Inkoop- en aanbestedingsbeleid ‘Inkopen met impact’

1. Inleiding

Regio Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling waarin meerdere gemeenten samenwerken aan de uitvoering van gemeentelijke taken en regionale beleidsprocessen. Regio Rivierenland voert een actief inkoop- en aanbestedingsbeleid dat bijdraagt aan een doelmatige besteding van publieke middelen, transparantie en rechtmatigheid.

Dit inkoopbeleid biedt kaders voor de verwerving van werken, leveringen en diensten en sluit aan bij de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit. Het inkoopbeleid is op d.d. 12 november 2025 vastgesteld door het Algemeen Bestuur en is daarna direct in werking getreden. Het inkoopbeleid geldt voor alle inkoopactiviteiten binnen Regio Rivierenland.

2. Doelstellingen

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Regio Rivierenland is gericht op:

• Rechtmatigheid en doelmatigheid

  Inkopen conform wet- en regelgeving, met een efficiënte en verantwoorde inzet van publieke middelen.

• Transparantie en gelijke behandeling

  Alle leveranciers ontvangen gelijke informatie en worden objectief beoordeeld, ter bevordering van eerlijke concurrentie.

• Stimulering van de lokale en regionale economie

  Waar mogelijk worden lokale en regionale ondernemers betrokken, binnen de kaders van de Aanbestedingswet.

• Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen

  Inkoopbeslissingen worden genomen met aandacht voor ecologische, sociale en economische impact.

• Professionalisering van het inkoopproces

  Doorlopend verbeteren van processen, inzet van digitale middelen en ontwikkeling van inkoopstrategieën.

3. Juridisch kader

Regio Rivierenland handelt conform Europese en nationale aanbestedingsregels. De Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en het ARW 2016 vormen de juridische basis.

4. Algemene uitgangspunten

Het normen- en waardepatroon van Regio Rivierenland is gebonden aan de beginselen van behoorlijk bestuur. Bij het doorlopen van inkoopprocedures hanteert Regio Rivierenland de volgende beginselen

• Proportionaliteit: eisen en voorwaarden zijn in verhouding tot de aard en omvang van de opdracht.

• Transparantie: procedures zijn helder en navolgbaar.

• Objectiviteit: keuzes worden gemaakt op basis van vooraf vastgestelde criteria.

• Non-discriminatie: alle leveranciers worden gelijk behandeld.

5. Aanbestedingsdrempels en procedures

Ter voorbereiding op elk inkoop- aanbestedingstraject maakt Regio Rivierenland een deugdelijke raming. Het inkoopproces zelf wordt uitgevoerd conform onderstaande procedures. De keuze voor een procedure is afhankelijk van de aard, complexiteit, marktkenmerken en geraamde waarde van de opdracht.

Leveringen en Diensten

Raming opdracht excl. BTW	Procedure	Minimaal op te vragen offertes	Maximaal op te vragen offertes
€ 0,- tot € 70.000,-	Enkelvoudig onderhandse inkoopprocedure*	1	1
€ 70.000,- tot EU aanbestedingsdrempel leveringen/diensten	Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure	3	5
>EU aanbestedingsdrempel leveringen/diensten	Europese aanbestedingsprocedure	n.v.t	n.v.t.

/*Toelichting: Bij opdrachten van Werken tot €150.000,- kan enkelvoudig worden aanbesteed, tenzij de aard van de opdracht of marktomstandigheden aanleiding geven tot een bredere uitvraag.

Werken

Raming opdracht excl. BTW	Procedure	Minimaal op te vragen offertes	Maximaal op te vragen offertes
€ 0,- tot € 150.000,-	Enkelvoudig onderhandse inkoopprocedure*	1	1
€ 150.000,- tot EU aanbestedingsdrempel Werken	Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure	3	5
>EU aanbestedingsdrempel Werken	Europese aanbestedingsprocedure	n.v.t	n.v.t.

/*Toelichting: Bij opdrachten van Werken tot €150.000,- kan enkelvoudig worden aanbesteed, tenzij de aard van de opdracht of marktomstandigheden aanleiding geven tot een bredere uitvraag.

6. Lokale en regionale betrokkenheid

Regio Rivierenland zet inkoop strategisch in om ondernemerschap, werkgelegenheid en economische ontwikkeling binnen de regio te stimuleren en het MKB te betrekken. Daarbij wordt actief ingezet op het betrekken van lokale en regionale ondernemers, met als doel hen te motiveren voor deelname aan inkoop- en aanbestedingstrajecten van Regio Rivierenland. Dit gebeurt onder andere door:

• Het publiceren van opdrachten op het aanbestedingsplatform TenderNed en daarover actief communiceren via bijvoorbeeld Social Media of het eigen netwerk.

• Het organiseren van marktconsultaties waarbij ook lokale/regionale ondernemers worden uitgenodigd.

• Aanbestedingsprocedures laagdrempelig in te richten.

• Bij een meervoudig onderhandse procedure bij voorkeur minimaal 2 lokale/regionale ondernemers uit te nodigen.

7. Duurzaamheid

Regio Rivierenland streeft, binnen de financiële begrotingskaders, naar het realiseren van duurzaamheiddoelen om daarmee de markt voor duurzame producten en methodieken te stimuleren. Regio Rivierenland volgt hierbij de definitie van het begrip duurzaamheid zoals vastgesteld door RVO in opdracht van de rijksoverheid.

Voor opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde boven € 100.000,-:

• Worden de duurzaamheideisen (van Pianoo.nl) voor de betreffende productgroep, indien mogelijk, opgenomen in de uitvraag; en/of

• Wordt duurzaamheid - daar waar mogelijk/wenselijk - opgenomen als gunningscriterium bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.

8. Social Return

Regio Rivierenland onderschrijft het belang van Social Return (SROI) bij inkopen en aanbesteden als instrument om het bedrijfsleven te stimuleren in de bedrijfsvoering actief mee te werken aan het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerkplekken en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Voor opdrachten met een geraamde opdrachtwaarde boven € 100.000,-:

• Worden eisen ten aanzien van SROI indien mogelijk opgenomen in de uitvraag; of

• Wordt SROI - daar waar mogelijk/wenselijk – in de uitvraag opgenomen als gunningscriterium.

Bij de invulling van SROI streeft Regio Rivierenland naar maatwerk. Dit maatwerk heeft betrekking op:

• De manier waarop er invulling wordt gegeven aan SROI (de vorm);

• De match tussen SROI kandidaten en de opdracht/opdrachtgever;

• De zwaarte van de SROI eisen ten opzichte van de omvang en aard van de opdracht.

Bedrijven worden uitgenodigd én ondersteund om creatief/innovatief invulling te geven aan SROI. SROI wordt - daar waar mogelijk/wenselijk – bij inkoop en aanbestedingstrajecten als uitvoeringsvoorwaarde toegepast.

9. Contractmanagement

Regio Rivierenland hanteert bij de uitvoering van ingekochte en aanbestede opdrachten een actief en professioneel contractmanagement, gericht op het realiseren van de contractueel beoogde doelstellingen. Tijdens de uitvoeringsfase wordt proactief toegezien op de naleving van alle overeengekomen verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven. Daarbij worden eventuele onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten tijdig gesignaleerd en opgelost, contractuele risico’s beheerst en noodzakelijke wijzigingen adequaat doorgevoerd.

Als onderdeel van contactmanagement worden contracten beheerd en gemonitord. Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn:

• Tijdige verlenging of her-aanbesteding;

• Prestatiemeting en evaluatie;

• Duidelijke afspraken over looptijd, indexatie en beëindiging.

