Besluit van het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam tot vaststelling van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam

Het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam;

gelet op artikel 36, derde lid, van de Gemeenschappelijke regeling Vervoerregio Amsterdam;

besluit het volgende Reglement vast te stellen:

Reglement van orde van het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

- dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam;

- regioraad: de regioraad van de Vervoerregio Amsterdam;

- secretaris-directeur: de secretaris-directeur van de Vervoerregio Amsterdam;

- Vervoerregio: Vervoerregio Amsterdam;

- voorzitter: de voorzitter van het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam.

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1 Het dagelijks bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2 Het dagelijks bestuur regelt de onderlinge vervanging als een lid afwezig is of de functie niet kan vervullen.

• 3 Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de voorzitter als deze afwezig is of de functie niet kan vervullen. Het dagelijks bestuur wijst hiervoor een lid uit zijn midden aan.

• 4 Een lid van het dagelijks bestuur dat verhinderd is de werkzaamheden uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris-directeur.

• 5 Bij een naar verwachting langdurige afwezigheid of vervanging van een lid van het dagelijks bestuur of de voorzitter kan de regioraad in de vervanging voorzien overeenkomstig het bepaalde in artikel 35 van de Gemeenschappelijke regeling Vervoerregio Amsterdam.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1 Het dagelijks bestuur vergadert in de regel eens in de drie weken op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en verder zo vaak als de voorzitter of ten minste twee leden dit nodig vinden.

• 2 De secretaris-directeur stelt voor de start van elk kalenderjaar een schema op voor in dat jaar te houden vergaderingen.

• 3 De vergadering vindt in de regel fysiek plaats. Indien dit niet mogelijk is kan de vergadering digitaal of hybride plaatsvinden.

• 4 In bijzondere gevallen kan op verzoek van één van de leden een extra vergadering plaatsvinden. In geval van spoedeisendheid kan deze vergadering schriftelijk plaatsvinden.

Artikel 4 Verhindering

• 1 Als een lid van het dagelijks bestuur verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft het lid daarvan kennis aan de secretaris-directeur.

• 2 Als de secretaris-directeur verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft de secretaris-directeur daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris-directeur vervangt.

Artikel 5 Agenda

• 1 De secretaris-directeur zendt de voorlopige agenda en de stukken voor de vergadering in de regel vóór 17.00 uur op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering aan de leden van het dagelijks bestuur toe.

• 2 Een lid van het dagelijks bestuur mag tot 48 uur voor de vergadering extra stukken aanmelden bij de secretaris-directeur. Deze stukken worden dan nog nagestuurd, als het onderwerp zo dringend is dat de beraadslaging niet kan wachten. In speciale gevallen mag van de termijn worden afgeweken.

• 3 Ingekomen stukken die ter informatie zijn kunnen tot de start van de vergadering worden nagezonden.

• 4 Het dagelijks bestuur stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

• 1 De secretaris-directeur is in de vergadering van het dagelijks bestuur aanwezig en zorgt voor alles wat nodig is in het belang van een goed verloop van de vergaderingen van het dagelijks bestuur. De secretaris-directeur wordt daarbij ondersteund door een ambtelijk secretaris van de Vervoerregio Amsterdam.

• 2 Voor de vervanging van de secretaris-directeur geldt de Vervangingsregeling secretaris-directeur Vervoerregio Amsterdam.

Artikel 7 Beslotenheid vergaderingen en deelname derden

• 1 De vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn besloten.

• 2 Het dagelijks bestuur kan besluiten een bestuurder, ambtenaar of externe deskundige voor een vergadering uit te nodigen om een agendapunt toe te lichten of een mening daarover te geven.

• 3 De derden die zijn uitgenodigd om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven, mogen geen mededelingen doen over dat wat in het dagelijks bestuur besproken en besloten is.

Artikel 8 Quorum

• 1 In de vergadering van het dagelijks bestuur kan alleen worden beraadslaagd of besloten als ten minste twee leden van het dagelijks bestuur aanwezig zijn.

• 2 Als minder dan twee leden aanwezig zijn, belegt de voorzitter in overleg met de andere leden van het dagelijks bestuur een nieuwe vergadering.

• 3 Op de nieuwe vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing.

• 4 Het dagelijks bestuur kan tijdens de nieuwe vergadering als bedoeld in het tweede lid alleen over onderwerpen beraadslagen of besluiten die al op de agenda stonden, tenzij alsnog ten minste twee leden van het dagelijks bestuur aanwezig zijn en die ermee instemmen dat nieuwe agendapunten worden toegevoegd.

Artikel 9 Stemming

• 1 Als geen van de leden bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, besluit het dagelijks bestuur op basis van consensus.

• 2 Als één van de leden om stemming vraagt, wordt er mondeling gestemd. Alleen bij een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kan schriftelijk worden gestemd als één van de leden hierom vraagt.

• 3 Elk lid van het dagelijks bestuur heeft in de vergadering één stem.

• 4 Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming zijn ten minste twee stemmen nodig.

• 5 Bij een schriftelijke vergadering komt een besluit door stemming tot stand

Artikel 10 Besluitenlijst

• 1 De secretaris-directeur draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.

• 2 Een besluit kan als volgt luiden:

  a. Goedgekeurd en vastgesteld, eventueel met inachtneming van wijzigingen;

  b. Voor kennisgeving aangenomen;

  c. Conform besloten, eventueel met de toevoeging:

  - met inachtneming van wijzigingen;

  - verder wordt de portefeuillehouder gemachtigd tot het maken van tekstuele wijzigingen;

  - verder wordt de portefeuillehouder gemachtigd tot het verrichten van uitvoeringshandelingen;

  d. Aangehouden;

  e. Niet akkoord.

• 3 De besluitenlijst bevat ten minste:

  a. de namen van de aanwezige en afwezige leden;

  b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  c. een formulering van de door het dagelijks bestuur genomen besluiten (besluitenlijst).

• 4 Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het dagelijks bestuur daarom vraagt.

• 5 De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 6 De besluitenlijst wordt samen met de agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk na de vergadering op een voor de Vervoerregio gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

• 7 Het dagelijks bestuur laat de openbaarmaking zoals bedoeld in het zesde lid achterwege in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

Artikel 11 Uitleg reglement

Als dit reglement ergens niet in voorziet of bij twijfel over de toepassing, beslist het dagelijks bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1 Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking in het Blad gemeenschappelijke regeling Vervoerregio Amsterdam.

• 2 Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde van het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 29 oktober 2025

De plaatsvervangend secretaris-directeur,

Alex Colthoff

De voorzitter,

Melanie van der Horst

Toelichting

Algemene toelichting

Op grond van artikel 36, derde lid, van de Gemeenschappelijke regeling Vervoerregio Amsterdam stelt het dagelijks bestuur een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Dit reglement van orde wordt aan de regioraad ter informatie toegezonden. In artikel 36 is een aantal artikelen uit de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op de vergaderorde van het dagelijks bestuur. In dit reglement van orde is hiermee rekening gehouden.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

Het dagelijks bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden in de praktijk met een portefeuilleverdeling. Deze portefeuilleverdeling wordt gepubliceerd op de website van de Vervoerregio.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

In de praktijk wordt de secretaris-directeur bij het uitvoeren van de werkzaamheden op grond van dit reglement van orde ondersteund door een ambtelijk secretaris van de Vervoerregio. De ambtelijk secretaris wordt door de secretaris-directeur aangewezen. De ambtelijk secretaris zorgt voor het opstellen van het vergaderschema, de concept-agenda, het versturen van de vergaderstukken en het publiceren van de besluitenlijst en de vergaderstukken op de website van de Vervoerregio. De ambtelijk secretaris ondersteunt de secretaris-directeur bij de vergaderingen van het dagelijks bestuur en stelt de besluitenlijst op.

Artikel 8 Quorum

Als in een vergadering van het dagelijks bestuur slechts één lid aanwezig is, belegt de voorzitter een nieuwe vergadering. In artikel 26, tweede lid, onder b. van de Gemeenschappelijke regeling Vervoerregio Amsterdam is artikel 56 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard. Uit dit artikel volgt dat het dagelijks bestuur in een nieuwe vergadering zonder quorum – dus als slechts één lid aanwezig is - kan beraadslagen en besluiten over onderwerpen die op de agenda stonden van de vergadering die niet doorging. Omdat dit een onwenselijke situatie is, is bepaald dat de voorzitter de datum van de nieuwe vergadering in overleg met de andere leden van het dagelijks bestuur bepaalt. Mocht onverhoopt opnieuw geen quorum worden bereikt, zal het dagelijks bestuur in deze situatie altijd ernaar streven ten minste één ander lid van het dagelijks bestuur schriftelijk te laten besluiten.

Artikel 9 Stemming

Het dagelijks bestuur neemt besluiten op basis van consensus, tenzij één of meerdere leden om stemming vragen. Ook in geval van een schriftelijke vergadering komt een besluit bij stemming tot stand.

In geval van stemming geldt het volgende. In artikel 26, tweede lid, onder b. van de Gemeenschappelijke regeling Vervoerregio Amsterdam is artikel 58 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard. Uit dit artikel volgt dat artikel 30 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op de vergaderingen van het dagelijks bestuur. Dit artikel bepaalt dat voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming de volstrekte meerderheid is vereist van de leden die een stem hebben uitgebracht. In het dagelijks bestuur wordt een volstrekte meerderheid bereikt bij ten minste twee stemmen. Daarbij heeft elk lid van het dagelijks bestuur één stem in de vergadering, conform het bepaalde in artikel 36, tweede lid, onder a. van de Gemeenschappelijke regeling Vervoerregio Amsterdam. De secretaris-directeur van de Vervoerregio is geen lid van het dagelijks bestuur en heeft dus geen stem.

Daarnaast is artikel 28 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. In dit artikel is onder meer bepaald in welke gevallen een lid niet mag deelnemen aan de beraadslaging en de stemming. Deze gevallen hebben betrekking op mogelijke belangenverstrengeling.

Artikel 10 Besluitenlijst

In artikel 36, vierde lid, van de Gemeenschappelijke regeling Vervoerregio Amsterdam is artikel 60 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard. Hieruit volgt dat het dagelijks bestuur een besluitenlijst van zijn vergaderingen opmaakt en deze op een voor de Vervoerregio gebruikelijke wijze openbaar maakt. Omdat het dagelijks bestuur zo transparant mogelijk wil zijn, kiest het dagelijks bestuur ervoor ook de vergaderstukken van het dagelijks bestuur openbaar te maken. Dit nadat de besluitenlijst van de vergadering is vastgesteld.

De openbaarmaking blijft conform artikel 60 van de Gemeentewet achterwege in de gevallen waarin een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. Dit is in ieder geval het geval wanneer een uitzonderingsgrond uit artikel 5.1 van de Wet open overheid van toepassing is.

In het tweede lid van artikel 10 staan de verschillende soorten besluiten die het dagelijks bestuur kan nemen opgesomd:

a. Goedgekeurd en vastgesteld, eventueel met inachtneming van wijzigingen:

met dit besluit wordt de besluitenlijst goedgekeurd en vastgesteld.

b. Voor kennisgeving aangenomen:

het dagelijks bestuur heeft kennisgenomen van het agendapunt; er volgt geen besluit.

c. Conform besloten:

het dagelijks bestuur besluit conform het voorstel; er worden geen wijzigingen aangebracht en over het voorstel wordt, behalve wanneer een verplichting tot geheimhouding geldt of wanneer openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang, gecommuniceerd.

Op dit besluit zijn de volgende varianten mogelijk:

- Het dagelijks bestuur besluit conform voorstel met inachtneming van wijzigingen. Deze wijzigingen worden opgenomen in de besluitenlijst en maken integraal deel uit van het besluit.

- Het dagelijks bestuur besluit conform voorstel en machtigt de portefeuillehouder tot het doorvoeren van tekstuele wijzigingen. In dat geval wordt de tekst van het voorstel aangepast.

- Het dagelijks bestuur besluit conform voorstel en machtigt de portefeuillehouder tot het verrichten van uitvoeringshandelingen, zoals het bepalen van het moment van communicatie. Het voorstel blijft ongewijzigd.

d. Aangehouden: het voorstel wordt teruggenomen door de portefeuillehouder. Er wordt geen besluit genomen. Het voorstel kan in een nieuwe vergadering opnieuw en eventueel gewijzigd worden geagendeerd.

e. Niet akkoord: het dagelijks bestuur besluit niet akkoord te gaan met het voorstel. Deze uitslag wordt gebruikt als het dagelijks bestuur expliciet wil maken dat het niet akkoord gaat met een voorstel. Het voorstel wordt niet aangepast en, tenzij anders besloten, wordt er wel over gecommuniceerd.