Mandaatregeling van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg

Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg;

• Overwegende dat:

  • Het voor het efficiënt functioneren van het openbaar lichaam Veiligheidsregio Zuid-Limburg wenselijk is een mandaatregeling vast te stellen;

• Gelet op:

  • Het bepaalde in de artikel 4.3 lid 1, artikel 5.5, artikel 9.1, artikel 9.2 en artikel 9.3 van de gemeenschappelijke regeling;

  • Het bepaalde in de artikelen 33 lid a. tot en met lid d. van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • Hoofdstuk 10, artikel 10:1 tot en met artikel 10:12 van Algemene wet bestuursrecht;

Besluit

vast te stellen de:

MANDAATREGELING VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING VEILIGHEIDSREGIO ZUID-LIMBURG

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen als bedoeld in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

• b. Ondermandaat: de door de mandaatgever aan de gemandateerde verleende bevoegdheid het mandaat door te mandateren aan een derde;

• c. Mandaatgever: het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg;

• d. Gemandateerde: Directeur/Commandant Brandweer;

• e. Volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• f. Machtiging: de bevoegdheid om overige handelingen te verrichten, niet zijnde besluiten of privaatrechtelijke rechtshandelingen;

• g. Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg;

• h. de Wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• i. Financiële verordening: de door het Algemeen Bestuur vastgestelde verordening waarin de uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie is vastgesteld.

Artikel 2. Algemeen mandaat

Aan de gemandateerde wordt een algemeen mandaat gegeven voor de uitoefening van alle wettelijke bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur en de directie binnen het taakgebied van de gemandateerde.

• 1. Een aan de gemandateerde verleend mandaat heeft niet alleen betrekking op de opgedragen bevoegdheid in strikte zin, maar ook op alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitoefening van de opgedragen bevoegdheid.

• 2. De uitoefening van mandaat wordt beperkt door de grenzen van het geformuleerde beleid, richtlijnen en instructies.

Artikel 3. Omvang mandaat

• 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht is artikel 2 niet van toepassing op de taken en bevoegdheden inzake:

  • a. De voorbereiding van beslissingen van het Algemeen Bestuur, bedoeld in artikel 33b, eerste lid, aanhef en onder b, van de Wet;

  • b. Besluiten tot voordracht of benoeming van de directie;

  • c. Vaststellen van regels omtrent de organisatie;

  • d. Besluiten tot vaststelling van besluiten van algemene strekking, waaronder algemeen verbindende voorschriften;

  • e. Besluiten tot vaststelling van beleidsregels als bedoeld in artikel 1:3, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht of van andere beleidsstukken;

  • f. Besluiten tot het aangaan van convenanten en bestuursovereenkomsten met andere overheden;

  • g. Besluiten tot het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures;

  • h. Besluiten die aan de goedkeuring of instemming van een ander bestuursorgaan zijn onderworpen;

  • i. Besluiten waarbij wordt afgeweken van geformuleerd beleid of beleidsregels;

  • j. Beslissen op bezwaarschriften;

  • k. Besluiten die financiële verplichtingen voor de Veiligheidsregio Zuid-Limburg tot gevolg hebben waarbij die verplichtingen uitgaan boven de toegekende budgetten;

  • l. Besluiten waartegen naar redelijke verwachting bezwaar zal worden gemaakt of beroep zal worden ingesteld bij de rechter, tenzij het betrokken lid van het dagelijks bestuur vooraf heeft ingestemd met het voorgenomen besluit;

  • m. Besluiten waarbij de gemandateerde een persoonlijke betrokkenheid heeft.

• 2. In afwijking van het eerste lid, aanhef en onder h, is artikel 2 van toepassing op besluiten tot gunning van werken of diensten die zijn voorbereid met toepassing van de voorschriften van de Aanbestedingswet 2012, en waarvoor voldoende dekking beschikbaar is.

Artikel 4. Overige uitzonderingen

• 1. Voor de uitvoering van de Bovenwettelijke Werkloosheidsuitkering, inclusief de afhandeling van bezwaar- en beroepsprocedures en het beslissen over het instellen van hoger beroep en cassatie wordt mandaat verleend aan APG.

• 2. Voor het instellen van hoger beroep en cassatie is instemming nodig van het dagelijks bestuur. Vooruitlopend op instemming kan voorlopig hoger beroep of cassatie worden ingesteld.

• 3. De gemandateerde op grond van dit artikel heeft de bevoegdheid om ondermandaat te verlenen.

• 4. De gemandateerde op grond van dit artikel ontvangt tevens volmacht.

Artikel 5. Ondermandaat

• 1. De gemandateerde is bevoegd om voor de aan hen gegeven mandaten ondermandaat te verlenen.

• 2. Bij gebruik van de bevoegdheid van het eerste lid voorziet de gemandateerde in een genoegzame controle vooraf en achteraf op de besluiten die in ondermandaat worden genomen.

• 3. De verlening van ondermandaat, doorgegeven volmacht of doorgegeven machtiging is vastgelegd in een mandaatregister dat door de gemandateerde wordt vastgesteld en bijgehouden.

Artikel 6. Ondertekening

Het bezitten van mandaat houdt tevens de opdracht van de directeur tot ondertekening op de grond van artikel 33d, lid 2 van de Wet gemeenschappelijke regeling.

Artikel 7. Instructie voor het gebruik van de gegeven mandaten

• 1. De gemandateerde informeert het Dagelijks Bestuur over de voorbereiding en uitvoering van een besluit indien voorzienbaar is dat een besluit politieke of bestuurlijke consequenties kan hebben.

• 2. Bij de uitoefening van een mandaat worden uitgaande stukken ondertekend namens het ter zake bevoegde bestuursorgaan.

• 3. In geval van afwezigheid van de functionaris, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheid is toegekend, wordt die bevoegdheid uitgeoefend door diens formele plaatsvervanger.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de datum waarop deze wordt gepubliceerd.

• 2. Deze regeling kan worden aangehaald als: Mandaatregeling VRZL.

Artikel 9. Slotbepaling

Met ingang van de datum waarop deze regeling in werking treedt, vervallen alle eerder vastgestelde mandaatregelingen VRZL.

Aldus besloten in het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg d.d. 24 juni 2022

De voorzitter,

mr. J.M. Penn-te Strake

De secretaris,

drs. F.C.W. Klaassen

Toelichting bij de Mandaatregeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg

Algemeen

Bijna dagelijks moeten besluiten worden genomen binnen de Veiligheidsregio Zuid-Limburg. Het zou niet werkbaar zijn als deze alle moeten worden voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur. Daarom wordt voor veel routinematige besluiten mandaat verleend.

In deze mandaatregeling is geregeld hoe bevoegd kan worden besloten en gehandeld door functionarissen die in naam van het bestuursorgaan optreden.

Alle bevoegdheden binnen het taakgebied van een cluster worden gemandateerd aan de kolomverantwoordelijke (de gemandateerde), tenzij het gaat om een bevoegdheid die is opgenomen in de uitzonderingenlijst. Deze bevoegdheden blijven voorbehouden aan het dagelijks bestuur.

Deze opzet van de mandaatregeling heeft enkele belangrijke voordelen:

• 1. Er hoeft geen uitputtende lijst van gemandateerde bevoegdheden te worden opgesteld.

• 2. De lijst behoeft nauwelijks tussentijdse aanpassing, omdat er niet hoeft te worden gereageerd op gewijzigde of nieuwe wetgeving.

• 3. Er ontstaat duidelijkheid voor de organisatie. De uitgebreide overzichten hoeven niet bij ieder discussiepunt te worden doorgenomen. Het gebruik van een bevoegdheid is gemandateerd, tenzij de bevoegdheid op de uitzonderingenlijst staat.

• 4. De kans op bevoegdheidsgebreken is minder groot. Het vaststellen van een uitputtend overzicht van alle benodigde mandaten is een fictie. Vanuit praktische overwegingen wordt door de organisatie dan toch vaak een verleend mandaat aangenomen, terwijl dat er formeel niet is.

Overigens is het wel zo dat het verlenen van mandaat niet betekent dat het dagelijks bestuur niet meer verantwoordelijk is. In tegenstelling tot delegatie, waarbij bevoegdheden worden overgedragen door het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur daarna geen verantwoordelijkheid meer draagt, blijft het dagelijks bestuur in dit geval wel het bevoegde bestuursorgaan. (Onder-) gemandateerden dienen zich bij de afwegingen die gepaard gaan met besluitvorming ervan bewust te zijn dat het dagelijks bestuur en de voorzitter verantwoordelijk blijven voor de besluiten die zijn genomen.

(Onder)mandaat

In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is een algemene regeling opgenomen over mandaat in afdeling 10.1.1. In artikel 10 Awb is bepaald dat onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Mandaat heeft alleen betrekking op die (rechts-)handelingen die een besluit als bedoeld in de Awb betreffen. In de Awb wordt verstaan onder een besluit: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Het verlenen van (onder)mandaat betekent dus het verlenen van de bevoegdheid om te besluiten. Dit betekent dat de (onder)gemandateerd ook degene is die het besluit ondertekent, tenzij dit anders is geregeld.

Volmacht

Het algemeen bestuur is op grond van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio

Zuid-Limburg bevoegd om de Veiligheidsregio Zuid-Limburg in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Op deze wijze kan de Veiligheidsregio Zuid-Limburg rechtshandelingen verrichten. Het Algemeen Bestuur kan deze volmacht opdragen aan anderen.

Bij volmacht wordt een privaatrechtelijke bevoegdheid om rechtshandelingen te verrichten (zoals het sluiten van een overeenkomst en de koop en verkoop van roerende en onroerende zaken), toegekend aan een ambtelijke functionaris.

Machtiging

Bij machtiging gaat het om feitelijke handelingen die worden uitgevoerd namens het Dagelijks Bestuur en die op zich geen juridische gevolgen hebben, bijvoorbeeld het toezenden van een brief met gevraagde informatie of een mededeling over het verdere verloop van een procedure.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

In de mandaatregeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg is een uitzonderingenlijst opgenomen. Hierin staat bij welke bevoegdheden besluitvorming is voorbehouden aan het dagelijks bestuur.

In die gevallen waarin sprake is van het gebruik van mandaat, volmacht of machtiging is er altijd sprake van vertegenwoordiging. Er wordt gehandeld namens het Dagelijks Bestuur. De bevoegdheid kan, indien dit is toegestaan, ook door gemandateerd worden (ondermandaat).

Artikel 2 Algemeen mandaat

Er wordt een algemeen mandaat verleend aan de kolomverantwoordelijkheden. Beperking wordt gegeven in artikel 3, waarin de uitzonderingen op het algemene mandaat zijn bepaald.

De (onder)mandaatgever kan te allen tijde specifieke instructies geven (artikel 10:6 Awb). Alle beslissingen dienen in overeenstemming te zijn met ter zake geldende regelingen, voorschriften, beleidsuitgangspunten en voorwaarden. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid en de Financiële verordening.

Artikel 3 Uitzonderingen

In dit artikel zijn de bevoegdheden genoemd die in ieder geval aan het dagelijks bestuur zijn voorbehouden. Daarnaast is het aan de gemandateerde om te bepalen in welke gevallen bij een verleend mandaat toch de portefeuillehouder of zelfs het Dagelijks Bestuur in te schakelen.

Artikel 4 Overige uitzonderingen

Voor de Veiligheidsregio Zuid-Limburg worden enkele personele regelingen uitgevoerd door externe organisaties. Deze bevoegdheden vallen buiten het algemene mandaat.

Artikel 5 Ondermandaat

De gemandateerde krijgt de bevoegdheid om binnen zijn eigen programma ondermandaat te verlenen. (Onder)mandaat buiten de organisatie is voorbehouden aan het Dagelijks Bestuur. De verleende ondermandaten worden in een overzicht bijgehouden. Het is aan de gemandateerde om op een verantwoorde wijze invulling te geven aan dit ondermandaat.

Artikel 6 Ondertekening

Een verleend mandaat houdt tevens de opdracht tot ondertekening in van de directie op grond van artikel 33d, lid 2 van de Wet. Ondertekening geschiedt dan voor de Veiligheidsregio Zuid-Limburg.

Artikel 7 Instructies

In dit artikel is de wijze van ondertekening geregeld. Daarnaast is bepaald in welke gevallen de betrokken portefeuillehouder ingelicht moet worden. In overleg met de portefeuillehouder kan worden bepaald om een kwestie alsnog ter besluitvorming voor te leggen aan het Dagelijks Bestuur.

Ook wordt in dit artikel wordt de vervanging geregeld.

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel geeft de ingangsdatum aan waarop deze regeling in werking treedt. Tevens wordt de titel waarmee deze regeling kan worden aangehaald benoemd.

Artikel 9 Slotbepaling

Dit artikel laat eerder vastgestelde regelingen vervallen.