Algemene Subsidieverordening Regio Holland Rijnland

Het Algemeen Bestuur van Regio Holland Rijnland,

Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 07 oktober 2025, nummer ADV-25-02305;

Gelezen het advies van de commissie Bestuur en Middelen;

Gelet op artikel 4:23 van de Algemene wet bestuursrecht

Gelet op artikel 5, achtste en negende lid, van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Holland Rijnland;

besluit vast te stellen de Algemene Subsidieverordening Regio Holland Rijnland

Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Algemeen Bestuur: het Algemeen Bestuur van Regio Holland Rijnland Holland Rijnland;

• algemene reserve: onderdeel van het eigen vermogen, waarbij de besteding van de gelden niet per definitie vastligt;

• bestemmingsreserve: bestanddeel van het eigen vermogen dat bestemd is om in de toekomst uitgaven die zijn verbonden aan beoogde specifieke doelen te kunnen bekostigen, waarbij aannemelijk is dat toekomstige middelen daarvoor tekort schieten;

• Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van Regio Holland Rijnland Holland Rijnland;

• eenmalige subsidie: subsidie ten behoeve van activiteiten al dan niet in de vorm van bijzondere incidentele projecten die niet behoren tot de reguliere bezigheden van de aanvrager en waarvoor het Dagelijks Bestuur slechts voor een van tevoren bepaalde tijd van maximaal vier jaar subsidie wil verstrekken;

• egalisatiereserve: een reserve bedoeld om in de toekomst schommelingen in de (exploitatie)kosten op te kunnen vangen;

• eigen vermogen: het verschil tussen de bezittingen (activa) en de schulden (vreemd vermogen van de passiva) op de balans;

• jaarlijkse subsidie: subsidie die per (boek)jaar of voor een bepaald aantal (boek)jaren aan een ontvanger voor een periode van maximaal vier jaar wordt verstrekt;

• Regio Holland Rijnland: het openbaar lichaam Regio Holland Rijnland.

• subsidie: subsidie als bedoeld in artikel 4:12 van de Algemene wet bestuursrecht, inhoudende de aanspraak op financiële middelen door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten;

• subsidieontvanger: (een groep van) natuurlijke personen of een rechtspersoon waaraan subsidie wordt verstrekt;

• voorziening: vermogensbestanddelen voor toekomstige kosten die een periode van twee of meer jaren omvatten, die onvermijdelijk en nu reeds te voorzien zijn, die niet binnen de jaarlijkse exploitatie opgevangen kunnen worden, hun oorzaak in het verleden hebben en kwantificeerbaar en / of berekenbaar zijn.

Artikel 2 Reikwijdte verordening

• 1. Deze verordening is van toepassing op de verstrekking van subsidies door het Dagelijks Bestuur, met uitzondering van subsidies waarvoor bij afzonderlijke verordening een uitputtende regeling is getroffen en subsidies als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (subsidies) waarvoor geen wettelijke grondslag nodig is)

• 2. Het Algemeen Bestuur stelt vast dat subsidie kan worden verstrekt voor activiteiten die betrekking hebben op de belangenbehartiging zoals benoemd in artikel 3 van de Gemeenschappelijke regeling Regio Holland Rijnland en één van de in artikel 4 en 5 van de Gemeenschappelijke regeling Regio Holland Rijnland omschreven taken en bevoegdheden;

• 3. Ten aanzien van subsidies als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (subsidies waarvoor geen wettelijke grondslag nodig is) kan het Dagelijks Bestuur of het Algemeen Bestuur bepalen dat deze verordening geheel of gedeeltelijk van toepassing is.

• 4. Het Dagelijks Bestuur kan nadere regels stellen, waarin de te subsidiëren activiteiten, de doelgroepen en de verdeling van de subsidie worden omschreven.

Artikel 3 Subsidiegerechtigden

• 1. Subsidie kan worden verstrekt ten behoeve van activiteiten, georganiseerd door een rechtspersoon, die zich zonder winstoogmerk ten doel stelt de te subsidiëren activiteiten te verrichten;

• 2. Het Dagelijks Bestuur kan, indien de aard van de te verrichten activiteiten daartoe aanleiding geeft, besluiten subsidie te verstrekken aan natuurlijke personen, aan een groep van natuurlijke personen, dan wel aan een rechtspersoon in oprichting.

Artikel 4 Bevoegdheden Dagelijks Bestuur

• 1. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd te besluiten over het verstrekken van subsidies met in achtneming van de in de begroting van Holland Rijnland opgenomen financiële middelen of het subsidieplafond en indien de begroting nog niet is vastgesteld, dan wel goedgekeurd, onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld;

• 2. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd voorwaarden aan de beschikking tot subsidieverlening te verbinden;

• 3. Bij subsidies die worden verstrekt uit middelen die daartoe door de Provincie of het Rijk beschikbaar worden gesteld en waarvoor Regio Holland Rijnland verantwoording aan de Provincie of het rijk dient af te leggen, is het Dagelijks Bestuur bevoegd om voorwaarden en verplichtingen aan de beschikking tot subsidieverlening te verbinden, die erop zijn gericht om Regio Holland Rijnland in staat te stellen tijdig en volledig aan haar verantwoordingsverplichting jegens de Provincie of het Rijk te voldoen.

Hoofdstuk 2 Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

Artikel 5 Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

• 1. Het Algemeen Bestuur kan bij vaststelling van de begroting subsidieplafonds vaststellen;

• 2. Het Dagelijks Bestuur kan nadere regels stellen omtrent de verdeling van het beschikbare bedrag;

• 3. Bij de bekendmaking van de subsidieplafonds wordt gewezen op de mogelijkheid van verlaging en de gevolgen daarvan voor reeds ingediende aanvragen;

• 4. Indien geen subsidieplafond is vastgesteld, gelden de in de vastgestelde begroting aangemerkte gelden;

• 5. Een subsidie ten laste van een begroting, die nog niet is vastgesteld, wordt verleend onder de voorwaarde dat voldoende middelen op de begroting beschikbaar zullen worden gesteld.

Hoofdstuk 3 Aanvraag van de subsidie, beslistermijn en weigeringsgronden

Artikel 6 Bij aanvraag in te dienen gegevens

• 1. De aanvraag om subsidie wordt schriftelijk ingediend bij het Dagelijks Bestuur. Als hiervoor een aanvraagformulier is vastgesteld geschiedt dit met gebruikmaking daarvan.

• 2. Bij een aanvraag om subsidie overlegt de aanvrager de volgende gegevens:

  • a. een beschrijving van de activiteiten waar subsidie voor wordt aangevraagd;

  • b. de doelstellingen en resultaten, die daarmee worden nagestreefd en hoe de activiteiten aan dat doel bijdragen. In bijzonder ook in welke mate de activiteiten gericht zijn op de regio Holland Rijnland en de taken en bevoegdheden van Regio Holland Rijnland;

  • c. een begroting en dekkingsplan van de kosten van de activiteiten, waar de subsidie voor wordt aangevraagd. Het dekkingsplan bevat een opgave van bij andere bestuursorganen of private organisaties of personen aangevraagde subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan;

  • d. indien van toepassing bij een jaarlijkse subsidie, de stand van de egalisatiereserve op het moment van de aanvraag;

• 3. Indien een aanvrager voor de eerste maal een jaarlijkse subsidie aanvraagt, voegt hij een exemplaar van de oprichtingsakte, de statuten, het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar als bijlagen toe aan de aanvraag;

• 4. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd ook andere dan, of slechts enkele van, de in het tweede en derde lid genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk, respectievelijk voldoende zijn.

Artikel 7 Aanvraagtermijn

• 1. Een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie wordt gedaan uiterlijk 1 april voorafgaande aan het jaar, of de jaren waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft;

• 2. Een aanvraag voor een eenmalige subsidie kan het gehele jaar door worden ingediend;

• 3. Het Dagelijks Bestuur kan andere termijnen stellen voor het indienen van een aanvraag voor daarbij aan te wijzen subsidies.

Artikel 8 Beslistermijn

• 1. Het Dagelijks Bestuur beslist op een aanvraag om een eenmalige subsidie binnen 13 weken na ontvangst van de volledige aanvraag, dan wel indien het Dagelijks Bestuur hiertoe regels heeft opgesteld, 13 weken gerekend vanaf de uiterste indieningtermijn voor het aanvragen van de subsidie;

• 2. Het Dagelijks Bestuur beslist op een aanvraag voor een jaarlijkse subsidie uiterlijk op 1 april van het jaar waarvoor de subsidie wordt gevraagd, dan wel het eerste jaar van het tijdvak waarvoor de subsidie wordt gevraagd.

• 3. Het Dagelijks Bestuur kan andere termijnen stellen voor het nemen van een besluit.

Artikel 9 Weigeringsgronden

• 1. Onverminderd de artikelen 4:25, tweede lid, en 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht kan het Dagelijks bestuur een aanvraag voor subsidie weigeren:

  • a. als de te subsidiëren activiteiten niet of niet in overwegende mate gericht zijn op de regio Holland Rijnland en de taken en bevoegdheden van Regio Holland Rijnland;

  • b. als niet is aangetoond dat de subsidie noodzakelijk is voor het verrichten van de activiteiten waarvoor deze wordt gevraagd;

  • c. als de aanvraag niet voldoet aan regels die zijn gesteld om voor subsidie in aanmerking te komen;

  • d. als de subsidieverstrekking in strijd zou zijn met een wettelijk voorschrift;

  • e. als de subsidieverstrekking niet is toegestaan totdat de Europese Commissie met toepassing van artikel 108, derde lid, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (PbEU C 326/47) heeft vastgesteld dat de subsidie verenigbaar is met de interne markt;

  • f. als de activiteiten een politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke boodschap hebben;

  • g. als de aanvrager ook zonder subsidie over voldoende eigen geld (eigen middelen of middelen van derden) kan beschikken om de kosten van de activiteiten te dekken.

  • h. als het subsidieplafond is bereikt.

  • i. in de bij de betrokken subsidieregeling bepaalde gevallen.

Hoofdstuk 4 Reserves, voorzieningen en eigen vermogen

Artikel 10 Bestemmingsreserve

• 1. Een aanvrager die structurele subsidie ontvangt, kan slechts met daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming van het Dagelijks Bestuur een bestemmingsreserve vormen.

• 2. Het verzoek om toestemming voor het vormen van een het eerste lid genoemde reserve bevat in ieder geval de volgende gegevens:

  • a. het doel van de reserve;

  • b. een onderbouwing van de noodzakelijke maximale hoogte van de reserve;

  • c. een motivering van het tijdstip waarop de organisatie de middelen nodig heeft.

• 3. Het Dagelijks Bestuur kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen.

• 4. Het vormen van of het doen van toevoegingen aan een bestemmingsreserve met subsidiegelden is uitsluitend mogelijk indien er bij de structureel gesubsidieerde aanvrager sprake is van een positief jaarresultaat. Dit voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt.

• 5. Voor het toevoegen van subsidiegelden of de onttrekking van subsidiegelden aan de bestemmingsreserve, anders dan voor dit doel bestemd, is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van het Dagelijks Bestuur.

Artikel 11 Egalisatiereserve

• 1. Een subsidieontvanger die structurele subsidie ontvangt, kan slechts met voorafgaande schriftelijke toestemming van het Dagelijks Bestuur een egalisatiereserve vormen.

• 2. Het toevoegen van subsidiegelden aan de egalisatiereserve, alsmede het onttrekken van subsidiegelden daaruit kan uitsluitend gebeuren met voorafgaande schriftelijke toestemming van het Dagelijks Bestuur.

• 3. De maximale hoogte van de egalisatiereserve bedraagt 10% van de structurele subsidiegelden die de subsidieaanvrager in het betreffende boekjaar van Holland Rijnland heeft ontvangen, vermeerderd met dat deel van de egalisatiereserve dat gevormd is door andere inkomsten.

• 4. Het Dagelijks Bestuur kan met betrekking tot de hoogte van de egalisatiereserve, voor zover opgebouwd uit subsidiegelden, afwijken van de hoogte genoemd in lid 3.

Artikel 12 Voorzieningen

• 1. Een subsidieontvanger die structurele subsidie ontvangt, kan slechts met daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming van het Dagelijks Bestuur een voorziening vormen. Het Dagelijks Bestuur kan aan de toestemming voorwaarden verbinden.

• 2. Een voorziening kan in ieder geval niet worden gevormd voor:

  • a. de kosten samenhangend met vervanging van inventaris;

  • b. reeds ontvangen maar nog niet volledig bestede subsidiegelden.

• 3. Het verzoek om toestemming voor het vormen van een voorziening bevat een plan waarin in ieder geval de volgende gegevens zijn opgenomen:

  • a. het doel van de voorziening;

  • b. de onderbouwing van de noodzakelijke maximale hoogte van de voorziening;

  • c. een planmatige onderbouwing van de meerjarige opbouw van en onttrekkingen uit de voorziening.

• 4. Het Dagelijks Bestuur kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen.

• 5. Voor het in afwijking van de toestemming toevoegen van subsidiegelden of het in afwijking van de toestemming onttrekken van subsidiegelden aan de voorziening, is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van het Dagelijks Bestuur.

• 6. Een voorziening wordt beschouwd als vreemd vermogen.

Artikel 13 Eigen vermogen

• 1. Het Dagelijks Bestuur maakt afspraken met instellingen die structurele subsidie ontvangen over de maximale hoogte en de samenstelling van het eigen vermogen, indien mogelijk op basis van een door het Dagelijks Bestuur goedgekeurd financieel meerjarenbeleid van de subsidieontvanger.

• 2. Het Dagelijks Bestuur legt deze afspraken vast in de bijlage bij de subsidiebeschikking.

• 3. Bij de definitieve subsidievaststelling van een structurele subsidie hanteert het Dagelijks Bestuur de gemaakte afspraken over de hoogte en samenstelling van het eigen vermogen als uitgangspunt.

• 4. Indien de hoogte of de samenstelling van het eigen vermogen daartoe aanleiding geeft, kan het Dagelijks Bestuur de definitieve subsidie lager vaststellen.

Hoofdstuk 5 Verlening van de subsidie

Artikel 14 Verlening subsidie

• 1. Bij het besluit tot verlening van de subsidie geeft het Dagelijks Bestuur aan op welke wijze de verantwoording van de te ontvangen subsidie plaatsvindt;

• 2. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd om verplichtingen aan de beschikking tot subsidieverlening te verbinden.

Artikel 15 Betaling en bevoorschotting

• 1. Indien een beschikking tot subsidievaststelling als bedoeld in artikel 19, eerste lid, onder a, wordt gegeven, vindt de betaling van de gehele subsidie in één bedrag plaats;

• 2. Indien een beschikking tot subsidieverlening als bedoeld in artikel 19, eerste lid, onder b, wordt gegeven wordt 100% bevoorschot;

• 3. Indien besloten wordt tot bevoorschotting van de subsidie, wordt in het besluit tot subsidieverlening, de hoogte en de termijnen van de voorschotten bepaald.

Hoofdstuk 6 Verplichtingen van de subsidieontvanger

Artikel 16 Tussentijdse rapportage

Bij subsidies, hoger dan € 100.000,- kan het Dagelijks Bestuur de verplichting opleggen tot het tussentijds afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten.

Artikel 17 Meldingsplicht en steekproefsgewijze controle

• 1. De subsidieontvanger doet onverwijld melding aan het Dagelijks Bestuur, zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, niet of niet geheel zullen worden verricht of dat niet of niet geheel aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden verplichtingen zal worden voldaan;

• 2. Als uit de ingediende bewijsstukken blijkt dat niet is voldaan aan de meldingsplicht, kan het Dagelijks Bestuur de subsidie lager vaststellen of intrekken;

• 3. Het Dagelijks Bestuur kan de subsidieontvanger verzoeken mee te werken aan een steekproefsgewijze controle ten aanzien van de gesubsidieerde activiteiten. De subsidieontvanger dient desgevraagd bewijsstukken te overleggen.

Artikel 18 Overige verplichtingen van de subsidieontvanger

• 1. De subsidieontvanger informeert het Dagelijks Bestuur zo spoedig mogelijk schriftelijk over:

  • a. besluiten of procedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, dan wel ontbinding van de rechtspersoon;

  • b. relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden;

  • c. ontwikkelingen die er toe kunnen leiden dat aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden voorwaarden geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen;

  • d. wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de persoon van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon;

  • e. handelingen als vermeld in artikel 4:71 van de Algemene wet bestuursrecht.

• 2. Indien de jaarlijkse subsidiebeschikking meer bedraagt dan € 20.000,- per jaar dan kan het Dagelijks Bestuur de subsidieontvanger de verplichting opleggen een egalisatiereserve te vormen conform artikel 4:72 van de Algemene wet bestuursrecht;

• 3. Indien het verstrekken van subsidie heeft geleid tot vermogensvorming, is de subsidieontvanger in de gevallen zoals genoemd in artikel 4:41, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht, daarvoor een vergoeding verschuldigd aan het Dagelijks Bestuur. De vergoeding wordt bepaald naar evenredigheid van de mate waarin de subsidie aan de vermogensvorming heeft bijgedragen. Het Dagelijks Bestuur kan een lagere vergoeding vaststellen.

Hoofdstuk 7 Verantwoording en vaststelling van de subsidie

Artikel 19 Verantwoording subsidies tot € 30.000,-

• 1. subsidies tot € 30.000,- worden door het Dagelijks Bestuur:

  • a. direct vastgesteld of;

  • b. verleend, waarbij het Dagelijks Bestuur aangeeft dat de subsidie ambtshalve zal worden vastgesteld binnen 13 weken nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht of;

  • c. verleend, waarbij het Dagelijks Bestuur – voordat het tot ambtshalve vaststelling overgaat – de aanvrager verplicht om op de door hem aangegeven wijze aan te tonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

Artikel 20 Verantwoording subsidies vanaf € 30.000,- tot € 100.000,-

• 1. Indien de subsidieverlening meer bedraagt dan € 30.000,- maar minder dan € 100.000,-, dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in bij het Dagelijks Bestuur:

  • a. bij een eenmalige subsidie, uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten;

  • b. bij een jaarlijks verstrekte subsidie, uiterlijk voor 1 maart in het jaar na afloop van het kalenderjaar;

• 2. De aanvraag tot vaststelling bevat:

  • a. een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht;

  • b. een financieel verslag, waaruit de aan de activiteiten verbonden inkomsten en uitgaven blijken;

• 3. Het Dagelijks Bestuur kan bepalen dat ook andere, of minder dan, de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overlegd.

Artikel 21 Verantwoording subsidies vanaf € 100.000,-

• 1. Indien de subsidieverlening meer bedraagt dan € 100.000,-, dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in bij het Dagelijks Bestuur:

  • a. bij een eenmalige subsidie, uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten;

  • b. bij een jaarlijks verstrekte subsidie, uiterlijk voor 1 april in het jaar na afloop van het kalenderjaar.

• 2. De aanvraag tot vaststelling bevat:

  • a. een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht;

  • b. een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);

  • c. een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop;

  • d. een accountantsverklaring;

• 3. Het Dagelijks Bestuur kan bepalen dat ook andere, of minder dan, de in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overlegd.

Artikel 22 Vaststelling subsidie

• 1. Het Dagelijks Bestuur beslist op de aanvraag tot vaststelling van een subsidie binnen 13 weken gerekend vanaf de uiterste termijn voor het indienen voor het indienen van aanvragen tot vaststelling van de subsidie;

• 2. Indien uit de aard van de subsidie, dan wel de verantwoording daarvan, volgt dat voor de beslissing op de vaststelling van de subsidie een langere termijn nodig is dan de in het eerste lid genoemde termijn, dan bericht het Dagelijks Bestuur de subsidieontvanger daarvan zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling;

• 3. Het Dagelijks Bestuur kan categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen, waarvoor de subsidie direct wordt vastgesteld zonder dat de subsidieontvanger een aanvraag voor subsidievaststelling hoeft in te dienen;

• 4. Indien de aanvraag tot subsidievaststelling niet voor het in het eerste lid genoemde tijdstip is ontvangen, gaat het Dagelijks Bestuur vier weken na een eenmalige rappel over tot ambtshalve vaststelling.

Hoofdstuk 8 Overige bepalingen

Artikel 23 Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen

• 1. Indien bij de bepaling van de subsidiabele kosten gebruik wordt gemaakt van uurtarieven, kan het Dagelijks Bestuur bepalen dat deze tarieven door de subsidieaanvrager worden berekend met gebruikmaking van een door het Dagelijks Bestuur voor te schrijven standaardberekeningswijze;

• 2. Bij het hanteren van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven wordt daarbij uitgegaan van door het Dagelijks Bestuur bepaalde definities;

Artikel 24 Hardheidsclausule

• 1. Het Dagelijks Bestuur kan, in bijzondere gevallen, een artikel of artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, met uitzondering van de artikelen 1, 2, 4 en 9 voor zover toepassing, gelet op het belang van de aanvrager of de subsidieontvanger leidt tot onbillijkheid van overwegende aard;

• 2. De reden voor het toepassen van dit artikel wordt gemotiveerd in het besluit.

Artikel 25 Intrekking

De Algemene subsidieverordening Holland Rijnland 2012 vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland op 14 december 2011 wordt ingetrokken.

Artikel 26 Overgangsbepaling

Aanvragen om subsidie die zijn ingediend voor de inwerkingtreding van deze verordening alsmede de vaststelling van subsidie verleend voor de inwerkingtreding van deze verordening worden afgedaan volgens de bepalingen van deze verordening.

Artikel 27 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Algemene subsidieverordening Regio Holland Rijnland.

Artikel 28 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van Regio Holland Rijnland op 03 november 2025.

De secretaris-directeur a.i.,

M. van den Hende

de voorzitter,

P.J. Heijkoop

Toelichting Algemene Subsidieverordening Regio Holland Rijnland

Algemeen

In de Algemene wet bestuursrecht (titel 4.2) staat dat de subsidieverstrekking moet zijn gebaseerd op een wettelijke grondslag. Deze eis komt voort uit de wens van de wetgever, dat de rechtszekerheid van de subsidieaanvrager en subsidieontvanger voldoende is gewaarborgd. Door middel van een wettelijke regeling is beter te toetsen op mogelijk willekeurig handelen van de overheid of nalatigheid van de subsidieontvanger.

Voor Regio Holland Rijnland betekent dit dat de subsidieverstrekking gebaseerd moet zijn op een verordening. Hiervoor is de Algemene Subsidieverordening Regio Holland Rijnland vastgesteld.

Het begrip subsidie

Om de bepalingen uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb) over subsidie op een juiste wijze toe te passen, is het belangrijk om duidelijk te hebben wat er nu precies onder het begrip subsidie wordt verstaan. De definitie van subsidie wordt gegeven in artikel 4:21 Awb. Er is sprake van subsidie wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• a. Het betreft een aanspraak op financiële middelen: het woord “aanspraak” geeft aan dat het niet de daadwerkelijke overhandiging van het geld hoeft te zijn, maar dat aanspraak daarop voldoende is. Deze aanspraak is rechtens afdwingbaar. Van belang is niet de daadwerkelijke beschikbaarstelling, maar het besluit van het Dagelijks Bestuur dat de voorgenomen activiteiten worden gesubsidieerd. Voor het Dagelijks Bestuur ontstaat na het toekennen van de aanspraak op financiële middelen de verplichting om aan de gesubsidieerde, na uitvoering van de activiteiten en nakoming van zijn overige opgelegde verplichtingen, tot betaling over te gaan. Wanneer geen financiële middelen, maar andere zaken worden verstrekt is er geen sprake van subsidie.

• b. Met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager: een subsidie wordt altijd verstrekt met een bepaald doel, voor bepaalde activiteiten. De wetgever heeft bepaald dat er sprake moet zijn van bepaalde, duidelijk omschreven activiteiten van de ontvanger. De bestedingsrichting van de middelen moet dus duidelijk zijn. Zonder duidelijkheid kan ook niet getoetst worden of de gelden op de juiste wijze zijn besteed.

• c. Anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten: commerciële transacties vallen buiten het subsidiebegrip. Er is geen sprake van subsidie als de overheid een marktconforme vergoeding betaalt voor aangeschafte goederen of aan haar geleverde diensten.

Artikel 1 Begripsomschrijving

In dit artikel wordt een aantal begrippen verduidelijkt, dat in de verordening wordt gehanteerd.

Eenmalige- en jaarlijkse subsidie

In de praktijk worden allerlei benamingen gebruikt voor de verschillende soorten subsidies. Zo worden termen als exploitatiesubsidie, waarderingssubsidies, productsubsidie en incidentele subsidie veel gebruikt. De juridische betekenis van dergelijke benamingen is echter beperkt. De subsidietitel van de Awb is immers materieel: het is afhankelijk van de feitelijke situatie en niet van de benaming of de financiële verstrekking voldoet aan het subsidiebegrip, zoals omschreven in artikel 4:21 Awb.

De verordening hanteert twee benamingen: eenmalige subsidies en jaarlijkse subsidies. Deze benamingen zijn minder strikt dan deze op het eerste gezicht lijken. Zij geven het verschil aan tussen de in principe jaarlijks te verstrekken subsidie en de overige (eenmalige) subsidies.

Daarbij is overigens niet gezegd dat een subsidie die kan worden aangemerkt als een jaarlijkse subsidie ook zonder meer tot in het einde der dagen (jaarlijks) verstrekt wordt. Er kunnen zich omstandigheden voordoen dat een jaarlijkse subsidieverstrekking op enig moment stop gezet zal worden. De subsidieontvanger zal hier altijd tijdig van op de hoogte worden gesteld.

Artikel 2 Reikwijdte verordening

Er is voor gekozen om geen opsomming te geven van de beleidsterreinen voor de toepassing van deze verordening, maar gekozen is om te verwijzen naar de belangenbehartiging op grond van artikel 3 van de Gemeenschappelijke regeling Regio Holland Rijnland en de taken en bevoegdheden zoals omschreven in artikel 4 en 5 van de Gemeenschappelijke regeling Regio Holland Rijnland.

Artikel 3 subsidiegerechtigden

In principe wordt een subsidieverzoek slechts gehonoreerd indien subsidie wordt gevraagd door een rechtspersoon, die geen winst beoogd te halen uit de door Regio Holland Rijnland te subsidiëren activiteit.

Het tweede lid van dit artikel geeft het Dagelijks Bestuur echter wel de mogelijkheid om uitzondering te maken op deze hoofdregel, waardoor in bijzondere omstandigheden het toch mogelijk is voor een natuurlijk persoon of een groep van natuurlijke personen om subsidie te verkrijgen. Daarnaast kan een rechtspersoon in oprichting wanneer hiervoor aanleiding bestaat ook in aanmerking voor een subsidie.

Artikel 4 Bevoegdheden Dagelijks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur besluit op basis van het bepaalde in het eerste lid binnen de kaders die door het Algemeen Bestuur zijn vastgesteld. Deze kaders betreffen de begroting en deze verordening zelf. Dit besluiten houdt niet alleen in het verlenen van subsidie, maar betreft het gehele subsidieproces, van bevoorschotten tot vaststellen en eventueel op grond van artikel 4:57 Awb terugvorderen.

Artikel 5 Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud

In de artikelen 4:25 tot en met 4:28 Awb zijn de belangrijkste bepalingen ten aanzien van een subsidieplafond gegeven. In dit artikel wordt het Algemeen Bestuur de mogelijkheid geboden om daadwerkelijk een subsidieplafond in te stellen, dit kan per beleidsveld afzonderlijk.

Daarnaast wordt de bevoegdheid aan het Dagelijks Bestuur gegeven om nadere regels over de verdeling van de gelden gegeven.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb, dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt, voordat de periode waarop het betrekking heeft, ingaat. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbar is. Maar vooral is van belang dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond is bereikt (d.w.z. met slechts een verwijzing naar het bereiken van het subsidieplafond).

Belangrijk is de verplichting om nadere regels te stellen over de verdeling van de beschikbare bedragen. Er zijn twee mogelijkheden. De meest eenvoudige vorm is een verdeelmechanisme op volgorde van binnenkomst: “wie het eerst komt, het eerst maalt”, waarbij aanvragen in volgorde van ontvangst van de volledige aanvraag worden behandeld.

