Blad gemeenschappelijke regeling van Diamant-groep
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Diamant-groep | Blad gemeenschappelijke regeling 2025, 490 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Vervangingsbesluit archiefbescheiden Diamant-groep
Dit besluit kan worden aangehaald als: Vervangingsbesluit archiefbescheiden Diamant-groep.
Vastgesteld op 21 februari 2025 door het dagelijks bestuur van de Diamant-groep
Bijlage Handboek vervanging archiefbescheiden Diamant-groep 2025
De Diamant-groep is volop in ontwikkeling om volledig digitaal te gaan werken. Dit heeft consequenties voor de informatiehuishouding. Momenteel is voor wat betreft archivering de papieren situatie echter formeel nog steeds leidend.
Een aantal jaren geleden heeft de Diamant-groep het besluit genomen om te digitaliseren, zodat zij weer grip krijgt op haar informatiestromen. Inmiddels heeft zij de keuze gemaakt om zowel voor het postregistratiesysteem als voor het archief het Document Management Systeem Corsa in te zetten. Er is gekozen voor een gefaseerde invoering. Inmiddels is er gestart met het contractbeheer in Corsa en binnenkort wordt dit uitgebreid met de postregistratie. Daarnaast worden er voor werkarchieven diverse applicaties gebruikt zoals Projectenportaal bij Groen Xtra, TopDesk voor Wagenparkbeheer (zie bijlage 1 voor overzicht applicaties). Er bestaat op dit moment een hybride situatie waarbij zowel digitale als analoge (papieren) archiefbescheiden worden gearchiveerd. De Diamant-groep heeft bewust de keuze gemaakt om nu en in de toekomst digitaal te werken. Omdat digitale archivering leidend wordt, willen we volledig afscheid nemen van papieren archiefbescheiden. Daarnaast wil de Diamant-groep bestaande dossiers, die veelvuldig geraadpleegd worden, digitaliseren. Denk hierbij aan lopende projecten. Dit zal voornamelijk projectgewijs en op verzoek gebeuren.
Dit betekent dat papieren documenten vervangen worden door digitale reproducties, middels het nemen van een vervangingsbesluit, conform artikel 6 van het Archiefbesluit 1995. De digitale reproducties nemen de formele status over van de papieren originelen en de papieren originelen worden vernietigd. Om papieren archiefbescheiden formeel te kunnen vervangen is het noodzakelijk een ‘Handboek Vervanging Archief’ op te stellen. Dit handboek vormt de basis waarop het vervangingsbesluit wordt genomen door het Dagelijks Bestuur van de Diamant-groep.
Het doel van dit handboek vervanging is:
‘’Het beschrijven van de procedure voor vervanging van archiefbescheiden van de Diamant-groep, zodat de duurzame toegankelijkheid van deze archiefbescheiden geborgd is en de bedrijfsprocessen die gebruik maken van deze archiefbescheiden optimaal kunnen verlopen.”
In de Archiefregeling worden eisen gesteld aan vervanging van archiefbescheiden. In de hoofdstukken 2 t/m 8 worden de belangrijkste aspecten voor het nemen van een vervangingsbesluit beschreven:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Voor het opstellen van dit handboek is gebruik gemaakt van diverse (openbare) handboeken van andere organisaties en de Landelijke Handreiking Vervanging Archiefbescheiden 2.0.
Voor het opstellen van dit handboek is de volgende werkwijze gehanteerd:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Tot slot is het ‘Handboek Vervanging’ en ‘Vervangingsbesluit’ in bredere kring gedeeld. Voor meer informatie, zie ‘distributielijst’. Daarnaast worden het ‘Handboek Vervanging’ en ‘Vervangingsbesluit’ gepubliceerd en beschikbaar gesteld op www.officielebekendmakingen.nl.
Het vervangen van archiefbescheiden betekent automatisch dat de aard van die archiefbescheiden gaat veranderen. Om te garanderen dat het archief naar behoren kan blijven functioneren is vervanging dan ook gebonden aan regels. Hiervoor zijn (landelijk) wettelijke kaders vastgesteld en in sommige gevallen zelfs lokale kaders of richtlijnen.
Landelijk is de volgende wet- en regelgeving van toepassing als men voornemens is om een vervangingsbesluit te nemen:
- 1.
- 2.
- 3.
Momenteel werkt de overheid aan een nieuwe Archiefwet 2021, maar deze wet is nog niet vastgesteld en operationeel bij het schrijven van dit handboek. Archiefwet 1995 is tot die tijd vigerend.
Het belangrijkste dat de Archiefwet (1995) stelt in het kader van vervanging is het volgende:
‘Het Dagelijks Bestuur is, op grond van artikel 7 van de Archiefwet, als zorgdrager bevoegd tot het nemen van een besluit tot vervanging voor zowel te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.’
Het Archiefbesluit (1995) geeft meer concreet aan waar een organisatie aan moet voldoen.
Zo stelt Artikel 6 van het Archiefbesluit als voorwaarde dat vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden. En dat daarnaast kenbaar wordt gemaakt op welke wijze rekening is gehouden met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor blijvend te bewaren archiefbescheiden voor historisch onderzoek. Artikel 8 van het Archiefbesluit eist dat de zorgdrager van de vervanging een verklaring opmaakt, die tenminste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten. Zie bijlage 2 Modelverklaring Vervanging.
In de archiefregeling Hoofdstuk 3a Vervanging (artikel 26a en 26b), wordt nader ingegaan op aspecten van het vervangingsproces.
Voor het selecteren en waarderen van archiefbescheiden en de bewaartermijnen hanteert Team Archief de vigerende wettelijk vastgestelde Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De archiefbescheiden van voor 2020 zijn geselecteerd en gewaardeerd op basis van de destijds vigerende selectielijsten (1996, 2012 en 2017).
2.3 Eigenaarschap, taken en verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het proces van vervanging zijn als volgt belegd:
3.1 Op welke archiefbescheiden heeft dit vervangingsbesluit betrekking?
Vervanging kan worden uitgesplitst naar routinematige en retrospectieve vervanging. Op beide vervanging is het handboek van toepassing.
Scannen fysieke documenten (routinematige vervanging)
Alle fysieke inkomende, interne en uitgaande documenten.
- 1.
- 2.
- 3.
Scannen fysieke dossiers (retrospectieve vervanging)
Retrospectieve vervanging is gericht op het digitaliseren van bestaande dossiers, omdat die bijvoorbeeld veelvuldig worden geraadpleegd. Denk hierbij aan lopende projecten. Retrospectief vervangen zal voornamelijk projectgewijs en op verzoek gebeuren.
Buiten de reikwijdte vallen inkomende, interne en uitgaande personeelsdocumenten. Voor de vervanging van deze documenten is een apart ‘Handboek Vervanging Personeelsdocumenten’ opgesteld.
De digitaal opgemaakte of ontvangen documenten worden direct digitaal opgeslagen, geregistreerd en gearchiveerd in Corsa of taakspecifieke applicatie en vallen daarmee dan ook niet onder vervanging, zoals bedoeld in artikel 7 Archiefwet.
Vervanging wordt toegepast na de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit. Een exemplaar van de verklaring (zie bijlage 2) wordt opgenomen in het archief en wordt blijvend bewaard.
Als in dit Handboek gesproken wordt over vervanging dan gaat het over scannen van inkomende, uitgaande en interne fysieke documenten (routinematige vervanging).
Het vervangingsproces bestaat uit de volgende stappen:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Deze stappen worden in de hierop volgende sub paragrafen verder toegelicht.
4.2.1 Sorteren en selectie archiefbescheiden
Alle fysieke inkomende documenten worden gescand door Team Archief.
Uitgaande en interne fysieke documenten
Uitgaande documenten en interne documenten met natte handtekening worden gescand door opsteller of behandelaar document.
Analoge inkomende documenten die geregistreerd moeten worden, krijgen een datumstempel bij ontvangst. Vervolgens worden de volgende voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
4.2.3 Kwaliteitscontrole en foutherstel
De kwaliteit van de scans wordt beoordeeld, tijdens en na het scannen, op basis van een verzameling vastgestelde kwaliteitseisen. Wanneer een scan aan tenminste één kwaliteitseis niet voldoet, wordt een herstelactie uitgevoerd om de kwaliteit naar een acceptabel niveau aan te passen. Hierbij kan worden gedacht aan acties als roteren, opnieuw scannen of het handmatig verwijderen van lege pagina’s.
Als de kwaliteit na een tweede keer scannen onvoldoende blijft, wordt de scanner gecontroleerd en wellicht opnieuw gekalibreerd. Indien nodig wordt er contact opgenomen met de verantwoordelijke voor de uitvoering van het vervangingsproces. Bij de controle op de metadata worden de fouten bij onjuiste metadatering direct hersteld en eventueel ontbrekende metadata wordt direct aangevuld.
Bij deze kwaliteitscontrole gelden de volgende kwaliteitsnormen:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
- 11
- 12
- 13
Het scanproces wordt uitgevoerd door twee personen (scanner en controleur). Bij de controle van de scans wordt gewerkt met het vier ogen principe: de persoon die de scan maakt, is niet dezelfde persoon als de persoon die de scan controleert. Zie bijlage 4. ‘Kwaliteitsprocedures’.
4.2.4 Registreren en toekennen van metadata
Nadat het gescande document op kwaliteit is gecontroleerd en akkoord bevonden, wordt het vervangen document opgeslagen in Corsa of applicatie. Doordat er zowel handmatig als automatisch registratiegegevens aan de scan worden toegekend (metadata) zijn zowel de scan als de gegevens terug te vinden.
Het is van groot belang dat de scans van goede kwaliteit zijn, volledig zijn en worden gekoppeld aan de juiste dossiers. Om deze reden wordt er een controleprocedure toegepast, die de kans op fouten moet minimaliseren. Ook hier wordt gewerkt met het vier ogen principe.
4.2.5 Proces van uitgaande- en interne documenten
- 1.
- 2.
- 3.
Het gescande getekende exemplaar dat verwerkt moet worden in Corsa, wordt gemaild naar Team Archief en zij dragen er zorg voor dat het document in Corsa op de juiste plaats wordt gearchiveerd. Het gescande getekende exemplaar dat verwerkt moet worden in een applicatie, wordt opgeslagen in de desbetreffende applicatie door opsteller of behandelaar.
- 4.
- 5.
5. Vernietigingsproces originele (gescande) archiefbescheiden
Door het nemen van een vervangingsbesluit is het archiveren van de fysieke documenten overbodig geworden en is het een verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen.
Na het scannen worden de fysieke documenten op datum tijdelijk opgeslagen in archiefdozen. De documenten worden 3 maanden bewaard. Daarna worden ze gedeponeerd in de daarvoor bestemde afgesloten (blauwe) mini papiercontainer die vervolgens wordt opgehaald en vernietigd door vernietigingsbedrijf BAT. In het contract is afgesproken dat de vernietiging van de documenten gebeurt volgens de landelijke wetgeving en richtlijnen.
6. Technische architectuur en specificaties beeldkwaliteit/scanning
Voor de vervanging heeft de Diamant-groep de beschikking over professionele scanapparatuur, beeldschermen en software, welke voldoen aan de gestelde minimale eisen zoals gesteld in archiefwet en –regelgeving. Er wordt gescand met scansoftware waarin het mogelijk is om meerdere documenten tegelijk te scannen, te controleren en vervolgens te exporteren naar Corsa.
Naast een ADF scanner hebben we binnen de Diamant-groep ook multifunctionals. Aangezien we meerdere multifunctionals hebben, is het onwaarschijnlijk dat alle apparaten tegelijkertijd een ernstige storing krijgen. De kans is daarmee uitermate gering dat er niet gescand kan worden. Zie bijlage 3 voor de specificaties van beeldkwaliteit/scanning.
