Blad gemeenschappelijke regeling van Omgevingsdienst Regio Nijmegen
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Omgevingsdienst Regio Nijmegen | Blad gemeenschappelijke regeling 2025, 625 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Na een algemeen hoofdstuk over het protocol en de uitgangspunten wordt in hoofdstuk 2 de informatievoorziening van het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur en de voorzitter aan de gemeenteraden en de provinciale staten beschreven. Dit is gaat over de algemene informatievoorziening. In hoofdstuk 3 wordt de informatievoorziening beschreven die wij verstrekken in rapportages. In hoofdstuk 4 worden de bestuursvergaderingen besproken. In hoofdstuk 5 vervolgens beschrijven we de overige informatievoorziening en tenslotte gaat hoofdstuk 6 in op zienswijzen.
In dit informatieprotocol staan afspraken over welke informatie de raden, Staten, colleges en ambtelijke organisatie van de deelnemende gemeenten en de provincie Gelderland op welk moment kunnen verwachten vanuit de ODRN. Dit doen we in het kader van Artikel 22 van de Gemeenschappelijke Regeling ODRN. Hierin staat dat ODRN ervoor zorgt dat de deelnemers steeds kunnen beschikken over informatie met betrekking tot de taken die ODRN opgedragen heeft gekregen. Door duidelijke afspraken vast te leggen over welke informatie wanneer wordt aangeleverd, versterken we de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden en de Provinciale Staten. Daarnaast geeft het informatieprotocol inzicht op de manier waarop diverse organen binnen de ODRN, zoals het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur en de voorzitter worden geïnformeerd. De Wet Open Overheid (hierna WOO) vraagt overheden, waaronder ODRN, actief informatie openbaar te maken. Dit protocol past in dat beleid.
Dit is het eerste protocol. We zullen deze aanpassen als dat nodig blijkt.
Bij het opstellen van het informatieprotocol is aansluiting gezocht bij de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling ODRN, bij de Wet gemeenschappelijke regelingen, bij de reglementen van orde voor de vergaderingen van het Algemeen en Dagelijks Bestuur en de Planning & Control-cyclus ODRN. De ODRN verschaft al op verschillende wijzen informatie. Deze zijn meegenomen in dit protocol.
Dit informatieprotocol wordt voor zienswijzen voorgelegd aan de gemeenteraden en de Provinciale Staten. Nadat deze zienswijzen bekend zijn, zal het protocol indien nodig worden aangepast. Het (eventueel aangepaste) protocol wordt vervolgens vastgesteld door het Algemeen Bestuur.
Hoofdstuk 2 Bestuur en informatievoorziening
Het Algemeen Bestuur (verder AB) bestaat uit leden van de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten en uit een lid van het College van Gedeputeerde Staten van Gelderland. Zij worden benoemd door de colleges van de deelnemers. Het AB kiest uit zijn midden een voorzitter.
Aan het AB behoren de taken en bevoegdheden toe die in de wet aan het AB zijn opgedragen en de bevoegdheden die op basis van de regeling aan het AB zijn overgedragen.
Informatievoorziening aan de gemeenteraden en Provinciale Staten (artikel 23 GR ODRN)
Het AB geeft gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is aan de gemeenteraden en Provinciale Staten. Daarnaast verstrekt het AB aan de gemeenteraden en Provinciale Staten alle inlichtingen die door een of meer leden van die gemeenteraden of Provinciale Staten worden verlangd.
Informatievoorziening leden AB aan de deelnemer die het lid heeft aangewezen (artikel 24 GR ODRN)
Een lid van het AB geeft alle inlichtingen waarom is verzocht door een of meer leden van de gemeenteraad van de deelnemer die hem heeft aangewezen, respectievelijk een of meer leden van Provinciale Staten in het geval het lid is aangewezen door Gedeputeerde Staten. Voordat het lid de vragen beantwoordt, kan deze het Dagelijks Bestuur vragen om advies.
