Reglement taken en bevoegdheden Auditcommissie Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid;

 

gelet op artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid;

 

b e s l u i t :

 

vast te stellen het volgende Reglement taken en bevoegdheden Auditcommissie Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Artikel 1. Instelling

  • 1.

    De auditcommissie vindt haar grondslag in de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid artikel 27.

Artikel 2. Samenstelling commissie

  • 1.

    De samenstelling vindt haar grondslag in artikel 27 lid 6 van de Gemeenschappelijke Regeling Zuid-Holland Zuid.

  • 2.

    De leden worden benoemd door het algemeen bestuur.

  • 3.

    Een extern lid wordt aangesteld door het algemeen bestuur op voordracht van het dagelijks bestuur.

  • 4.

    Aan een extern lid wordt een vergoeding toegekend voor het voorbereiden en bijwonen van de auditcommissie. De vergoeding bedraagt € 4.125 per jaar (exclusief btw).

  • 5.

    Ten behoeve van de aanstelling van een extern lid wordt een profiel opgesteld. Het profiel behelst ten minste:

    • a)

      Brede financiële expertise en kennis van bedrijfsvoeringprocessen, risico’s en borging;

    • b)

      Regionale binding en daarmee begrip voor de bestuurlijke dynamiek van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid;

    • c)

      Gevoel voor het bestuurlijke en politieke speelveld en de maatschappelijke opdracht van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid;

    • d)

      Een juist evenwicht in betrokkenheid en bestuurlijke afstand en is daarmee ‘spiegelend’ ten aanzien van reguliere processen op het gebied van bedrijfsvoering en beleidsvoering.

  • 6.

    De zittingsduur van een lid eindigt:

    • a)

      bij leden uit het algemeen bestuur: zodra lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt;

    • b)

      bij wethouders financiën: zodra het wethouderschap is beëindigd;

    • c)

      bij externe leden: drie jaar na benoeming, met optie tot herbenoeming van één termijn.

Artikel 3. Vaste aanwezigen ter vergadering

Naast de leden van de auditcommissie zijn in de regel de volgende personen bij de vergadering van de auditcommissie aanwezig:

  • 1.

    De portefeuillehouder bedrijfsvoering/financiën uit het dagelijks bestuur.

    De portefeuillehouder is geen lid van de auditcommissie maar sluit aan bij de vergaderingen van de auditcommissie als adviseur.

  • 2.

    De directeur bedrijfsvoering.

    • a)

      Bij afwezigheid van de directeur bedrijfsvoering wordt deze vervangen door een plaatsvervanger.

    • b)

      De directeur bedrijfsvoering heeft een informerende en adviserende rol naar de auditcommissie.

  • 3.

    De concerncontroller.

    • a)

      Bij afwezigheid van de concerncontroller wordt deze niet vervangen.

    • b)

      De concerncontroller heeft een informerende rol naar de auditcommissie.

    • c)

      Tevens adviseert de concerncontroller welke bestuurlijke aangelegenheden en financiële voorschriften voor advies voorgelegd kunnen worden aan de auditcommissie zodat zij haar adviesrol kan uitoefenen aan het dagelijks bestuur.

  • 4.

    Het hoofd financiën is bij iedere vergadering aanwezig en heeft een informerende rol naar de auditcommissie.

  • 5.

    De auditcommissie kan de accountant ter vergadering uitnodigen.

Artikel 4. Taken en bevoegdheden

De auditcommissie heeft tot taak en de bevoegdheid het dagelijks bestuur gevraagd en ongevraagd te adviseren over de financiële huishouding en heeft daarnaast een toetsende en signalerende rol op de algehele bedrijfsvoering.

Artikel 5. Advies

  • 1.

    De leden van de auditcommissie verstrekken aan het dagelijks bestuur een advies dat zowel eensluidend als van elkaar afwijkend kan zijn.

  • 2.

    De auditcommissie doet aan het algemeen bestuur verslag van haar werkzaamheden. Daartoe wordt het advies ter kennisname aan het algemeen bestuur aangeboden.

Artikel 6. Vergaderingen

  • 1.

    De auditcommissie staat onder voorzitterschap van één van de twee algemeen bestuursleden, die zitting hebben in het algemeen bestuur, onderling te bepalen.

  • 2.

    Indien minder dan drie leden ter vergadering aanwezig zijn, heeft de vergadering geen doorgang. Er wordt een nieuwe datum vastgesteld.

  • 3.

    De leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

  • 4.

    Indien een lid niet aanwezig kan zijn, kan diegene advies overbrengen aan de voorzitter van de commissie ter inbreng van de vergadering.

  • 5.

    De auditcommissie vergadert ten minste één keer per jaar inzake de concernbegroting en de jaarrekening en voorts zoveel als de commissie nodig acht.

  • 6.

    De auditcommissie vergadert altijd vóórdat de vergadering van het dagelijks bestuur plaatsvindt zodat haar advies overgebracht kan worden, mits het relevante onderwerpen betreft voor de auditcommissie.

  • 7.

    De auditcommissie wordt ondersteund door een secretaris. De secretaris draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de agenda en vergaderstukken, de doorgeleiding van adviezen van de auditcommissie aan het dagelijks bestuur, als ook voor de verslaglegging en archivering van stukken.

Artikel 7. Openbaarheid

  • 1.

    De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar.

  • 2.

    De leden van de auditcommissie treden niet naar buiten met stukken, conversaties en het advies aan het dagelijks bestuur.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 juli 2024.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid van 13 februari 2025.

de secretaris,

C.P. Frentz

de voorzitter,

P.C.A.M. van der Velden

Naar boven