Reglement van orde van de Rekenkamer Amsterdam-Zaanstad

De directeur Gemeenschappelijke Rekenkamer Amsterdam-Zaanstad,

Gelet op artikel 81m in samenhang met artikel 81i van de Gemeentewet,

besluit:

vast te stellen:

 

Reglement van orde Rekenkamer Amsterdam- Zaanstad

 

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Naast de begripsbepalingen in de gemeenschappelijke regeling Amsterdam-Zaanstad verstaat dit reglement onder:

  • -

    besluit: de regeling waarbij bevoegdheden van het lid en de directeur van de rekenkamer in mandaat worden verleend aan medewerkers van de rekenkamer;

  • -

    bureau: het bureau als bedoeld in artikel 14 van de regeling;

  • -

    burgerpanel: een groep burgers van de aangesloten gemeenten die met enige regelmaat elektronisch worden geraadpleegd om mee te denken over het onderzoek van de rekenkamer;

  • -

    lid van de rekenkamer: het enig lid van de rekenkamer dat het bestuurlijk gezag van de rekenkamer bekleedt;

  • -

    plaatsvervangend lid: het plaatsvervangend lid van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81c, derde lid van de Gemeentewet;

  • -

    reflecties: de reflecties als bedoeld in artikel 20 van de regeling;

  • -

    regeling: de gemeenschappelijke regeling Amsterdam-Zaanstad.

Artikel 2 Andere activiteiten

De rekenkamer kan andere activiteiten ondernemen, waaronder het geven van reflecties, die een bijdrage leveren aan de verbetering van het lokaal bestuur in Nederland voor zover dat ondersteunend is aan de wettelijke taak.

Artikel 3 Integriteit van de rekenkamer

  • 1.

    In aanvulling op de gedragscode voor ambtenaren van het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam heeft de rekenkamer een gedragscode waarin regels zijn opgenomen over integriteit die in ieder geval zien op:

    • a.

      de basiswaarden die specifiek gelden voor de medewerkers van de rekenkamer en anderen die onder verantwoordelijkheid van de rekenkamer werkzaamheden verrichten;

    • b.

      de omgang met informatie ten behoeve van het onderzoek en de bedrijfsvoering.

  • 2.

    De rekenkamer heeft een gedragscode voor bestuurders voor het lid en het plaatsvervangend lid van de rekenkamer.

Artikel 4 Communicatie

De rekenkamer informeert burgers over haar werk via onder andere sociale media en de website.

Artikel 5 Overleg met de vertegenwoordiging van de raden

Tijdens het overleg, als bedoeld in artikel 8 van de regeling, wordt aanvullend aandacht besteed aan:

  • a.

    de evaluatie van de werkzaamheden, waaronder het functioneren van het lid en het plaatsvervangend lid van de rekenkamer;

  • b.

    de bedrijfsvoering.

 

Hoofdstuk 2: Organisatie van de rekenkamer

Artikel 6 Taken van het lid van de rekenkamer

  • 1.

    Het lid van de rekenkamer is belast met:

    • a.

      het zorgdragen voor het functioneren van de rekenkamer;

    • b.

      het onderhouden van contacten met de raden en colleges;

    • c.

      het woordvoerderschap van de rekenkamer.

  • 2.

    Het lid van de rekenkamer besluit tot vaststelling van:

    • a.

      de beleidsvisie;

    • b.

      het reglement van orde;

    • c.

      de gedragscode;

    • d.

      het jaarverslag;

    • e.

      de begroting, inclusief begrotingswijzigingen;

    • f.

      de jaarrekening;

    • g.

      het onderzoeksprogramma;

    • h.

      de onderzoeksopzet en het rapport van elk onderzoek;

    • i.

      overige schriftelijke producten, zoals reflecties.

Artikel 7 Taken van het plaatsvervangend lid

  • 1.

    Het plaatsvervangend lid levert onder verantwoordelijkheid van het lid van de rekenkamer een bijdrage aan het functioneren van de rekenkamer. Het plaatsvervangend lid kan op verzoek het lid van de rekenkamer adviseren.

  • 2.

    Bij langdurige afwezigheid van het lid van de rekenkamer kan het plaatsvervangend lid de taken en het vaststellen van besluiten als bedoeld in artikel 6 overnemen.

  • 3.

    De senior onderzoekers die aangewezen zijn op grond van het besluit vervangen bij langdurige afwezigheid of onverwijlde spoed het lid van de rekenkamer indien het plaatsvervangend lid niet benoemd is.

Hoofdstuk 3: Organisatie van het bureau

Artikel 8 Het bureau van de rekenkamer

  • 1.

    De directeur van het bureau is belast met:

    • a.

      het leiden van het bureau;

    • b.

      de functionele aansturing van de medewerkers van het bureau en anderen die onder verantwoordelijkheid van de rekenkamer werkzaamheden verrichten;

    • c.

      het zorgdragen voor een adequate bedrijfsvoering en hierover overleg voeren via de personeelsvergadering;

    • d.

      het toezien op de uitvoering van het onderzoeksprogramma.

  • 2.

    De directeur van het bureau kan besluiten om de uitvoering van de in het eerste lid genoemde taken bij medewerkers te beleggen mits dit op projectmatige en tijdelijke basis wordt gedaan.

  • 3.

    Er is een overleg van senioronderzoekers voor de afstemming van de planning van projecten, waarbij de directeur van het bureau aanwezig is.

  • 4.

    Het overleg van senioronderzoekers geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de directeur van het bureau over de bedrijfsvoering.

  • 5.

    De senior onderzoekers die aangewezen zijn op grond van het besluit vervangen de directeur van het bureau bij langdurige afwezigheid of onverwijlde spoed.

Hoofdstuk 4: Onderzoeksprogramma en uitvoering onderzoek

Artikel 9 Onderzoeksprogramma

  • 1.

    De rekenkamer heeft een nota Beleidsvisie waarin de lange termijn visie op het onderzoek is vastgelegd.

  • 2.

    In aanvulling op artikel 16, derde lid, van de regeling biedt het onderzoeksprogramma ruimte voor een onderzoeksonderwerp op suggestie van het burgerpanel en ongeprogrammeerd onderzoek.

  • 3.

    Het bureau volgt de bestuurlijke ontwikkelingen bij de raden en colleges ter voorbereiding op de keuze van een onderzoeksonderwerp en het formuleren van het onderzoeksprogramma.

  • 4.

    Het lid van de rekenkamer houdt bij vaststelling van het onderzoeksprogramma rekening met:

    • a.

      de beleidsvisie, waaronder de uitgangspunten bij het selecteren van onderzoeksonderwerpen;

    • b.

      de analyses van medewerkers over relevante ontwikkelingen;

    • c.

      de wensen van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen als bedoeld in artikel 16, tweede lid, van de regeling.

Artikel 10 Start van het onderzoek

  • 1.

    Met het oog op de doelmatigheid doet de rekenkamer een verkenning bij de start van een onderzoek.

  • 2.

    Op basis van de verkenning stelt de rekenkamer een onderzoeksopzet op.

  • 3.

    De rekenkamer stuurt de onderzoeksopzet en de planning op hoofdlijnen naar de raad en het college van de betreffende gemeente.

  • 4.

    De rekenkamer maakt de onderzoeksopzet openbaar op de site.

  • 5.

    In afwijking van het tweede lid kan het lid van de rekenkamer besluiten tot af- of uitstel van het onderzoek indien de verkenning daar aanleiding toe geeft.

Artikel 11 Uitvoering van het onderzoek

  • 1.

    De interviews die de rekenkamer afneemt met ambtenaren of andere professionals in het kader van het onderzoek worden in een verslag vastgelegd. De geïnterviewden krijgen de gelegenheid om een conceptversie van het verslag te corrigeren.

  • 2.

    De rekenkamer behandelt de conceptverslagen en verslagen vertrouwelijk en deelt deze niet met derden.

  • 3.

    Indien de rekenkamer niet of onvoldoende informatie krijgt die zij uit oogpunt van het onderzoek nuttig en noodzakelijk acht, kan zij in het uiterste geval de raad van de betreffende gemeente hiervan op de hoogte stellen.

Artikel 12 Feitelijk wederhoor

  • 1.

    Een nota van bevindingen wordt voorgelegd aan de ambtelijke organisatie ter verificatie van feiten en wederhoor van de betreffende gemeente.

  • 2.

    Uiterlijk vier weken van tevoren wordt de ambtelijke organisatie van de betreffende gemeente op de hoogte gesteld van het moment waarop de nota van bevindingen wordt voorgelegd.

  • 3.

    Indien de nota van bevindingen feiten bevat die gaan over een andere organisatie dan de ambtelijke organisatie ontvangt de andere organisatie delen uit de nota van bevindingen die op hen van toepassing zijn.

  • 4.

    Als redelijke termijn voor het feitelijk wederhoor wordt een periode van twee weken aangehouden. De rekenkamer kan de termijn verlengen of verkorten, nadat hierover is gesproken met de betrokken organisatie.

  • 5.

    Na ontvangst van de reactie op de nota van bevindingen, geeft de rekenkamer schriftelijk aan of en zo ja op welke wijze de reactie is verwerkt.

Artikel 13 Bestuurlijke reactie

  • 1.

    Een concept rapport wordt voorgelegd aan het onderzochte orgaan van de betreffende gemeente. Daarbij wordt gevraagd om een bestuurlijke reactie. De bestuurlijke reactie wordt gegeven op de conceptanalyse en conceptaanbevelingen.

  • 2.

    Als redelijke termijn voor de bestuurlijke reactie wordt een periode van drie weken aangehouden. De rekenkamer kan de termijn verlengen of verkorten, nadat hierover is gesproken met de betrokken organisatie.

Artikel 14 Openbaarmaking en behandeling rapport

  • 1.

    De rekenkamer kan de media over de openbaarmaking van een rapport informeren.

  • 2.

    Voor de behandeling van het rapport in de raad worden de leden van de raad van de betreffende gemeente in de gelegenheid gesteld om aan de rekenkamer vragen te stellen over het rapport.

Artikel 15 Verzoekonderzoek

  • 1.

    Bij de beoordeling of aan een verzoek tot extra onderzoek als bedoeld in artikel 17 van de regeling kan worden voldaan, betrekt de rekenkamer:

    • a.

      de beleidsvisie;

    • b.

      de omvang van het onderzoek.

  • 2.

    Indien de rekenkamer besluit een verzoek tot extra onderzoek in te willigen, kan de rekenkamer een voorstel doen voor verschuiving van een gepland onderzoek binnen de onderzoeksprogrammering.

  • 3.

    De uitvoering van een extra onderzoek vindt op dezelfde wijze plaats als een door de rekenkamer ingesteld onderzoek.

Artikel 16 Verzoek tot ondersteuning

  • 1.

    Bij de beoordeling of aan een verzoek tot extra ondersteuning als bedoeld in artikel 15 van de regeling kan worden voldaan, betrekt de rekenkamer:

    • a.

      de beleidsvisie;

    • b.

      de mate waarin het verzoek in het verlengde ligt van de expertise en werkzaamheden van het bureau.

  • 2.

    De rekenkamer treedt tijdig in overleg met de verzoekende raad indien de verwachting is dat de kosten hoger uitkomen dan het voorstel van de rekenkamer over de dekking van de kosten als bedoeld in artikel 15, derde lid, van de regeling.

  • 3.

    De kosten worden op grond van nacalculatie in rekening gebracht.

Artikel 17 Werkzaamheden op verzoek van derden

  • 1.

    In een bijzonder geval kan de rekenkamer op verzoek van derden, zoals andere rekenkamers en niet-deelnemende raden, werkzaamheden verrichten.

  • 2.

    Aan een verzoek van derden voor werkzaamheden wordt slechts voldaan als vaststaat dat:

    • a.

      het verzoek in overeenstemming is met de wettelijke taak van de rekenkamer en de beleidsvisie;

    • b.

      voor de uitvoering van het verzoek geen verschuiving nodig is in het onderzoeksprogramma;

    • c.

      andere verzoeken als bedoeld in artikel 15 en 17 van de regeling ingewilligd kunnen worden; en

    • d.

      de kosten voor de werkzaamheden volledig doorberekend kunnen worden aan de verzoeker.

  • 3.

    De rekenkamer doet aan de verzoeker een voorstel voor de dekking van de kosten.

  • 4.

    De rekenkamer treedt tijdig in overleg met de verzoeker indien de verwachting is dat de kosten hoger uitkomen dan het voorstel van de rekenkamer over de dekking van de kosten.

  • 5.

    De kosten worden op grond van nacalculatie in rekening gebracht.

  • 6.

    Voordat een verzoek van derden voor werkzaamheden wordt ingewilligd, bespreekt de rekenkamer het verzoek in het overleg met de vertegenwoordiging, als bedoeld in artikel 8 van de regeling.

Hoofdstuk 5: Financiën

Artikel 17 Begroting

Het lid van de rekenkamer stelt de begroting, inclusief begrotingswijzigingen, vast op het niveau van het totaal van de begroting.

Artikel 18 Reserves

  • 1.

    Om schommelingen in de uitgaven voor onderzoek op te kunnen vangen, streeft de rekenkamer naar een reserve van tussen de 10% en 15% van de voor dat jaar vastgestelde begroting.

  • 2.

    Er wordt een bestemmingsreserve gehanteerd voor ‘nog uit te voeren werkzaamheden’ waarin de niet besteedde middelen voor onderzoek worden toegelicht indien deze uitkomen boven 2% van de totale lasten van de rekenkamer, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

Artikel 19 Afrekensystematiek

Iedere zes jaar doet de rekenkamer bij de begroting een voorstel aan de raden voor het afrekenen van de financiële bijdragen van de afgelopen periode.

Artikel 20 Rechtmatigheidsverantwoording

  • 1.

    1.In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de rekenkamer over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de rekenkamer, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

  • 2.

    In de jaarrekening rapporteert de rekenkamer over de geconstateerde afwijkingen groter dan 2% van de totale lasten van de rekenkamer, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

Artikel 21 Waardering en afschrijving activa.

  • 1.

    Activa tot een bedrag van 10.000 euro worden niet geactiveerd en worden als last opgenomen in het jaar van aanschaf.

  • 2.

    Activa boven de 10.000 euro worden in beginsel gedekt uit bestemmingsreserves.

  • 3.

    De afschrijving van activa vangt aan vanaf het moment van aanschaf.

  • 4.

    De vaste activa worden lineair afgeschreven met een afschrijvingstermijn die afhankelijk is van de economische of technische levensduur van de activa.

Artikel 22 Slotbepalingen

  • 1.

    Het Reglement van orde van de Rekenkamer Metropool Amsterdam wordt ingetrokken.

  • 2.

    Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het blad Gemeenschappelijke regelingen waarin zij wordt geplaatst.

  • 3.

    Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde van de Rekenkamer Amsterdam - Zaanstad.

Amsterdam, 29 oktober 2024

De directeur Rekenkamer Amsterdam-Zaanstad,

drs. A.L. Daalder

Naar boven