdens een vergadering geluid of beeld wil opnemen, moet die persoon dit voorafgaand aan de vergadering aan de voorzitter laten weten. Daarbij moet men de instructies van de voorzitter volgen.

Artikel 19 Sluiten van de beraadslaging

Na afloop van de beraadslaging worden, indien gewenst door de voorzitter en/of een lid, de standpunten van de aanwezigen verzameld en in het verslag opgenomen.

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

Artikel 20 Uitleg reglement

Als dit reglement ergens niet in voorziet of er twijfel is over de toepassing, beslist de regioraad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 21 Intrekking oude regeling

Het Reglement voor de portefeuillehoudersoverleggen van de Vervoerregio Amsterdam 2005 wordt ingetrokken.

Artikel 22 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking in het Blad gemeenschappelijke regeling van Vervoerregio Amsterdam.

  • 2.

    Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement voor het portefeuillehoudersoverleg van de Vervoerregio Amsterdam.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Taken

De bestuursorganen van de Vervoerregio zijn de regioraad, het dagelijks bestuur en de voorzitter van de Vervoerregio. In de praktijk geeft het portefeuillehoudersoverleg advies aan de leden van het dagelijks bestuur over onderwerpen die binnenkort in de regioraad besproken worden.

 

Artikel 3 Samenstelling en zittingsduur

Er is een verschil tussen leden, buitengewone leden en agendaleden.

Het portefeuillehoudersoverleg bestaat uit leden. Dit zijn de bestuurders van de gemeenten die deel uit maken van de Vervoerregio.

Daarnaast is er de mogelijkheid voor andere soorten lidmaatschap: buitengewoon lidmaatschap en agendalidmaatschap.

Buitengewone leden zijn bijvoorbeeld bestuurders van provincies zoals Noord-Holland of Flevoland. Deze provincies organiseren (als concessieverlener) het openbaar vervoer in gebieden (concessies) die grenzen aan de ov-concessies van de Vervoerregio. Volgens de Wet personenvervoer 2000 moet de Vervoerregio goed overleggen met andere concessieverleners over het openbaar vervoer die naast haar gebied liggen. Gedeputeerde staten van de provincies vertegenwoordigen de gemeenten in hun gebied waar het openbaar vervoer doorheen rijdt of waar er een ov-lijn begint of eindigt.

Agendaleden zijn bijvoorbeeld de gemeenten Almere, Lelystad en Haarlem en het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. Dit zijn organisaties die te maken hebben met het werkgebied van de Vervoerregio.

Of een gedeputeerde van een aangrenzende provincie buitengewoon lid, of een bestuurder van een andere overheidsorganisatie of samenwerkingsverband agendalid kan worden, wordt samen besproken en besloten.

 

Artikel 20 Uitleg reglement

Volgens artikel 48 lid 3 Gemeenschappelijke regeling Vervoerregio Amsterdam bepaalt de regioraad hoe een portefeuillehoudersoverleg wordt samengesteld, hoe het werkt en de openbaarheid van vergaderingen. De Regioraad stelt daarom dit Reglement vast en beslist bij twijfel over het toepassen ervan.

Naar boven