Blad gemeenschappelijke regeling van Uitvoeringsorganisatie Laborijn
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Uitvoeringsorganisatie Laborijn | Blad gemeenschappelijke regeling 2025, 2383 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Vanaf 2023 is de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het Dagelijks Bestuur een verantwoording1 over rechtmatigheid af moet geven in plaats van de accountant. Deze wijziging komt voort uit het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten’ van de commissie Depla. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het Dagelijks Bestuur niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een oordeel gaf.
Uiteraard is het opstellen en publiceren van de verantwoordingstekst alleen niet voldoende. Er is binnen Laborijn een deugdelijke grondslag voor deze verantwoording nodig. Deze grondslag wordt de onderbouwing van de verantwoording genoemd. Het doel is om met een bepaalde mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Dit interne controle plan 2025 draagt bij aan het creëren van een deugdelijke grondslag voor de verantwoording.
In dit interne controleplan leest u achtereenvolgens: een stuk theoretisch kader, de inrichting van de interne controle, hoe de verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe de processen worden gecontroleerd op basis van risico’s, de planning en hoe de bevindingen worden gecommuniceerd en opgevolgd.
2.1 De rechtmatigheidsverantwoording
Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.
Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en -beheer van de gemeenschappelijke regeling. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan claims inzake planschade. De ratio hiervan is dat niet-financiële handelingen wel kunnen leiden tot financiële risico’s, waarvoor door het Dagelijks Bestuur bijvoorbeeld een voorziening zou moeten worden gevormd.
Het model (zie bijlage 2) wordt verplicht voorgeschreven, tekstuele aanpassingen zijn alleen op de aangegeven plaatsen toegestaan. Deze verplichting is opgenomen in de wetgeving.
Het begrip financiële rechtmatigheid is in 2005 concreet gemaakt met behulp van negen
criteria. In de jaarrekening legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording.
|
Afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten (getrouwheid) |
|
|
Afgedekt door rechtmatigheids- verantwoording (rechtmatigheid) |
Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria:
- •
- •
- •
In de notitie ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ van 20 maart 2020 licht de commissie BADO deze criteria toe en heeft zij in hoofdlijnen uitgewerkt wat nodig is voor een goede onderbouwing.
Bovenstaande criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken zijn geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Bijvoorbeeld: de constatering van een verslaggevingsfout is geen onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Ook de constatering dat een post in de jaarrekening niet voldoet aan de uitgangspunten van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
In de komende hoofdstukken werken we de mogelijke elementen van een goede onderbouwing nader uit. Dit doen wij aan de hand van de aspecten zoals genoemd in de notitie ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ van de commissie BADO. Het gaat hier om:
- •
- •
- •
- •
- •
Onderdeel van de interne controles is de controle op de eerdergenoemde drie rechtmatigheidscriteria.
- 1.
Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op overschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Onderdeel van de rechtmatigheidsonderbouwing is vaststellen of er sprake is van dit soort overschrijdingen en of ze passen binnen het Laborijn-beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur, zijn deze overschrijdingen alsnog rechtmatig.
- 2.
Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen Laborijn voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. Denk hierbij aan de voorwaarden in de Laborijn-verordeningen die in het normenkader zijn opgenomen.
Dit zijn bijvoorbeeld voorwaarden met betrekking tot:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
In de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV staan de minimale vereisten (recht, hoogte en duur) nader uitwerkt. Deze elementen (recht, hoogte en duur) zie je veelal bij subsidie- en uitkeringsprocessen.
Bij inkopen gaat het vaak om het volgen van de aanbestedingsrichtlijnen.
In de rechtmatigheidsverantwoording is het van belang dat toereikend is vastgesteld dat binnen Laborijn aan deze voorwaarden is voldaan.
- 3.
Het derde criterium betreft Misbruik en Oneigenlijk gebruik. In artikel 8b van de Participatiewet is het M&O kader vastgelegd. Veelal zie je dat M&O-beleid geïntegreerd is binnen de werkprocessen van de organisatie. Qua onderbouwing van de verantwoording op dit gebied kan daarom enerzijds gebruik worden gemaakt van de procescontroles die worden uitgevoerd om vast te stellen of voldaan is aan het voorwaardencriterium. Anderzijds gaat het bij Misbruik en Oneigenlijk gebruik ook over fraude- en integriteitsignalen. In de praktijk is het opstellen van frauderisicoanalyse mede een goede onderbouwing voor dit criterium.