Informatievoorziening aan leden raden en staten (artikel 29 Reglement van orde voor AB)
leder lid van de raad van een aan de regeling deelnemende gemeente of provincie kan aan het AB schriftelijk vragen indienen. Het Reglement van Orde voor de vergaderingen van het AB (artikel 29) bepaalt de wijze waarop dit geschiedt.
Het Dagelijks Bestuur (verder DB) telt vier leden inclusief de voorzitter. Zij vertegenwoordigen in het DB niet de gemeente resp. provincie waar ze wethouder of gedeputeerde zijn, maar zij nemen plaats in het DB namens het AB. Het AB benoemt hen.
Het DB is belast met de dagelijkse gang van zaken van de ODRN. De wet kent het DB een aantal bevoegdheden toe, zoals het sluiten van privaatrechtelijke overeenkomsten waaronder het benoemen en ontslaan van personeel. In de tekst van de gemeenschappelijke regeling zijn de bevoegdheden omschreven (artikel 18 GR ODRN). Daarnaast bereidt het DB de vergaderingen van het AB voor en voert de besluiten uit die daar worden genomen.
Informatievoorziening DB aan AB (artikel 22A GR ODRN)
De leden van het DB geven tezamen en ieder afzonderlijk gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het DB te voeren en gevoerde bestuur nodig is aan het AB. Zij geven tevens tezamen en ieder afzonderlijk inlichtingen aan het AB wanneer dit bestuur of een of meer leden daarvan hierom verzoekt.
Artikel 30 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van het AB bepaalt de wijze waarop dit geschiedt.
Informatievoorziening ten opzichte van de gemeenteraden en Provinciale Staten (artikel 23 GR ODRN)
Het DB geeft gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is aan de gemeenteraden en Provinciale Staten. Daarnaast verstrekt het DB aan de gemeenteraden en Provinciale Staten alle inlichtingen die door een of meer leden van die gemeenteraden of Provinciale Staten worden verlangd.
De voorzitter wordt door en uit het AB benoemd. De voorzitter leidt de vergaderingen van het AB en DB en zorgt voor naleving van het Reglement van orde. Daarnaast vertegenwoordigt de voorzitter de ODRN in en buiten rechte.
Informatievoorziening voorzitter aan het AB (artikel 22A GR ODRN)
De voorzitter geeft gevraagd en ongevraagd aan het AB alle inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door de voorzitter te voeren en gevoerde bestuur nodig is. De voorzitter geeft inlichtingen aan het AB wanneer dit bestuur of een of meer leden daarvan hierom verzoekt. De voorzitter is verantwoording verschuldigd aan de het AB.
Informatievoorziening ten opzichte van de gemeenteraden en Provinciale Staten(artikel 23 GR ODRN)
De voorzitter geeft gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die voor een juiste beoordeling van het door de voorzitter gevoerde en te voeren beleid nodig is aan de gemeenteraden en Provinciale Staten. Daarnaast verstrekt de voorzitter aan de gemeenteraden en Provinciale Staten alle inlichtingen die door een of meer leden van die gemeenteraden of Provinciale Staten worden verlangd.
In het najaar voorafgaande aan het jaar waarin de begroting voor het jaar daarop wordt vastgesteld stuurt de ODRN een kadernota aan de deelnemers. De kadernota geeft de risico’s en uitdagingen weer voor de begroting die wordt opgesteld in het begin van het jaar daarop. Ook geeft de nota inzicht in mogelijke effecten die we meenemen bij de aanpassing van een begroting. Een kadernota heeft op zich geen financiële gevolgen maar geeft wel de kaders aan voor de op te stellen begroting waarin financiële gevolgen zullen worden verwerkt.
De begroting vormt het inhoudelijke en financiële kader voor het handelen van de omgevingsdienst. De ODRN houdt zich bij het opstellen van de begroting aan de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen. De begroting is ingericht conform de eisen van de wet- en regelgeving zoals onder meer het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De begroting bevat in ieder geval de programma’s, de formatie benodigd voor de programma’s, de kosten van de uitvoering van deze programma’s en de financiële bijdragen van de deelnemers aan het openbaar lichaam over het begrotingsjaar. Tevens geeft het inzicht in de financiële situatie van de ODRN voor het komende begrotingsjaar maar ook een vooruitblik op de 3 jaren daarna met de meerjarenraming.