Een andere vorm is een tendersysteem, waarbij het beschikbare budget wordt verdeeld over de complete aanvragen door middel van een onderlinge vergelijking van de aanvragen en dat de beste aanvragen voor subsidie in aanmerking komen. Van belang bij dit systeem is dat helder is voor de aanvrager op basis van welke criteria de aanvragen worden getoetst en in rangorde worden gezet. De criteria, waaraan een aanvraag wordt getoetst, dienen zoveel mogelijk eenduidig te zijn.

Artikel 6 Bij aanvraag in te dienen gegevens

In dit artikel is neergelegd welke stukken moeten worden meegestuurd bij het indienen van een verzoek om subsidie. Daarbij heeft het Dagelijks Bestuur de bevoegdheid om daar waar nodig extra informatie op te vragen, maar ook de mogelijkheid om te bepalen dat bepaalde reeds bekende instellingen minder stukken hoeven in te dienen dan op basis van dit artikel noodzakelijk zou zijn. Dit laatste ter vermindering van de administratieve lastendruk.

Artikel 7 Aanvraagtermijn

Ook ten aanzien van de termijnen voor het indienen van een verzoek om subsidie wordt onderscheid gemaakt tussen eenmalige subsidies en jaarlijkse subsidies.

De termijn van 1 april is zo gesteld in verband met het vaststellen van de begroting van Holland Rijnland voor 1 juli.

De mogelijkheid om een andere termijn te stellen is opgenomen omdat Regio Holland Rijnland voor bepaalde subsidies weer afhankelijk is van de termijnen die bijvoorbeeld de provincie stelt.

Artikel 8 Beslistermijn

In het eerste lid is bepaald dat binnen 13 weken na ontvangst van een volledige aanvraag om een eenmalige subsidie door het Dagelijks bestuur een besluit moet zijn genomen. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen. In de regel wordt een termijn van acht tot dertien weken redelijk geacht. Vanwege de langere doorlooptijd in het besluitvormingstraject door het Dagelijks Bestuur ten opzichte van colleges van burgemeester en wethouders is dan ook gekozen voor een termijn van dertien weken.

De termijn van 1 april zoals genoemd in het tweede lid houdt verband met het besluitvormingstraject van de Provincie, op basis waarvan pas een besluit om de subsidieverzoeken gericht aan het Dagelijks Bestuur kan worden genomen.

De in het derde lid opgenomen mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om een andere beslistermijn te bepalen, brengt met zich mee dat deze termijn wel tijdig aan de aanvrager bekend moet worden gemaakt. Dit zal gebeuren bij de ontvangstbevestiging van de subsidieaanvraag.

Nu de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in werking is getreden, bestaat het risico dat bestuursorganen, die zich niet aan de door zichzelf gestelde termijnen houden, met een dwangsom kunnen worden geconfronteerd. De nu in de verordening opgenomen termijn is zo gesteld dat het risico op niet tijdig beslissen tot een minimum beperkt blijft.

Artikel 9 Weigeringsgronden

De weigeringsgronden in dit artikel zijn een aanvulling op de Awb en zijn toegesneden op Regio Holland Rijnland. Hierdoor kunnen op eenvoudige wijze subsidies die worden gevraagd die geen enkele relatie heeft met de taken en bevoegdheden van Holland Rijnland eenvoudig geweigerd worden.

Artikel 10, 11, 12 en 13 Reserves, voorzieningen en eigen vermogen

Deze artikel geven aan wanneer en onder welke voorwaarden reserves, voorzieningen en eigen vermogen gevormd mag worden.

Artikel 14 Verlening subsidie

Dit artikel geeft het Dagelijks Bestuur de bevoegdheid om naast de standaardverplichtingen die in artikel 4:37 Awb worden gegeven nadere verplichtingen op te leggen bij het verlenen van een subsidie. Dit geeft het Dagelijks Bestuur de mogelijkheid tot het leveren van maatwerk.

Artikel 15 Betaling en bevoorschotting

Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is ervoor gekozen om de termijnen, waarop de bevoorschotting plaats vindt, niet in de verordening te noemen. Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in verleningbeschikking genoemd.

Artikel 16 Tussentijdse rapportage

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten is ervoor gekozen om slechts bij subsidies hoger dan € 100.000,- waarvan de activiteiten over meerdere jaren verspreid zijn een tussentijdse rapportage te vragen.

Artikel 17 Meldingsplicht en steekproefsgewijze controle

De meldingsplicht is bedoeld als tegenhanger van het geven van meer vertrouwen in de vorm van onder andere het niet standaard verantwoording afleggen van lagere subsidies, het minder vragen van tussenrapportages en de automatische bevoorschotting.

