[Het algemeen bestuur van DCMR Milieudienst Rijnmond;
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 9 oktober 2025:
BESLUIT:
- a.
Vast te stellen de Controleverordening DCMR Milieudienst Rijnmond 2025.
- b.
In te trekken de Controleverordening DCMR Milieudienst Rijnmond 2018.
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- *
Accountant: Een door het algemeen bestuur benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in de artikel 217 van de Provinciewet genoemde jaarrekening;
- *
Accountantscontrole: De controle van de in artikel 217 van de Provinciewet genoemde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant;
- *
Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
- *
Deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van een afzonderlijke organisatie-eenheid, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;
- *
Jaarrekening: jaarrekening van de organisatie als bedoeld in artikel 201 van de Provinciewet;
- *
Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole vindt plaats door een accountant.
- 2.
Het algemeen bestuur, daarbij ondersteunt door ambtenaren, bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De aanbesteding betreft de controle van de jaarrekening inclusief SiSa bijlage en de bijbehorende rechtmatigheids-verantwoording van het dagelijks bestuur op getrouwheid.
- 3.
Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties en eventuele afwijkende rapporteringtoleranties;
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering zoals de managementletter;
- 4.
Het algemeen bestuur stelt bij de aanbestedingsprocedure van de accountant selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast
Artikel 3. Overige controles en opdrachten
- 1.
Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen (SiSa) volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:
- a.
De wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden
- b.
De frequentie van de uit te voeren controles.
- 2.
De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan de organisatie uit. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op.
- 3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit het algemeen bestuur en vertegenwoordigers uit het dagelijks bestuur.
Artikel 5. Informatieverstrekking door het algemeen bestuur
- 1.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening inclusied SiSa bijlage, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli aan het algemeen bestuur.
- 5.
Het dagelijks bestuur stuurt de managementletter met een reactie vanuit het dagelijks bestuur ter informatie aan de auditcommissie.
- 6.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.
- 7.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde rechtmatigheidscontrole.
- 8.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne controle medewerkers van DCMR Milieudienst Rijnmond en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Artikel 6. Toegang tot informatie
- 1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de DCMR Milieudienst Rijnmond.
- 3.
De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
- 4.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 7. Rapportering
- 1.
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur;
- 2.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de controller en de directeur dan wel andere daarvoor in aanmerking komende functionarissen van DCMR Milieudienst Rijnmond;
- 3.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan de verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren;
De accountant bespreekt, indien hier aanleiding toe is, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met de auditcommissie, de directeur en de controller.
Artikel 8: hardheidsclausule
Van deze controleverordening kan worden afgeweken voor zover toepassing leidt tot onbillijkheid van overwegende aard.
Artikel 9: inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
De controleverordening DCMR Milieudienst Rijnmond 2018 wordt ingetrokken;
- 2.
Deze gewijzigde verordening treedt, met terugwerkende kracht, in werking per 1 januari 2025;
- 3.
Deze verordening geldt voor onbepaalde tijd;
- 4.
Deze verordening wordt aangehaald als: Gewijzigde controleverordening DCMR Milieudienst Rijnmond 2025.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 11 december 2025.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen