Reglement van Orde bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief 2025

Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief,

gelet op:

artikel 8 van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Veluws Archief;

besluit:

vast te stellen het navolgende Reglement van Orde bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief 2025.

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1. Op dit reglement zijn de begripsbepalingen opgenomen in artikel 1 van de gemeenschappelijke regeling Noord-Veluws Archief, van overeenkomstige toepassing.

• 2. Daarnaast wordt in dit reglement verstaan onder:

  • a. bestuur: het bestuur van Bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief, bedoeld in hoofdstuk 2 van regeling;

  • b. secretaris: de secretaris, genoemd in artikel 14 lid 4 van de regeling, en

  • c. vergadering: een vergadering van het bestuur.

Artikel 2 Algemene bepalingen

• 1. Het bestuur bepaalt de plaats, dag en het uur van de vergaderingen van het bestuur.

• 2. Op verzoek van de voorzitter of een lid kan het bestuur bij meerderheid besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor de vergadering uit te nodigen.

Artikel 3 De Voorzitter

Gelet op artikel 12, derde lid van de regeling worden de volgende nadere eisen aan het voorzitterschap gesteld:

• 1. De voorzitter bepaalt de orde van de vergadering.

• 2. De voorzitter formuleert de tijdens de vergadering genomen besluiten.

Artikel 4 Aanwezigheid secretaris

• 1. De secretaris staat het bestuur ter zijde in de uitoefening van zijn taak.

• 2. Hij kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen.

• 3. De secretaris is niet aanwezig bij de vergadering wanneer het bestuur in zijn rol van werkgever wenst te vergaderen over het functioneren van de directeur.

Artikel 5 Openbaarheid van de vergaderingen

• 1. De vergadering is in beginsel besloten.

• 2. Het bestuur kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 3. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 6 Toehoorders en pers bij openbare vergadering

• 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is niet toegestaan.

Artikel 7 Agenda

• 1. De secretaris doet een voorstel voor de agenda voor de vergadering van het bestuur.

• 2. De voorzitter stelt de agenda op en zendt deze met de bijbehorende stukken als regel tenminste veertien dagen voor de vergadering aan de leden van het bestuur.

• 3. Het tweede lid geldt niet voor vergaderingen die spoedshalve worden belegd.

• 4. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgaaf van reden(en) van urgentie voor de vergadering worden aangemeld bij de voorzitter.

• 5. Na opening van de vergadering stelt het bestuur de agenda vast. Op voorstel van de voorzitter of een lid kan het bestuur bij de vaststelling van de agenda onderwerpen van de agenda afvoeren of de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

• 6. Indien op de agenda onderwerpen staan als bedoeld in artikel 5, tweede lid, wordt de agenda voor dat deel openbaar gemaakt en worden de bijbehorende stukken voor eenieder (digitaal) beschikbaar gesteld.

Artikel 8 Opening vergadering en quorum

• 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien overeenkomstig artikel 9, tweede lid van de regeling de meerderheid van het aantal zitting hebbende bestuursleden, dan wel hun plaatsvervangers, aanwezig is.

• 2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip het vereiste aantal leden niet aanwezig is, bepaalt de voorzitter, de dag en het uur van de volgende vergadering. Dit tijdstip ligt ten minste 24 uur na het bezorgen van de nieuwe uitnodiging.

• 3. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergadering.

Artikel 9 Verslag

• 1. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt dat in elk geval het volgende bevat:

  • a. de namen van de voorzitter, van de aanwezige en van de afwezige leden en van de secretaris;

  • b. de vermelding van de ingekomen stukken, mededelingen en de voorstellen met hetgeen daarover is besloten;

• 2. De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van het verslag.

• 3. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en daarna door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

• 4. De secretaris maakt van het verslag een uittreksel met de besluiten die openbaar zijn.

Artikel 10 Besluiten buiten de vergadering

• 1. Het bestuur kan buiten de vergadering besluiten nemen.

• 2. Door de voorzitter wordt een conceptbesluit aan de leden van het bestuur toegezonden. Het besluit komt tot stand, indien binnen een circulatietermijn van een week door alle leden van het bestuur akkoord is gegeven, schriftelijk dan wel elektronisch.

• 3. Indien is voldaan aan het gestelde in het tweede lid ondertekenen de voorzitter en de secretaris het besluit.

• 4. Het besluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening van de voorzitter.

• 5. De voorzitter verstrekt elk lid van het bestuur een kopie van het genomen besluit.

Artikel 11 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement beslist het bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12 Citeertitel en Inwerkingtreding

• 1. Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement van Orde bestuur NoVA 2025”.

• 2. Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 juli 2025.

Aldus besloten in de vergadering van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Noord-Veluws Archief van 1 juli 2025.

C.W.J. Blom, Voorzitter

dr. R.A.A. Bosch, Secretaris