Financiële verordening Regio Foodvalley 2025

Het Algemeen Bestuur van Regio Foodvalley;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 46 van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Foodvalley;

Besluit vast te stellen de volgende regeling:

“Regeling op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van Regio Foodvalley”.

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Organisatorische eenheid:iedere eenheid binnen de organisatie met een rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de Regio directeur

b. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c. - rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programma-indeling

Het Algemeen Bestuur stelt indien gewenst een nieuwe programma-indeling voor een meerjarige periode vast.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks een kadernota aan met de begrotingsuitgangspunten.

• 2. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van het openbaar lichaam wordt van de nieuwe investeringen het benodigde investeringskrediet weergegeven en het geplande jaar van afsluiting.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten, de actuele raming van de totale uitgaven en het geplande jaar van afsluiting weergegeven.

Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Indien het Dagelijks Bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur gemeld, via de instrumenten van de Planning en Control cyclus. Het Dagelijks Bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet (met een dekkingsvoorstel) of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4. Het bepaalde in het derde lid laat onverlet de wettelijke informatieplicht van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur zal het Algemeen Bestuur zo snel mogelijk informeren over afwijkingen in baten en/of lasten van meer dan € 100.000,- op totaalniveau per programma.

• 5. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

• 6. Resultaatbestemming:

  a. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken ontvangt het algemeen bestuur van het dagelijks bestuur het voorstel over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

  b. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het dagelijks bestuur het algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

Artikel 5 Tussentijdse rapportages

• 1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur indien zich afwijkingen groter dan € 100.000,- per programma voordoen.

Hoofdstuk 3 Financieel beleid

Artikel 6 Investeringskredieten

• 1. De looptijd van kredieten die per ultimo van het begrotingsjaar ouder dan 2 jaar, gerekend van het moment van beschikbaar komen, komen automatisch te vervallen, tenzij tijdig een onderbouwd voorstel tot verlenging van de looptijd aan het Algemeen Bestuur wordt voorgelegd.

Artikel 7 Investeringen, waardering en afschrijving

• 1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 2. Investeringen tot € 25.000,- kunnen worden geactiveerd en afgeschreven. Investeringen met economisch nut vanaf € 25.000,- worden altijd geactiveerd en afgeschreven.

• 3. Op investeringen moeten ontvangen subsidies en bijdragen van derden in mindering worden gebracht. Voorwaarde hiervoor is dat er een direct aantoonbare relatie is met de investering.

• 4. Op de investeringen met maatschappelijk nut mogen reserves in mindering worden gebracht. Dit is niet toegestaan bij investeringen met economisch nut.

• 5. De te hanteren afschrijvingstermijnen voor vaste activa zijn vastgelegd in bijlage 1 van deze verordening. Er wordt geen rekening gehouden met enige restwaarde.

Artikel 8 Reserves en voorzieningen

Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur een nota reserves en voorzieningen aan. Het Algemeen Bestuur stelt deze nota vast. De nota behandelt de vorming, besteding en eventuele rentebijschrijving van de reserves en voorzieningen.

Artikel 9 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de Gemeenschappelijke Regeling verleende diensten.

• 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

Hoofdstuk 4 Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 10 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de GR, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 25.000 nader toegelicht.

Artikel 11 Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december van het betreffende boekjaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 5 Financieel beheer en interne controle

Artikel 10 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• 1. a. Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de Gemeenschappelijke Regeling als geheel en in de organisatorische eenheden;

  b. Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten.

  c. Het verschaffen van informatie over besteding van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  d. Het verschaffen van informatie over sturingsindicatoren;

  e. Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de relevante wet- en regelgeving;

  f. De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11 Interne controle

Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 6 Financiële organisatie

Artikel 13 Financiële organisatie

1. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast:

a. Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatorische eenheden;

b. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie.

Artikel 14 Passeerbevoegdheid concerncontroller

De controller is bevoegd om, met medeweten van het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur rechtstreeks te informeren en te adviseren bij een blijvend verschil van inzicht met het dagelijks bestuur en bij zwaarwegende aangelegenheden.

Hoofdstuk 7 Hardheidsclausule

Artikel 15 Hardheidsclausule

In niet voorziene situaties of bij substantiële financiële tegenslagen kan afgeweken worden van de richtlijnen in deze verordening. Dit geldt eveneens voor de afschrijvingstermijnen. Het voorstel tot een afwijking wordt voorzien van argumenten en wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur.

Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag van de bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot en met 1 januari 2025.

Artikel 17 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening Regio Foodvalley”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van Regio Foodvalley, gehouden op 14-02-2025.