Inkoop- en aanbestedingsbeleid VRT 2025

Inleiding

De Veiligheidsregio Twente (VRT) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

De VRT heeft een groot inkoopvolume (omvang, aantal facturen, aantal leveranciers), wat vraagt om een professionele organisatie van de inkoopfunctie.

Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van het volgen van (Europese) wetten en regels, maar ook van richting geven door middel van aanvullend beleid.

Een professioneel inkoopbeleid legt de doelen en uitgangspunten vast die de VRT met inkoop wil nastreven.

Dit zorgt er voor dat middelen doelmatig en rechtmatig worden uitgegeven.

Het inkoopbeleid 2025 is leidend voor alle inkooptrajecten waarbij de VRT als aanbestedende dienst optreedt. Het inkoopbeleid is de vervanger van het inkoopbeleid 2018 en is gebaseerd op het VNG Model inkoop- en aanbestedingsbeleid.

In dit inkoopbeleid wordt het inkoopproces verder inzichtelijk gemaakt door de doelstellingen en beleidsuitgangspunten te schetsen waarbinnen inkoop in de VRT plaatsvindt. De VRT leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Daarnaast gaat de VRT bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:

• Juridische uitgangspunten: hoe gaat de VRT om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)

• Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de VRT om met integriteit en duurzaam inkopen? (zie verder hoofdstuk 4)

• Economische uitgangspunten: hoe gaat de VRT om met de markt en hoe werkt zij samen? (zie verder hoofdstuk 5)

• Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de VRT in? (zie verder hoofdstuk 6).

Dit inkoopbeleid is, onder intrekking van het Inkoopbeleid VRT (vastgesteld op 23 april 2018 door het algemeen bestuur), vastgesteld door het algemeen bestuur op 9 oktober 2025.

1 Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Contractant	De in de overeenkomst genoemde wederpartij van VRT.
Contractbeheer	Het administratief en operationeel bijhouden van contracten gedurende de looptijd. Dit omvat zaken als termijnen bewaken, facturatie controleren, wijzigingen registreren en zorgen dat afspraken worden nageleefd.
Contractmanagement	Het strategisch sturen en optimaliseren van contracten om maximale waarde te behalen. Dit omvat relatiebeheer met leveranciers, risicobeheersing, prestatiesturing en het realiseren van contractdoelstellingen.
Diensten	Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
VRT	Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Twente, zetelend te Enschede.
Inkopen	(Rechts)handelingen van de VRT gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die één of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen	Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Offerte	Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag	Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van VRT voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europeseaan- bestedingsrichtlijnen.
Ondernemer	Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken	Werken als bedoeld in artikel 1.1  Aanbestedingswet.

2 VRT Doelstellingen

De VRT wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

A. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.	De VRT leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de VRT efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de organisatiemiddelen staan centraal. De VRT houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot VRT opdrachten.
B. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.	Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de VRT en de Contractant. De VRT spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
C. Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.	Bij Inkopen kan de VRT ook interne en andere VRT- en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
D. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de VRT.	De VRT heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De VRT wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
E. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de VRT.	Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de VRT en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de VRT-organisatie doelstellingen.
F. Administratieve lastenverlichting voor zowel de VRT als voor Ondernemers.	Zowel de VRT als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De VRT verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de VRT hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De VRT maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

3 Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

3.1.1 De VRT leeft relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door VRT restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet	De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving	Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
Burgerlijk Wetboek	Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Wet Veiligheidsregio’s	Het wettelijke kader voor Veiligheidsregio’s.
Gids Proportionaliteit	De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
Aanbestedingsreglement Werken	In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

3.2.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De VRT neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Gelijke behandeling	Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie	Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie	De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit (evenredigheid)	De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De VRT past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning	Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de VRT.

3.2.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De VRT neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten en Inkoopvoorwaarden

De VRT streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Inkoop stelt deze documenten beschikbaar. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

Ditzelfde geldt indien gebruik wordt gemaakt van een externe inkoopdienstverlener om het inkoopproces te begeleiden.

Daarnaast worden in beginsel de volgende inkoopvoorwaarden toegepast:

• Algemene Inkoopvoorwaarden VRTwente

• Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV) voor leveringen;

• Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARVODI) voor diensten;

• Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) voor IT-opdrachten.

