Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie, Werkplein Drentsche Aa 2024

Het Algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Werkplein Drentsche Aa van de gemeenten Assen, Aa en Hunze en Tynaarlo besluit, gelet op het bepaalde in artikel 213, eerste lid van de Gemeentewet, vast te stellen de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Werkplein Drentsche Aa 2024.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant zoals beschreven in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• 2. Accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• 3. Deelverantwoording: een financiële verantwoording van een specifiek onderdeel van de organisatie, opgesteld in opdracht van het algemeen bestuur voor de verslaglegging, die deel uitmaakt van de jaarrekening;

• 4. Jaarrekening: jaarrekening van de gemeente zoals bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• 5. Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• 6. Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant, welke in principe voor een periode van 4 jaar wordt aangewezen.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

• a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;

• b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

• c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter;

• f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• g. de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5. Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat het beleid rondom specifieke uitkeringen correct wordt uitgevoerd. Dit gebeurt volgens de regels van rechtmatigheid die door de ministeries zijn vastgesteld.

• 2. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording aan externe partijen. Hierbij worden de gestelde controle-eisen nauwlettend gevolgd. Mocht een deel van deze eisen door een accountant moeten worden uitgevoerd, dan mag het dagelijks bestuur, als dit ten goede komt aan Werkplein Drentsche Aa, een andere accountant inschakelen dan degene die door het algemeen bestuur is aangewezen.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de organisatie.

• 3. Om een efficiënte en effectieve accountantscontrole te waarborgen vindt 1x per jaar overleg plaats tussen de accountant, het dagelijks bestuur en vertegenwoordigers van Werkplein Drentsche Aa.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording, volgens de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende documenten voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk zijn.

• 3. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 juli aan het algemeen bestuur.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt onmiddellijk door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 5. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 6. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de organisatie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van Werkplein Drentsche Aa.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke toelichtingen en verklaringen te vragen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor, dat de medewerkers van Werkplein Drentsche Aa hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor, dat de medewerkers van Werkplein Drentsche Aa zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze onmiddellijk schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de betrokken ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De controleverordening gemeenschappelijke regeling Werkplein Drentsche Aawordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1-1-2024, waarmee zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2024 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie Werkplein Drentsche Aa 2024.

Aldus besloten in de vergadering van het algemeen bestuur van Werkplein Drentsche Aa op 13 november 2024.

De voorzitter, C. Staal

De secretaris, K. ten Brink