Controleverordening GGD IJsselland 2025

Voorwoord

Voor u ligt de Controleverordening van GGD IJsselland. Deze verordening geeft richting aan de wijze waarop de accountantscontrole op de jaarrekening plaatsvindt en vormt daarmee een essentieel onderdeel van onze financiële verantwoording en governance.

De Controleverordening bevat kaders voor de reikwijdte en uitvoering van de controle, met bijzondere aandacht voor de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van het financieel handelen. Daarmee draagt de verordening bij aan het versterken van het toezicht op onze financiële processen en ondersteunt zij het dagelijks bestuur bij het invullen van haar verantwoordingsplicht richting het algemeen bestuur.

Met ingang van verslagjaar 2023 is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Deze verordening sluit daaropaan door het normenkader, de goedkeuringstoleranties en de rapportageverplichtingen helder vast te leggen, conform de wettelijke vereisten en de afspraken binnen GGD IJsselland.

De Controleverordening biedt daarmee niet alleen duidelijkheid voor de externe accountant, maar ook een stevige basis voor een professionele en transparante controlepraktijk binnen onze organisatie.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Accountant: een door het algemeen bestuur benoemde accountant belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet en artikel 34 van de Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening. Een accountant is:

  • a) Een registeraccountant, of

  • b) Een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het accountantsregister, of

  • c) Een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken;

• 2. Accountantscontrole: de controle van de jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant. De controle omvat:

  • a) Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • b) Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • c) Het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels zoals bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • d) De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grand van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht warden genomen;

• 3. Rechtmatigheidsverantwoording: de verantwoording die het dagelijks bestuur met ingang van het verslagjaar 2023 zelf afgeeft bij de jaarrekening overeenkomstig de door het algemeen bestuur vastgestelde regels voor de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van het getrouwheidsoordeel dat de accountant afgeeft bij de jaarrekening.

• 4. Deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid van GGD IJsselland, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode zoals bepaald bij de gunning.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a) De toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b) De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c) De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d) De eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e) De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

  • f) De datum, waarvoor de accountantsverklaring afgerond moet zijn in verband met de voorgeschreven toezending aan de gemeenten, samen met de voorlopige jaarrekening, op grond van artikel 35 van de gemeenschappelijke regeling GGD IJsselland.

Artikel 3. Informatieverstrekking

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt de jaarrekening aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle aan het dagelijks bestuur bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 35 van de gemeenschappelijke regeling GGD IJsselland.

• 5. AIle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van GGD en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van GGD IJsselland uit.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van GGD IJsselland. In meeste gevallen is dit met afgevaardigden van de afdeling financiën, van het organisatieonderdeel bedrijfsvoering.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplekken en ruimtes van de GGD.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over een dergelijke aan de accountant te geven opdracht.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de uitvoering van het beleid betreffende specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van GGD IJsselland is. Het dagelijks bestuur heeft deze bevoegdheid niet voor specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening. Deze specifieke uitkeringen vallen onder de SISA-verantwoording.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de GGD is.

Artikel 7. Verslaglegging

• 1. lndien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt de accountant bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst te corrigeren, meldt de accountant deze meteen schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles of deelcontroles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de medewerker van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheerdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de medewerker werkzaam is, de concerncontroller en de teamleider financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende medewerkers.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

Artikel 8. Intrekken oude regeling

• 1. De Controleverordening GGD IJsselland 2024 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening wordt bekend gemaakt op basis van de Wet elektronische publicaties en treedt in werking op 1 januari 2025.

• 2. Deze verordening is van toepassing op de accountantscontroles vanaf de jaarrekening (en deelverantwoordingen) over 2024.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening GGD IJsselland 2025

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van GGD IJsselland op 18 december 2025

M.W.J. van Willigen, voorzitter

A. Schulting, secretaris