Financiële Verordening GGD IJsselland 2025

Voorwoord

Voor u ligt de Financiële Verordening van GGD IJsselland. Deze verordening vormt het fundament voor een solide, transparante en rechtmatige uitvoering van het financiële beleid binnen onze organisatie. Zij geeft invulling aan de wettelijke kaders uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en ondersteunt het dagelijks bestuur bij het waarborgen van een doelmatige en doeltreffende inzet van publieke middelen.

De verordening biedt duidelijke uitgangspunten voor het opstellen van de begroting, de inrichting van de financiële administratie en de wijze van rapporteren en verantwoorden. Daarmee draagt zij bij aan de versterking van de interne financiële beheersing en ondersteunt zij het streven naar een betrouwbare en integere bedrijfsvoering.

In lijn met de eisen die vanaf verslagjaar 2023 gelden voor de rechtmatigheidsverantwoording, sluit deze verordening aan op de verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur voor het afleggen van verantwoording over het financieel handelen. Daarbij is gekozen voor een basis ambitieniveau, passend bij de omvang en complexiteit van onze organisatie.

Met deze Financiële Verordening wordt niet alleen voldaan aan de geldende regelgeving, maar wordt ook de basis gelegd voor een toekomstbestendige financiële functie binnen GGD IJsselland.

1. Algemene bepalingen

1.1 Begripsbepaling

In de verordening wordt verstaan onder:

• Administratie:

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van GGD IJsselland en voor de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• Doelmatigheid:

  Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• Financiële administratie:

  Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van GGD IJsselland, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • de financiële positie;

  • Het financieel beheer;

  • De uitvoering van de begroting;

  • De uitvoering van investeringsprojecten;

  • Het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • Alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• Doeltreffendheid:

  De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• Rechtmatigheidsverantwoording:

  de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

2. Begroting en verantwoording

2.1 Inrichting begroting en jaarstukken

De begroting en jaarstukken worden ingericht conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

2.2 Proces begroting en jaarstukken

Uitgangspunt voor het proces van het opstellen van begroting en jaarstukken zijn de bepalingen in de Wet Gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de gemeenschappelijke regeling GGD IJsselland. Hierin zijn onder meer bepalingen opgenomen ten aanzien van raadpleging van gemeenten, verzendtermijnen, gemeentelijke bijdragen en verzending naar de provincie. Aanvullingen hierop zijn opgenomen in de onderstaande artikelen.

2.3 Begroting

• 1. Het algemeen bestuur stelt voorafgaand aan het opstellen van de begroting de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het komende kalenderjaar vast. Het dagelijks bestuur stuurt de vastgestelde kaders voor 1 maart naar de gemeenteraden.

• 2. Het proces van voorbereiding en vaststelling van de begroting gebeurt overeenkomstig artikel 33 van de gemeenschappelijke regeling GGD IJsselland.

• 3. In de begroting zijn mede de lasten van de (vervangings-)investeringen opgenomen.

• 4. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat er bij de begrotingsbehandeling een overzicht is geagendeerd van de investeringen waarvan de start van de uitvoering c.q. het moment van aanschaffing in het begrotingsjaar is gepland. In dit overzicht zijn opgenomen de raming van de investeringsuitgaven en van de aan de investeringen gerelateerde inkomsten.

• 5. De in het overzicht opgenomen voorgenomen investeringen maken onderdeel uit van de begrote investeringen per investeringscategorie. Binnen deze categorieën is het toegestaan om, binnen de financiële ruimte, te schuiven tussen afzonderlijke investeringen, mits de totale investeringsruimte per categorie niet wordt overschreden en er geen sprake is van een wijziging in het beleid of het risicoprofiel.

2.4 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting afzonderlijk de baten en de lasten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• 3. Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar in uitvoering worden genomen en waarvoor geen autorisatie is verleend bij de begrotingsbehandeling legt het dagelijks bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

2.5 Uitvoering & ruimte bij begrotingsuitvoering

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

• 2. Het dagelijks bestuur is bevoegd de lasten van een programma met 10% te overschrijden zonder voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur, als de overschrijding past binnen het vastgestelde beleid en de hiervoor benodigde financiële ruimte elders binnen de begroting kan worden gevonden. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd.

• 3. Het dagelijks bestuur is bevoegd de voor een investering geraamde uitgaven met 10% te overschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze mutaties passen binnen de kaders van het vastgestelde beleid. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd.

2.6 Begrotingswijzigingen

• 1. Het dagelijks bestuur is bevoegd tot het vaststellen van begrotingswijzigingen, voor zover deze:

  • a) geen wijziging tot gevolg hebben in het totale bedrag van de baten of lasten van de begroting, én

  • b) geen beleidswijziging of nieuwe financiële verplichtingen met zich meebrengen.

• 2. Deze zogenoemde administratieve of technische begrotingswijzigingen worden achteraf ter kennisname aan het algemeen bestuur aangeboden.

• 3. Begrotingswijzigingen die leiden tot beleidsmatige aanpassingen of tot een wijziging in het saldo van baten en lasten worden ter vaststelling voorgelegd aan het algemeen bestuur.

2.7 Tussentijdse rapportage

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur twee keer per jaar via een tussentijdse rapportage over de voortgang van de uitvoering van de begroting en de financiële positie in het lopende jaar.

• 2. De tussentijdse rapportages gaan in op de afwijkingen in de lasten en baten (begrotingswijziging) en de geleverde prestaties.

• 3. Voor de opleverdata van de tussentijdse rapportages aan het algemeen bestuur geldt het volgende:

  • a. De eerste bestuursrapportage (over de eerste vier maanden) wordt voor 15 juni van het lopende begrotingsjaar aangeboden;

  • b. De tweede bestuursrapportage (over de eerste acht maanden) wordt voor 1 november van het lopende begrotingsjaar aangeboden.

• 4. Het dagelijks bestuur informeert in ieder geval vooraf het algemeen bestuur en neemt pas een besluit, nadat het algemeen bestuur toestemming heeft gegeven bij niet in de programmabegroting vastgestelde:

  • a. Investeringen groter dan € 100.000,-;

  • b. Aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 100.000,-;

  • c. Nieuwe meerjarige verplichtingen, waarvan de jaarlijkse exploitatielasten groter zijn dan €50.000,-;

• 5. Indien noodzakelijk doet het dagelijks bestuur in de rapportages voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten alsmede bijstellingen van het beleid. Zo nodig legt het dagelijks bestuur een voorstel tot begrotingswijziging aan het algemeen bestuur voor.

2.8 Jaarstukken

• 1. Het dagelijks bestuur bereidt de jaarstukken voor overeenkomstig artikel 51 van de gemeenschappelijke regeling GGD IJsselland.

• 2. Met de vaststelling van de jaarstukken stemt het algemeen bestuur in met én accordeert de begrotingsafwijkingen.

• 3. Het voorstel aan het algemeen bestuur tot vaststelling van de jaarstukken

  • a. Gaat vergezeld van de schriftelijke verklaring over de rechtmatigheid.

  • b. Houdt mede een voorstel in over het rekeningresultaat, zoals vastgelegd in artikel 35a van de gemeenschappelijke regeling GGD IJsselland.

• 4. Het dagelijks bestuur rapporteert middels de jaarrekening het algemeen bestuur over afwijkingen ten opzichte van de laatst goedgekeurde begroting.

  • a. Investeringen groter dan € 100.000,-;

  • b. Aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 100.000,-;

  • c. Nieuwe meerjarige verplichtingen, waarvan de jaarlijkse exploitatielasten groter zijn dan €50.000,-;

3. Rechtmatigheidsverantwoording

3.1 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van het in wet- en regelgeving gestelde maximumpercentage van de totale lasten van GGD IJsselland, exclusief de toevoegingen aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

3.2 Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het dagelijks bestuur kan het normenkader in een toetsingskader voor de interne beheersing operationaliseren.

3.3 Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal geaccordeerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van de lasten en de baten zijn rechtmatig als deze tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld en verantwoord.

• 5. Het bij de jaarrekening melden en verantwoorden van afwijkingen als bedoeld in het 4e lid, die na de tussentijdse rapportages worden geconstateerd, geldt als tijdig.

• 6. Overige afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a) Er is sprake van een overschrijding van de lasten waarbij direct gerelateerde baten de overschrijding compenseren.

  • b) Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c) De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • d) De overschrijding binnen de in lid 2.5 genoemde 10% blijft.

• 7. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

3.4 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van GGD IJsselland bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van GGD IJsselland.

