Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2025

1. Inleiding

Object van controle is de jaarrekening 2025 en daarmee tevens het financieel beheer over het jaar 2025 zoals uitgeoefend door of namens het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid. Ter voorbereiding op en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole, moet het algemeen bestuur een aantal zaken nader regelen, hetgeen in dit controleprotocol plaatsvindt.

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2025 van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid.

Wettelijk kader

De Gemeentewet (GW), art. 213 lid 2, schrijft voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 lid 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het algemeen bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

De aangewezen accountant voert de controle uit van de jaarrekening zoals bedoeld in art. 197 Gemeentewet. Tevens verstrekt de aangewezen onafhankelijk accountant een controleverklaring met een verslag van bevindingen.

Procedure

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmingsoverleg) plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het algemeen bestuur, de portefeuillehouder financiën (bestuurder), de algemeen directeur en de (concern-)controller.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid)

Zoals in artikel 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening, die wordt uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

• de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• getrouwheid van de door het dagelijks bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording

• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken;

• het in overstemming zijn van de door het algemeen bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 GW (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle van de jaarrekening 2025 zijn de volgende regels voor de uit te voeren werkzaamheden van de accountant van toepassing:

• de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 GW (Besluit accountantscontrole decentrale overheden);

• de gedrags- en beroepsregels van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA);

• richtinggevende uitspraken en adviezen van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); o.a. de Kadernota rechtmatigheid.

Bijzondere verklaringen

Ook voor bijzondere verklaringen geldt in beginsel dat deze onder het bereik van de accountantscontrole valt. De verantwoordingsinformatie van een aantal specifieke uitkeringen is onderdeel van de jaarrekening. De accountantscontrole hierop volgt het principe ‘Single information Single audit’ (SiSa). De accountantscontrole op de betreffende verantwoordingsinformatie is onderdeel van de controle op de jaarrekening.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant hanteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en (statistische) deelwaarnemingen en extrapolaties. Naast de kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling, ofwel ‘professioneel oordeel’ hanteren. De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professioneel oordeel.

De goedkeuringstolerantie (bestaande uit kwantitatieve criteria en kwalitatieve beoordeling) is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderscheiden. Dit is een norm waaraan de accountant individuele fouten toetst; wanneer fouten aan de norm voldoen, worden ze gerapporteerd zonder dat dit verdere consequenties behoeft te hebben voor de goedkeuring van de jaarrekening als geheel.

De goedkeurings- en rapporteringstolerantie wordt door het algemeen bestuur vastgesteld, met inachtneming van de volgende minimumeisen:

Goedkeuringstolerantie
Materialiteit	Goedkeurende verklaring	Verklaring met beperking	Verklaring van oordeel-onthouding/Afkeurende verklaring
Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle	≤2%	>2%-≤4%	>4%

Voor de rapporteringstolerantie stelt het Algemeen bestuur verder als maatstaf dat de accountant elke gevonden fout of onzekerheid ≥ € 50.000 rapporteert.

De goedkeuringstolerantie wordt vastgesteld op basis van de gerealiseerde bedragen in de jaarrekening.

4. Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controle werkzaamheden rapporteert de accountant. De opvolging van bevindingen van interne- en externe controle, is een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus. Hierna wordt in het kort toegelicht wat dit inhoudt.

• A. Management Letter n.a.v. interim-controle

  In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. De hieruit voortvloeiende bevindingen en aanbevelingen komen tot uitdrukking in de zogenaamde Management Letter. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportage wensen van het algemeen bestuur – aan het algemeen bestuur en in afschrift aan het Dagelijks bestuur worden gerapporteerd

• B. Uitgangspunten voor rapportagevorm

  Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur en in afschrift aan het dagelijks bestuur.

  In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en een getrouwe verantwoording daarover waarborgen.

• C. Controleverklaring

  In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole van de jaarrekening weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur. Deze controleverklaring wordt verstrekt aan het algemeen bestuur en is bedoeld voor openbaarmaking. De controleverklaring wordt verstrekt na vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur.