Eerste wijziging van de Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief;

gelezen het voorstel van 30 september 2025;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en 24 lid 1. van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief;

b e s l u i t :

de eerste wijziging van de Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief vast te stellen .

Besluit algemeen bestuur gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

Artikel I. Wijziging van de Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

De Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief wordt als volgt gewijzigd:

Artikel 5, lid 3 komt te luiden:

Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een programma of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit tijdig door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur gemeld. Onder ‘tijdig melden’ wordt verstaan bij de tussentijdse rapportages of middels een voorstel voor wijziging van de lopende begroting of investeringskrediet of een voorstel tot bijstelling van het beleid, maar uiterlijk bij de vaststelling van jaarstukken Het dagelijks bestuur legt wijzigingen aan het algemeen bestuur ter autorisatie voor.

Artikel 6, lid 4 komt te luiden:

In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op investeringskredieten en afwijkingen op de raming van baten en lasten boven de 10% met een ondergrens van € 10.000 toegelicht.

Artikel 9, lid 7. komt te luiden:

Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen, alsmede automatiseringsapparatuur. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd, automatiseringsapparatuur wordt boven de € 500 geactiveerd.

Artikel 17, lid 2 komt te luiden:

Voor het rechtmatigheidsoordeel stelt het algemeen bestuur de verantwoordingsgrens vast voor fouten en onduidelijkheden samen van 2% op basis van lasten (exclusief dotaties aan reserves).

Artikel 17, lid 4 komt te luiden:

Voor de begroting is het uitgangspunt dat iedere afwijking, van zowel baten en lasten als van investeringskredieten, als onrechtmatig wordt beschouwd indien deze niet tijdig aan het algemeen bestuur is gemeld. Wat tijdig is, is in artikel 5 lid 3 van deze regeling bepaald. De afwijkingen die tijdig zijn gemeld worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Niet als onrechtmatig worden beschouwd, onverwachte mee- of tegenvallers die zich na de laatste bestuursvergadering van het begrotingsjaar aandienen en ontstaan zijn door een exogene factor.

Lasten- en kredietoverschrijdingen zijn altijd onrechtmatig. Lasten- en krediet-overschrijdingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

Er is sprake van een budgetoverschrijding op een investeringskrediet, waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere kapitaallasten in latere jaren.

Artikel 17, lid 5 komt te luiden:

Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording voor zover deze afwijkingen de verantwoordingsgrens van 2% (voor fouten of onduidelijkheden) overschrijden. Deze afwijkingen worden niet nader toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering in de jaarrekening.

Artikel II. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Eerste wijziging Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het Noord-Hollands Archief, gehouden op 13 oktober 2025.

De secretaris De Voorzitter

Mw. W.(Willeke) de Groot Dhr. drs. J. (Jos) Wienen