3.4 Mandaat en Volmacht

3.4.1 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijke motivering die aan het sectorhoofd Strategie Informatie en Organisatie’ van de VRT ter besluitvorming wordt voorgelegd. Het sectorhoofd Strategie Informatie en Organisatie stemt het dossier inclusief motivering op voorhand af met de portefeuillehouder Middelen en neemt op basis daarvan het besluit.

De contracteigenaar is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van het verzoek tot afwijken. Het verzoek dient daarbij te zijn voorzien van een advies van de Strategisch Inkoper.

Bij het afwijken van de interne drempels moet rekening gehouden worden met de geldende wet- en regelgeving. Het indienen van afwijkingsverzoeken is aanbestedingsrechtelijk alleen mogelijk indien de geraamde waarde van de betreffende opdracht onder de Europese drempelbedragen ligt. Het toepassen van een overbruggingsovereenkomst geldt ook als afwijking van inkoopprocedures waarvoor een afwijkingsbesluit nodig is.

De volgende argumenten zijn in ieder geval gegrond mits deze voldoende gemotiveerd worden in een afwijkingsverzoek:

• 1. de afwijking is strikt noodzakelijk als gevolg van dwingende spoed. Het spoedeisende karakter mag niet te wijten zijn aan de VRT, maar aan onvoorziene omstandigheden. Met het werk, de levering of de dienst moet er een onmiddellijke noodsituatie te verhelpen zijn;

• 2. er is sprake van aanvullende diensten, leveringen of werken, die, als gevolg van onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke dienst, levering of het werk te kunnen verlenen;

• 3. maar één opdrachtnemer komt in aanmerking. (heeft alleenrecht-Octrooi of Auteursrecht- of beschikt over specifieke technische- of artistieke kwaliteiten);

• 4. in het geval van wettelijk gedwongen winkelnering;

• 5. er zijn andere zwaarwegende redenen om af te wijken van het inkoopbeleid.

3.4.2 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de VRT en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Bij elke aanbesteding wordt door de VRT in de aanbestedingsdocumenten vermeld waar en hoe mogelijke klachten kunnen worden ingediend.

De VRT kan in haar Europese aanbestedingen gebruik maken van twee verschillende ‘klachtenregelingen’:

• 1. Klachtenregeling Twentse Overheden (samen met de 14 Twentse gemeenten en andere Twentse overheden)

• 2. Klachtenregeling Veiligheidsregio’s (samen met diverse Veiligheidsregio’s en het NIPV)

Al naar gelang het onderwerp van de aanbesteding wordt één van beide klachtenregelingen van toepassing verklaard.

Dit is een laagdrempelig instrument voor het oplossen van geschillen.

4 Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

4.1.1 De VRT stelt bestuurlijke- en ambtelijke integriteit voorop

De VRT heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waar- door bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

Specifiek voor alle medewerkers van de VRT geldt de in 2024 geactualiseerde ‘VRT Gedragscode’.

4.1.2 De VRT contracteert enkel met integere Ondernemers

De VRT wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken.

Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

De VRT kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

4.2.1 Bij inkopen neemt de VRT sociale-, ecologische- en economische aspecten in acht

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de VRT de effecten op ‘People, Planet en Profit’ meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De VRT stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.

De VRT heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de VRT als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De VRT vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoer- baarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

• De VRT analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

• Bij de product- en marktanalyse kan de VRT inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• De VRT promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

• De VRT stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.

• De VRT kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).

• De VRT monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen.

Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

4.2.2 Klimaatbewust Inkopen

De VRT onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De VRT wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de VRT (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

4.2.3 Biobased Inkopen

Bij ‘biobased’ Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De VRT streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst ‘biobased’ producten in te kopen.

4.2.4 Circulair Inkopen

Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De VRT kan bij Inkopen en aan- bestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

4.2.5 Internationale Sociale Voorwaarden

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. De VRT verklaart de ISV standaard van toepassing bij al haar Inkopen en aanbestedingen.

4.2.6 De VRT wil dat Inkopen ook een social return opleveren

Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de VRT, op maatschappelijk of sociaal vlak. De VRT wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Werk, Dienst en eventueel Levering. De VRT kan social return inzetten voor:

• Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

• Het stimuleren van sociaal ondernemen.

• Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

4.2.7 Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen

De VRT heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de VRT als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen.

Als overheidsorganisatie committeren we ons aan de landelijke afspraken op het gebied van duurzaamheid. We maken werk van de CO2 reductie en vermindering van het klimaatgebruik door ons wagenpark te verduurzamen. Ook stellen we duurzaamheidseisen aan onze leveranciers en beperken zelf ons materiaalgebruik. Inkoop kan een bijdrage leveren aan deze doelstellingen. Binnen duurzaam inkopen onderscheiden we vier thema’s: klimaat, circulariteit, natuur en sociaal. Door duurzaamheid standaard onderdeel te maken van onze inkopen dragen we bij aan de duurzaamheidsambities van de VRT en aan het beleidsbeginsel duurzame Bedrijfsvoering en welzijn van medewerkers.

In maart 2023 is de visie- ambitie van de VRT op het gebied van ‘duurzaamheid’ vastgelegd (‘Visie- en ambitiedocument VRT Duurzaamheid’, maart 2023).

In het ambitiedocument wordt richting gegeven aan duurzaam inkopen en hoe de vier voorgenoemde thema’s zich vertalen naar de praktijk. Dit actieplan kan elk gewenst moment worden bijgesteld als interne- en/of externe invloeden hier aanleiding toe geven. Hiermee sluit de ‘duurzaamheidsambitie’ altijd aan op de dagelijkse praktijk. De afweging van duurzame keuzes worden in het aanbestedingsproces gemotiveerd op het startformulier.

5 Economische uitgangspunten

5.1 Product- en Marktanalyse

Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd

De VRT acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm).

Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt).

Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De VRT acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk

De VRT streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De VRT moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

De VRT kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de VRT door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De VRT kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, transitiekosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

De VRT heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de VRT moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

De VRT heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP)

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De VRT houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de VRT doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

De VRT heeft oog voor sociale ondernemingen

Bij Inkopen kan de VRT opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Innovatie

De VRT zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden Ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.

5.5 Samenwerkingsverbanden

De VRT hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Veiligheidsregio’s of aanbestedende diensten. De samenwerking is facultatief en wordt in ieder geval geadviseerd als het de VRT gemotiveerd wat oplevert. Bijvoorbeeld op het gebied van tijd, kennis, geld of om tactische- of strategische redenen. Per inkoopbehoefte wordt afgewogen welke meerwaarde de samenwerking heeft en of er ook samengewerkt wordt.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

De VRT heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien de VRT kiest voor uitbesteden hanteert zij op basis van de objectieve raming de inkoopprocedure.

De interne drempelbedragen onder de Europese drempel zijn opgenomen in de ‘Uitvoeringsnotitie bij het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Veiligheidsregio Twente - Versie 2025’ (bijlage 1).

Deze drempelbedragen bepalen in beginsel de procedure, tenzij hiervan gemotiveerd wordt afgeweken, zoals omschreven in paragraaf 3.4. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden bepaald door de Europese Commissie.

5.7 Raming en budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De VRT wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De VRT bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de VRT een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De VRT wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

Stap	Fase inkoopproces	Toelichting
1	Voortraject	Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiële budget Keuze Offerteaanvraag
2	Specificeren	Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen Offerteaanvraag
3	Selecteren	Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed Offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) Gunning aan winnende Ondernemer
4	Contracteren	Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant Registreren getekende overeenkomst Informeren afgewezen Ondernemers
5	Bestellen	Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen
6	Bewaken	Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken. Tijdige betaling facturen
7	Nazorg	Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met Contractant

6.2 Inkopen in de organisatie

De inkooporganisatie binnen de VRT is decentraal vormgegeven door middel van een gecoördineerd inkoopmodel. Dat houdt in dat:

• het inkoopbeleid door Inkoop op centraal niveau wordt opgesteld, regelmatig geëvalueerd en waar nodig aangepast. De vaststelling vindt plaats door het dagelijks bestuur;

• het inkopen vindt decentraal plaats. Dat wil zeggen op sector-/team niveau en onder de verantwoordelijkheid van de betreffende inkopende budgeteigenaar;

• sector-/team overschrijdende inkoopbehoeften of complexe (Europese-) aanbestedingen kunnen VRT-breed worden opgepakt, waarbij per situatie wordt bepaald wie de projectleidersrol namens de budgeteigenaar vervult.

6.3 Contractbeheer / Contractmanagement

De VRT beheert haar contracten zoveel mogelijk centraal via een registratietool; deze taak ligt bij Inkoop. Onder contractbeheer verstaat de VRT het administratief beheren van contracten. Hieronder vallen onder andere:

• administratieve taken rondom contract..

• vastleggen, registreren en bewaken van contracten.

• ervoor zorgen dat contracten toegankelijk en up-to-date zijn.

• Bewaking van deadlines, verlengingen en naleving van voorwaarden.

Het doel van contractbeheer is om de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in de lopende contracten en de juiste contractafspraken en informatie.

Contracten worden gemanaged door de verantwoordelijke budgeteigenaar; onder contractmanagement vallen de volgende taken:

• strategisch proces dat zich richt op het optimaliseren van contracten.

• Operationele uitvoer contract contractvoorwaarden.

• beoordelen prestaties van leveranciers en partners.

• Streven naar maximale waarde uit contracten en risicobeheersing.

6.4 Verantwoordelijken

Inkopen worden concreet uitgevoerd binnen de ambtelijke organisatie.

De contracteigenaar en de contractbeheerder zijn zelf binnen eigen sector / kolom / team verantwoordelijk voor het inkopen conform dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Het ‘Sectorhoofd Strategie Informatie en Organisatie’ is als ‘hoofd bedrijfsvoering’ verantwoordelijk voor de te volgen inkoopprocessen.

Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoopbeleid is betrokkenheid van contracteigenaren, contractbeheerders, inkoopadviseurs en iedereen die inkoopt binnen de organisatie essentieel. Hun rol en verantwoordelijkheid is hieronder in hoofdlijnen uitgewerkt.

Verantwoordelijkheid contracteigenaar

De contracteigenaar beheert het budget van de in te kopen (werken), goederen en/of diensten. Dat betekent dat de contracteigenaar zelf bepaalt wat er ingekocht wordt en zelf kan sturen op de inhoud. Daarmee is ze verantwoordelijk voor (de uitvoering van) haar inkoopactiviteiten en het opvolgen van de wets- en beleidsregels en de bepalingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen.

Verantwoordelijkheid contractbeheerder

De verantwoordelijkheid van een contractbeheerder ligt vooral op het operationele en administratieve vlak van contracten. De contractbeheerder zorgt ervoor dat de basis op orde is, zodat het contract goed kan worden uitgevoerd en gemonitord.

Verantwoordelijkheid inkoopadviseurs

De inkoopadviseurs van het taakveld financiën, inkoop en verzekeringen in de sector strategie, informatievoorziening en ondersteuning hebben een ondersteunende rol. Zij adviseren en begeleiden de contracteigenaren en contractbeheerders bij aanbestedingsprocedures.

Inkoop ondersteunt de contracteigenaar / contractbeheerder die toetst of wat hij wil inkopen ook is waar de organisatie behoefte aan heeft en bijdraagt aan onze (beleids-)doelstellingen. Inkoop denkt waar mogelijk mee en geeft hierover (ongevraagd) advies.

Samen wordt gekeken naar het te volgen aanbestedingstraject dat is afgestemd op het product/dienst en de markt. Hiermee wordt de maximale waarde op alle fronten behaald, wat resulteert in doelmatig inkopen. Inkoop toetst de juiste toepassing van het VRT inkoopbeleid tijdens het proces en zorgt voor de naleving van de uitgangspunten zoals deze zijn beschreven in de Aanbestedingswet. Hiermee wordt de rechtmatigheid van alle vergeven opdrachten gewaarborgd. Vanuit Inkoop zijn standaarddocumenten beschikbaar die bij meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingen gebruikt kunnen worden. Inkoop verzorgt met input van de contracteigenaar / contractbeheerder voor de uitwerking van deze documenten. Het inkoopdossier wordt door inkoop gedocumenteerd. Inkoop heeft een adviesfunctie. De kolommen en teams kunnen en mogen echter altijd van het gegeven advies afwijken, zolang dit niet in strijd met de wet.

Verantwoordelijkheid medewerkers met inkooptaken binnen de kolommen / teams

Binnen de diverse teams van de contracteigenaren zijn er medewerkers met inkooptaken. Deze medewerkers zijn de verbinding tussen inkoop en organisatie. Zij halen informatie op en stellen aan de hand daarvan de functionele behoefte voor de inkoop op. Dit resulteert onder andere in een programma van eisen. Ook bereiden ze het inkoopproces voor en voeren hier de regie op, of voeren deze processen zelfstandig uit.