De subsidieontvanger is verplicht tijdig (zonder nodeloos tijdsverloop) te melden bij Regio Holland Rijnland als het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteit niet, niet tijdig, niet geheel of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zal worden verricht. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor het uitvoeren van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Awb alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken, omdat de subsidieontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was. Terugvordering van de subsidie, inclusief wettelijke rente van het hele subsidiebedrag, kan in zo’n geval proportioneel worden geacht, omdat de subsidieontvanger dan misbruik maakte van het gegeven vertrouwen, dat ten grondslag ligt aan de onderhavige subsidieverordening.

Artikel 18 Overige verplichtingen van de subsidieontvanger

In dit artikel zijn de overige verplichtingen van de subsidieontvanger van de subsidie opgenomen, als ook de plicht belangrijke wijzigingen te melden aan het Dagelijks Bestuur. Overigens moet “schriftelijk” hier niet al te letterlijk worden opgevat, een melding per e-mail kan ook voldoende zijn. Niets belet het Dagelijks Bestuur om bij twijfel direct contact op te nemen met de subsidieontvanger en om nadere stukken te vragen.

Artikel 19, 20 en 21 Verantwoording subsidies

Voor de bedragen is aansluiting gezocht bij de Budgethoudersregeling Holland Rijnland 2018.

Artikel 19 Verantwoording subsidies tot € 30.000,-

In het kader van het terugdringen van de administratieve lasten, hoeft de subsidieontvanger voor subsidies tot € 30.000,- niet standaard verantwoording af te leggen. Bovendien hoeft de subsidieontvanger ook geen aanvraag om vaststelling te doen.

Indien de subsidie direct wordt vastgesteld, worden de bewijsstukken van de prestatie direct met de aanvraag meegestuurd. Ook indien de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden, kan onderdeel a worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude tot terugvordering.

In het geval van verlening, gevolgd door ambtshalve vaststelling (eerste lid onder b), wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens, binnen dertien weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld door de subsidieverstrekker.

Door te kiezen voor het systeem van ambtshalve vaststelling zijn er juridisch meer mogelijkheden om op te treden, indien het Dagelijks Bestuur bemerkt dat de activiteit niet (geheel) zijn gerealiseerd. De subsidie is immers niet bij verstrekking reeds vastgesteld. De subsidieontvanger dient, desgevraagd, op een door het Dagelijks Bestuur in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De bewijslast ligt in dit geval bij de subsidieontvanger. Dit in tegenstelling tot bij terugvordering, dan ligt de bewijslast bij het Dagelijks Bestuur die moet aangeven waarom wordt teruggevorderd.

Artikel 20 Verantwoording subsidies vanaf € 30.000,- tot € 100.000,-

In dit artikel is aangegeven op welke wijze de subsidieontvanger de verleende subsidie aan het Dagelijks Bestuur dient te verantwoorden. In het besluit tot verlening van de subsidie wordt de wijze waarop de verantwoording moet plaatsvinden al aan de subsidieontvanger bekend gemaakt.

Het tweede lid bepaalt, dat de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn uitgevoerd. Daarbij zal vooraf door de subsidieverstrekker al moeten zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Hiervan wordt dan ook in het tweede lid een overzicht gegeven.

Wederom in het kader van het terugdringen van de administratieve lasten, is het op grond van het derde lid mogelijk om ten aanzien van een specifieke subsidieverlening minder eisen dan wel aanvullende eisen stellen ten aanzien van de verantwoording. Voordeel is dat de omvang van de eisen kan worden aangepast aan de omstandigheid.

Artikel 21 Verantwoording subsidies vanaf € 100.000,-

Bij subsidies van € 100.000,- of meer wordt uitgegaan van de traditionele afrekening van subsidies, namelijk op basis van gerealiseerde kosten en baten. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde kosten. Bij de financiële verantwoording mag de subsidieverstrekker een door een accountant opgesteld stuk vragen. Het bepaalde in het derde lid biedt de mogelijkheid om van vorengenoemde verplichtingen af te wijken.

Artikel 22 Vaststelling subsidie

In dit artikel is geregeld binnen welke termijn het Dagelijks Bestuur besluit ter zake van de vaststelling van de subsidie.

Ingevolge het derde lid kan het Dagelijks Bestuur, naast deze Algemene subsidieregeling, categorieën van subsidies of subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie wordt vastgesteld zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend.

Hierdoor worden zowel op de lasten voor de subsidieaanvrager als het Dagelijks Bestuur bespaard.

Artikel 23 Standaardberekeningswijzen van uurtarieven en uniforme kostenbegrippen

Ten behoeve van de rechtszekerheid van de aanvrager kan het Dagelijks Bestuur bepalen dat gebruik wordt gemaakt van standaardberekeningswijze van uurtarieven en uniformering van begrippen.

Artikel 24 Hardheidsclausule

De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen. De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen.