Budgethoudersregeling Fijnder 2025

Het Dagelijks Bestuur van Fijnder,

gelet op:

- de Gemeenschappelijke regeling Fijnder;

- Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Fijnder;

- het Delegatiebesluit Fijnder;

- het Algemeen mandaatbesluit Fijnder;

- en Mandaatregister Directeur met submandaten;

- het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Fijnder.

b e s l u i t :

vast te stellen:

de Budgethoudersregeling Fijnder 2025

Artikel 1. Definities

Artikel 1 van de Gemeenschappelijke regeling Fijnder is op dit besluit van overeenkomstige toepassing. In dit besluit wordt daarnaast verstaan onder:

• a. Bedrijfsvoeringsbudget: is een hoeveelheid financiële middelen, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan een taakstelling op basis van de begroting. Een budget komt tot uitdrukking in een bedrag voor baten en/of lasten.

• b. Budgetbeheerder: een functionaris die door de budgethouder is gemandateerd de taken behorende bij het aan de budgethouder toegewezen budget uit te voeren, rekening houdend met de daarvoor nader vastgelegde regelingen c.q. beperkingen.

• c. Budgethouder: de directeur, bedoeld onder a., en de manager(s), bedoeld onder b., zijn budgethouder en daarmee verantwoordelijk voor de te leveren producten en diensten en de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget in de begroting. Hij/zij kan een deel van zijn/haar taken en bevoegdheden doormandateren aan een budgetbeheerder.

• d. Budgethouderslijst: een document waarin gegevens zijn vastgelegd met betrekking tot de mandatering van budgetten aan budgethouders en budgetbeheerders en de maximale bedragen waarvoor overige tekenbevoegden mogen ondertekenen.

• e. Directeur: de directeur van Fijnder

• f. Exploitatiebudget: een hoeveelheid financiële middelen voor het uitvoeren van (jaarlijks) terugkerende taken, waarvoor een separaat product, niet zijnde de uitvoeringskosten, is opgenomen in de begroting.

• g. Investeringsbudget: een hoeveelheid financiële middelen voor het doen van éénmalige uitgaven, waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren (=investering). De aan de investering verbonden lasten worden toegerekend aan de periode waarin de investering nut heeft.

• h. Manager: hoofd van één van de organisatieonderdelen van Fijnder.

• i. Mandaat: de opdracht of bevoegdheid om namens en onder verantwoordelijkheid van een ander zaken af te handelen.

• j. Rechten respectievelijk Verplichtingen: de verkrijging van (subsidie)gelden respectievelijk de financiële verplichtingen die voortvloeien uit een besluit tot aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen, diensten of werken.

• k. Mandaatbesluit: de door het bestuur vastgestelde regeling met betrekking tot de bevoegdheid voor het verlenen van mandaten of ondermandaten binnen Fijnder.

Artikel 2. Algemeen

• 1. De budgethouders en budgetbeheerders handelen overeenkomstig alle relevante kaders, richtlijnen, besluiten en regelingen die binnen Fijnder zijn vastgesteld.

• 2. Rechten en verplichtingen kunnen alleen door de daartoe aangewezen budgethouder en budgetbeheerders worden aangegaan. Hierbij dienen de regels in acht te worden genomen zoals verwoord in het laatst vastgestelde (ondermandaat)besluit, het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de budgethoudersregeling, de vastgestelde processen en/of nadere (uitvoerings)voorschriften die door of namens de bestuursorganen van Fijnder worden vastgesteld. Uitoefening van bevoegdheden vinden slechts plaats voor zover dit past binnen de taken en verantwoordelijkheden die aan Fijnder zijn op- of overgedragen.

Artikel 3. Bevoegdheden budgethouder

• 1. De budgethouder krijgt jaarlijks de financiële middelen, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur in de begroting voor dat jaar, voor uitvoering van de opgedragen taken aan de organisatie.

• 2. De budgethouder heeft de bevoegdheid inkomsten te realiseren ten gunste van de aan hem toegekende budgetten.

• 3. De budgethouder heeft de bevoegdheid ondermandaat te verlenen in lijn met het besluit mandaat directeur Fijnder.