10. Verbintenissen

Regio Rivierenland gaat schriftelijke inkoopverbintenissen aan waarop de inkoopvoorwaarden van de VNG van toepassing zijn. Daar waar branche specifieke voorwaarden van toepassing zijn en de inkoopvoorwaarden van de VNG daarin niet voorzien kunnen de branche specifieke voorwaarden als aanvulling op de inkoopvoorwaarden van de VNG worden toegepast. De inkoopverbintenis kent 2 varianten, de opdrachtbrief en de overeenkomst. De opdrachtbrief is minimaal voorgeschreven in enkelvoudige of meervoudige onderhandse procedures. De overeenkomst is voorgeschreven in openbare en Europese procedures. De opdrachtbrief wordt eenzijdig door Regio Rivierenland ondertekend. Een overeenkomst wordt door alle partijen ondertekend. Ondertekening van opdrachtbrieven en overeenkomsten kan uitsluitend plaatsvinden door daartoe, volgens de geldende mandaatregeling(en) en volmachtbesluiten en/of in een proces beschreven, bevoegde functionarissen/rollen.

10.1 Verwerkersovereenkomst

Indien (aannemelijk is dat) de wederpartij ter uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens verwerkt die door Regio Rivierenland ter beschikking zijn gesteld, zal aan deze overeenkomst worden toegevoegd: de bepalingen en bijlagen uit het meest recente ‘model verwerkersovereenkomst gemeenten’ zoals beschikbaar gesteld door de VNG. Alleen het Dagelijks Bestuur is bevoegd om gemotiveerd van het model af te wijken. Afwijkingen om reden(en) dat de wederpartij de vereisten op grond van de AVG niet kan of wil naleven of de daarmee verbonden risico’s niet kan of wil dragen worden niet toegestaan.

11. Beleidsafwijkingen

Afwijkingen van het beleid moeten vooraf beargumenteerd worden besproken in het MT van Regio Rivierenland. De argumenten kunnen betrekking hebben op markttechnische, beleidsmatige, procedurele en/of bedrijfseconomische aspecten. Voor het verkrijgen van de goedkeuring geldt als richtlijn dat er procesmatig voldoende tijd en budget gereserveerd dient te worden voor de uitvoering van de juiste inkoop- of aanbestedingsprocedure. Tijd- en/of budgetgebrek is derhalve in het algemeen geen reden om af te wijken van het beleid.

De secretaris is bevoegd, na bespreking in het MT, afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te keuren mits de afwijking niet strijdig is met wettelijke kaders. Een besluit tot afwijking kan enkel genomen worden na een schriftelijk advies van de inkoopadviseur.

Indien Regio Rivierenland deelneemt aan een aanbesteding waarbij een andere partij penvoerder is dan wordt het beleid van die partij gevolgd, tenzij dit strijdig is met de wet- en regelgeving waar Regio Rivierenland aan gebonden is. Hiertoe is geen besluit tot afwijken van het eigen beleid nodig.

12. Integriteit en belangenverstrengeling

Medewerkers van Regio Rivierenland handelen integer en vermijden belangenverstrengeling. Bij twijfel wordt advies ingewonnen bij de juridisch adviseur. Geschenken en uitnodigingen worden niet geaccepteerd.

13. Klachtenregeling

Regio Rivierenland spant zich in om alle inkoop- en aanbestedingsprocedures op een zorgvuldige wijze te laten verlopen. Het indienen van een klacht kan via het mailadres klachten@regiorivierenland.nl De algemene klachten coördinator zal de klacht in behandeling nemen. De ingediende klacht dient betrekking te hebben op aspecten van een aanbesteding die binnen de werking van de Aanbestedingswet vallen. Het indienen van een klacht kent geen opschortende werking van een lopende procedure.

14. Informatie en evaluatie

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt regulier eenmaal per 2 jaar geëvalueerd. Door organisatorische, regionale en/of landelijke ontwikkelingen en/of door ontwikkelingen in de marktsituaties kan het noodzakelijk zijn het inkoop- en aanbestedingsbeleid tussentijds of na 2 jaar te actualiseren. In dat geval worden de wijzigingen ter vaststelling voorgelegd aan het algemeen bestuur.