Financiële verordening WAVA

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling WAVA

Gezien;

• het bepaalde in artikel 212 Gemeentewet;

• het bepaalde in artikel 22 Gemeenschappelijke Regeling WAVA 2019;

Besluit vast te stellen:

Financiële verordening WAVA

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. WAVA: de Gemeenschappelijke Regeling Werkbedrijf Arbeid Voor Allen;

• b. bedrijfsonderdeel: iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van WAVA;

• c. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van WAVA en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• d. financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van WAVA, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1. de financieel-economische positie;

  • 2. het financiële beheer;

  • 3. de uitvoering van de begroting;

  • 4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• e. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• f. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van WAVA;

• g. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving.

• h. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• i. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• j. BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Titel 1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Begroting

• 1. In de begroting wordt het meerjarige budgettaire kader opgenomen, alsmede de algemene financiële en beleidsmatige kaders.

  In (de toelichting op) de begroting worden, naast de gegevens met betrekking tot WAVA, tevens de geconsolideerde cijfers van WAVA en de daaronder functionerende rechtsperso(o)n(en) opgenomen.

  Tevens worden de door het BBV voorgeschreven informatie en overzichten opgenomen, zoals onder meer de baten en lasten naar taakvelden.

• 2. Het dagelijks bestuur stelt voor 1 mei de begroting voor het volgende jaar en de meerjarenbegroting van de drie daaropvolgende jaren in ontwerp vast.

• 3. Na de in het eerste lid genoemde vaststelling zendt het dagelijks bestuur de ontwerp begroting en de ontwerp meerjarenraming terstond, doch tenminste 8 weken voordat deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, aan de gemeentebesturen.

• 4. Voor zover de raad van een van de deelnemende gemeenten omtrent de ontwerpbegroting van zijn gevoelen heeft doen blijken, wordt de raad gevraagd het commentaar waarin dit gevoelen is vervat vóór 1 juli aan het dagelijks bestuur.

• 5. Het algemeen bestuur stelt voor 1 augustus de begroting voor het volgende jaar vast.

• 6. Het dagelijks bestuur zendt de begroting en de meerjarenraming binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 3. Begrotingswijziging

Een begrotingswijziging vindt plaats volgens de procedure zoals vermeld in de gemeenschappelijke regeling WAVA.

Uitvoering

Artikel 4. Begroting

Het dagelijks bestuur voert de begroting uit conform de regels zoals gesteld in de gemeenschappelijke regeling WAVA en/of de statuten van de B.V.

Beheersing en Interne controle

Artikel 5. Interne controle

Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1. Het dagelijks bestuur stelt de tussentijdse kwartaalrapportages over de realisatie van de begroting van WAVA over de eerste drie maanden, de eerste zes maanden en de eerste negen maanden van het lopende boekjaar vast.

• 2. De kwartaalrapportages worden aan het algemeen bestuur aangeboden uiterlijk drie maanden na afloop van een kwartaal en worden verstuurd aan de colleges van de deelnemende gemeenten die voor verder verspreiding binnen hun gemeente kunnen zorgdragen.

• 3. De inrichting van de kwartaalrapportages sluit aan bij de indelingssystematiek van de begroting.

• 4. Tussentijds kunnen aan het dagelijks bestuur, gevraagd of ongevraagd, andere (cijfermatige) rapportages plaatsvinden. Desgewenst vergezeld van een mondelinge toelichting door de directie.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Het algemeen bestuur stelt per kalenderjaar op basis van de (gewijzigde) begroting en de bevindingen van de uitvoering daarvan de jaarrekening voor 15 juli vast.

• 2. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan Gedeputeerde Staten.

• 3. In de jaarstukken worden de financiële verhoudingen met de verbonden partijen toegelicht.

Titel 2. Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 8. Financiële positie

• 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenbegroting is opgenomen.

• 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden. rekening houdende met de verwachte toekomstige gebruiksduur, lineair afgeschreven in:

  • a. maximaal 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen;

  • b. maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen;

  • c. maximaal 20 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

  • d. maximaal 15 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen;

  • e. maximaal 10 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen; automatiseringsapparatuur, kantoormeubilair en machines;

  • f. niet: gronden en terreinen.

• 4. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 2.500,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemde worden altijd geactiveerd.

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

• 1. Het dagelijks bestuur geeft jaarlijks bij de meerjarenbegroting een overzicht van de reserves en voorzieningen.

• 2. De reserves bestaan uit een algemene reserve en eventueel bestemmingsreserves. De algemene reserve dient als buffer om risico’s en tegenvallers te kunnen opvangen, voor zover deze niet betrekking hebben op het subsidietekort van doelgroepen. Door het algemeen bestuur is voor de algemene reserve een onder- en bovengrens vastgesteld, alsmede de systematiek om deze grenzen te berekenen. Volgens de vastgestelde systematiek wordt de basis voor de berekening gevormd door de absolute bedragen van de opbrengsten en kosten in de onderdelen overhead en exploitatieresultaat. De ondergrens van de algemene reserve is bepaald op 3% van dit basisbedrag; de bovengrens op 6% hiervan.

  Bestemmingsreserves kunnen alleen worden gevormd door een besluit van het algemeen bestuur, waarbij het doel van de reserve duidelijk moet worden bepaald en, waar van toepassing, de duur waarvoor de reserve wordt gevormd. Het algemeen bestuur is bevoegd de bestemming van een bestemmingsreserve te wijzigen.

• 3. Voorzieningen kunnen worden gevormd voor:

  • a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs kan worden ingeschat;

  • b. op de balansdatum bestaande risico’s ter zaken van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;

  • c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

  Van de hoogte van elke voorziening moet per balansdatum een deugdelijke onderbouwing beschikbaar zijn.

Artikel 12. Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor de uitvoering van de richtlijnen zoals vastgelegd in het Treasurystatuut.

Artikel 13. Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de regeling systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-) schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de drie jaar.

• 3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen met een boekwaarde groter dan € 10.000,-. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.

Titel 3. Paragrafen

Artikel 14. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het BBV op

Artikel 15. Onderhoud kapitaalgoederen

Het dagelijks bestuur neemt in de begroting een paragraaf onderhoud kapitaalgoederen op. De paragraaf bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gebouwen.

Artikel 16. Financiering

Bij de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a. de kasgeldlimiet;

• b. het kasstroomoverzicht;

• c. de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 17. Bedrijfsvoering

• 1. Het dagelijks bestuur neemt in de begroting en jaarstukken een paragraaf op over de bedrijfsvoering.

• 2. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt in ieder geval ingegaan op:

  • a. Personeelsformatie;

  • b. Ziekteverzuim;

  • c. ARBO.

Titel 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 18. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval ingericht is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de regeling als geheel en in de bedrijfsonderdelen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

• c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 19. Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

• a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het BBV en andere relevante wet- en regelgeving;

• b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 20. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor en legt (in een organisatieverordening) vast:

• a. eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de bedrijfsonderdelen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 21. Aanbesteding en inkoop

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Titel 5. Slotbepalingen

Artikel 22. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2019, met dien verstande dat de begroting, meerjarenbegroting, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2019 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 23. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening WAVA”

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur, d.d. 28 februari 2019.

drs. mevrouw P. Jorritsma-Verkade

Voorzitter

drs. de heer E.B.A. Lichtenberg MCM

Secretaris

Toelichting op de Financiële verordening WAVA

In deze toelichting zal kort worden ingegaan op de artikelen van de verordening.

Artikel 1. Definities

Artikel 1 bevat een toelichting op gebruikte termen. Eén ervan betreft de verslaggevingsregels zoals opgenomen in het BBV. Door de commissie BBV zijn/worden nadere richtlijnen gegeven met betrekking tot de uitwerking van de voorschriften van het BBV. Deze moeten ook bij het opstellen van begroting en jaarrekening worden betrokken.

Artikel 2. Begroting

Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van het algemeen bestuur tot uiting komt. In de begroting wordt het meerjarige budgettaire kader opgenomen. Dat vormt de grondslag voor de eigenlijke begroting. Gelet op de taak en bevoegdheid van het algemeen bestuur dient dit expliciet het budgettair kader vast te stellen. Het algemeen bestuur legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de kengetallen waarop het algemeen bestuur wil sturen en controleren. De uitgangspunten waarmee bij het vaststellen van de begroting wordt gewerkt zijn bij WAVA vastgelegd in het meerjarenplan.

Formeel moet alleen voor WAVA een begroting worden opgesteld. Aangezien de bedrijfsvoering in belangrijke mate wordt uitgevoerd binnen de onder WAVA functionerende rechtsperso(o)n(en) (B.V.) is het voor de transparantie van belang dat het bestuur bij het vaststellen van de begroting ook over geconsolideerde cijfers beschikt.

Artikel 3. Begrotingswijziging

In artikel 3 wordt, via een verwijzing naar de gemeenschappelijke regeling, het proces aangegeven dat moet worden gevolgd bij een begrotingswijziging.

Artikel 4. Uitvoering begroting

In artikel 4 legt het algemeen bestuur het dagelijks bestuur een aantal eisen op dat voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk is. Het algemeen bestuur geeft geen uitvoeringsregels; dat is een uitdrukkelijke bevoegdheid van het dagelijks bestuur.

Artikel 5. Interne controle

Het algemeen bestuur legt in dit artikel randvoorwaarden vast voor de interne controle. Daarmee krijgt het algemeen bestuur de zekerheid dat het dagelijks bestuur aan de eisen, genoemd in met name artikel 5, zal kunnen voldoen.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage en informatie

Artikel 6, eerste tot en met vierde lid, formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en controle van het algemeen bestuur. Dit gebeurt door de aard en de frequentie van de informatie die het dagelijks bestuur dient te verstrekken (c.q. ontvangen) aan te geven. Daarbij dient bedacht te worden dat het niet de bedoeling is de controller op te zadelen met een rapportagecyclus. De tussenrapportages dienen inzichtelijk, overzichtelijk en beknopt te zijn.

Artikel 7. Jaarstukken

Artikel 7 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het dagelijks bestuur en de controle van het algemeen bestuur daarop. Basis daarvoor is de realisatie van het meerjarenplan.

Artikel 8. De financiële positie

Het algemeen bestuur geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het dagelijks bestuur voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.

Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa

De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten de “regels voor waardering en afschrijving activa”. Artikel 9 stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa.

• 1. Het eerste lid bepaalt, dat het saldo van agio en disagio en de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief lineair worden afgeschreven in 5 jaar. Deze immateriële activa mogen volgens het BBV ook ineens ten laste van het resultaat worden gebracht. Er geldt een maximale afschrijvingstermijn van 5 jaar voor de kosten van onderzoek en ontwikkeling en een maximale afschrijvingstermijn voor de kosten voor het afsluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio gelijk aan de looptijd van de lening. Het algemeen bestuur kan de afschrijvingstermijn en wijze op deze plaats in de verordening vastleggen.

• 2. Het tweede lid bepaalt, dat de kosten voor het afsluiten van geldleningen ineens ten laste van het resultaat worden gebracht. Het algemeen bestuur kan de afschrijvingstermijn en wijze op deze plaats in de verordening vastleggen.

• 3. Het derde lid geeft de afschrijvingstermijnen van de materiële vaste activa met economisch nut. De afschrijvingswijze van deze activa is lineair.

Artikel 10. Waardering oninbare vorderingen

Artikel 10 geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening is in dit artikel gekozen voor een individuele beoordeling van oudere openstaande facturen.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

Reserves maken onderdeel uit van het eigen vermogen. De reserves kunnen worden onderscheiden in de algemene reserve en bestemmingsreserves. Door de deelnemende gemeenten is het beleid geformuleerd dat de algemene reserve niet gerelateerd is en ook niet bedoeld is voor het opvangen van risico’s en fluctuaties in de subsidiesystematiek. De risico’s op subsidietekort voor de doelgroepen zijn derhalve voor rekening van de gemeenten.

Het beleid van de deelnemende gemeenten is om in principe geen bestemmingsreserves te vormen; het algemeen bestuur heeft zich geconformeerd aan deze lijn. In de toekomst zou het mogelijk kunnen zijn dat bestemmingsreserves nodig zijn voor een specifiek doel, zodat de mogelijkheid tot het vormen van bestemmingsreserves wel open wordt gelaten. Hiervoor is dan wel een besluit van het algemeen bestuur vereist. Het is de bevoegdheid van het algemeen bestuur om reserves in te stellen en om daaraan voorwaarden te verbinden.

Dit betreft bijvoorbeeld voor de algemene reserve het instellen van een boven- en ondergrens, waarbij overigens voor het bepalen van de basis (absolute bedragen van opbrengsten en kosten in de onderdelen overhead en exploitatieresultaat) de cijfers van alle rechtspersonen tezamen worden genomen. De voorwaarden aan bestemmingsreserves hebben betrekking op het doel en eventueel de duur waarvoor de reserve wordt ingesteld.

Voorzieningen hebben te maken met verplichtingen en behoren daarom tot het vreemde vermogen. In het BBV zijn meerdere redenen genoemd waarom een voorziening kan worden gevormd. De daarvan voor de GR WAVA van toepassing zijnde redenen zijn in de verordening vermeld. Aangezien verplichtingen ten grondslag liggen aan de voorzieningen kan de bestemming daarvan niet worden gewijzigd. Het is van belang dat per balansdatum de hoogte van de voorziening deugdelijk is onderbouwd, overeenkomstig de bepalingen in het BBV.

Artikel 12. Financieringsfunctie

Het Treasurystatuut WAVA bevat bepalingen met betrekking tot de financieringsfunctie van WAVA. Het Treasurystatuut wordt door het algemeen bestuur vastgesteld. In de verordening is bepaald dat deze bepalingen in het Treasurystatuut op de financieringsfunctie van toepassing zijn.

Artikel 13. Registratie bezittingen en activa

Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het dagelijks bestuur opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.

Artikel 14. Risicobeheersing en weerstandsvermogen

In het BBV zijn bepalingen opgenomen waaraan de in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing op te nemen informatie moet voldoen.

Artikel 15. Onderhoud kapitaalgoederen

Artikel 15 regelt het opnemen van een paragraaf in de begroting met betrekking tot het onderhoud van de kapitaalgoederen. Voor wat betreft de gebouwen is het in dat kader van belang om te beschikken over een (recente) inventarisatie van de onderhoudstoestand en de in de komende jaren te verrichten onderhoudswerkzaamheden.

Artikel 16. Financiering

Artikel 16 regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de financieringsfunctie het algemeen bestuur in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd. Het algemeen bestuur kan aangeven om over meerdere zaken geïnformeerd te willen worden zoals de samenstelling en omvang van het vreemde vermogen en van de uitzettingen en de liquiditeitspositie.

Artikel 17. Bedrijfsvoering

Het domein van de (ambtelijke) organisatie is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het dagelijks bestuur. Er wordt dan ook slechts een nota over de bedrijfsvoering ter kennisgeving aan het algemeen bestuur overlegd. Het tweede lid regelt verder over welke feiten aangaande het financieel beheer van de bedrijfsvoering het algemeen bestuur in de verplichte paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd wordt. In dit artikel kan het algemeen bestuur invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over de middelen bedrijfsvoering. Men kan hiervoor bijvoorbeeld opnemen:

• a. aantal personeelsleden in dienst onderverdeeld naar leeftijd en beloningsschaal;

• b. de instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van personeel;

• c. de directe loonkosten;

• d. de personeelskosten;

• e. de kosten van inleenkrachten;

• f. de kosten van ingehuurde externen;

• g. de huisvestingskosten;

• h. de automatiseringskosten;

• i. vernieuwing, uitbreiding, herstructurering, reorganisatie en inkrimping van de (ambtelijke) organisatie, de huisvesting, het gemeentelijk materieel en de automatiseringssystemen.

Artikel 18. Administratie

In artikel 18 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de regeling. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen.

Artikel 19. Financiële administratie

Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het BBV zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan het bestuur, maar ook aan deelnemende gemeenten, gedeputeerde staten(in hun rol als toezichthouder), het rijk, de Europese Unie, et cetera.

Artikel 20. Financiële organisatie

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het dagelijks bestuur bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het dagelijks bestuur, waaraan het zich moet houden. In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de regeling en de toewijzing van functies aan functionarissen. In onderdeel c worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.

Artikel 21. Aanbesteding en inkoop

De inkoop van goederen en diensten en de aanbesteding van werken zijn belangrijke en kwetsbare activiteiten die een groot budgettair effect kunnen hebben. Het hanteren van een protocol is naast de desbetreffende administratieve aspecten tevens te zien als een vorm van risicobeheersing. De aansprakelijkheid kan worden beperkt en er wordt jegens derden rechtszekerheid gecreëerd. Dit artikel legt aan het dagelijks bestuur de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd, kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd; het is een onderdeel van de rechtmatigheidstoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.

Artikel 22. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude artikel 212 Gemeentewet opgestelde verordening. De oude verordening blijft nog van kracht op de begroting en jaarrekening van 2018.

Artikel 23. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee in stukken naar deze verordening kan verwijzen.