Artikel 4. Bevoegdheden budgetbeheerder

• 1. De budgetbeheerder heeft de beschikking over het toegekende budget. Als toereikend budget aanwezig is en voor zover gemandateerd is de budgetbeheerder bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten inzake leveringen, diensten en werken ten behoeve van zijn/haar bedrijfsonderdeel binnen Fijnder. Daarnaast moet de verplichting rechtstreeks verband houden met de aan het budget gekoppelde taken.

• 2. De budgetbeheerder mag geen contractuele verplichtingen aangaan voor langere duur dan het betreffende begrotingsjaar (maximaal 12 maanden) en niet boven het aan hem/haar gemandateerde bedrag. Het betreft hier de totale contractwaarde, inclusief eventuele verlengingsopties.

• 3. De budgetbeheerder is niet bevoegd binnen het toegekende budget voor een product te schuiven.

Artikel 5. Budgethouderslijst

• 1. In dit overzicht zijn de gegevens vastgelegd met betrekking tot de toedeling van budgetten aan budgetbeheerders en de maximale bedragen per opdracht tot het aangaan van een verplichting door budgetbeheerders of overige tekenbevoegden. Het budgetregister wordt vastgesteld door de Directeur.

• 2. Team Staf, onderdeel Control voert de administratie van de budgethouderslijst en is verantwoordelijk voor de registratie van de budgetten en de bijbehorende budgethouder-/beheerders in de financiële administratie.

• 3. Wijzigingen worden in de budgethouderslijst verwerkt na vaststelling door de directeur.

• 4. Budgetten en de maximale bedragen per opdracht worden toewezen aan een bepaalde functie. Als een persoon de functie niet meer vervult, vervalt gelijktijdig de bevoegdheid tot het desbetreffende budget.

• 5. Richtlijnen maximale bedragen waarvoor verplichtingen (niet zijnde investeringen) mogen worden aangegaan:

  • a. Directeur: tot een bedrag van € 250.000;

  • b. Manager: tot een bedrag van € 100.000;

  • c. Budgetbeheerders: tot een bedrag van € 25.000;

  • d. Overige tekenbevoegden: tot een bedrag van € 10.000.

Artikel 6. Overheveling van budget

• 1. Een exploitatiebudget kan niet worden overgeheveld naar het volgende jaar tenzij het Algemeen Bestuur toestemming verleent.

• 2. Overschotten en tekorten in een Bedrijfsvoeringsbudget vallen in het rekeningsaldo van het betreffende jaar.

• 3. Het schuiven met Bedrijfsvoeringsbudgetten mag alleen als de kaders van het algemeen bestuur niet worden aangetast.

• 4. Het schuiven van Bedrijfsvoeringsbudgetten is budgetneutraal en vindt plaats binnen een begrotingsjaar.

• 5. Een voorstel voor verschuiven wordt gedaan door één of meerdere budgethouders en wordt vastgesteld door het managementteam.

Artikel 7. Investeringen

• 1. Het (meerjaren)investeringsplan wordt middels het vaststellen van de begroting en of begrotingswijziging vastgesteld door het Algemeen Bestuur.

• 2. In geval van afwijking op investeringskredieten moet op grond van de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Fijnder vooraf, afhankelijk van het soort overschrijding, goedkeuring worden gevraagd bij het Dagelijks- of Algemeen Bestuur.

Artikel 8. Vervanging

Bij afwezigheid van de budgethouder tekent zijn plaatsvervanger die daartoe door hem/haar is aangewezen. Bij afwezigheid van een budgetbeheerder tekent zijn/haar plaatsvervanger. Als er geen plaatsvervanger is aangewezen dan blijft de ondertekening voorbehouden aan de directeur.

Artikel 9. Functiescheiding

• 1. De functie van budgethouder of budgetbeheerder is onverenigbaar met de functies concern controller, business controller, intern auditor, medewerker financiële administratie/financieel beheer en/of medewerker treasury.

• 2. De budgethouder mag niet tekenen voor uitgaven die betrekking hebben op hemzelf, zoals declaraties. In die gevallen tekent een naast hogere functionaris. In het geval van de directeur tekent de concern controller.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2025.

Artikel 11. Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling Fijnder 2025”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 25-11-2024.

De secretaris,

T.A. Beijer

De voorzitter,

E.S.F. Schepers-Janssen