Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) ICT NML 2025

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML),

gelet op artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen jo. artikel 213 eerste lid van de Gemeentewet en artikel 25 uit de Gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML),

besluit vast te stellen de volgende verordening:

 

Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) ICT NML 2025

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Accountant:

    Een door het bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

  • b.

    Accountantscontrole:

    De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant;

  • c.

    Bedrijfsvoeringsorganisatie:

    De bedrijfsvoeringsorganisatie in de zin van artikel 8 derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, genaamd ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML).

  • d.

    Deelverantwoording:

    Een in opdracht van het bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeenschappelijke regeling , welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

  • e.

    Doelmatigheid:

    Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • f.

    Doeltreffendheid:

    De mate waarin beleid, producten en dienstverlening daadwerkelijk bijdragen aan de beoogde (maatschappelijke) effecten.

  • g.

    Jaarrekening:

    De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 197 Gemeentewet;

  • h.

    Management letter:

    Een verslag van de accountant gericht aan de directeur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

  • i.

    Rapport van bevindingen:

    Het rapport van bevindingen (accountantsverslag) naar aanleiding van de uitgevoerde accountantscontrole door de accountant gericht aan het bestuur met daarin (onder andere) de wijze waarop de controle is uitgevoerd, welke materialiteit is toegepast en wat de belangrijkste bevindingen en schattingselementen zijn geweest;

  • j.

    Rechtmatigheidsverantwoording:

    De rapportage waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1.

    De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van minimaal 3 jaar.

  • 2.

    De directeur bereidt in overleg met het bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3.

    Het bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens voor het bestuur en afwijkende rapporteringstoleranties en rapportagegrenzen;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbasis; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management letter;

    • f.

      de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

    • g.

      de product- en dienstonderdelen of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • 4.

    In afwijking van het derde lid, aanhef, kan het bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

  • 5.

    Het bestuur stelt in geval van een Europese aanbesteding de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

  • 1.

    De directeur kan namens het bestuur de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. De directeur informeert het bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    De directeur draagt namens het bestuur de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, Ministerie SZW, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is de directeur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de ICT NML is.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij de controller van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

  • 3.

    Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, (een vertegenwoordiger uit) het bestuur, de directeur en de controller.

Artikel 5 Informatieverstrekking

  • 1.

    Het bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

  • 2.

    De directeur en het bestuur dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening wordt schriftelijk aan de accountant bevestigd, dat alle bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    De gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen wordt ter vaststelling aan het bestuur voorgelegd. Voor de verzending van deze documenten aan de besturen van de deelnemende gemeenten worden de termijnen zoals opgenomen in artikel 23 van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML) in acht genomen.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt onmiddellijk aan de accountant gemeld.

  • 6.

    De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur zo veel mogelijk gebruik van het uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

  • 7.

    De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne controlefunctie van de bedrijfsvoeringsorganisatie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant

  • 1.

    De directeur en het bestuur dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle in de bedrijfsvoeringsorganisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De directeur en het bestuur dragen er zorg voor dat de in de bedrijfsvoeringsorganisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    De directeur en het bestuur dragen er zorg voor, dat alle in de bedrijfsvoeringsorganisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

  • 4.

    De accountant neemt maatregelen om de aan haar verstrekte informatie op passende en aantoonbare wijze te beschermen zodat dat de bedrijfsvoeringsorganisatie blijft voldoen aan de wettelijke eisen op het gebied van Privacy en Informatieveiligheid.

  • 5.

    In het geval dat de accountant wordt geconfronteerd met een (vermeend) beveiligingsincident (datalek) dan stelt hij de bedrijfsvoeringsorganisatie onverwijld maar niet later dan 24 uur na constatering daarvan in kennis.

Artikel 7 Rapportering door de accountant

  • 1.

    Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het bestuur, de directeur en de controller.

  • 2.

    In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de directeur en de controller.

  • 3.

    De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het bestuur door de accountant aan de directeur en controller voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

  • 4.

    De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het bestuur het verslag van bevindingen met een vertegenwoordiger van het bestuur.

Artikel 8 Intrekking oude regeling

De Controleverordening BVO ICT NML van 5 april 2018 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2024 en later.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Controle verordening ICT NML 2025’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van ICT NML op 21 februari 2025.

Secretaris,

J. Tessers

Voorzitter,

F. Schatorjé

Naar boven