2.2 Three Lines of Defence model
- 1.
De ‘business’ (1st line of primair proces) is eindverantwoordelijk voor de keuzes die ze maken en de risico’s die ze in de dagelijkse praktijk aangaan. Zij kunnen de risicobeheersing dus nooit delegeren. De eerste lijn is daarmee de belangrijkste vorm van risicobeheersing. Als het de organisatie dus zou lukken om de eerste lijn intrinsiek gemotiveerd te maken om de doelstellingen scherp te hebben, te reflecteren, regelmatig de risicodialoog te voeren en te vragen naar incidenten en hiervan te leren, dan is dat de beste vorm van risicobeheersing.
- 2.
De second line ontwikkelt de systemen voor een goed proces van risicomanagement en beheersing, altijd ter ondersteuning van de ‘business’. In deze second line of defence zitten vaak veel verschillende risicofuncties waaronder juridisch, finance, data analyse, compliance, kwaliteit. Ook wel experts van bedrijfsvoering genoemd (PIOFACH2). Elk van deze specialisten werkt met hun eigen identificatie- en rapportage-processen.
- 3.
De third line Internal Audit voorziet de hoogste leiding van zekerheid (assurance) over de kwaliteit van sturing en beheersing. Internal audit is daarmee het sluitstuk van de PDCA-cyclus. Ze is dus niet in directe zin verantwoordelijk voor de kwaliteit van het in control zijn van de organisatie maar wel verantwoordelijk voor de mate waarin ze in staat is om de inconsistenties in de opzet en het bestaan van de control frameworks te analyseren en zichtbaar te maken. Het auditprogramma wordt risico-gestuurd ingericht.
- 4.
2.3 Grensbedragen en oordeelsvorming
De verantwoordingsgrens is een door het Algemeen Bestuur vastgesteld bedrag, waarboven het Dagelijks Bestuur de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld.
Onder afwijkingen wordt afzonderlijk verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en posten waarvan bij het Dagelijks Bestuur onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid, omdat deskundigen en adviseurs (bijvoorbeeld juristen) van mening verschillen over de rechtmatigheid van een financiële beheershandeling die ten grondslag ligt aan baten en lasten en balansmutaties. Het kan hier onder andere gaan om staatsteun of (complexe) aanbestedingen. Bij staatsteun kan intern het vermoeden op staatsteun bestaan omdat een (klachten)procedure is ingesteld. Zo lang de procedure loopt, is niet duidelijk of sprake is van geoorloofde of ongeoorloofde staatsteun. Ook bij complexe aanbestedingen kan het voorkomen dat de jurist van de gemeente aangeeft dat een bepaalde wijze van gunnen van een opdracht toegestaan is, terwijl er klachten of signalen zijn dat het niet toegestaan is. Ook dan is de rechtmatigheid van een inkoop onduidelijk totdat eventueel een rechter een uitspraak doet. Het is belangrijk dat het Algemeen Bestuur ook over deze onduidelijkheden, voor zover ze de verantwoordingsgrens overschrijden, worden geïnformeerd via de rechtmatigheidsverantwoording.
De verantwoordingsgrens betekent dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door het Algemeen Bestuur vastgestelde percentage komen. Wanneer het voor het Dagelijks Bestuur niet duidelijk is of er financieel rechtmatig is gehandeld, worden deze onduidelijkheden eveneens pas in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht indien zij boven het door het Algemeen Bestuur vastgestelde percentage komen.
Voor iedere gemeenschappelijke regeling (ongeacht de schaalgrootte) geldt dat het Algemeen Bestuur een afweging moet maken tussen enerzijds de hoogte van de verantwoordingsgrens en anderzijds de inspanningen die voor het ambtelijk apparaat verbonden zijn aan het detecteren en rapporteren van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden. Dit gesprek binnen de gemeenschappelijke regeling tussen het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur moet ten tijde van het bepalen van de verantwoordingsgrens gevoerd worden. Dit besluit kan gevolgen hebben voor de inrichting van de interne beheersing. Bij het bepalen van de verantwoordingsgrens is de
informatiebehoefte van het Algemeen Bestuur het vertrekpunt. Daarbij kunnen vervolgens de inspanningen die door de organisatie gedaan moeten worden om de informatie op een goede wijze te verkrijgen, het kwaliteitsniveau van interne beheersing, ervaringen met rechtmatigheid in het verleden, risicovolle processen zoals aanbestedingen, betrouwbaarheid begrotingsproces en visie op de sturingsfilosofie van de gemeente worden betrokken.
De verantwoordingsgrens is vastgelegd in artikel 10 lid 2 van de financiële verordening en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves.
Bij de uitvoering van de interne controles wordt het door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader als uitgangspunt gebruikt. Bij het opstellen van het normenkader wordt ook de actualisatie van de financiële-en controleverordening meegenomen.
3.3 De hoofdlijnen van de interne controle per proces
Het is van belang om eerst te bepalen binnen welke financiële stromen zich materiële rechtmatigheidsafwijkingen kunnen voordoen. Het is aan te bevelen daarvoor de financiële stromen binnen Laborijn in financiële omvang in beeld te brengen (zie tabel in deze paragraaf). Het gaat hierbij om de stromen per proces, zoals uitkeringsproces, inkoopproces, subsidieverstrekking etc. Op basis van de verantwoordingsgrens wordt per stroom de diepgang van de controle bepaald.
Bij het opstellen van het controleplan kunnen de belangrijkste financiële stromen geïnventariseerd worden op basis van de begroting van dat begrotingsjaar of op basis van de werkelijke cijfers, wanneer controles jaarlijks achteraf plaatsvinden.
Aan het eind van het boekjaar is het aan te bevelen om deze ‘scoping’ nog een keer te doen met de cijfers van het gehele boekjaar. Dit om vast te stellen of er stromen bij zijn gekomen of in omvang gewijzigd.
De omvang van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de verantwoordingsgrens die is overeengekomen met het Algemeen Bestuur. Deze ligt tussen de 0% en 3% van de lasten. Als Laborijn kiest voor 0%, moet Laborijn elke rechtmatigheidsfout melden en dus van elke euro weten of die rechtmatig is uitgegeven. Dit is in de praktijk niet haalbaar, omdat het leidt tot onevenredig veel controlewerkzaamheden. In de huidige situatie is de grens voor de accountantscontrole 1%. Bij de keuze voor een verantwoordingsgrens van bijvoorbeeld 3% kan het zijn dat het bestuur minder inzicht heeft in het rechtmatig handelen binnen de gemeenschappelijke regeling dan in de huidige situatie.
Er kan ook worden gekozen voor een groeimodel in de verantwoordingsgrens. Tijdens het gesprek over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording binnen Laborijn moet dan ook het gesprek over de hoogte van de verantwoordingsgrens plaatsvinden. Afhankelijk daarvan en van de kwaliteit en risico’s van de interne beheersing in de primaire processen wordt de omvang en de ‘controlemix’ van de interne controlewerkzaamheden bepaald. Het is dan ook maatwerk per gemeenschappelijke regeling. Een lage verantwoordingsgrens gecombineerd met hoog risico binnen een proces zal leiden tot diepgaandere controlewerkzaamheden en meer detailwaarnemingen door de VIC3 dan waar een hogere verantwoordingsgrens en lage risico’s gelden.
Voor 2025 geldt een verantwoordingsgrens van 1%4, dit is € 740.000 volgens de vastgestelde begroting 2025.
*De directe salarislasten zijn toegerekend aan het programma algemene overhead
Bij het programma algemene overhead is voor de lasten (m.u.v. de loonkosten) het risico op onrechtmatigheid op gemiddeld ingeschat. Dit houdt verband met het risico op het niet uitvoeren van een Europese aanbesteding terwijl dit wel had gemoeten.
3.4 Controlewerkzaamheden per proces
De interne controle richt zich naast de rechtmatigheid op de volgende 3 elementen:
- 1.
Opzet van de administratieve organisatie en interne beheersing
Bij de controle van de opzet van de administratieve organisatie en interne beheersing richt de interne controle zich in eerste instantie op de beschreven werkprocessen en werkinstructies. Tijdens de interne controle worden de werkprocessen doorgenomen en worden de interne beheersingsmaatregelen onderkend. Tijdens het doornemen van de processen zal tevens gekeken worden naar verbetermogelijkheden.
- 2.
Bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing
Bij de controle op het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing wordt op basis van 1 mutatie het bestaan van het werkproces met interne beheersingsmaatregelen vastgesteld. Door middel van deze controle kan worden vastgesteld of het proces zoals dit beschreven is, wordt nageleefd zoals beschreven en of de interne beheersingsmaatregelen worden vastgelegd zoals beschreven.
- 3.
Werking van de administratieve organisatie en interne beheersing
Bij de controle op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing wordt middels enkele proceduretests gekeken of de interne beheersingsmaatregelen adequaat zijn werk doen. Beoordeeld wordt of afwijkingen worden gesignaleerd en gedane correcties worden vastgelegd.
Per proces zal tevens het doel, de risico’s, de beheersingsmaatregelen en de inhoud van de interne controle beschreven worden. De controle op schakistbankieren en de renterisiconorm wordt gedaan bij het aangaan van een nieuwe lening.
In bijlage 4 wordt aangegeven welke processen worden gecontroleerd.
3.6 Communicatielijnen over de bevindingen en hoe wordt de opvolging bewaakt
Ieder kwartaal wordt het IC-verslag opgesteld door de auditor en aangeleverd bij de concerncontroller en bij het MT. In dit verslag staan de bevindingen van de uitgevoerde IC-werkzaamheden in het afgelopen kwartaal en de opvolging van de bevindingen uit het vorige verslag. Na bespreking in het MT wordt het IC-verslag één keer per halfjaar gedeeld met het DB. De manager dienstverlening en manager bedrijfsvoering zijn verantwoordelijk voor de opvolging van de bevindingen. De auditor bewaakt de opvolging van de bevindingen.
Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van Laborijn op 29 november 2024.
de secretaris,
J.T. Spruit
de voorzitter,
drs. E.J. Huizinga MBA
Bijlage 1 Interne Controle op de Participatiewet en aanverwante regelingen
Voor de externe verantwoording over de rechtmatigheid van de verstrekkingen en ontvangsten van uitkeringsgelden in het kader van de Participatiewet en aanverwante regelingen, worden door de auditor en de medewerker interne controle controles uitgevoerd op de onderstaande regelingen:
Gebundelde inkomensbudgetten (BUIG)
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De controlewerkzaamheden op de Participatiewet en aanverwante regelingen worden vastgelegd in het controleprogramma KiC van Stimulansz. Het programma bevat standaard en op maat gemaakte normenlijsten aan de hand waarvan de auditor en de medewerker interne controle de controlewerkzaamheden uitvoeren. De vastlegging van de bevindingen en de bewaking op het herstellen van de fouten gebeurt ook in het controleprogramma. Daarnaast worden door het programma, op basis van betaallijsten, aselect de steekproeven getrokken.
De rechtmatigheidscontrole op de Participatiewet en aanverwante regelingen zal uitgevoerd worden op één controlemassa per regeling per gemeente. Door uniformering in procesuitvoering, beleid en richtlijnen is een aparte controle per gemeenten niet noodzakelijk. De steekproefaantallen zijn vastgesteld op basis van de omvang van de geldstromen, de bevindingen uit het verleden en op basis van een globale risico-inschatting.
Bijlage 2 Modelverantwoording rechtmatigheidsverantwoording
Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders5
De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024.
Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € <Y> bedraagt. Dit is lager/hoger dan de daarvoor gestelde grens van € <X>. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van € <Z> acceptabel op basis van door de gemeenteraad vastgestelde afspraken.
Optioneel opnemen overzicht paragraaf 4.2.2
De geconstateerde afwijkingen betreffen6:
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprake als het Dagelijks Bestuur bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten afwijkt van de budgetten die door het Algemeen Bestuur zijn vastgesteld. Hiervan is sprake als het lasten- of investeringsbudget is overschreden(a), de baten (opbrengsten) door het doen of nalaten van een financiële beheershandeling lager zijn dan het door de raad vastgestelde budget (b) of voor het door de raad vastgestelde budget minder doelen of activiteiten zijn gerealiseerd dan begroot voor het betreffende budget (c).
- •
Getrouwheid: Een oordeel van de accountant over of de informatie juist en toereikend/volledig is. Voorts geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt. En ten slotte of het bij de volksvertegenwoordigers en de burger (gebruikers van de verantwoording) geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten.
- •
Normenkader: Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving, waaronder die van de betreffende gemeente (zoals verordeningen). De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheershandelingen. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar opnieuw vastgesteld.
- •
- •
- •
- •
Oneigenlijk gebruik: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
- •
Bijlage 4 Uit te voeren controles
1. Proces uitkeringen (voorwaardencriterium en juistheid)
Het proces bestaat uit de deelprocessen aanvraag, beheer uitkering (waaronder mutaties, afstemming, boeteproces en het betaalbaar stellen van de uitkering), beëindigingen, terug- en invorderen, verhaal en beheer debiteuren met betrekking tot de uitkeringen en toeslagen van de Participatiewet, IOAW, IOAZ, Bbz, bijzondere bijstand, individuele inkomenstoeslag en studietoeslag, leefgeldregeling Oekraïne.
Het doel van de IC is het vaststellen van de financiële rechtmatigheid en getrouwheid (volledigheid, tijdigheid en juistheid) van de betalingen. Tevens is het doel van de IC het vaststellen van het bestaan, de opzet en de werking van de AO/IB in en om het proces.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Interne beheersingsmaatregelen:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Er zijn waarborgen ingericht in het registratiesysteem Suite van Centric, zoals rollentoewijzing, matrix van de normeringen en andere voor het recht belangrijke criteria (bv leeftijd). Er is een goed ingerichte proces- en taakstroomlijning conform de procesbeschrijving in Engage. En er zijn zeer uitgebreide werkinstructies en richtlijnen in het juridisch handboek Schulinck (1ᵉ en 2ᵉ)
- •
De uitkeringsadministratie voert een aantal systeemcontroles uit, t.b.v. de juistheid van de boekingen in de betaalrun, voorafgaande aan het aanleveren van de betaalrun aan de boekhouding. Deze systeemcontroles zijn aanvullend op de meldingenlijst die vanuit Suite gegenereerd wordt aan de hand van de ingegeven matrixen (1ᵉ).
Interne verbijzonderde controle:
- •
Maandelijkse steekproefcontrole op betaalregels van de diverse uitkeringen. De betaalregels worden gecontroleerd aan de hand van criterialijsten opgesteld door Stimulansz (officieel gecertificeerd). De bevindingen worden geregistreerd in het controleprogramma Kwaliteit in Controle (KiC) van Stimulansz.
Voor 2025 is gekozen om de volgende aantallen te hanteren op jaarbasis:
- •
- •
- •
- •
- •
2. Verstrekking forfaitaire en langdurige loonkostensubsidies (voorwaardencriterium)
Het vaststellen dat de forfaitaire en langdurige loonkostensubsidies (LKS) rechtmatig en doelmatig worden verstrekt en het vaststellen van opzet, bestaan en werking van de AO/IB in en om het proces.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Interne beheersingsmaatregelen:
- •
- •
- •
Interne verbijzonderde controle:
Jaarlijks wordt vanuit de in Suite geregistreerde activiteiten langdurige LKS van 27 betaalde bedragen (12 voor Aalten en 15 voor Doetinchem) nagaan of:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
3. Detacheringsovereenkomsten, urenverwerking detacheringen en facturatie detacheringen (volledigheid)
Het doel van de interne controle is:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Interne beheersingsmaatregelen:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Interne verbijzonderde controle:
- •
4. Productie werk-leercentrum (WLC) (volledigheid)
Het vaststellen dat de omzet intern werk volledig wordt verantwoord en het vaststellen van opzet, bestaan en werking van de AO/IB in en om het proces.
- •
- •
- •
Interne beheersingsmaatregelen:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Per kwartaal wordt van 4 orders (12 per jaar) nagegaan of de offerte/opdracht aanwezig is, of de offerte/opdracht door een bevoegde functionaris van Laborijn en door de klant getekend is, of de juiste prijs is doorberekend, of er een afleverbon aanwezig is en of de hoeveelheden op de afleverbon overeenkomen met de factuur.
5. Inkopen en (Europese) aanbestedingen (juistheid, volledigheid en rechtmatigheid) inclusief de interne controle op het intern inkoopbeleid
Het doel van de IC is het vaststellen van de betrouwbaarheid (juistheid en volledigheid) en rechtmatigheid van de bestedingen en het vaststellen van opzet, bestaan en werking van de AO/IC in en om het proces inkopen.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Interne beheersingsmaatregelen:
- •
Er zijn controle technische functiescheidingen tussen het aangaan van een verplichting (inkoop), de ontvangst van de goederen (magazijn), het scannen/ vastleggen van facturen (financiën), het coderen van facturen (financiën), de prestatieverklaring (manager) en de betaling van de facturen (1ᵉ en 2ᵉ autorisatie BNG).
- •
- •
Interne verbijzonderde controle:
- •
Om de Europese aanbestedingen te controleren wordt elk kwartaal een spendanalyse opgesteld waarbij een selectie gemaakt wordt van de leveranciers waarvan de uitgaven over een periode van 4 jaar boven de Europese aanbestedingsgrens komen. Van deze leveranciers worden de onderliggende contracten opgezocht en wordt bepaald of de EU-aanbestedingsrichtlijnen worden nageleefd (rechtmatigheid).
- •
- •
- •
- •
Van 60 inkoopfacturen per jaar wordt beoordeeld of de juiste aanbestedingsprocedure is gevolgd, of er voldoende functiescheiding is aangebracht tussen het aangaan van de verplichting en het accorderen van de prijs/prestatie, of de prestatie geleverd is, of de factuur voldoet aan de btw eisen en of de btw juist geboekt is.
6. Betaalproces/ prestatielevering
Het doel van de IC is het vaststellen van de juistheid, tijdigheid en volledigheid van het proces van betalingen en het vaststellen van opzet, bestaan en werking van de AO/IB in en om het betaalproces.
- •
- •
- •
- •
Interne beheersingsmaatregelen:
- •
- •
- •
- •
Interne verbijzonderde controle:
- •
7. In- en uitdiensttreding Wsw , ambtelijk en overige doelgroepen (getrouwheid)
Het doel van de IC is het vaststellen van de juiste verwerking van de in- en uitdiensttreding van Wsw medewerkers, medewerkers die onder Cao Aan de slag vallen en ambtelijk personeel (juistheid en volledigheid) en het vaststellen van opzet, bestaan en werking van de AO/IB in en om het proces van in- en uitdiensttreding.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Interne beheersingsmaatregelen:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Interne verbijzonderde controle:
- •
Van 12 in dienst getreden Wsw-medewerkers of medewerkers die onder Cao Aan de Slag vallen wordt integraal het personeelsdossier doorgelopen op volledigheid en juistheid. Daarnaast wordt gecontroleerd of de invoer in de salarisadministratie heeft geleid tot een juiste salarisstrook en wordt de aanmelding bij het pensioenfonds gecontroleerd.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
8. Individueel Ontwikkel Plan (IOP) voor de Wsw
Het vaststellen dat er voor iedere Wsw-medewerker een (actueel) IOP is en dat de ontwikkelingsafspraken zijn vastgelegd in dit plan.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
9. Interne controle op fiscale wet- en regelgeving
Het doel van de interne controle is vaststellen dat de werkzaamheden om te komen tot een correcte belastingaangifte zijn uitgevoerd. Daarnaast beoogt de interne controle te beoordelen of Laborijn aan de eisen voldoet die zijn gesteld bij het Horizontaal Toezicht convenant.
- •
- •
- •
- •
Interne beheersingsmaatregelen:
- •
- •
- •
- •
- •
Interne verbijzonderde controle:
- •
- •
- •
Het doel van de interne controle is om vast te stellen dat de inburgering binnen de wettelijke termijn van 3 jaar (tijdigheid) op alle onderdelen volledig is afgerond (volledigheid) en dat de kosten overeenkomen met wat opgenomen is in het PIP.
- •
- •
- •
- •
Interne beheersingsmaatregelen:
- •
- •
- •
Interne verbijzonderde controle:
- •
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2025-2383.html