Om na te gaan of de kwaliteit van de reproducties voldoet, wordt gebruik gemaakt van de kwaliteitsindex QI methodiek. Met behulp van de QI (Quality Index) kan worden berekend of met de gekozen instellingen voldoende details behouden blijven en of de leesbaarheid van de documenten is gewaarborgd. Zo wordt voor een hoge kwaliteit van gedrukte teksten de resolutie van minimaal 300 dpi gehanteerd bij het scannen, zodat de minimale scherpte van 5 lp/mm (QI 5) behaald wordt. Bij lagere resoluties wordt tekstherkenning (OCR) bemoeilijkt, waardoor de bruikbaarheid van gegevens vermindert. Standaardlettertype binnen de Diamant-groep is Calibri 11 punten. Bij dit lettertype is de hoogte ongeveer 2 mm (letter ‘e’).
De formule om de kwaliteit van kleurenscans van gedrukte teksten te berekenen luidt: QI=dprix0.039xhoogte letter/2. Voor de Diamant-groep is de QI= (300x0,039x2)/2= 11,7. Dit is een hoge kwaliteit. Dit betekent dat alles bijzonder goed leesbaar is.
De digitale documenten worden opgeslagen in Corsa of applicatie waarin de informatie ook beheerd wordt. De infrastructuur is onderdeel van de informatiearchitectuur en moet worden opgenomen in de informatiearchitectuur van de Diamant-groep die we in de loop van 2024 in kaart willen brengen. Om ervoor te zorgen dat de digitale informatie en archiefbescheiden te allen tijde veilig, terugvindbaar en toegankelijk zijn, zijn er passende maatregelen getroffen en procedures opgesteld, zoals een informatiebeveiligingsbeleid, continuïteitsplan en back-up procedures.
De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren geborgd. De procedure bestaat uit een combinatie van dagelijkse visuele controles, periodieke steekproefcontroles en jaarlijkse audits. Daarnaast wordt er voor eventuele wijzigingen een aparte procedure gevolgd voor accuraat wijzigingsbeheer, zie hoofdstuk 8 van dit handboek.
Indien de toezichthouder (archivaris) naar aanleiding van zijn bevindingen uit het toezichthoudergesprek of de interne auditverslagen verdere toetsing van het vervangingsproces nodig acht, is hij te allen tijden bevoegd om een audit uit te voeren. Dit gebeurt uiteraard altijd in samenspraak met de procesdeskundige binnen de Diamant-groep en de eindverantwoordelijke voor het archief.
De uitvoering van de kwaliteitsprocedures is belegd bij de Recordmanager. Van de uitgevoerde steekproefcontroles en de periodieke audits wordt verslag gedaan en deze worden voorgelegd aan de proceseigenaar vervangingsproces (bestuurssecretaris). De proceseigenaar informeert de directie en gemeentearchivaris over het resultaat van de audit. De proceseigenaar neemt (indien nodig) maatregelen als gebreken zijn geconstateerd, en past hierop eventueel het kwaliteitshandboek en het handboek vervanging aan. De criteria en werkwijze worden voorafgaand aan de uitvoering bepaald. Een specificering van de procedures t.b.v. kwaliteitsborging is bijgevoegd in bijlage 4.
Buiten de kwaliteitscontroles gedurende het vervangingsproces is het belangrijk dat er breder naar de kwaliteit van vervanging wordt gekeken. Dit wordt gedaan door middel van de controle tijdens het scannen, het registreren en de periodieke controles voor de werkelijke vernietiging. Om de kwaliteit te waarborgen wordt er gewerkt via het 4-ogenprincipe.
Daarnaast worden er periodiek audits uitgevoerd om werking en naleving van de procedures van vervanging controleren.
Wijzigingen in en rondom het vervangingsproces kunnen van aanzienlijke invloed zijn op de kwaliteit en (digitale) duurzaamheid van de opgenomen archiefbescheiden, de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures of de digitale beheeromgeving zelf.
Een wijzigingsprocedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden en dat we derhalve blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
In de gevallen waarbij dit aan de orde kan zijn, dient te worden vastgesteld of de (voorgenomen) wijziging een nieuw vervangingsbesluit noodzakelijk maakt. Een belangrijk criterium daarbij is dat de maatregelen geen negatieve invloed mogen hebben op het eindresultaat van het vervangingsproces. Voor kleine wijzigingen en wijziging van bijvoorbeeld de scanapparatuur is geen herziening van het Handboek nodig en ook geen advies van de toezichthouder. Eventueel kan er een addendum toegevoegd worden aan het Handboek Vervanging Archief. In onderstaande gevallen is sowieso een herziening van het Handboek noodzakelijk:
- 1.
- 2.
- 3.
De volledige wijzigingsprocedure die moet worden gevolgd is opgenomen in bijlage 5.
Bijlage 1 overzicht taakspecifieke applicaties
Bijlage 2 Model verklaring van vervanging van archiefbescheiden
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de Diamant-groep
dat op grond van het besluit van het Dagelijks Bestuur van de Diamant-groep d.d. (datum)
de in dat besluit genoemde en hieronder gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn in de container voor vernietiging gedeponeerd en worden daarna vernietigd door vernietigingsbedrijf BAT te Tilburg op (datum).
Overzicht vervangen en vervolgens vernietigende archiefbescheiden:
- 1.
- 2.
Bijlage 3 Specificaties beeldkwaliteit/scanning
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
- 11
- 12
- 13
- 14
Bijlage 4 Kwaliteitsprocedures
Elke digitale reproductie moet een getrouwe weergave van het origineel vormen. Het vervangingsproces moet zodanig zijn ingericht dat aan die eisen (juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid) wordt voldaan. Controle is nodig om een constante kwaliteit te waarborgen en aan te kunnen tonen.
Bij de dagelijkse controles wordt het vier ogenprincipe toegepast. Concreet betekent dit dat er een controle plaatsvindt op de dagelijkse werkzaamheden van selecteren en scannen van originele analoge informatie, uitgevoerd door de archiefmedewerker. Deze controle vindt plaats door een collega archiefmedewerker. Door de werkzaamheden op deze wijze te verdelen, kan controle plaats vinden op de kwaliteit van het selectieproces en de kwaliteit van de scans.
Als een scan niet aan de eisen voldoet wordt er opnieuw gescand en/of de scanner gecontroleerd. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen onvoldoende blijft, wordt de scanner gecontroleerd en eventueel opnieuw gekalibreerd. Indien nodig wordt er contact opgenomen met de verantwoordelijke voor de uitvoering van het vervangingsproces. Tijdens de registratie voert een archiefmedewerker een visuele controle uit op het scanresultaat. Archiefmedewerker maakt daarbij gebruik van het analoge document.
Bij de dagelijkse controle wordt bij onvolkomenheden een logboek ingevuld waarbij kwaliteitscontrole plaatsvindt op:
Wekelijkse controle vindt plaats op de kwaliteit van de registraties van alle geregistreerde documenten. Het betreft een controle op het gebruik van de juiste metadata, en hoofd-/subtab volgens de inrichtingsmatrix voor de documenten en de volledigheid. De controle wordt uitgevoerd door de recordmanager. Zo kan worden gecontroleerd of de documenten op een juiste wijze in Corsa worden opgenomen.
Mocht na verloop van tijd blijken dat het percentage fouten nagenoeg nihil is, dan kan worden overwogen om de frequentie van controle te verlagen naar, zeg maandelijks of een andere nader te bepalen frequentie.
Bij de wekelijkse controle wordt bij onvolkomenheden een logboek ingevuld waarbij kwaliteitscontrole plaatsvindt op:
St eekproefmethode (driemaandelijkse controle)
In onderstaande tabel wordt omschreven hoe er steekproeven uitgevoerd kunnen worden en welke kwaliteitseisen er gesteld worden. Een voorbeeld hiervan is de Accepted Quality Levelmethode (AQL), hieronder weergegeven:
Er zijn een drietal controleniveaus gedefinieerd:
- 1.
- 2.
- 3.
Als uitgangssituatie is niveau II (standaard) het geaccepteerde kwaliteitsniveau. De omvang van de batch in onderstaande tabel is daarop gebaseerd.