4. Financieel beleid

4.1 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een nota activa en afschrijvingen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en bevat:

  • a. De methodiek van het afschrijven;

  • b. De daarbij te hanteren afschrijvingstermijn.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt wanneer daartoe aanleiding bestaat aan het algemeen bestuur een bijgestelde nota ter vaststelling aan.

4.2 Reserves en voorzieningen

• 1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en bevat:

  • a. De vorming en besteding van reserves;

  • b. De vorming en besteding van voorzieningen.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt wanneer daartoe aanleiding bestaat aan het algemeen bestuur een bijgestelde nota ter vaststelling aan.

4.3 Kostprijsberekening

• 1. De gemeentelijke bijdrage voor de algemene en wettelijke taken wordt vastgesteld op basis van artikel 34 van de gemeenschappelijke regeling GGD IJsselland.

• 2. Voor de kostentoerekening aan producten die worden gedekt door middel van een tarief aan derden wordt gebruik gemaakt van het systeem van kostentoerekening met als uitgangspunt integrale toerekening van de kosten.

4.4 Financieringsfunctie

• 1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een treasurystatuut aan. Dit statuut wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en bevat de sturing en beheersing van, de verantwoording over het toezicht op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

• 3. Het dagelijks bestuur biedt wanneer daartoe aanleiding bestaat aan het algemeen bestuur een bijgesteld statuut ter vaststelling aan.

4.5 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• 1. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur een nota risicomanagement en weerstands- vermogen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en bevat:

  • a. Het managen van risico’s met financiële gevolgen;

  • b. Het beleid van het weerstandsvermogen.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt wanneer daartoe aanleiding bestaat aan het algemeen bestuur een bijgestelde nota ter vaststelling aan.

4.6 Inkoop en aanbestedingsbeleid

• 1. Het dagelijks bestuur stelt een notitie inkoop en aanbestedingsbeleid vast en biedt deze notitie ter kennisneming aan het algemeen bestuur aan. De notitie bevat de kaders en spelregels voor de inkoop van leveringen, diensten en werken.

• 2. Als het dagelijks bestuur vindt dat hiervoor aanleiding bestaat, stelt het dagelijks bestuur een bijgestelde notitie inkoop en aanbestedingsbeleid vast en stelt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur hiervan in kennis.

5. Financiële organisatie en financieel beheer

5.1 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval bijdraagt aan:

• 1. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in afzonderlijke organisatieonderdelen;

• 2. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• 3. Het verschaffen van informatie over uitputting toegekende budgetten en investeringsruimte en voor het maken van kostencalculaties;

• 4. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevantie wet- en regelgeving;

• 5. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende in- formatie, evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

5.2 Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• 1. Een eenduidige indeling van de organisatie en eenduidige toewijzing van de taken aan de bedrijfsonderdelen;

• 2. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• 3. Een regeling budgetbeheer met daarin de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4. De interne regels voor de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5. De te maken afspraken met de bedrijfsonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 6. De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• 7. Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• 8. De regels omtrent de verzekering van eigendommen en gelden van de GGD IJsselland tegen benadeling door haar personeel of door anderen.

5.3 Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt voor een getrouw beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van GGD IJsselland, inclusief de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 3. Het dagelijks bestuur zorgt voor systematische controle op de goede werking van de verantwoordelijkheden genoemd onder het eerste en tweede lid en legt hierover verantwoording af in de rechtmatigheidsverantwoording. De gehanteerde verantwoordingsgrens bedraagt 2% van de totale lasten (Exclusief toevoegingen aan de reserves).

6. Slotbepalingen

6.1 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De financiële verordening GGD IJsselland 2024 die door het algemeen bestuur op 11 december 2024 is vastgesteld en op 1 januari 2024 in werking is getreden wordt ingetrokken, met dien verstande dat deze verordening van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin de Financiële verordening GGD IJsselland 2024 in werking treedt.

6.2 Onvoorziene omstandigheden en hardheidsclausule

Het algemeen bestuur kan afwijken van de bepalingen in deze verordening, indien toepassing daarvan leidt tot onbillijkheden van overwegende aard. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het algemeen bestuur.

6.3 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening wordt bekend gemaakt op basis van de Wet elektronische publicaties en treedt in werking op 01 januari 2025.

• 2. Deze verordening is van toepassing op de accountantscontroles vanaf het verslagjaar 2025.

• 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening GGD IJsselland 2025.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 18 december 2025.

M.W.J. van Willigen, voorzitter

A. Schulting, secretaris