Paragraaf 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- b.
administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van het bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van verantwoordelijke leiding.
- c.
financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van Regio Rivierenland.
- d.
financiële administratie: onderdeel van de administratie die zich richt op het verzamelen, vastleggen en verstrekken van financiële gegevens voor de onder het begrip administratie genoemde doelstellingen:
- -
de financieel-economische positie;
- -
- -
de uitvoering van de begroting;
- -
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- -
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
- e.
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder de door het Algemeen en Dagelijks Bestuur genomen besluiten en het vastgestelde beleid.
- f.
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Paragraaf 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen
- 1.
Het Algemeen Bestuur stelt een programma- indeling vast.
- 2.
Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur de taakvelden per programma vast.
- 3.
Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het Dagelijks Bestuur bevat tenminste de verplichte beleidsindicatoren van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
- 1.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.
- 2.
In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.
- 3.
In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000 afzonderlijk gespecificeerd.
- 4.
De bepalingen omtrent aanbieding en vaststelling van de (concept)begroting en jaarstukken zijn opgenomen in de gemeenschappelijke regeling van Regio Rivierenland.
Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming
- 1.
Het Dagelijks Bestuur biedt, twee jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar, aan het Algemeen Bestuur een kaderbrief aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het begrotingsjaar en de meerjarenraming. Het Algemeen Bestuur stelt deze kaderbrief vòòr 1 december vast.
- 2.
In de begroting wordt een post onvoorzien van € 10.000 opgenomen.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
- 1.
Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.
- 2.
Investeringskredieten worden bij het opstellen in de begroting meegenomen en daarmee vastgesteld en geautoriseerd. Een afzonderlijk voorstel hoeft hiermee niet in het Algemeen Bestuur ingebracht te worden gedurende het jaar.
- 3.
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur als zij verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het Algemeen Bestuur geeft aan of zij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.
- 4.
Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het Algemeen Bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het Dagelijks Bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het Dagelijks Bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
- 5.
Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeenschappelijke regeling.
Artikel 6. Tussentijdse rapportages
- 1.
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van één tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling over de eerste 6 maanden van het lopende boekjaar.
- 2.
De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:
- a.
de baten en de lasten per programma;
- b.
het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;
- c.
het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting;
- d.
het totale saldo van de baten en lasten, volgend uit de onderdelen a, b en c;
- e.
de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;
- f.
het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e;
- g.
de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.
- 3.
In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000 toegelicht.
- 4.
De tussenrapportage wordt zo snel mogelijk na augustus, doch uiterlijk op 31 oktober van het lopende begrotingsjaar aan het Algemeen Bestuur aangeboden.
Artikel 7. Jaarstukken
Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.
- 2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, exclusief de dotaties aan de reserves.
- 3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.
Artikel 9. Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel 10. Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
- 3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- b.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- c.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of de overschrijding van de lasten is gemeld middels een rapportage die ter informatie is verstrekt aan het Algemeen Bestuur.
- 5.
Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn onrechtmatig als deze niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan het Algemeen Bestuur zijn gemeld. Deze afwijkingen zijn tijdig gemeld als de ontstane afwijking in de eerstvolgende financiële rapportage (bestuursrapportage, tussentijdse rapportage dan wel jaarcijfers) is gemeld.
- 6.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten en onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
- 1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.
Paragraaf 4. Financieel beleid
Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.
- 2.
Bij een begroting(swijziging) kan in bijzondere situaties gemotiveerd van de afschrijvingstermijnen worden afgeweken.
Artikel 13. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 14. Reserves en voorzieningen
- 1.
In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het Algemeen Bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding van voorzieningen, en
- c.
bij welke specifiek benoemde taakvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.
- 3.
Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt in ieder geval aangegeven:
- a.
het specifieke doel van de reserve;
- b.
het bestedingsplan van de reserve;
- c.
de voeding van de reserve;
- d.
de maximale hoogte van de reserve, en
- e.
Artikel 15. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten van Regio Rivierenland wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alle indirecte kosten en overhead betrokken die samenhangen met de door de regio verleende diensten.
Artikel 16. Prijzen economische activiteiten
Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.
Artikel 17. Financieringsfunctie
Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:
- a.
voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en
- b.
er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.
Paragraaf 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken
Artikel 18. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
- 1.
Het Dagelijks Bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen het kader weer van het te voeren risicomanagement. In deze paragraaf wordt ingegaan op de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen en de mogelijkheden voor het opvangen van risico's door middel van verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de paragraaf wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur brengt bij de begroting en jaarstukken de risico's in beeld en actualiseert de risico's.
- 3.
Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Artikel 19. Onderhoud kapitaalgoederen
- 1.
Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur ten minste eens in de 5 jaar een onderhoudsplan aan. Het onderhoudsplan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de kapitaalgoederen. Het Algemeen Bestuur stelt het onderhoudsplan vast.
- 2.
Onder groot onderhoud wordt verstaan, de onderhoudsactiviteiten die benodigd zijn om het kantoorpand in goede staat te houden en het pand in gebruik te houden als kantoorfunctie volgens wet- en regelgeving.
- 3.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan deze kapitaalgoederen.
Artikel 20. Bedrijfsvoering
In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.
Paragraaf 6. Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel 21. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de teams;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het beleid;
- e.
het afleggen van verantwoording door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 22. Financiële organisatie
Het Dagelijks Bestuur draagt in ieder geval zorg voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de teams;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- f.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- g.
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;
- h.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan, en
- i.
het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst.
Artikel 23. Interne controle
- 1.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
- 2.
Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling. Bij afwijkingen in de administratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
Artikel 24. Aanbesteding en inkoop
De regels voor inkoop en aanbesteding zijn vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Regio Rivierenland.
Paragraaf 7. Slotbepalingen
Artikel 25. Hardheidsclausule
Bij bijzondere problemen of onbillijkheden in de uitvoering kan het Algemeen Bestuur, gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur, afwijken van het bepaalde in deze verordening.
Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking daarvan in het Blad Gemeenschappelijke Regeling Regio Rivierenland en werkt terug tot en met 1 januari 2025.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Regio Rivierenland 2025.
- 3.
De Financiële verordening Regio Rivierenland, zoals vastgesteld op 25 juni 2007, wordt ingetrokken.
- 4.
De Nota activabeleid 2007, zoals vastgesteld op 25 juni 2007, wordt ingetrokken.
Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 12
- 1.
Activa worden voor het eerst afgeschreven in het jaar na activering.
- 2.
Bij de berekening van de afschrijving wordt geen restwaarde gehanteerd.
- 3.
De componentenbenadering wordt gehanteerd.
Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut
Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 15.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.
Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:
- a.
40 jaar: Bedrijfsgebouwen
- b.
15-20 jaar: Installaties (afhankelijk van economische en/of technische levensduur)
- c.
5-10 jaar: Inventaris, keukenapparatuur en meubilair (afhankelijk van economische en/of technische levensduur)
- d.
5 jaar: Overige hardware en software
- e.
- f.
3 jaar: Mobiele telefoons
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen