U bent nu hier: Publicaties Officiële publicaties
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
Archiefverordening Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek 2025
De archivaris doet jaarlijks een verslag aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het de algemeen directeur van de veiligheidsregio over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het dagelijks bestuur hiervan in kennis.
Artikel 4 Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren
De archivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun verschijningsvorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.
Artikel 5 Intrekking oude verordening
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt ingetrokken de Archiefverordening 2018.
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek op 8 oktober 2025.
ambtelijk secretaris,
Dhr. J.A. van der Zwan
voorzitter,
Dhr. G.M. van den Top
Op grond van artikel 41, eerste lid, Archiefwet 1995 (hierna genoemd Archiefwet) ligt de zorg voor de archiefbescheiden van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek bij het dagelijks bestuur.
Op grond van artikel 30 van de Archiefwet 1995 en artikel 32, eerste lid, van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek 2023 is het algemeen bestuur verplicht een verordening vast te stellen waarin wordt vastgelegd op welke wijze het dagelijks bestuur invulling geeft aan de zorg voor de archiefbescheiden. De verordening vormt het kader waarbinnen het dagelijks bestuur zijn archiefzorgplicht uitvoert, uiteraard met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen, én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht. Uit het oogpunt van goede regelgeving worden aspecten uit deze hogere regelgeving niet herhaald in deze verordening. Dit geldt ook voor de taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het dagelijks bestuur zijn belegd, zoals de bevoegdheid om een archiefbewaarplaats aan te wijzen (volgt uit artikel 31 Archiefwet) en bevoegdheden ten aanzien van de organisatie en beheer van de veiligheidsregio op grond van de Wet Gemeenschappelijke regelingen en de gemeenschappelijke regeling van de veiligheidsregio.
Op grond van artikel 32 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek 2023 oefent de archivaris van Gemeente Hilversum het toezicht uit op de naleving van de Archiefwet. Dit toezicht heeft specifiek betrekking op het beheer van archiefbescheiden die zich nog niet in een archiefbewaarplaats bevinden.
Deze verordening bevat geen definities, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die termen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Voorheen opgenomen definities zijn in deze verordening niet opnieuw opgenomen om drie redenen: 1. sommige begrippen, zoals archivaris, zijn in de context van deze verordening voldoende duidelijk en leiden niet tot misverstanden; 2. andere termen, zoals wet, komen zo beperkt voor dat het voluit schrijven ervan de voorkeur heeft boven het opnemen in een definitielijst; 3. enkele begrippen, zoals beheerder, komen in deze sterk gedereguleerde verordening zelfs helemaal niet meer voor.
Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet niet alleen papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media verstaan. In de praktijk wordt vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.
Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de gemeenschappelijke regeling en het publiek. Dit beheer omvat tevens het inrichten van een informatiesysteem met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeenschappelijke regeling haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.
Artikel 1 Zorgplicht dagelijks bestuur
Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het dagelijks bestuur.
Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het dagelijks bestuur om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Ook stelt hoofdstuk 4 van de Archiefregeling eisen aan de bouw en inrichting van archiefbewaarplaats en archiefruimten.
Het eerste lid verplicht het dagelijks bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek.
De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid van de gemeenschappelijke regeling in den brede. Het dagelijks bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.
Uit de Archiefwet volgt dat als er een gediplomeerde archivaris is aangewezen, deze de archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 40, eerste en tweede lid, van de Archiefwet).
Het derde lid regelt de verplichting voor de archivaris om periodiek verslag uit te brengen aan het dagelijks bestuur over enerzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en anderzijds het beheer van de archiefbescheiden van de organen die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet, alsmede welke maatregelen getroffen moeten worden om aan de wet te voldoen. Zo nodig kan het dagelijks bestuur (mede) op basis van dit verslag (of verslagen) besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg. Het verslag wordt door het dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan het Algemeen Bestuur.
Op grond van het vierde lid kan de archivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan de algemeen directeur over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die (nog) niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Bij een duidelijke en voldoende belangrijke reden kan de archivaris dit advies ook uitbrengen aan het dagelijks bestuur, bij voorkeur met voorafgaande kennisgeving aan de algemeen directeur.
Het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden en het opstellen van een verslag door de archivaris vraagt om een samenspel tussen archivaris en de feitelijk beheerders van deze archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet. De archivaris wordt de benodigde medewerking en toegang verschaft om diens toezichttaken uit te kunnen uitoefenen.
Artikel 3 Verantwoording door het dagelijks bestuur
Artikel 3 stelt het Algemeen Bestuur in de gelegenheid om het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van haar wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.
Het dagelijks bestuur informeert het Algemeen Bestuur jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek. Als erop te lossen knelpunten zijn, zal het onder lid c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verbonden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus.
De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht het college van Gedeputeerde Staten te informeren. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie stelt regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten of gemeenschappelijke regelingen niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de gegevens die het dagelijks bestuur in het kader van hun horizontale verantwoording aan het Algemeen Bestuur aanbieden.
Artikel 4 Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren
Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, geloofsgenootschappen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben bescheiden (documenten, foto’s, prenten e.d.) met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn voor de collectie van het archief en kunnen daarmee een bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens kunnen bescheiden van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’). Als bescheiden van particulieren deze waarde hebben en opname naar oordeel van de archivaris gewenst is, kunnen ze op grond van dit artikel worden opgenomen in de archiefbewaarplaats.
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven voor diensten door de archivaris zijn opgenomen in de Legesverordening van Gemeente Hilversum.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2025-3147.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen