Blad gemeenschappelijke regeling van Samenwerking Kempengemeenten
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Samenwerking Kempengemeenten | Blad gemeenschappelijke regeling 2025, 1837 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Privacybeleid 2025-2028 Samenwerking Kempengemeenten
Autoriteit Persoonsgegevens (AP): de AP is de landelijke toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): Europese privacywetgeving waarin de belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland zijn geregeld. In vakgerichte wetgevingen zoals de Wmo of Participatiewet kunnen uitgebreidere regels voor de omgang met persoonsgegevens zijn opgenomen ter uitvoering van die wet.
Betrokkene: van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Dit kunnen bijvoorbeeld inwoners of medewerkers zijn.
Bijzondere persoonsgegevens: bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die zó privacygevoelig zijn dat het grote(re) impact op iemand kan hebben als deze gegevens worden verwerkt. Daarom krijgen bijzondere persoonsgegevens extra bescherming in de AVG en Wpg.
Chief Information Security Officer (CISO): de CISO is verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging binnen een organisatie. Deze persoon zorgt ervoor dat gegevens goed beschermd zijn tegen dreigingen zoals hackers en dat de organisatie voldoet aan de veiligheidsregels.
Datalek: een datalek gebeurt wanneer iemand zonder toestemming of per ongeluk toegang krijgt tot persoonsgegevens. Het kan ook betekenen dat persoonsgegevens ongewenst worden verwijderd, kwijtgeraakt, aangepast of gedeeld.
Data Protection Impact Assessment (DPIA): ook wel bekend als PIA of een beoordeling van privacy risico’s. Het is een hulpmiddel om vooraf te kijken welke risico’s er zijn bij het verwerken van persoonsgegevens. Daarna kunnen er maatregelen worden genomen om deze risico’s kleiner te maken.
Digitale ethiek: gaat over wat goed en slecht is in de digitale wereld. Het helpt ons nadenken over hoe we technologie op een eerlijke en veilige manier gebruiken.
Functionaris voor de gegevensbescherming (FG): de FG is de onafhankelijk toezichthouder op de omgang met persoonsgegevens binnen de Samenwerking Kempengemeenten. De FG controleert en adviseert de Samenwerking Kempengemeenten op het gebied van gegevensbescherming.
Gedelegeerd: dit betekent dat wij bepaalde taken aan iemand anders hebben overgedragen. Als wij werkzaamheden aan een andere partij geven, is die partij zelf verantwoordelijk voor hoe zij met gegevens omgaan. Daarom geldt ons privacybeleid dan niet.
Gemandateerd: betekent dat iemand namens een ander bepaalde taken of beslissingen mag uitvoeren. Dit gebeurt op basis van een officiële afspraak of regel. De persoon met het mandaat heeft daarmee de bevoegdheid om in naam van een organisatie of leidinggevende te handelen.
Politiegegevens: dit zijn persoonsgegevens die worden gebruikt bij het uitvoeren van politiewerk.
Persoonsgegeven: een persoonsgegeven is informatie die bij één persoon hoort. Dit kunnen vertrouwelijke gegevens zijn, maar ook gewone dingen zoals een naam, adres, geboortedatum, kenteken of telefoonnummer.
Privacy officer (PO): Een privacy-adviseur die de Samenwerking Kempengemeenten helpt met vragen over gegevensbescherming in specifieke situaties.
Privacy by Design (Pbd): Dit betekent dat privacy al vanaf het begin wordt meegenomen bij het ontwerpen van een informatiesysteem of nieuw product.
Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG): De UAVG is een Nederlandse wet die de regels van de AVG (Europese privacywet) aanvult en uitlegt voor Nederland. In deze wet staan extra afspraken over hoe organisaties in Nederland met persoonsgegevens moeten omgaan.
Verwerken: Alle handelingen die met persoonsgegevens worden gedaan, zoals opslaan, bewaren, verzamelen, combineren, delen met anderen of verwijderen.
Verwerker: Een persoon of organisatie die van de Samenwerking Kempengemeenten persoonsgegevens verwerkt.
Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of organisatie die beslist wat er wel en wat er niet met persoonsgegevens gebeurt. In de Samenwerking Kempengemeenten is dit meestal het dagelijks bestuur. Soms kan ook de voorzitter van het dagelijks bestuur verantwoordelijk zijn.
Verwerkingsregister: Een overzicht waarin alle processen staan waarbij de Samenwerking Kempengemeenten persoonsgegevens gebruikt. Hierin staat bijvoorbeeld waarom de gegevens worden verwerkt, welke gegevens het zijn en hoe lang ze worden bewaard.
Verwerkersovereenkomst: Een contract tussen de Samenwerking Kempengemeenten en een externe partij die persoonsgegevens verwerkt. Hierin staan afspraken over hoe de gegevens worden beschermd en verwerkt.
Wet politiegegevens (Wpg): Een Nederlandse wet die regels geeft over hoe politiegegevens mogen worden verwerkt. Dit geldt voor buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) en voor de rechten en plichten van burgers.
Binnen de Samenwerking Kempengemeenten werken we veel met persoonsgegevens van inwoners, medewerkers en (samenwerkings)partners. We verzamelen vooral gegevens van inwoners om onze wettelijke taken goed uit te voeren. Dit doen we bijvoorbeeld voor sociale hulp en veiligheid. Om deze taken goed te doen, is het nodig dat we persoonsgegevens verwerken. Inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig en veilig met hun gegevens omgaan.
De Samenwerking Kempengemeenten blijft zich ontwikkelen. Nieuwe technologieën, digitalisering en wereldwijde veranderingen zorgen ervoor dat we steeds beter moeten letten op de bescherming van gegevens en privacy. Wij zijn ons hiervan bewust en nemen maatregelen om privacy te beschermen. Dit doen we onder andere door informatie goed te beveiligen, alleen de nodige gegevens te verzamelen, transparant te zijn en inwoners controle te geven over hun gegevens.
Het bestuur en management spelen een belangrijke rol bij het beschermen van privacy. Met dit beleid laat de Samenwerking Kempengemeenten zien hoe wij privacy beschermen, naleven en controleren. Dit beleid wordt, als dat nodig is, aangepast en in ieder geval elke drie jaar opnieuw beoordeeld.
De AVG heeft 6 basisregels (ook wel 'beginselen' genoemd) voor het verwerken van persoonsgegevens. Iedereen die met persoonsgegevens werkt, moet zich hieraan houden en kunnen laten zien dat ze dit doen. Dit bewijzen heet het zevende, algemene beginsel van de AVG.
In deze paragraaf leggen we stap voor stap uit wat deze beginselen betekenen.
3.1 Eerlijk, wettig en duidelijk omgaan met persoonsgegevens
De Samenwerking Kempengemeenten verwerkt persoonsgegevens alleen als dit volgens de wet mag en binnen de privacyregels past.
Duidelijkheid en transparantie:
Op de website van de Samenwerking Kempengemeenten staat een privacyverklaring. https://www.kempengemeenten.nl/privacyverklaring
- •
- •
- •
Persoonsgegevens delen met andere landen:
De Samenwerking Kempengemeenten deelt persoonsgegevens alleen met landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of met internationale organisaties als dit echt nodig is én als die landen of organisaties goed zorgen voor de bescherming van gegevens. De Europese Commissie bepaalt welke landen en organisaties hieraan voldoen.
De Samenwerking Kempengemeenten gebruikt persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doelen.
Gegevens die voor een bepaald doel zijn verzameld, worden niet voor iets anders gebruikt. Dit mag alleen als het nieuwe doel past bij het oorspronkelijke doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.
3.3 Zo min mogelijk gegevens verwerken
De Samenwerking Kempengemeenten verwerkt alleen de persoonsgegevens die echt nodig zijn. We verzamelen en gebruiken niet meer gegevens dan noodzakelijk.
3.4 Juiste en actuele gegevens
De Samenwerking Kempengemeenten zorgt ervoor dat persoonsgegevens correct, volledig en relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt. We nemen maatregelen om gegevens up-to-date te houden. Als gegevens niet kloppen, passen we ze aan of verwijderen we ze.
3.5 Veilige en vertrouwelijke verwerking
De Samenwerking Kempengemeenten zorgt voor technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens goed te beschermen. Dit geldt vooral voor gevoelige gegevens. We voorkomen misbruik en ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
We volgen hierbij ons informatiebeveiligingsbeleid. Als er een probleem ontstaat met persoonsgegevens, melden we dit direct via privacy@kempengemeenten.nl. Hoe we omgaan met datalekken staat beschreven in de procedure meldplicht datalekken.
3.6 Gegevens niet langer bewaren dan nodig
De Samenwerking Kempengemeenten bepaalt hoe lang persoonsgegevens worden bewaard op basis van de Archiefwet.
Als er geen wettelijke bewaartermijn is, houden we ons aan de wettelijke regels. Dit betekent dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig is. Alleen als de gegevens buiten de regels van de AVG, UAVG of Wpg vallen, kunnen ze langer worden bewaard.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het verwerken van veel persoonsgegevens binnen de Samenwerking Kempengemeenten. De eindverantwoordelijke kan voor verschillende verwerkingen ook de voorzitter zijn.
De verwerking van persoonsgegevens kan gemandateerd of gedelegeerd zijn aan externe partners.
Hierop wordt zowel intern als extern toezicht gehouden.
- •
- •
De Samenwerking Kempengemeenten zorgt ervoor dat de FG genoeg middelen heeft om goed toezicht te houden.
Nieuwe manieren om gegevens te verwerken in processen, diensten of systemen worden pas ingevoerd als ze voldoen aan de privacyregels (privacy by design).
Het is belangrijk dat medewerkers van de Samenwerking Kempengemeenten goed en veilig omgaan met persoonsgegevens. Daarom blijft dit onderwerp voortdurend onder de aandacht.
Om dit te bereiken, is er een speciaal programma over privacy en gegevensbescherming.
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de Privacy officer (PO) zorgen ervoor dat medewerkers, leidinggevenden en bestuurders op de hoogte blijven van de regels. Dit doen zij door middel van trainingen, opleidingen en andere middelen.
6 Organisatie en verantwoordelijkheden
Binnen de Samenwerking Kempengemeenten is vaak het dagelijks bestuur eindverantwoordelijk voor het naleven van de AVG, UAVG en Wpg. De eindverantwoordelijke kan voor verschillende verwerkingen ook de voorzitter zijn. Onderstaande tabel brengt de verantwoordelijkheden in beeld:
|
Functionaris Gegevensbescherming (FG)Autoriteit Persoonsgegevens (AP) |
|
|
Zijn zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens in hun werk |
Alle Kempengemeenten (Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden), de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) en Participatiebedrijf KempenPlus (KempenPlus) hebben samen één functionaris gegevensbescherming. Deze functie is ondergebracht bij de Samenwerking Kempengemeenten.
De privacy officers van deze organisaties overleggen en werken samen.
In de volgende hoofdstukken worden de verantwoordelijkheden per onderwerp verder uitgelegd.
Het verwerkingsregister is een verplicht document volgens de AVG en Wpg. Dit register helpt de Samenwerking Kempengemeenten om persoonsgegevens op een zorgvuldige manier te verwerken.
In het verwerkingsregister staat onder andere:
- •
- •
- •
- •
Toegang en verantwoordelijkheid:
Elke afdeling binnen de Samenwerking Kempengemeenten heeft toegang tot het verwerkingsregister. Om ervoor te zorgen dat het register volledig en up-to-date blijft, gelden de volgende afspraken:
- •
- •
- •
- •
Iedereen kan het verwerkingsregister bekijken. Het register is openbaar.
Een (pre-) Data Protection Impact Assessment (DPIA) is een hulpmiddel om te bepalen of een gegevensverwerking een hoog privacy risico heeft. Hierbij worden ook de nodige gegevens verzameld voor het verwerkingsregister.
Een DPIA is een verplicht onderzoek volgens de AVG en Wpg. Hiermee brengt de Samenwerking Kempengemeenten vooraf de privacy risico’s van een gegevensverwerking in kaart. Dit is verplicht als een verwerking een hoog privacy risico met zich meebrengt.
Het (Pre-)DPIA-proces is verder uitgewerkt in een procesbeschrijving. Binnen de Samenwerking Kempengemeenten gelden de volgende afspraken:
De maatregelen die uit de DPIA voortkomen, worden uitgevoerd. Alleen als er een goede reden is, kan hiervan worden afgeweken door management en/of bestuur.
Als een DPIA laat zien dat de verwerking alsnog hoge privacy risico’s met zich meebrengt, moet de proceseigenaar de DPIA eerst voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) voordat de verwerking mag beginnen.
Volgens de AVG en Wpg hebben inwoners rechten over het gebruik van hun persoonsgegevens. Zij hebben onder andere recht op inzage, informatie en overdraagbaarheid van hun gegevens.
De Samenwerking Kempengemeenten vindt het belangrijk om open en duidelijk te zijn over hoe persoonsgegevens worden gebruikt. Inwoners moeten zoveel mogelijk controle hebben over hun eigen gegevens. Daarom gelden de volgende afspraken:
- •
- •
- •
Gegevens beperken of overdragen: Inwoners hebben het recht om hun persoonsgegevens te laten beperken of overdragen. Dit betekent dat zij kunnen aangeven dat hun gegevens tijdelijk niet mogen worden gebruikt of dat zij hun gegevens willen meenemen naar een andere organisatie. Dit kan nadat hiervoor een afspraak is gemaakt.
- •
- •
- •
Vragen over persoonsgegevens: Inwoners kunnen contact opnemen met de Privacy officer (PO) van de Samenwerking Kempengemeenten via privacy@kempengemeenten.nl.
- •
Naast het privacybeleid heeft de Samenwerking Kempengemeenten ook een informatiebeveiligingsbeleid. Hierin staan maatregelen om ervoor te zorgen dat (persoons)gegevens:
- •
- •
- •
Goede informatiebeveiliging is noodzakelijk om persoonsgegevens goed te beschermen. Daarom horen het privacybeleid en het informatiebeveiligingsbeleid bij elkaar en kunnen ze niet los van elkaar worden gezien.
Bij sommige gemeentelijke processen werkt de Samenwerking Kempengemeenten samen met andere organisaties. Hierbij gelden duidelijke afspraken over privacy.
- •
Verwerkersovereenkomst: Als een andere organisatie persoonsgegevens verwerkt namens de Samenwerking Kempengemeenten, is een verwerkersovereenkomst verplicht. Wij controleren de verwerkersovereenkomsten volgens de standaard van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Zo zorgen we ervoor dat we de nieuwste ontwikkelingen volgen.
- •
- •
Hierdoor zorgt de Samenwerking Kempengemeenten ervoor dat persoonsgegevens veilig en volgens de wet worden verwerkt.
De Archiefwet bepaalt hoe lang de Samenwerking Kempengemeenten documenten moet bewaren. Deze bewaartermijnen gelden als aanvulling op de regels uit de AVG, UAVG en Wpg, waar staat dat gegevens alleen zolang mogen worden bewaard als nodig is voor het doel.
Als de Samenwerking Kempengemeenten archieven overbrengt naar een archiefbewaarplaats, wordt beoordeeld of sommige documenten niet meteen openbaar mogen worden. Dit gebeurt volgens de Archiefwet. Een reden om de openbaarheid uit te stellen, is bijvoorbeeld als er persoonsgegevens in de dossiers staan die nog bescherming nodig hebben.
Privacy en digitale ethiek zijn allebei belangrijk bij het omgaan met persoonsgegevens en digitale technologieën. Ze hebben veel met elkaar te maken, maar zijn niet hetzelfde.
- •
- •
Privacy is een belangrijk onderdeel van digitale ethiek, maar er zijn ook andere ethische waarden, zoals:
- •
- •
- •
- •
- •
In de Samenwerking Kempengemeenten werken professionals samen om van elkaar te leren en zo steeds beter om te gaan met digitale technologie en ethiek.
De Samenwerking Kempengemeenten gebruikt soms algoritmes, zoals ChatGPT, om de dienstverlening te verbeteren. Een algoritme is een soort rekenprogramma dat informatie verwerkt en adviezen geeft.
Wij vinden het belangrijk dat uw privacy goed beschermd blijft. Daarom:
- •
- •
- •
De Samenwerking Kempengemeenten moet open zijn over het gebruik van algoritmes. Daarom is er een landelijk algoritmeregister. Hierin staat welke algoritmes we gebruiken, waarom we ze gebruiken en hoe we zorgen dat uw gegevens veilig blijven. Bekijk het register hier: https://algoritmes.overheid.nl/nl.
De Wet open overheid (Woo) zorgt ervoor dat inwoners informatie en documenten van de kunnen opvragen. Dit heet een Woo-verzoek.
Als de Samenwerking Kempengemeenten documenten openbaar maakt, worden persoonsgegevens hierin onleesbaar gemaakt (geanonimiseerd). Dit gebeurt zowel bij:
- •
- •
Het zorgvuldig anonimiseren van persoonsgegevens is erg belangrijk.
10.7 Hergebruik van overheidsgegevens
De Samenwerking Kempengemeenten stelt sommige documenten en gegevens beschikbaar volgens de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who). Dit betekent dat informatie die openbaar is, door anderen mag worden gebruikt.
Persoonsgegevens vallen hier niet onder. De Samenwerking Kempengemeenten zorgt ervoor dat persoonsgegevens veilig zijn. De Samenwerking Kempengemeenten gebruikt deze gegevens alleen opnieuw als de wet dat verplicht, volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat:
- •
- •
- •
11 Rol van de Functionaris Gegevensbescherming (FG)
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) controleert binnen de Samenwerking Kempengemeenten of de privacyregels goed worden nageleefd. Dit geldt zowel voor de wetgeving als voor het interne privacybeleid.
De FG heeft daarnaast een adviserende rol en is ook het contactpunt voor inwoners en de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Om het werk goed te kunnen doen:
- •
- •
De eindverantwoordelijkheid voor de bescherming van persoonsgegevens ligt altijd bij het dagelijks bestuur of bij de voorzitter hiervan, niet bij de FG.
Als de Samenwerking Kempengemeenten zich niet aan de privacywet en -regelgeving houdt, kan een inwoner een klacht indienen. De klacht wordt behandeld volgens de klachtenregeling van de Samenwerking Kempengemeenten.
Voor het sociaal domein is speciaal beleid gemaakt over hoe persoonsgegevens worden uitgewisseld bij taken die zijn gedelegeerd aan de Samenwerking Kempengemeenten en KempenPlus. In de volgende documenten staat beschreven hoe privacygevoelige informatie wordt behandeld binnen deze taken:
De gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden voeren sommige (deel)processen binnen het sociaal domein zelf uit. Uitgangspunt is dat dit gemeentelijke privacybeleid de gegevensdeling in het sociaal domein niet hindert zolang dit binnen de wettelijke kaders gebeurt.
Dit reglement wordt aangehaald als ‘Privacybeleid 2025-2028 Samenwerking Kempengemeenten.
Dit reglement treedt in werking op 24-06-2025.
Het ‘Algemeen Privacybeleid voor Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten 2022-2025’ , en ‘Privacyreglement GRSK 2022-2025’ wordt ingetrokken met ingang van 24-06-2025.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2025-1837.html