Instellingbesluit Strategisch Informatieoverleg Veiligheids- en gezondheidsregio Gelderland-Midden 2025

Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling VGGM

gelet op artikel 4 van de Beheerregeling informatiekwaliteit Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) 2025, en artikel 3 en 3a van Archiefbesluit 1995;

Besluit vast te stellen de volgende regeling:

Instellingbesluit Strategisch Informatieoverleg Veiligheids- en gezondheidsregio Gelderland-Midden 2025

Hoofdstuk 1. Algemene definities

Artikel 1. Definities

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

• a. Archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet, en;

• b. Strategisch informatieoverleg (SIO): structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt, waar dit besluit betrekking op heeft;

Hoofdstuk 2. Regeling

Artikel 2 Organisatie

• 1. Er is een Strategisch Informatieoverleg Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (verder genaamd: SIO).

• 2. De taak van het SIO wordt als volgt omschreven: het uitbrengen van advies aan het dagelijks bestuur inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatie-huishouding.

Artikel 3 Bevoegdheden

• 1. Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan het dagelijks bestuur inzake vraagstukken over maatschappelijke, organisatorische en technologische ontwikkelingen die gevolgen hebben voor de informatiehuishouding, en over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

• 2. Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:

  • a. voorbereiding op het besluit tot vervreemding van archiefbescheiden;

  • b. situaties van uitzonderingen op de bewaartermijn die zijn voorgeschreven in de geldende Selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;

  • c. Ontwerp selectielijsten en de hotspotmonitor.

• 3. Het SIO kan inhoudelijk deskundigen van alle werkgebieden en de (adviseurs van de) archivaris uitnodigen bij het overleg.

Artikel 4 Samenstelling SIO

• 1. In het SIO hebben zitting:

  • a. De beheerder, zoals bedoeld in de Archiefverordening 2025

  • b. De archivaris

  • c. De beleidsdeskundige op het gebied van informatiekwaliteit (-beheer)

  • d. Vertegenwoordiger bedrijfsprocessen

  • e. Vertegenwoordiger bedrijfsvoering en financiën

  • f. Vertegenwoordiger informatiemanagement

• 2. Op verzoek van één of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp.

• 3. Benoeming van een externe onafhankelijke deskundige is verplicht wanneer het overleg een taak heeft in selectie en waardering.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit instellingsbesluit treedt in werking op 1 oktober 2025.

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) 2025.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, gehouden op 25 juni 2025

de voorzitter,

Ahmed Marcouch

de secretaris,

Henk Bril

Toelichting

Dit betreft het instellen van een Strategisch informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit).

Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur.