Financiële verordening bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief 2025

Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief,

gelet op:

• artikel 212 van de Gemeentewet;

• artikel 35 (lid 7) van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• hoofdstuk 5 (artikel 17 t/m 24) van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Veluws Archief;

besluit:

vast te stellen de navolgende Financiële verordening bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief 2025.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

• 1. In deze financiële verordening wordt verstaan onder:

• Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• Bestuur: het bestuur van de gemeenschappelijke regeling NoVA;

• BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• Producten- en dienstencatalogus: het overzicht van alle producten en diensten welke door NoVA worden aangeboden;

• Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten of gestelde doelen van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

• Rechtmatigheidsverantwoording: de verantwoording van het bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheerhandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• Voorwaardencriterium: het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheerhandelingen, zoals vastgelegd in wet- en regelgeving;

• Begrotingscriterium: het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten, waarbinnen de financiële beheerhandelingen tot stand zijn gekomen;

• Misbruik en Oneigenlijk Gebruik-criterium: het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheerhandelingen;

• Wet Fido: Wet financiering decentrale overheden;

• 2. Voor overige begrippen uit deze verordening wordt verwezen naar de begripsomschrijvingen als bedoeld in artikel 1 van de Gemeenschappelijke Regeling NoVA.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. De meerjarenbegroting en de jaarstukken zijn opgesteld en ingericht in overeenstemming met de geldende BBV-voorschriften.

• 2. De meerjarenbegroting en de jaarstukken bevatten

  • a. een overzicht van de lasten en baten

  • b. een overzicht van algemene dekkingsmiddelen

  • c. een overzicht van de overhead

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de meerjarenbegroting wordt van nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet en de daarbij behorende kapitaallasten weergegeven.

Artikel 3. Kaders en planning begroting en jaarstukken

• 1. Voor de kaders en de planning van de meerjarenbegroting en jaarstukken wordt verwezen naar de artikelen 19 en 20 in de gemeenschappelijke regeling NoVA.

• 2. Conform artikel 34 en 35 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen zendt het bestuur vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de meerjarenbegroting dient, aan de deelnemers:

  • a. de ontwerpbegroting, waarin algemene financiële en beleidsmatige kaders zijn opgenomen

  • b. de voorlopige jaarrekening

• 3. Indexatie van budgetten vindt jaarlijks plaats conform de meicirculaire gemeentefonds voorafgaand aan het begrotingsjaar

  • a. Voor materiële budgetten wordt de prijsindex Prijs bruto binnenlands product (pbbp) gehanteerd;

  • b. Voor de loonsom wordt de Loonvoet sector overheid gehanteerd.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de meerjarenbegroting de baten en lasten.

• 2. Het bestuur autoriseert nieuwe investeringen met het vaststellen van de meerjarenbegroting. Bij de begrotingsbehandeling kan het bestuur aangeven van welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet van de directie wil ontvangen.

• 3. Meerjarige investeringskredieten worden per jaarschijf beschikbaar gesteld.

Artikel 5. Verdeelsleutel en berekeningsmethodiek

• 1. Bij de kostenverdeelsystematiek wordt aangesloten bij de bijdragen zoals die in de begroting van de 8 gemeenten in 2024 zijn opgenomen. De loon/prijsindexatie (2025: 4,52%) wordt naar rato gerekend. Verrekening van meer/minderkosten vindt plaats op basis van deze verdeelsleutel.

Bijdrage per gemeente	Begroting 2024	Begroting 2025 e.v.
Elburg	€ 255.028	€ 266.540
Ermelo	€ 263.100	€ 274.980
Harderwijk	€ 313.063	€ 327.210
Nunspeet	€ 265.982	€ 278.000
Oldebroek	€ 255.557	€ 267.100
Epe	€ 187.000	€ 195.440
Hattem	€ 110.000	€ 114.960
Heerde	€ 128.000	€ 133.770
Totaal	€ 1.777.730	€ 1.858.000

• De basis in 2024 voor de 5 SNWV gemeenten is gebaseerd op de oude kostenverdeling van de 5 deelnemende gemeenten. De basis in 2024 voor de gemeenten Epe, Hattem en Heerde is gebaseerd op een raming van de te verwachten bijdrage voor aansluiting bij SNWV uit 2022.

• 2. In 2028 wordt een beredeneerde herverdeling van kosten op basis van inwonertal gehanteerd, met uitzondering van nader te bepalen gelijk te verdelen overheadkosten. Deze systematiek wordt per 1 januari 2028 in de begroting van het NoVA gewijzigd naar een reële kostenverdeling op basis van een eerlijke en evenredige toerekening van kosten op basis van tijdschrijven op de producten- en dienstencatalogus van het NoVA en een uitgewerkte programmabegroting.

• Vóór de totstandkoming van de in 2028 in te voeren kostenverdeelsystematiek naar de toerekening van kosten wordt een evaluatie uitgevoerd door een brede werkgroep, waarin alle acht gemeenten en het NoVA vanuit verschillende expertises vertegenwoordigd zijn.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1. Het bestuur biedt de deelnemers eenmaal per jaar, vóór 1 september een tussentijdse rapportage aan met de realisatie van de begroting voor het lopende begrotingsjaar.

• 2. De tussenrapportage bevat een korte uiteenzetting over

  • a. de uitvoering;

  • b. de afwijkingen op baten en de lasten;

  • c. de voorgestelde (budget- en/of investerings)mutaties, de risico’s en het nieuwe begrotingsresultaat.

• 3. Voorgestelde begrotingswijzigingen worden geautoriseerd door het bestuur.

• 4. In de tussenrapportages worden in ieder geval afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Het bestuur legt in de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In deze verantwoording geeft het bestuur aan: welke doelen zijn bereikt en welke niet; welke prestaties hiervoor zijn geleverd en wat de kosten en opbrengsten hiervoor zijn geweest.

• 2. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het bestuur de deelnemende gemeenten het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 3. Het bestuur is gemachtigd om incidentele budgetten, die in een jaar nog niet volledig gebruikt zijn, in het betreffende jaar over te hevelen naar het volgende jaar, indien voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:

  • a. het betreft geautoriseerde projecten of activiteiten waarvoor middelen beschikbaar zijn gesteld en waarvoor een concreet plan tot besteding is;

  • b. de overgehevelde middelen worden ingezet in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn geraamd;

  • c. een overhevelingsbedrag mag niet groter zijn dan het betreffende restantbudget op de specifieke post;

  • d. er vindt in principe één keer een budgetoverheveling plaats,

    • i. tenzij hiervoor goede argumenten (onvermijdelijkheid) zijn om hiervan af te wijken of,

    • ii. tenzij het (rijks-)bijdragen betreft die bij niet doorgaan van de activiteit noodgedwongen terug moeten vloeien naar de verstrekker of;

    • iii. tenzij er sprake is van een meerjarig project.

  • e. budgetoverheveling vindt plaats bij tussenrapportages, jaarrekening of in december voor afronding van het desbetreffende boekjaar.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, zich verantwoordt over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het bestuur aan de deelnemers over afwijkingen van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves, met een verantwoordingsgrens, uitgedrukt in een jaarlijks door het bestuur bij de conceptbegroting vast te stellen percentage.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 10.000 nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

Het bestuur stelt jaarlijks bij de conceptbegroting een normenkader rechtmatigheid vast. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheerhandelingen kunnen voortvloeien. Het bestuur operationaliseert dit normenkader in een eigen toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het bestuur is geautoriseerd.

• 2. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting (inclusief kredieten) als onrechtmatig worden beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren

  • b. Er is sprake van overschrijding van de lasten op een open einde regeling

  • c. Er is sprake van onderschrijding van de baten waarbij direct gerelateerde lasten de onderschrijding compenseren.

  • d. De afwijking is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage of een genomen bestuursbesluit.

• 3. Afwijkingen, zoals aangegeven onder artikel 10, lid 2, die door het bestuur worden vastgesteld, zijn tijdig als ze voor of uiterlijk ten tijde van de vaststelling jaarrekening door het bestuur zijn vastgesteld.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Het bestuur zorgt voor regels ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen en legt deze vast.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Eenmaal per jaar, bij de jaarrekening, wordt gekeken of lopende investeringen kunnen worden afgesloten. Dit overzicht wordt opgenomen bij de jaarrekening.

• 2. Investeringen ouder dan 2 jaren worden in principe afgesloten tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om dit niet te doen. Het bestuur bepaalt in dit geval.

• 3. Alle investeringen worden lineair afgeschreven in overeenstemming met de volgende termijnen:

  • a. Gebouwen 50 jaar

  • b. Verbouwing/uitbreiding/renovatie 40 jaar

  • c. (technische) installaties 5 jaar

  • d. Kantoorinrichting/meubilair/ICT 5 jaar

  • e. Mobiele apparatuur 3 jaar

• 4. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd; deze kosten worden rechtstreeks in de exploitatie opgenomen.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

• 1. Het bestuur kan twee soorten reserves instellen, te weten

  • a. Algemene Reserve

  • b. Bestemmingsreserve

• 2. Het totaal van de reserves mag een maximale omvang van 10% van de begroting bedragen.

Artikel 14. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1. Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd.

• 2. Bij de jaarstukken wordt de hoogte van deze voorziening bepaald door alle openstaande vorderingen te beoordelen op oninbaarheid.

Artikel 15. Kostprijsberekening

Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

Artikel 16. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van diensten door de Gemeenschappelijke Regeling NoVA aan derden, worden in ieder geval de geraamde kosten in rekening gebracht. Voor personele inzet geldt het uurtarief met een opslag voor de overheadkosten; vooralsnog wordt uitgegaan van een opslag van 35%, met de mogelijkheid dit percentage te herzien bij het vaststellen van de financiële kaders bij de ontwerpbegroting.

Artikel 17. Financieringsfunctie

Het bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen en kaders in acht zoals opgenomen in de Wet Fido en in het nog door het bestuur op te stellen Treasurystatuut.

Hoofdstuk 5. Paragrafen

Artikel 18. Paragrafen en onderdelen

Het bestuur neemt in de begroting en de jaarstukken de volgende paragrafen op:

• a. weerstandsvermogen en risicobeheersing

• b. financiering (incl. EMU saldo)

• c. bedrijfsvoering

De paragrafen bevatten de verplichte onderdelen op grond van artikel 9 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 19. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval voldoet aan de BBV en dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, evenals de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• f. Het verschaffen van informatie aan de deelnemende gemeenten en aan derden zoals Provincie, Rijk, CBS, Belastingdienst en de accountant.

Artikel 20. Financiële organisatie

Het bestuur draagt zorgt voor en legt in een besluit vast:

• a. een eenduidige indeling van de Gemeenschappelijke Regeling NoVA en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de programma’s/producten/taakvelden;

• g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten;

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 21. Administratieve Organisatie en Interne controle

• 1. Het bestuur draagt zorg voor een adequate opzet van de administratieve organisatie en een interne controle:

  • ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening;

  • de zorg van de getrouwheid van de informatieverstrekking;

  • de rechtmatigheid van de beheershandelingen;

  • ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik;

  • de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheerhandelingen;

• Bij afwijkingen rapporteert het bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 6. Slotbepaling

Artikel 22. Inwerkingtreding

Deze financiële verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 juli 2025.

Artikel 23. Citeertitel

Deze financiële verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief 2025”.

Aldus besloten in de vergadering van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief van 1 juli 2025.

Voorzitter,

C.W.J. Blom,

Secretaris,

dr. R.A.A. Bosch