Financiële verordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2024

Het algemeen bestuur van de Veiligheids-en Gezondheidsregio Gelderland-Midden:

gezien het voorstel van het dagelijks bestuur van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden;

gelet op artikel 212 Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen;

gelet op het bepaalde in de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden

besluit in te trekken:

de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden” (Financiële verordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2023).

en vast te stellen:

de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden” (Financiële verordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2024).

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. dienst:	de organisatorische eenheid, die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het dagelijks bestuur heeft.
b. administratie:	het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
c. financiële administratie:	het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden, teneinde te komen tot een goed inzicht in: 1. de financieel-economische positie; 2. het financiële beheer; 3. de uitvoering van de begroting; 4. het afwikkelen van vorderingen en schulden; 5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
d. administratieve organisatie:	het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
e. financieel beheer:	het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden.
f. rechtmatigheid	het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder mede verordeningen en besluiten van het Algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur.
g. doelmatigheid	het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
h. doeltreffendheid	de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Titel 1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Programmabegroting per productcluster

• 1. Het algemeen bestuur stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling (i.c. productcluster) vast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt per programma vast:

  • a. de beoogde maatschappelijke effecten;

  • b. de te leveren goederen en diensten;

  • c. de baten en lasten.

• 3. Het dagelijks bestuur stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

• 4. Het algemeen bestuur stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 5. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Producten

• 1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

• 2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar aan het algemeen bestuur ter vaststelling een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar.

Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting

• 1. Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  • a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

  • b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en Interne controle

Artikel 6. Interne controle

De verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden is van toepassing. De toetsing van de interne controle in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is vastgelegd in het jaarlijks door het algemeen bestuur vast te stellen controle protocol.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1. Het dagelijks bestuur bepaalt welke gegevens, op welke tijdstippen voor een goed beheer van de regionale organisatie door de directie en/of de veiligheidsdirectie moeten worden verstrekt en hoe per categorie deze gegevens moeten worden aangeleverd.

• 2. De directie legt periodiek verantwoording af over het door haar gevoerde dagelijks beheer.

Artikel 8. Jaarstukken

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar de programma-verantwoording.

• 2. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:

  • a. wat is bereikt;

  • b. welke goederen en diensten zijn geleverd;

  • c. wat de kosten zijn

  • d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 3. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2. Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

• 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 3. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actueel beleid voor het activeren, waarderen en afschrijven van vaste activa. Dit beleid wordt nageleefd en staat beschreven in de jaarrekening in paragraaf “Waarderingsgrondslagen” sectie “Activa”. Nadere toelichting wordt verstrekt in de paragraaf “Toelichting op de balans” sectie “Vaste Activa”. Een separaat beleidsdocument wordt hiervoor opgesteld door de afdeling Financiën.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling van de openstaande vorderingen en een historisch percentage aan oninbare bedragen van het openstaande saldo van vorderingen ouder dan negentig dagen.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

• 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het beleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen. Dit omvat in ieder geval:

  • a. de vorming en besteding van reserves;

  • b. de vorming en besteding voorzieningen;

  • c. bij welke specifiek benoemde taakvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

• 3. Het algemeen bestuur stelt de reserves vast middels de vaststelling van de resultaatbestemming in de jaarrekening dan wel middels een apart besluit. De voorzieningen worden vastgesteld door het algemeen bestuur middels de vaststelling van de jaarrekening.

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden verleende diensten.

• 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

Artikel 14. Financieringsfunctie

• 1. Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor

  • a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2. Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a. de bank Nederlandse Gemeenten treedt op als huisbankier;

  • b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • c. het gebruik van derivaten is niet toegestaan;

  • d. voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

  • f. voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

• 3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden. Het dagelijks bestuur motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 4. Het dagelijks bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit treasury statuut. Het dagelijks bestuur zendt het besluit treasury statuut ter kennisneming aan het algemeen bestuur.

Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

Titel 3. Paragrafen

Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1. Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.

• 2. Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

• 3. Het dagelijks bestuur biedt eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door beheersmaatregelen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandsvermogen bepaald.

Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1. Het dagelijks bestuur biedt tenminste eens in de vier jaar een nota meerjarig onderhoudsplan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau van de regionale voorzieningen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door het algemeen bestuur. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gebouwen en eveneens de normkosten-systematiek en het meerjarig budgettair beslag.

Artikel 18. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a. de kasgeldlimiet;

• b. de renterisico norm;

• c. de huidige liquiditeitspositie, de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte.;

• d. de rentevisie en

• e. de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 19. Bedrijfsvoering

• 1. Het dagelijks bestuur stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan het algemeen bestuur gezonden. In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de relatie tussen het apparaat en de burgers in de regio.

• 2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

• 3. Het dagelijks bestuur rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

• 4. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt het onderdeel Rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De Rechtmatigheidsverantwoording zal worden opgenomen in lijn met de beschrijving en gestelde kaders conform het jaarlijks door het dagelijks bestuur en algemeen bestuur vast te stellen controleprotocol.

Artikel 20. Verbonden partijen

In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen, eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen en overige verplichte onderdelen, op grond van artikel 15 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Titel 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 21. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden als geheel en in de dienst;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

  • c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 22. Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

• 1. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• 2. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen.

• 3. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• 4. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• 5. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 6. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 7. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 8. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en

• 9. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• 10. het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 23. Aanbesteding en inkoop

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels van de Europese Unie.

Titel 5. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 24. Rechtmatigheidscontrole

• 1. De rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening is gericht op de financiële rechtmatigheid.

• 2. De controle van de rechtmatigheid wordt uitgevoerd conform het jaarlijks door het dagelijks bestuur en algemeen bestuur vast te stellen Controleprotocol VGGM onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. In het controleprotocol worden de definities van de rechtmatigheidscriteria, de verantwoordingsgrens en indien van toepassing de rapportagegrens vastgesteld.

Artikel 25. Begrotingsrechtmatigheid

Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur bepalen middels deze financiële verordening op welke wijze om wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit blijkt hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door het Algemeen Bestuur:

• 1. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zijnde het programmaniveau, zoals vastgelegd in artikel 2, lid 2.

• 2. Begrotingsonrechtmatigheden die niet met een begrotingswijziging worden gecorrigeerd, worden expliciet zichtbaar gemaakt en toegelicht in de jaarstukken. Indien het Algemeen Bestuur de jaarstukken vaststelt, wordt ook ingestemd met deze begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrotingsonrechtmatigheden tellen niet mee voor het oordeel van de accountant maar worden wel benoemd in de Rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarstukken.

• 3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of een begrotingswijziging.

  • d. Overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van baten en lasten zijn tijdig gemeld aan het Algemeen Bestuur wanneer deze in de jaarrekening worden gerapporteerd als onderdeel van de programma verantwoording in het jaarverslag en worden vastgesteld als zodanig.

• 4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Titel 6. Slotbepalingen

Artikel 26. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2024.

Artikel 27. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële verordening Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden 2024”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 27 november 2024

Het algemeen bestuur Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden,

De voorzitter,

A. Marcouch

De secretaris,

Anton Slofstra