Addendum op Financiële Verordening Metropoolregio Eindhoven 2023 met betrekking tot rapportage begrotingsafwijkingen Jaarrekening Metropoolregio Eindhoven 2024

Het Algemeen Bestuur van Metropoolregio Eindhoven;

gelet op de Kadernota Rechtmatigheid 2024;

Besluit

als tijdelijke aanvulling op de Financiële Verordening Metropoolregio Eindhoven 2023 het volgende addendum vast te stellen:

Inleiding

Op 21 december 2022 heeft het Algemeen Bestuur de Financiële verordening 2023 vastgesteld. In artikel 6 van deze verordening zijn de spelregels vastgelegd omtrent de autorisatie van de begroting en investeringskredieten.

Recentelijk heeft de Commissie BBV de Kadernota Rechtmatigheid 2024 gepubliceerd. In deze nota is onder meer het begrotingscriterium verder verduidelijkt. Een belangrijke wijziging is dat de begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op:

• Overschrijding van lasten en/of investeringen;

• Onderschrijding van lasten en/of investeringen en afwijkingen van baten.

De uitgangspunten van de Kadernota Rechtmatigheid 2024 zijn verwerkt in het voorliggende addendum. Dit addendum dient ter verduidelijking en als tijdelijke aanvulling op de huidige Financiële Verordening, totdat een formele wijziging van de verordening gerealiseerd kan worden. Hiermee wordt geborgd dat de jaarrekening voldoet aan de eisen, zoals beschreven in de recent uitgebrachte Kadernota.

Uitgangspunten

Het begrotingscriterium wordt gebaseerd op de volgende principes:

Overschrijdingen van lasten en/of investeringen

• Alle overschrijdingen van lasten en/of investeringen worden aangemerkt als onrechtmatig.

• Deze kunnen echter als acceptabel worden beschouwd op basis van afspraken tussen het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven. De afspraken zijn vastgelegd bij het onderdeel ‘Werkwijze’.

• Overschrijdingen dienen altijd betrokken te worden in de rechtmatigheidsverantwoording; dit voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijk fouten of onduidelijkheden is overschreden.

Onderschrijdingen van lasten en/of investeringen en afwijkingen van baten

• Onderschrijdingen van lasten en/of investeringen en afwijkingen van baten worden niet per definitie als onrechtmatig aangemerkt.

• Indien deze tijdig worden gemeld aan het Algemeen bestuur en in de aard niet onrechtmatig zijn, worden ze als rechtmatig beschouwd.

• Voor de Metropoolregio Eindhoven wordt melding in de bestuursrapportage en/of in de jaarrekening beschouwd als tijdig.

• Indien geen melding plaatsvindt, worden de begrotingsafwijkingen als onrechtmatig aangemerkt en betrokken bij de rechtmatigheidsverantwoording.

Werkwijze

Om uitvoering te geven aan de bovenstaande uitgangspunten, wordt bij het opstellen van de jaarrekening en het beoordelen van de begrotingsafwijkingen de werkwijze gevolgd, zoals vastgelegd in de Financiële Verordening 2023 en het Controleprotocol 2022–2025. Hieronder worden deze werkwijzen nader uiteengezet:

Identificatie van afwijkingen

• Tijdens het opmaken van de jaarrekening worden alle afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting geïnventariseerd en toegelicht.

Analyse van afwijkingen

• Overschrijdingen van lasten en/of investeringen worden als onrechtmatig aangemerkt.

• Onderschrijdingen van lasten en/of investeringen en afwijkingen van baten worden beoordeeld op hun aard (rechtmatig/onrechtmatig) en op tijdigheid van melding aan het Algemeen Bestuur.

• Afwijkingen van de begroting waarbij het saldo van baten en lasten van een individueel programma met minder dan 10% verslechtert, worden als acceptabel beschouwd. Deze afwijkingen worden niet tussentijds gerapporteerd, maar verantwoord bij de jaarrekening.

• Afwijkingen van de begroting waarbij het saldo van baten en lasten van een individueel programma met meer dan 10% verslechtert, worden als acceptabel beschouwd mits deze bij de eerstvolgende rapportage aan het Algemeen Bestuur zijn gemeld, vergezeld van een voorstel voor een begrotingswijziging of beleidsaanpassing.

Rapportage en verantwoordingsgrens

• Het Dagelijks Bestuur is gehouden alle afwijkingen die de verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten, inclusief dotaties aan reserves, overschrijden, toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Dergelijke afwijkingen, zowel met betrekking tot afzonderlijke fouten als onduidelijkheden, dienen tevens te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• Het Dagelijks Bestuur is gehouden alle afwijkingen die de rapportagegrens van € 50.000 overschrijden, toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering conform de verplichting tot actieve informatieverstrekking aan het Algemeen Bestuur.

• De afspraken tussen het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur omtrent afwijkingen die als acceptabel worden beschouwd, zijn uiteengezet in de paragraaf Werkwijze, onder punt 2: Analyse van afwijkingen. De goedkeuring van dergelijke afwijkingen wordt expliciet gedocumenteerd.

Slotopmerkingen

Dit addendum treedt in werking op de dag na bekendmaking in werking en is van toepassing op de Jaarrekening 2024.

Dit besluit wordt aangehaald als Addendum op Financiële Verordening Metropoolregio Eindhoven 2023 met betrekking tot rapportage begrotingsafwijkingen Jaarrekening Metropoolregio Eindhoven 2024.

Eindhoven, 19 februari 2025

Het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven,

de secretaris, de voorzitter,