U bent nu hier: Publicaties Officiële publicaties
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
Beheerregeling informatiekwaliteit GR VGGM 2025
Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling VGGM
gelet op artikel 4 van de Archiefverordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) 2025;
vast te stellen de volgende beheerregeling:
Beheerregeling betreffende de borging van informatiekwaliteit en de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer bij de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) 2025
Hoofdstuk 1. Algemene definities
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
Informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers, ongeacht de vorm, vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de GR VGGM 2025;
Informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond, dat de informatie vindbaar is, en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld, nu en voor zolang als nodig;
Informatiehuishouding: het totaal aan regels, voorzieningen, activiteiten en processen gericht op de informatiestromen en op het beheer van informatie. De informatiehuishouding waarborgt democratische, juridische en historische waarden en ondersteunt daarmee de primaire processen van overheidsorganisaties. Om dat tweeledige doel van waarborgen en ondersteunen te bereiken, moet een informatiehuishouding zo worden ingericht dat informatie, ongeacht de vorm, die nodig is om het handelen van overheidsorganisaties te reconstrueren van meet af aan – maar ook na verloop van tijd – duurzaam toegankelijk is en blijft. Dit geldt vanaf het moment van creatie tot het moment dat de informatie wordt vernietigd of wordt overgebracht naar de aangewezen archiefbewaarplaats voor blijvende bewaring;
Informatiekwaliteit: de borging van het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond, dat de informatie vindbaar is, en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld, nu en voor zolang als nodig;
De bepalingen ten aanzien van de duurzaam, geordende en toegankelijke staat van informatie alsmede ten aanzien van de vervanging van informatie als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle informatie die naar hun aard bestemd te berusten onder GR VGGM, ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
Artikel 4. Verantwoordelijkheid beheer (nog) niet overgebrachte informatie
De borging van informatiekwaliteit omvat in ieder geval:
Het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie met een beschrijving van de informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijnen van de informatie en de applicaties waarin de informatie beheerd wordt.
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een specificatie van vernietigbare informatie op met inachtneming van de geldende selectielijst i.c. de VNG selectielijst voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen. De specificatie behoeft de goedkeuring van de archivaris in de vorm van een machtiging tot vernietiging. Vernietiging vindt pas plaats na machtiging tot vernietiging van de archivaris.
Artikel 6 Mededeling aan de archivaris
De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
Artikel 7 Advies van de archivaris
In het geval het de beheerder, de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf advies van de archivaris vereist:
Artikel 8. Overdracht en terbeschikkingstelling van informatie
Bij overdracht van een of meer taken van de beheerder van de gemeenschappelijke regeling aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de informatie getroffen:
Informatie betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, gehouden op 25 juni 2025.
de voorzitter,
Ahmed Marcouch
de secretaris,
Henk Bril
In artikel 40 en 41 van de Archiefwet is de zorg voor de informatie van het openbaar lichaam gemeenschappelijke regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden bij dagelijks bestuur (zorgdrager) gelegd. Het dagelijks bestuur moet deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de Archiefverordening van het algemeen bestuur en met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb), de Wet gemeenschappelijke regelingen en alle overige wetgeving, die van toepassing is op VGGM.
Het dagelijks bestuur kan op grond van artikel 4 van de Archiefverordening beheerregels vaststellen voor hun informatie. Deze beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het dagelijks bestuur is belegd (en ten aanzien waarvan het algemeen bestuur geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven.
Enkele relevante definities uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele definities in aanvulling op de definities die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd.
Toelichting op enkele definities:
Onder b: Archiefbewaarplaats: Onder de archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale informatie, het e-depot.
Onder l: Informatiehuishouding: Voor deze beheerregeling is een gespecificeerde definitie gebruikt voor het gedeelte van de informatiehuishouding waar de Archiefwet betrekking op heeft. Dit begrip behelst echter meer dan informatiebeheer. Onder informatiehuishouding wordt verstaan: Het totaal aan regels, voorzieningen, activiteiten en processen gericht op de informatiestromen en op het beheer van informatie. De informatiehuishouding ondersteunt de primaire processen van overheidsorganisaties en waarborgt de democratische, juridische en historische waarden. Om dat tweeledige doel van ondersteunen en waarborgen te bereiken, moet een informatiehuishouding zo worden ingericht dat informatie, ongeacht de vorm, die nodig is om het handelen van overheidsorganisaties te reconstrueren van meet af aan – maar ook na verloop van tijd – duurzaam toegankelijk is en blijft. Dit geldt vanaf het moment van creatie tot het moment dat de informatie vernietigd of wordt overgebracht naar een archiefbewaarplaats voor blijvende bewaring.
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren informatie. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle informatie, ongeacht de bewaartermijn.
Artikel 3. Strategisch informatieoverleg (SIO)
Het Strategisch informatieoverleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit.
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat het dagelijks bestuur na machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd is tot vervreemding van informatie. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeft het dagelijks bestuur in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.
Het ontwerpen van een selectielijst voor informatie van gemeentelijke en intergemeentelijke organen wordt verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht. De Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden sluit hierbij aan.
Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden genomen over de selectie van informatie voor permanente bewaring die volgens deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om informatie die betrekking hebben op bijzondere gebeurtenissen of kwesties.
Het SIO kan de verantwoordelijke beheerder betrekken bij de advisering. De advisering over archiefwettelijke taken die niet als taken bij het SIO zijn belegd, wordt verzorgd door de archivaris.
Middels een instellingsbesluit worden vaste functionarissen binnen het SIO benoemd door het dagelijks bestuur. Benoeming van een externe onafhankelijke deskundige is verplicht wanneer het overleg een taak heeft in selectie en waardering.
Dit lid zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van het Dagelijks Bestuur voor het beheer van informatie in de ambtelijke organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van informatie zijn vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van informatie conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van informatie en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.
Dit lid borgt dat vernietiging van informatie alleen wordt uitgevoerd met voorafgaande goedkeuring van de archivaris.
Artikel 8. Overdracht en terbeschikkingstelling van informatie
In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van informatie bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun informatie. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).
Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van informatie: deze informatie worden dan ter beschikking gesteld.
Artikel 9. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de informatie, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar, overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook informatie jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.
In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 40 van de Archiefwet de aangewezen archivaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van informatie, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een onlinevoorziening.
Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan het dagelijks bestuur (in de praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voegen met de beheerder van de archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van informatie.
Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2025-2376.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen