Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Hecht 2023

Het Algemeen Bestuur (hierna te noemen AB) van de gemeenschappelijke regeling Hecht;

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur (hierna te noemen DB) van 30 maart 2023 en het advies van de auditcommissie;

gelet op artikel 25, tweede lid van de gemeenschappelijke regeling Hecht in samenhang met artikel 213 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Hecht 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• accountant: een door het AB aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• deelverantwoording: een in opdracht van het AB ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• jaarrekening: jaarrekening van Hecht als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het DB waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. Het AB benoemd de accountant en verstrekt de opdracht aan de accountant tot controle van de jaarrekening. De opdrachtverstrekking is voor een periode van 4 jaar.

• 2. De rol van de auditcommissie bij de opdrachtverlening van de accountantscontrole wordt beschreven in de verordening auditcommissie Hecht 2023.

• 3. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording door het DB en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbasis en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering (zoals de managementletter);

  • f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. In afwijking van het derde lid kan het AB in het programma van eisen opnemen, dat het AB jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5. Het AB stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

• 1. Het DB kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het DB informeert het AB vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het DB draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Het DB draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het DB bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het AB aangewezen accountant, indien dit in het belang van de organisatie is.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b. de accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van Hecht uit.

• 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, leden van het AB en vertegenwoordigers van de organisatie.

Artikel 5 Informatieverstrekking door het DB

• 1. Het DB is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het DB draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Het DB overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring van de accountant en het verslag van bevindingen van de accountant aan het AB.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring van de accountant en voor behandeling van de jaarrekening in het AB beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het DB aan het AB en de accountant gemeld.

• 5. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het DB gebruik van het namens het DB uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 6. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de organisatie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. ambtelijke organisatie.

Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant

• 1. Het DB draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van Hecht.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het DB draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het DB draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties.

Artikel 7 Rapportering door accountant

• 1. Wanneer de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het DB niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, dan dringt de accountant er bij het DB op aan om de rechtmatigheidsverantwoording aan te passen. Wanneer het DB de rechtmatigheidsverantwoording niet aanpast dan meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het AB en zendt een afschrift hiervan aan het DB.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles schriftelijk of mondeling verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het AB door de accountant aan het DB voorgelegd met de mogelijkheid voor het DB om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het AB het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8 Intrekking oude regeling

• 1. De Controleverordening RDOG Hollands Midden 2018 wordt ingetrokken.

• 2. Voor de jaarrekening 2022 is de Controleverordening RDOG Hollands Midden 2018.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) Hecht 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het AB van 12 april 2023.

De voorzitter,

De secretaris,