Financiële mandaatregeling van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg

Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg, overwegende hetgeen is bepaald in de Gemeentewet en de daaruit voortvloeiende verordeningen — in deze regeling te noemen Veiligheidsregio Zuid-Limburg — en de noodzaak tot invoering van budgethouderschap en financieel mandaat bij de Veiligheidsregio Zuid-Limburg,

Besluit

vast te stellen de:

FINANCIËLE MANDAATREGELING VAN DE GEMEENTSCHAPPELIJKE REGELING VEILIGHEIDSREGIO ZUID-LIMBURG

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Financieel mandaat:

De door de Directeur/Commandant Brandweer aangewezen medewerker -te noemen budgethouder -is verantwoordelijk, binnen de hem via een budget gegeven machtiging, voor het aangaan van overeenkomsten tot de levering van goederen en/of diensten en/of de aanneming van werken aan en/of door de Veiligheidsregio Zuid-Limburg.

Hoofdbudgethouder:

De Directeur/Commandant Brandweer van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg wordt in deze regeling aangeduid als hoofdbudgethouder.

Budgethouder:

De Manager Crisisbeheersing en Rampenbestrijding/Bedrijfsvoering, de Programmamanager EMRIC alsmede de Controller worden in deze regeling aangeduid als budgethouder.

Deelbudgethouder:

De teamleiders, kazernechefs en het Hoofd Incidentbestrijding worden in deze regeling aangeduid als deelbudgethouder.

Overeenkomsten:

Hierna te noemen verplichtingen hebben betrekking op uitgaven en inkomsten van diensten, goederen en werken.

Budget:

Hieronder wordt verstaan een taakstelling voor de onderscheiden beleidsterreinen en de daarvoor vastgelegde beleidsdoelstellingen zoals vastgelegd in de begroting en het daarvan afgeleide jaarplan. De taakstelling heeft betrekking op:

• a) De prestaties, kengetallen en voorschriften;

• b) De beschikbaar gestelde budgettaire middelen. De middelen worden beschikbaar gesteld rekening houdende met een onder de verhouding van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg doelmatige uitvoering van werkzaamheden.

Productenbegroting:

De beleids (jaar- en meerjaren) begroting zoals die ter goedkeuring aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur wordt aangeboden.

Jaarplan:

Het jaarplan wordt afgeleid van de begroting. In het jaarplan worden opgenomen:

• a) De prestaties en de omvang daarvan die de Veiligheidsregio Zuid-Limburg voornemens is te realiseren om te voldoen aan de beleidsdoelstellingen;

• b) De middelen en de omvang daarvan waarmee de Veiligheidsregio Zuid-Limburg voornemens is de prestatiedoelstellingen te realiseren.

"De leiding waaronder hij ressorteert":

De bestuurlijke respectievelijk ambtelijke leiding waaraan de hoofdbudgethouder respectievelijk (deel)budgethouder rechtstreeks verantwoording is verschuldigd over het beheer van het aan hem toevertrouwde budget.

Artikel 2. Algemene voorwaarden uitoefening financieel mandaat

• 1. De hierna vermelde budgethouderschappen en mandaten worden niet verleend indien:

  • a. Door de uitoefening van het hoofdbudgethouderschap respectievelijk mandaat en (deel)budgethouderschap of mandaat de door het Dagelijks Bestuur respectievelijk door de hoofdbudgethouder vastgestelde budgetten zouden worden overschreden.

  • b. Vooraf bekend is dat de uitoefening van het hoofdbudgethouderschap of mandaat en (deel)budgethouderschap of mandaat niet gewenste gevolgen heeft of zou kunnen hebben;

  • c. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder persoonlijk direct of indirect, als tegenpartij van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg, bij het desbetreffende besluit tot het aangaan van een overeenkomst is betrokken.

• 2. Indien bij een te nemen besluit een ander onderdeel van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg is betrokken of wanneer een dergelijk besluit het taakgebied van een ander onderdeel raakt, legt de (deel)budgethouder de zaak vooraf aan de desbetreffende andere (deel)budgethouder voor. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt legt de (deel)budgethouder de zaak voor aan de leiding waaronder hij ressorteert.

• 3. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder zijn verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg gesteld worden boven de belangen van de binnen de Veiligheidsregio Zuid-Limburg te onderscheiden onderdelen.

• 4. Over de uitoefening van de bevoegdheden die in de budgetten zijn opgenomen en/of die zijn gemandateerd aan de budgethouders van de onderscheiden programma's wordt verantwoording afgelegd aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur.

• 5. De hoofdbudgethouder stelt via een mandaatregister de verdere bevoegdheidsverdeling tussen hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder binnen de organisatie vast en houdt dit bij.

• 6. Van de bevoegdheden die in de budgetten zijn opgenomen of zijn gemandateerd mag slechts gebruik worden gemaakt overeenkomstig hetgeen is vastgesteld in het Besluit aanwijzing hoofdbudgethouder en (deel)budgethouders en voor het overige overeenkomstig vastgesteld of kennelijk gevolgd beleid.

• 7. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de hoofdbudgethouder of (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is. Indien geen toereikend budget beschikbaar is en de noodzaak van aangaan van de verplichting aanwezig is, overlegt de (deel)budgethouder met de hoofdbudgethouder of verschuiving van budgetten een oplossing biedt. Daar waar dit niet mogelijk is, overlegt de hoofdbudgethouder met het Dagelijks Bestuur om aanvullende budgetruimte aan te vragen.

  • a. Investeringen maken onderdeel uit van het meerjareninvesteringsplan, dat verwerkt is in de bestuurlijk vast te stellen meerjarenbegroting. Voor het overige wordt verwezen naar artikel 5 van de bestuurlijk vastgestelde financiële verordening.

  • b. Indien contracten gevolgen hebben voor meerdere begrotingsjaren worden deze eveneens verwerkt in de bestuurlijk vast te stellen meerjarenbegroting.

• 8. De hoofdbudgethouder stelt een inkoopbeleid vast, waarin het minimum aantal aan te vragen offertes wordt bepaald en wordt aangegeven hoe omgegaan wordt met afwijkingsbesluiten.

• 9. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouders zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van gegevens omtrent de aangegane verplichting aan team Financiën en Inkoop zodat de registratie van de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar zijn.

• 10. Het Dagelijks Bestuur kan aanvullende voorschriften geven inzake de wijze waarop verplichtingen dienen te worden geregistreerd.

• 11. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouder verstrekt tijdig informatie aan de leiding waaronder hij ressorteert, omtrent de door hem gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen prestaties, uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

• 12. Het Dagelijks Bestuur geeft een nadere beschrijving van de wijze waarop de over- en/of onderschrijdingen van de in het budget vastgelegde omvang van de financiën kunnen worden aangewend respectievelijk gedekt, rekening houdend met de mate waarin de prestatiedoelstellingen zijn gerealiseerd.

Artikel 3. Deelbudgethouderschap en Financieel mandaat

• 1. Onverminderd hun verantwoordelijkheid kunnen de budgethouders van de binnen de Veiligheidsregio Zuid-Limburg onderscheiden programma's de in de budgetten vastgelegde en aan hen gemandateerde bevoegdheden geheel of ten dele door-mandateren aan de rechtstreeks onder hen ressorterende deelbudgethouders.

• 2. Wanneer de budgethouders van de onderscheiden programma's overgaan tot het door-mandateren van onder lid 1 van dit artikel bedoelde bevoegdheden dient rekening te worden gehouden met administratief organisatorische eisen, wettelijke eisen en voorschriften alsmede met aanvaardbare, naar het oordeel van de budgethouder, persoonlijke capaciteiten van de deelbudgethouder.

• 3. Wanneer de budgethouders overgaan tot het door-mandateren van onder lid 1 van dit artikel bedoelde bevoegdheden zijn de bepalingen van deze regeling voor de deelbudgethouders overeenkomstig van toepassing.

Artikel 4. Vervanging

Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder of een (deel)budgethouder worden de gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door de medewerker die door de hoofdbudgethouder respectievelijk door de budgethouder van het programma als plaatsvervangend budgethouder respectievelijk deelbudgethouder is aangewezen. Bij het aanwijzen van de plaatsvervanger wordt voldaan aan het gestelde onder artikel 3, lid 2.

Artikel 5. Algemene inhoud budgethouderschap en financieel mandaatregeling

Aan de hoofdbudgethouder en de (deel) budgethouders worden, ieder voor zover het de onder hem ressorterende organisatieonderdelen betreft, minimaal de financiële gevolgen gemandateerd van de gemandateerde algemene bevoegdheden, zoals deze zijn vastgelegd in de door de directeur vastgestelde functiebeschrijving.

Artikel 6. Vormgeving

De stukken, die op grond van deze regeling worden afgedaan en ondertekend, dienen te worden gesteld op briefpapier van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg.

Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De regeling treedt in werking met ingang van de datum waarop deze wordt gepubliceerd.

• 2. De regeling kan worden aangehaald met "Financiële mandaatregeling VRZL".

Artikel 8. Slotbepaling

Met ingang van de datum waarop deze regeling in werking treedt, vervallen alle eerder vastgestelde financiële mandaatregelingen VRZL.

Aldus besloten in het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg d.d. 24-06-2022

De voorzitter,

mr. J.M. Penn-te Strake

De secretaris,

drs. F.C.W. Klaassen