Het proces in aanloop naar de vaststelling van de begroting verloopt als volgt:
- •
De ontwerpbegroting wordt vóór 15 april van enig jaar door het DB aan de raden van de gemeentelijke deelnemers en Provinciale Staten van Gelderland verzonden. Deze kunnen hun zienswijzen geven op de stukken. De Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen (AGR) stelt voor de gemeentelijke deelnemers een advies op.
- •
De zienswijzen worden door de raden resp. Staten tijdig ingediend op basis van een door de AGR opgesteld tijdschema. Het DB stelt een reactie op de zienswijzen op en stuurt deze voordat behandeling van de begroting in het AB plaatsheeft op aan de raden van de deelnemende gemeenten en Provinciale Staten van Gelderland alsmede aan het AB.
- •
Het AB stelt de begroting met inachtneming van de zienswijzen en de reactie daarop tijdig vast. De definitieve begroting wordt vervolgens uiterlijk 15 september opgestuurd aan het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) onder gelijktijdige verzending aan de colleges van de deelnemers en aan de raden van de gemeentelijke deelnemers en aan Provinciale Staten van Gelderland. De gemeenteraden en Provinciale Staten kunnen hierover hun zienswijzen bij de minister van BZK indienen.
Bestuursrapportages per 1-4 en 1-8 van elk jaar
Gedurende het begrotingsjaar wordt twee keer per jaar een tussentijdse stand van zaken gegeven over de diverse onderwerpen uit de begroting. We rapporteren niet alleen over de financiën maar geven ook een beeld over de uitvoering van de programma’s, werkplannen en over overige ontwikkelingen die gedurende het deel van het jaar hebben plaatsgehad waarbij we eveneens ingaan op de bedrijfsvoering.
Het AB stelt deze rapportages vast. Na de behandeling in het AB wordt de rapportage aangeboden aan de colleges van B&W van de deelnemers voor het informeren van raden en Staten.
Jaarverslag (incl. Jaarrekening)
In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd, zowel financieel als inhoudelijk, over het voorgaande jaar. Er wordt gerapporteerd over de voortgang en afwijkingen op de geformuleerde doelstellingen, de voorgenomen activiteiten, de planning in de tijd en de besteding van de middelen. Het proces in aanloop naar de vaststelling van het jaarverslag verloopt grotendeels gelijk met het proces voor de begroting:
- •
Het DB biedt het voorlopige jaarverslag, samen met de accountantsrapport en - verklaring, vóór 15 april aan de raden van de deelnemende gemeenten en Provinciale Staten aan. Deze kunnen hun zienswijzen geven op de stukken. De Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen (AGR) stelt voor de gemeentelijke deelnemers een advies op.
- •
De zienswijzen worden door de raden resp. staten tijdig ingediend op basis van een door de AGR opgesteld tijdschema. Het DB stelt een reactie op de zienswijzen op en stuurt deze voordat behandeling van het jaarverslag in het AB plaatsheeft op aan de raden van de deelnemende gemeenten en Provinciale Staten van Gelderland alsmede aan het AB.
- •
Het AB stelt het jaarverslag met inachtneming van de zienswijzen en de reactie daarop tijdig vast. Het definitieve jaarverslag wordt vervolgens vóór 15 juli opgestuurd aan het Ministerie BZK onder gelijktijdige verzending aan de colleges van de deelnemers en aan de raden van de gemeentelijke deelnemers en aan Provinciale Staten van Gelderland.
Hoofdstuk 4 Bestuursvergaderingen
De agenda en bijbehorende bijlagen zijn openbaar. De stukken worden uiterlijk 3 weken voor de vergaderingen digitaal verzonden naar de AB-leden. Ook worden de agenda met de bijlagen worden op de website van de ODRN geplaatst op de pagina met informatie over het bestuur.
De vergaderingen van het AB zijn ook openbaar. Het verslag wordt na vaststelling op de website van de ODRN geplaatst. Dit geldt niet voor documenten waarop geheimhouding is gelegd of wanneer wordt vergaderd met gesloten deuren.