De bestandsomvang (of batch) is het totaal aantal gescande documenten waarvan de kwaliteit vastgesteld moet worden. Ter illustratie:
Bij 20 documenten per werkdag en niveau II zou de steekproef 5 documenten omvatten.
Afhankelijk van de controle wordt er aangescherpt of versoepeld. Voor de overgang naar een ander niveau geldt:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
De Coördinator Archief voert jaarlijks een audit uit op het vervangingsproces. De jaarlijkse audit heeft tot doel om te beoordelen of het vervangingsproces nog verloopt zoals is bedacht en bedoeld en in het Handboek is beschreven. Indien dit niet het geval is, zal het Handboek geactualiseerd moeten worden. Het resultaat van de audit en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan de proceseigenaar vervanging (bestuurssecretaris). De proceseigenaar informeert de directie en gemeentearchivaris over het resultaat van de audit. De proceseigenaar neemt (indien nodig) maatregelen als gebreken zijn geconstateerd, en past hierop eventueel het kwaliteitshandboek en het handboek vervanging aan.
De Diamant-groep (in operationele zin: de proceseigenaar van het vervangingsproces) draagt er zorg voor dat de medewerkers van het Archief aantoonbaar (bewijs van deelname webinar of training) voldoende zijn opgeleid voor de werkzaamheden die zij uitvoeren. Zij hebben kennis over:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Naast de vereiste opleiding, kennis en ervaring voor het uitvoeren van de betreffende rol gelden voor alle medewerkers de volgende functie-eisen:
- 1.
- 2.
- 3.
Bijlage 5 Wijzigingsprocedure (concept)
Middels dit document is vastgelegd hoe binnen de Diamant-groep omgegaan wordt met veranderingen. Deze veranderingen worden gevat onder de term "wijziging".
Investeringen bij de Diamant-groep worden in de begroting d.m.v. een overzicht van benodigde investeringen voor het komende jaar als onderdeel van het jaarplan opgenomen.
Het CMT stemt in met de voorgestelde bedrijfsplannen (waarbij het investeringsoverzicht een onderdeel is). De investeringen vallen uiteen in de onderdeel specifieke investeringen en vanuit de ondersteuningsstructuur de algemene investeringen.
Wijzigingen worden vastgelegd in een wijzigingsvoorstel.
In principe vallen de kosten ten laste van de begroting zoals bepaald door het CMT (zie bovenstaande), tenzij een andere partij besluit hiervoor budget vrij te maken.
Elke wijziging omvat in elk geval de volgende stappen:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Major Changes of projecten zijn wijzigingen die in principe zijn opgenomen in de, door het CMT goedgekeurde, begroting of zijn nieuwe budgetreserveringen waarvan de kosten naar schatting meer dan € 10.000,= bedragen of die belangrijke consequenties hebben voor de impactgebieden (zie bijlage 1). Hierover beslist het CMT. Voor een major change of project wordt een plan toegevoegd aan het voorstel.
Voor andere wijzigingen geldt de normale wijzigingsprocedure via TopDesk. Hierbij moet de indiener ook bijlage 1 invullen. De goedkeuring voor het uitvoeren van deze wijzigingen en de beslissing of een impact analyse nodig is ligt bij het afdelingshoofd (vanuit zijn of haar rol van proceseigenaar)
en wordt steekproefsgewijs centraal getoetst.
Een Minor change (bug fixes, spoedwijzigingen, de resultaten van een sprint bij Scrum) zijn wijzigingen, waarvan de kosten relatief laag zijn en die geen consequenties hebben voor de impactgebieden. Hierover beslist de systeemeigenaar / proceseigenaar of degene, waaraan deze bevoegdheid gedelegeerd is. Registratie en planning worden vastgelegd in TopDesk.
De wijziging wordt meestal in gebruik genomen en wordt geacht geaccepteerd te zijn als binnen twee weken geen bezwaar wordt aangetekend. Voorzichtigheid en zorgvuldigheid dient wel te allen tijde betracht te worden en indien mogelijk is een fall back scenario aanwezig. Ook vallen hieronder de patches van leveranciers op software.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2025-490.html