Nota reserves en voorzieningen Vervoerregio Amsterdam 2024

1 Doel

Het doel van deze nota is het bestaande beleid voor de reserves en voorzieningen te herijken en vast te stellen.

2 Wet- en regelgeving

2.1 Relevant kader

Het kader ten aanzien van reserves en voorzieningen is het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële Verordening Vervoerregio Amsterdam.

2.2 Reserves

Reserves zijn bestanddelen van eigen vermogen die zijn ontstaan door bestemming van overschotten of planmatig zijn bestemd. Het BBV onderscheidt twee soorten reserves:

• a. Algemene reserve: deze heeft geen specifieke bestemming en wordt vooral aangehouden als financiële buffer voor algemene risico's;

• b. Bestemmingsreserve: dit is een reserve waaraan de regioraad een bepaalde bestemming heeft gegeven. De regioraad kan een verkozen bestemming ongedaan maken en kan besluiten de gelden uit de reserves anders te bestemmen.

2.3 Voorzieningen

Voorzieningen zijn afgezonderde vermogensbestanddelen en zijn op te vatten als vreemd vermogen. In het BBV staat dat voorzieningen worden gevormd voor:

• a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch die redelijkerwijs te schatten zijn;

• b. op de balansdatum bestaande risico's voor bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

• c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

• d. bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven, het gaat hierbij om investeringen met een economisch nut;

• e. van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de ontvangen voorschotbedragen van de Europese en Nederlandse overheidslichamen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

Verder stelt het BBV dat voorzieningen niet mogen worden gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume (bijvoorbeeld vakantiegeld).

2.4 Onderscheid reserves en voorzieningen

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen.

Onderwerp	Reserve	Voorziening
Balansrubricering	Eigen vermogen	Vreemd Vermogen
Indeling	Algemene reserves en bestemmingsreserves.	Verplichtingen, verliezen en risico’s, kostenegalisatie en bijdragen van derden.
Vorming	Vooraf door de regioraad.	Achteraf door de regioraad. Geen keuze door verplichtend karakter.
Storting	Volgens het BBV mogen stortingen worden begroot.	De dotatie aan een voorziening is een last in de begroting (exploitatie).
Onttrekking	Volgens het BBV mogen onttrekkingen worden begroot.	Rechtstreeks ten laste van de voorziening (balansmutatie).
Bestemming	De regioraad kan bestemming wijzigen.	Gebonden, slechts voor het betreffende doel aanwendbaar.
Financiële onderbouwing	Niet verplicht maar aangeraden.	Verplicht.
Toetsing	Eigen verantwoordelijkheid.	Door de accountant in kader van controle op de jaarrekening.

3 Reserves en voorzieningen van de Vervoerregio Amsterdam

3.1 Reserves

De Vervoerregio heeft nu geen reserves en geen eigen vermogen. De Vervoerregio ontvangt van het Rijk een brede doeluitkering verkeer en vervoer (BDU) ten behoeve van de voorbereiding en de uitvoering van het regionaal verkeer- en vervoerbeleid in het aan haar aangewezen gebied.

Het saldo BDU wordt door de Vervoerregio behandeld als voorschot, niet als eigen vermogen. Het saldo wordt opgenomen onder de vlottende passiva in de post vooruit ontvangen bijdragen van het Rijk. De verantwoordingsinformatie over de BDU staat in een bijlage bij de jaarrekening.

3.2 Voorzieningen

De Vervoerregio kent nu een voorziening verlofsparen. Met ingang van 2022 voorziet de Cao in de mogelijkheid voor werknemers om verlof te sparen dat niet kan vervallen, zoals bij wettelijke en bovenwettelijke uren wettelijk is vastgelegd. Daarmee is er bij verlofsparen sprake van aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en afbouw kennen. Voor dergelijke saldi wordt een voorziening gevormd. De basis waarvan de omvang van de voorziening verlofsparen wordt bepaald is een onderbouwing per medewerker.

4 Algemene beleidsuitgangspunten

Hieronder zijn de algemene beleidsuitgangspunten voor het instellen, opheffen en muteren van reserves en voorzieningen toegelicht.

• a. Het aantal reserves en voorzieningen wordt zo beperkt mogelijk gehouden. Alleen als er gegronde redenen zijn, wordt een reserve of voorziening ingesteld.

• b. Reserves en voorzieningen mogen niet negatief zijn.

• c. Reserves worden op programmaniveau door de regioraad ingesteld en opgeheven. Bij de instelling van een reserve wordt de volgende informatie gegeven:

  • 1. Wat is het doel van de reserve?

  • 2. Wat is de omvang?

  • 3. Wat is de omvang en de wijze van storten en hoe wordt dat gedekt?

  • 4. Wat is de omvang en wijze van onttrekking en wat is de onderbouwing daarvan?

• d. De reserves worden jaarlijks beoordeeld op hun toereikende omvang, nut en noodzaak. Uitkomsten van deze beoordeling worden gerapporteerd bij de jaarstukken.

• e. Stortingen en onttrekkingen in reserves mogen alleen worden begroot als ze hierover in een eerder stadium besluitvorming door de regioraad heeft plaatsgevonden. In de jaarrekening mogen alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten aan de reserve worden onttrokken, en de onttrekkingen mogen niet meer zijn dan is begroot.

• f. Een resterend saldo van een reserve die wordt opgeheven vloeit terug naar het BDU-saldo.

• g. Voorzieningen worden gevormd door de lasten in de begroting op te nemen en/of de baten te laten vrijvallen. Ten aanzien van voorzieningen is besluitvorming vooraf niet noodzakelijk. De Vervoerregio legt in de jaarrekening verantwoording af over de ontwikkeling en omvang van de voorzieningen.

• h. Voorzieningen zijn zo groot als de omvang van de verplichting of het risico dat er tegenover staat. De hoogte van de storting of onttrekking is afhankelijk van de achterliggende verplichtingen of risico's.

5 Planning- en controlcyclus

De reserves en voorzieningen maken onderdeel uit van de jaarlijkse planning- en controlcyclus. Per planning- en controlinstrument is de rol van de reserves en voorzieningen als volgt aangegeven:

• a. In de kadernota staan de uitgangspunten voor de opstelling van de programmabegroting.

• b. In de programmabegroting zijn de mutaties in de reserve toegelicht. Ook wordt inzicht gegeven in de stand van de reserves en voorzieningen en het meerjarig verloop op programmaniveau.

• c. In de bestuursrapportages worden de grote afwijkingen ten opzichte van de begrote mutaties van de reserves en voorzieningen toegelicht.

• d. In de jaarrekening worden de reserves en voorzieningen en de stortingen en onttrekkingen van het verslagjaar toegelicht. De voorzieningen zijn onderwerp van de jaarlijkse controle door de accountant.

6 Inwerkingtreding

Deze nota reedt in werking op de dag na vaststelling en blijft van kracht tot de inwerkingtreding van een nieuwe Nota reserves en voorzieningen.

7 Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als: “Nota reserves en voorzieningen Vervoerregio Amsterdam 2024”.