Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten 2025

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Paragraaf 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Indeling begroting en jaarrekening

• 1. Het algemeen bestuur stelt eens in de vier jaar een programma-indeling voor die bestuursperiode vast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode vast:

  • a. de te leveren goederen en diensten;

  • b. de baten en lasten.

• 3. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de productie van goederen en diensten.

• 4. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en rekening kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

• 5. Indien het algemeen bestuur besluit de in dit artikel genoemde punten niet opnieuw vast te stellen, dan blijven de laatst door het algemeen bestuur vastgestelde bepalingen van kracht.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 25.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming (kadernota)

Het opnemen van een post onvoorzien in de begroting en de hoogte ervan wordt vastgelegd in de kadernota.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Hiervoor geldt een ondergrens van € 25.000. Het algemeen bestuur geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid. Tevens geeft het algemeen bestuur aan of de raden van de deelnemende gemeenten moeten worden geïnformeerd.

• 4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid vanaf € 25.000

• 5. Voor investeringen vanaf € 50.000 waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages (voorjaars- en najaarsbericht) over de realisatie van de begroting.

• 2. De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de bijgestelde ramingen.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2. In de jaarstukken worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programmaonderdelen, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

Artikel 8. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

In het kader van de actieve informatieplicht beslist het dagelijks bestuur, voor zover niet voorzien in de geautoriseerde begroting, niet over de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan € 50.000. Dit vindt pas plaats nadat het algemeen bestuur is geïnformeerd over het voornemen en de gelegenheid heeft gehad zijn wensen en opmerkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.

Artikel 9. EMU-saldo

Als het Rijk de gemeenschappelijke regeling bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, exclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 25.000 nader toegelicht.

Artikel 11. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5 (Autorisatie begroting en investeringskredieten).

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Begrotingsafwijkingen zijnde overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten, investeringen en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig als dit tijdig wordt gemeld in de jaarrekening. Iedere andere afwijking van de begroting wordt wel als onrechtmatig beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels in een beleidskader voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Paragraaf 4. Financieel beleid

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Voor de waardering en afschrijving van activa wordt aangesloten bij de voorschriften uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

• 2. De algemene richtlijnen voor activering en afschrijving zijn als volgt:

  • a. Investeringen vanaf € 10.000 exclusief btw worden geactiveerd.

  • b. Investeringen met een economische levensduur korter dan drie jaar worden niet geactiveerd, maar ineens ten laste van de exploitatie gebracht.

  • c. Er wordt annuïtair afgeschreven op geactiveerde activa en geen rekening gehouden met een restwaarde.

  • d. De afschrijving start op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het actief gereedkomt dan wel is verworven.

  • e. Voor investeringen wordt in de jaarrekening de kapitaallast opgenomen, met ingang van het jaar volgende op het jaar waarin het actief is gerealiseerd of in gebruik is genomen tegen de rekenrente conform de begroting.

  • f. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd:

    • Telefooninstallaties: 5 jaar

    • Automatiseringsapparatuur: 3 tot 5 jaar

    • Kantoormeubilair: 10 jaar

  • g. Bij de aanschaf van activa in bulk geldt de totaalprijs als aanschafwaarde voor de activeringsgrens.

• 3. Indien een investering niet binnen de bovenstaande uitgangspunten valt, vindt vooraf afstemming plaats met het algemeen bestuur. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij het (afschrijvings)beleid van de gemeenten Wormerland en Oostzaan.

Artikel 15. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 16. Reserves en voorzieningen

• 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt in ieder geval aangegeven:

  • a. het specifieke doel van de reserve;

  • b. het bestedingsplan van de reserve

  • c. de voeding van de reserve;

  • d. de maximale hoogte van de reserve, en

  • e. de maximale looptijd.

• 3. Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet volledig is gebruikt, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

• 4. De reserves worden jaarlijks bij zowel de begroting als de jaarrekening getoetst en de onderliggende bestedingsplannen wordt hierbij geactualiseerd.

• 5. Reserves en voorzieningen worden gevormd in een Planning & Control document en zijn overeenkomstig het BBV.

Artikel 17. Financieringsfunctie

• 1. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2. Bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden.

• 3. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur periodiek (ten minste eens in de vier jaar vindt er een evaluatie naar de noodzaak plaats) een treasurystatuut aan. Dit statuut wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt de werkwijze omtrent de treasuryactiviteiten.

Paragraaf 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken

Artikel 18. Paragrafen

In de begroting en de jaarrekening worden de paragrafen opgenomen conform het op dat moment geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Uitsluitend de aanvullingen op deze eisen zijn opgenomen in deze financiële verordening.

Artikel 19. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur periodiek (ten minste eens in de vier jaar vindt er een evaluatie naar de noodzaak plaats) een beleidskader risicomanagement en weerstandsvermogen aan. Dit beleidskader wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt de werkwijze omtrent de risicomanagement en de rekenregel weerstandsratio.

Artikel 20. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• b. de kosten van inhuur derden;

• c. de huisvestingskosten;

• d. de automatiseringskosten.

Paragraaf 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 21. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

  • c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten;

  • e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

  • f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 22. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• i. het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid kunnen worden getoetst.

Artikel 23. Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in Paragraaf 3 (Rechtmatigheidsverantwoording). Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 24. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten, vastgesteld 25 november 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 13 november 2025, met dien verstande dat zij van toepassing is op het verslagjaar 2025 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten 2025

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 12 november 2025.

Secretaris,

J. van Nieukerken

de voorzitter,

S. Nijssen