Nota reserves en voorzieningen 2024 Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

1. Inleiding

Op grond van artikel 13 van de Financiële Verordening wordt tenminste eenmaal in de vier jaar de (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan het algemeen bestuur aangeboden. De voorgaande nota is vastgesteld in 2017.

2. Beleid

Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is bepalend bij het vaststellen van beleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen. Gemeenschappelijke regelingen vallen ook onder het BBV. In het BBV zijn de regels opgenomen op basis waarvan gemeenten hun begroting en jaarrekening moeten opstellen. Dit betreft ook regels op het terrein van reserves en voorzieningen. Zo dient in de begroting en jaarrekening een beeld te worden geschetst van de ontwikkeling van de reserves en voorzieningen in het komende respectievelijk afgelopen jaar.

Het beperken van de reserves en voorzieningen bevordert de inzichtelijkheid in de financiële positie van de organisatie. Als het gaat om het realiseren van een bepaald beleidsdoel, loopt dit zoveel mogelijk via de exploitatie. Daar vindt ook de integrale afweging plaats. Er wordt daarom een "nee, tenzij" beleid aangehouden ten aanzien van instellen van nieuwe reserves en voorzieningen. Dat betekent dat nieuwe reserves en voorzieningen niet ingesteld worden tenzij er een substantieel financieel belang bestaat. Dit belang dient bij voorstellen tot nieuwe reserves en voorzieningen onderbouwd te worden onderbouwd, rekening houdend met het in deze nota beschreven beleid en voorwaarden.

2.1 Reserves

Reserves vormen het eigen vermogen van de VrAA. In de balans wordt het onderscheid gemaakt tussen:

• 1. Algemene reserve

• 2. Bestemmingsreserve(s)

De algemene reserve is een reserve zonder een specifiek benoemd bestedingsdoel. De algemene reserve vormt de weerstandscapaciteit van de VrAA om algemene risico's op te vangen. Dit is verder toegelicht in de nota Weerstandsvermogen & Risicomanagement.

Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan het AB een bepaalde bestemming heeft gegeven. Een bestemmingsreserve heeft een tijdelijk karakter.

2.2 Voorzieningen

Voorzieningen maken onderdeel uit van het vreemd vermogen van de VrAA. Voorzieningen worden ingesteld om te kunnen voldoen aan verplichtingen en voorzienbare risico's. Voorzieningen worden gevormd conform de geldende wettelijke regels. Een voorziening mag een structureel karakter hebben.

2.3 Rente

Aan reserves en voorzieningen wordt geen rente toegerekend.

3. Criteria voor het instellen van reserves en voorzieningen

Om te voorkomen dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is, moeten goede gronden aanwezig zijn om een reserve of voorziening in te stellen of in stand te houden. Aan de andere kant moet er ook voor worden gewaakt dat de begrotingspositie van de organisatie, door financiële risico's waarvoor geen buffer is gevormd, wordt aangetast. De omvang van de reserves en voorzieningen moet daarom worden afgestemd op het doel en het plan dat er mee gediend moet worden c.q. op de omvang van de risico's dan wel de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt.

Om het budgetrecht van het algemeen bestuur op het terrein van de reserves en voorzieningen tot zijn recht te laten komen zal het instellen van reserves en voorzieningen bij afzonderlijk besluit van het algemeen bestuur (apart beslispunt) plaatsvinden.

3.1 Reserves

Het instellen van een (bestemmings)reserve vindt plaats bij besluit door het algemeen bestuur. In het besluit wordt het volgende aangegeven:

• de naam van de reserve

• het doel waarvoor de reserve wordt gevormd.

• de minimale omvang en/of maximale omvang.

• de omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjarige planning;

• de looptijd.

3.2 Voorzieningen

Het instellen van voorzieningen vindt plaats op grond van criteria genoemd in het BBV. Dit betekent dat noodzakelijk te vormen voorzieningen ook daadwerkelijk gevormd moeten worden.

Voorzieningen ter egalisatie van lasten van groot onderhoud worden uitsluitend bij besluit algemeen bestuur ingesteld, omdat aan dergelijke voorzieningen beleidskeuzes ten grondslag liggen (bijvoorbeeld ten aanzien van het onderhouds- en kwaliteitsniveau). Per voorziening kunnen de beleidskeuzes verschillen. Het algemeen bestuur stelt jaarlijks budget beschikbaar om de betreffende kwaliteitsniveaus te kunnen handhaven. De door het algemeen bestuur genomen beleidskeuzes komen tot uitdrukking in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen.

In het besluit wordt het volgende aangegeven:

• de naam van de voorziening

• het doel waarvoor de voorziening wordt gevormd.

• een financiële onderbouwing moet aanwezig zijn in de vorm van een actueel beheerplan de omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan.

• de looptijd

4. Criteria voor het muteren van reserves en voorzieningen

De besluitvorming over mutaties op reserves is anders dan de besluitvorming over mutaties op

voorzieningen. Voor de reserves ligt het mandaat altijd bij het algemeen bestuur. Voor de voorzieningen is de mutatie afhankelijk van het doel waarvoor de voorziening is gevormd.

4.1 Reserves

Alle stortingen in en onttrekkingen aan reserves vereisen goedkeuring van het algemeen bestuur. Het rechtstreeks verantwoorden van uitgaven op reserves is niet toegestaan. Deze uitgaven behoren als last op het betreffende programma(deel) te worden verantwoord. Hiertegenover staat dan een onttrekking aan de reserve. Uitzondering hierop betreft de resultaatbestemming uit het vorige boekjaar. Deze mutaties worden wel rechtstreeks op de betreffende reserves verantwoord.

Het goedkeuren van mutaties op reserves door het algemeen bestuur gebeurt op de volgende wijze:

• 1. Bij de resultaatbestemming van de jaarrekening. Er wordt dan expliciet een voorstel voorgelegd om het resultaat te storten in een bepaalde reserve c.q. een bedrag te onttrekken aan de reserve.

• 2. Bij de vaststelling van de begroting. Bij de begroting is opgenomen dat een bepaald bedrag gestort wordt in of onttrokken wordt aan een bepaalde reserve. Indien er sprake is van een onttrekking aan een reserve dan is ook duidelijk welke lasten hiermee afgedekt worden.

• 3. Bij de vaststelling van de tussentijdse rapportage met (in de bijlage) een begrotingswijziging. Het algemeen bestuur verleent in de vorm van een begrotingswijziging goedkeuring aan de mutaties in de rapportageperiode.

• 4. Bij afzonderlijk besluit. In een afzonderlijk besluit wordt besloten tot een storting in of onttrekking aan een bepaalde reserve. Duidelijk in het besluit is opgenomen voor welk doel de storting plaatsvindt en welke lasten afgedekt worden met de onttrekking.

• 5. Egalisatie van het totaal van baten en lasten. Bij de vorming van een egalisatiereserve is door het algemeen bestuur besloten dat het saldo van de baten en lasten van een specifiek onderdeel geëgaliseerd wordt via een bepaalde reserve.

In specifieke gevallen kan het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur de bevoegdheid delegeren om de hoogte van bepaalde bestemmingsreserves per balansdatum in overeenstemming te brengen met de onderliggende verplichtingen.

Het muteren van de reserves vindt op de volgende wijze plaats:

• Een storting in of onttrekking aan een egalisatiereserve vindt altijd plaats conform de gemaakte afspraak met het algemeen bestuur.

• Stortingen in overige reserves vinden plaats conform raming in de begroting, tenzij het algemeen bestuur anders besluit.

• Onttrekkingen uit overige reserves vinden plaats conform de werkelijke bestedingen tot maximaal het bedrag van de raming in de begroting, tenzij het algemeen bestuur anders besluit.

4.2 Voorzieningen

Voor toevoegingen aan en onttrekkingen uit voorzieningen gelden de volgende spelregels:

• 1. Een toevoeging aan of onttrekking uit een bestaande voorziening wordt geraamd in de begroting.

• 2. Een onttrekking aan de voorziening wordt rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt. Een aanwending is dus geen last die via de exploitatie loopt, een begrotingswijziging is om deze reden dan ook niet nodig.

• 3. Indien een voorziening, die gevormd is ter gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren (bijv. een voorziening voor groot onderhoud) hoger of lager is dan benodigd voor de achterliggende verplichtingen dan dient een vrijval of een storting in de voorziening plaats te vinden. Hiervoor is geen besluit algemeen bestuur nodig.

4.3 Wijzigen doel of bestemming reserves en voorzieningen

Het algemeen bestuur is te allen tijde bevoegd het doel of de bestemming van een (bestemmings-) reserves te wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is een apart besluit nodig. Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter hiervan.

5. Criteria voor het opheffen van reserves en voorzieningen

5.1 Reserves

Wanneer naar aanleiding van een besluit van het algemeen bestuur het doel of de bestemming van een (bestemmings-)reserve vervalt, wordt de reserve opgeheven en bepaalt het algemeen bestuur de bestemming van een eventueel saldo.

5.2 Voorzieningen

Opheffing van een voorziening is alleen mogelijk indien de redenen voor de vorming van de voorziening zijn weggevallen of er geen recent (beheer)plan meer aanwezig is voor de voorziening.

De vrijkomende middelen vallen vrij ten gunste van de exploitatie

Bijlage 1 Onderscheid reserves en voorzieningen

De wettelijke bepalingen over reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), artikelen 41 tot en met 45. Het kenmerkende onderscheid tussen reserves en voorzieningen is als volgt:

	Reserve	Voorzieningen
Onderdeel van	Eigen vermogen	Vreemd vermogen
Beschikkingsbevoegdheid	Algemeen bestuur	Dagelijks bestuur
Besteding	Vrij	Staat vast
Wijziging bestemming	Mogelijk	Niet mogelijk
Storting	Resultaat bestemmend: komt niet direct ten laste van de exploitatie (tenzij het AB hier vooraf toestemming voor gegeven heeft)	Resultaatbepalend: komt rechtstreeks ten laste van de exploitatie
Onttrekking	Resultaat bestemmend: komt niet direct ten laste van de exploitatie (tenzij het AB hier vooraf toestemming voor gegeven heeft)	Resultaatbepalend: komt rechtstreeks ten laste van de exploitatie
Financiële onderbouwing	Niet verplicht, wel wenselijk	Verplicht
Indeling	Algemene reserve Bestemmingsreserves Egalisatiereserves	Verplichtingen en verliezen Bestaande risico's Egalisatie van kosten Bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen Bijdrage van derden die specifiek besteed moeten worden

Bijlage 2 Begrippenlijst

In deze begrippenlijst wordt aangesloten bij definities en begripsomschrijvingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Reserves

Reserves zijn bestanddelen van het eigen vermogen die in beginsel worden gevormd uit het resultaat van de exploitatie, het saldo van de baten en lasten. Reserves worden onderscheiden naar de algemene reserve en de bestemmingsreserves en kunnen worden ingezet voor verschillende functies: dekking, financiering, buffer en egalisatie. Het algemeen bestuur is bevoegd om reserves in te stellen, om de bestemming van reserves te wijzigen dan wel reserves op te heffen. Reserves kunnen volgens een vaste periodiciteit worden gevoed of worden ingezet. Bij de begroting en meerjarenraming worden dan planmatig middelen aan een reserve toegevoegd of uit een reserve onttrokken.

Algemene reserve

De algemene reserve is bedoeld als een buffer voor het opvangen van exploitatietekorten en onvoorziene incidentele risico's (alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie). De algemene reserve heeft een permanent karakter, de omvang hangt mede af van het benodigde weerstandsvermogen

Bestemmingsreserve

Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven.

Eigen vermogen

Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening. Het gerealiseerde resultaat wordt afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen.

Risico

Effect van onzekerheid op (het behalen van) doelstellingen.

Risicobeheersing (risicomanagement)

De gecoördineerde activiteiten om een organisatie te sturen en te beheersen met betrekking tot risico's.

Weerstandscapaciteit

Zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de VrAA beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken.

Weerstandsvermogen

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

Voorzieningen

Voorzieningen worden gevormd wegens:

• a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

• b. op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

• c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen verkregen vanuit de EU en overheid. Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.