Controleverordening GR MijnGemeenteDichtbij 2023

Het Algemeen bestuur van het openbaar lichaam MijnGemeenteDichtbij;

gelezen het voorstel van het Dagelijks bestuur van 17 oktober 2023.

gelet op artikel 35 Wet gemeenschappelijke regelingen juncto artikel 213 Gemeentewet;

tevens gelet op de gemeenschappelijke regeling ambtelijke samenwerkingsorganisatie Boxtel – Sint-Michielsgestel;

b e s l u i t :

onder intrekking van de huidige ‘Controleverordening MijnGemeenteDichtbij 2022’, zoals deze is vastgesteld op 1 februari 2022, vast te stellen de Controleverordening GR MijnGemeenteDichtbij 2023.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• accountant: een door het Algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• jaarrekening: jaarrekening van GR MijnGemeenteDichtbij als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar met een mogelijke verlenging van maximaal 3 jaar.

• 2. Het Dagelijks bestuur bereidt in overleg met het Algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het Algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het Dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter.

  • f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. Het Algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door Dagelijks bestuur

• 1. Het Dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Het Dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 april aan het Algemeen bestuur.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b. De accountant voert de controlewerkzaamheden, met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van GR MijnGemeenteDichtbij, uit.

• 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de teammanager Financiën en Administratie, financieel adviseur van GR MijnGemeenteDichtbij en andere direct bij de controle betrokken medewerkers van MijnGemeenteDichtbij.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. Het Dagelijks bestuur van MijnGemeenteDichtbij draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeenten Boxtel, Sint-Michielsgestel en van MijnGemeenteDichtbij.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie en MijnGemeenteDichtbij werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie en MijnGemeenteDichtbij werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie en MijnGemeenteDichtbij werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het Dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks bestuur informeert het Algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het Dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Het Dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van MijnGemeenteDichtbij is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het Dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de teammanager Financiën en Administratie, financieel adviseur van GR MijnGemeenteDichtbij en andere direct bij de controle betrokken medewerkers van MijnGemeenteDichtbij.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen bestuur door de accountant aan het Dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het Algemeen bestuur het verslag van bevindingen met het Dagelijks bestuur.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De Controleverordening MijnGemeenteDichtbij 2022 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening GR MijnGemeenteDichtbij 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur van MijnGemeenteDichtbij van 31 oktober 2023

Het Algemeen bestuur van MijnGemeenteDichtbij,

De secretaris,

D.C. van Eeten

De voorzitter,

R.S. van Meygaarden