Blad gemeenschappelijke regeling van Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid | Blad gemeenschappelijke regeling 2025, 58 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Inkoop- en aanbestedingsbeleid VRZHZ (inclusief Spinel Veiligheidscentrum) 2024
De VRZHZ spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de VRZHZ plaatsvindt. De VRZHZ streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Dit gebeurt door achtereenvolgens te behandelen:
- -
- -
- -
- -
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
De VRZHZ wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
- a.
De VRZHZ leeft de relevante wet- en regelgeving na
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de VRZHZ restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
3.2 Algemene beginselen bij Inkopen
- a.
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De VRZHZ neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
- b.
De VRZHZ streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De VRZHZ past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:
- •
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de VRZHZ. De VRZHZ wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
4 Ethische en ideële uitgangspunten
- a.
De VRZHZ stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop
De VRZHZ heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
- b.
De VRZHZ contracteert enkel met integere Ondernemers
De VRZHZ wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden (artikel 1.20 Aanbestedingswet) en/of het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), zoals bedoeld in artikel 2.84 Aw.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
- a.
Bij Inkopen neemt de VRZHZ sociale, ecologische en economische aspecten in acht
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de VRZHZ de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De VRZHZ stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.
De VRZHZ heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de VRZHZ als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De VRZHZ vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en indien nodig door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- b.
De VRZHZ wil dat Inkopen ook een social return opleveren
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de VRZHZ, op maatschappelijk of sociaal vlak. De VRZHZ wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De VRZHZ kan social return inzetten voor:
- •
- •
- •
- a.
Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd
De VRZHZ acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopers-markt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
- a.
De VRZHZ acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk
De VRZHZ streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De VRZHZ moet vrij kunnen zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
- b.
De VRZHZ kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de VRZHZ door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De VRZHZ kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten en de mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad).
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
- a.
De VRZHZ heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers.
Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de VRZHZ moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
- b.
De VRZHZ heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP)
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De VRZHZ houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de VRZHZ doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. De uiteindelijke keuze is afhankelijk van de inkoopstrategie.
- c.
De VRZHZ heeft oog voor sociale ondernemingen
Bij Inkopen kan de VRZHZ opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
De VRZHZ moedigt (daar waar mogelijk) innovatiegericht Inkopen aan.
Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de VRZHZ ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
De VRZHZ hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere veiligheidsregio’s of aanbestedende diensten.
5.6 Bepalen van de inkoopprocedure
De VRZHZ heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
Indien de VRZHZ kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
Uitgangspunt: aan de hand van de waarde van de opdracht
De VRZHZ zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de VRZHZ gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan bij uitzondering wenst af te wijken.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De VRZHZ vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De VRZHZ vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen heeft de VRZHZ de mogelijkheid om nationaal aan te besteden. De VRZHZ zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging op TenderNed plaatsen.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de VRZHZ in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.7 Raming en financiële budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De VRZHZ wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
De waardebepaling is de opdrachtsom (plus de som van eventuele soortgelijke opdrachten) exclusief btw. Het moment van het aankondigen van de opdracht of (als er geen aankondiging plaatsvindt) de uitvraag van de offerte is daarbij bepalend. Er dient bij het berekenen van de waarde rekening te worden
gehouden met eenzijdige verlengingsopties en voorzien meerwerk. Het voortzetten van een opdracht die conform de overeenkomst van rechtswege is geëindigd, is een nieuwe opdracht, die bij overschrijding van de Europese aanbestedingsdrempel opnieuw moet worden aanbesteed. Als tijdens de uitvoering van een opdracht onvoorzien de drempel wordt overschreden, dan moet aangetoond kunnen worden dat de waarde van de opdracht voorafgaand aan de aanbesteding desondanks zorgvuldig is geraamd. In het aanbestedingsdossier moet worden vastgelegd hoe de waardebepaling heeft plaatsgevonden.
6 Organisatorische uitgangspunten
In dit hoofdstuk wordt uitgewerkt wat al het voorgaande betekent voor de organisatie van de VRZHZ op inkoopgebied.
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
Inkopen is in de VRZHZ als volgt georganiseerd:
De inkooporganisatie van de VRZHZ is gebaseerd op een gecoördineerd model, met een meldingsplicht voor alle Inkopen vanaf € 10.000,- conform raming zoals genoemd in hoofdstuk 5.7. Deze meldingsplicht houdt in dat een inkoopbehoefte kenbaar wordt gemaakt bij team Inkoop waarbij een adviseur inkoop adviseert hoe het inkoopproces wordt uitgevoerd.
De inkoopcoördinatie is belegd bij de afdeling Bedrijfsvoering.
Inkoopprocessen worden met multidisciplinaire inkoopteams uitgevoerd, waarin de materiedeskundigen uit de organisatie-eenheden van de VRZHZ betrokken zijn.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat van de VRZHZ, wat valt onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Bestuurlijk is Inkoop ondergebracht bij de portefeuillehouder middelen. Het Algemeen Bestuur van de VRZHZ is verantwoordelijk voor de naleving en uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Het team Inkoop van de VRZHZ heeft een adviserende taak (gevraagd en ongevraagd). De budgethouder is conform mandaatregeling en budgethoudersregeling verantwoordelijk voor het inkoopproces. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het team Inkoop worden in nadere regelingen en procesbeschrijvingen uitgewerkt.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2025-58.html