Voor de vergaderingen van het AB wordt gebruik gemaakt van iBabs. De documenten zijn te vinden op: www.odregionijmegen.nl/over-de-odrn/bestuur-odrn/
Deze vergaderingen zijn in principe niet openbaar. Na inwerkingtreding van de betreffende tranche van de WOO zullen de agenda en de openbare besluitenlijst van de vergaderingen van het DB op de website worden gepubliceerd. De documenten zijn te vinden op: www.odregionijmegen.nl/over-de-odrn/bestuur-odrn/
Hoofdstuk 5 Overige vormen van informatieverstrekking
Het is mogelijk dat naast de vormen van informatie zoals omschreven, er nog behoefte is aan informatie vanuit de deelnemers. Dergelijke verzoeken kunnen worden gericht aan het AB, het DB of de voorzitter. Volstaan kan worden met het verzenden van het verzoek per mail naar de secretaris.
Het AB ontvangt een afschrift van de ontvangen verzoeken alsmede van de antwoorden hierop.
Veel informatie is voor iedereen toegankelijk. Deze informatie wordt op de website van de ODRN geplaatst (www.ODRegioNijmegen.nl), zodat deze makkelijk vindbaar is voor iedereen.
Het gaat hierbij in ieder geval over de vergaderstukken voor de vergaderingen van het AB alsmede de besluiten van het AB, de agenda en de openbare besluitenlijsten van het DB. Daarnaast bevat de website een breed scala aan onderwerpen waaronder andere informatie over het melden van overlast, informatie over het aanvragen van vergunningen, informatie over verschillende thema’s zoals asbest en bodem, hoe wij omgaan met de verstrekte informatie (privacy) en hoe men inzage daarover kan aanvragen als ook hoe klachten over personeel in te dienen.
In het kader van de WOO zullen tevens al die documenten, waartoe ODRN verplicht is deze te publiceren, tevens op de website worden geplaatst dan wel op een door de wet voorgeschreven wijze.
Rondom nieuwswaardige gebeurtenissen wordt een persbericht opgesteld. Daarbij is het uitgangspunt dat de ODRN afstemming zoekt met het betreffende bevoegd gezag als dit nodig is – en vice versa.
Bezoeken aan raden en Provinciale Staten
Op verzoek van de griffies worden bezoeken ingepland aan raden resp. Provinciale Staten. In overleg met de griffie worden de onderwerpen bepaald waaraan behoefte is of waar er actueel iets over is te melden.
Gezamenlijke bijeenkomsten georganiseerd door de griffies van de raden van de deelnemende gemeenten
In ieder geval twee keer per jaar worden door de gezamenlijke gemeentelijke griffies bijeenkomsten georganiseerd waar door de gemeenschappelijke regelingen uit de regio, waaronder de ODRN, toelichting wordt verstrekt aan de deelnemende gemeenteraden. Het betreft hier een bijeenkomst in het voorjaar over het jaarverslag en de concept-begroting en - indien van toepassing - een wijziging van de lopende begroting. In het najaar vindt een dergelijke bijeenkomst plaats over de kadernota.
Bijeenkomsten op kantoor bij ODRN
In ieder geval na verkiezingen - maar bij behoefte ook tussentijds – organiseert ODRN op het kantoor een bijeenkomst voor de nieuwe gekozen leden van raden en Staten waar ze allerlei informatie kunnen krijgen over de ODRN, het takenpakket, de werkwijze en hoe de opdrachten van de opdrachtgevers tot stand komen en vorm krijgen in werkplannen.
Voordat het AB over bepaalde voorstellen een besluit neemt worden deze voorstellen voorgelegd voor zienswijzen aan de deelnemers. Het betreft in algemene zin besluiten – naast de wettelijke verplichte - van groot financieel en politiek belang waaronder in ieder geval begrepen de Kadernota, het Jaarverslag, het Informatieprotocol, de periodieke evaluatie en een van de regeling afwijkende uittredingsregeling.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2025-625.html