Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht.

Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht,

gelet op:

• artikel 212 van de Gemeentewet,

• het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten,

• de Wet financiering decentrale overheden

• de Wet gemeenschappelijke regelingen en

• de gemeenschappelijke regeling VRU;

overwegende:

• dat het algemeen bestuur in de financiële verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vaststelt;

besluit:

vast te stellen de volgende:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

algemeen bestuur:	het algemeen bestuur van de VRU, bedoeld in artikel 2.2. van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht;
dagelijks bestuur:	het dagelijks bestuur van de VRU, bedoeld in artikel 2.7 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht;
openbaar lichaam:	het openbaar lichaam, bedoeld in artikel 1.3 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht;
administratie:	het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van het openbaar lichaam en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
administratieve organisatie:	het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;
inkomsten:	totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves;
financieel beheer:	het uitoefenen van bestuur over en toezicht op enerzijds het beheer van middelen en de uitoefening van rechten van het openbaar lichaam (programmaplan en paragrafen), en anderzijds de financiële begroting (staat van lasten en baten van de programma's en financiële positie);
overhead:	alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces, waarbij voor de bepaling van de omvang wordt aangesloten op de gebruikelijke landelijke richtlijnen voor veiligheidsregio’s;
rechtmatigheid:	rechtmatigheid, bedoeld in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV;
financiële rechtmatigheid:	financiële rechtmatigheid, bedoeld in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV;
rechtmatigheidsverantwoording:	onderdeel in de jaarrekening waarin het dagelijks bestuur verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de baten en lasten;
getrouwheid:	getrouwheid, bedoeld in de vigerende Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV;
doelmatigheid/ efficiëntie:	het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
doeltreffendheid:	de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;
begrotingsonrechtmatigheid:	afwijkingen van de (aangepaste) begroting zonder dat het bevoegde orgaan hier een besluit over heeft genomen.;
bijdrageverordening:	de bijdrageverordening, bedoeld in artikel 4.2A Gemeenschappelijke regeling VRU, en
concerncontroller:	de functionaris, benoemd op grond van de organisatieverordening van de VRU.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast bij de vaststelling van de begroting.

• 2. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programma de indicatoren vast. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3. Het algemeen bestuur kan bij de vaststelling van de begroting vaststellen over welke onderwerpen het in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

• 4. In de jaarstukken wordt de programma-indeling, bedoeld in het eerste lid, gevolgd.

Artikel 3. Autorisatie begroting en investeringen

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma alsmede de omvang van de totale investeringen in het betreffende begrotingsjaar.

• 2. Indien een investeringsbudget niet wordt aangewend als gevolg van vertraging in de uitvoering van de investering, dan wordt het investeringsbudget doorgeschoven naar de begroting van het volgende jaar.

• 3. Als een deel van een begroting niet wordt besteed, kan het algemeen bestuur daaraan een andere bestemming toekennen.

Artikel 4. Tussentijdse rapportage

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het openbaar lichaam over de eerste 4 maanden en de eerste 8 maanden van het lopende boekjaar. Deze rapportages worden in de eerste volgende vergadering van het algemeen bestuur verstrekt.

• 2. In de tussentijdse rapportages, bedoeld in het eerste lid, worden in ieder geval de verwachte afwijkingen, ten opzichte van de begroting groter dan € 100.000, toegelicht.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 5. Begrotingsonrechtmatigheden

• 1. In dit artikel wordt in afwijking van de definitie op grond van de Gemeentewet onder ‘begroting’ verstaan: begroting en de vastgestelde begrotingswijzigingen.

• 2. Onder- en overschrijdingen van de begroting worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel, indien zij één van de navolgende oorzaken hebben:

  • a. autonome ontwikkelingen;

  • b. verplichte uitgaven;

  • c. noodzakelijk gemaakte kosten bij de daadwerkelijke incidentbestrijding, rampenbestrijding en crisisbeheersing;

  • d. indien de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten en waarbij tussen kosten en opbrengsten een direct verband bestaat, en

  • e. indien het dagelijks bestuur jegens het algemeen bestuur verantwoording heeft afgelegd via eerder vastgestelde begrotingswijzigingen of jaarstukken.

Artikel 6. Rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het dagelijks bestuur verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt gerapporteerd over de verplichte criteria. De norm uit het Besluit accountantscontrole decentrale overheden wordt gehanteerd als verantwoordingsgrens.

• 2. Ontbrekende afrekeningen waarvoor aannemelijk is dat het dagelijks bestuur na afronding van de jaarstukken een onderbouwing voor de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een afwijking en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• 3. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De rapportagegrens is € 100.000.

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. De waarderingsgrondslagen van de immateriële en materiële vaste activa en daarbij behorende methodiek en de termijnen worden opgenomen in de Nota activabeleid VRU.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

• 2. Het algemeen bestuur besluit over het instellen van bestemmingsreserves, de toevoegingen en de onttrekkingen aan, of de eventuele vrijval van bestemmingsreserves.

• 3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal het specifieke doel van de reserve aangegeven en de daaruit voortvloeiende hoogte en looptijd.

Artikel 9. Berekening kostprijzen en tarieven

• 1. Er worden kostprijzen berekend voor:

  • a. de vergoeding voor het individueel gemeentelijk pluspakket, bedoeld in de bijdrageverordening, en

  • b. de tarieven voor levering van goederen en diensten aan derden.

• 2. De kostprijsberekening bedoeld in het eerste lid onder a vindt plaats conform de bijdrageverordening.

• 3. De kostprijsberekening bedoeld in het eerste lid onder b vindt plaats op basis van een extracomptabel stelsel van kostentoerekening. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en waar van toepassing de kapitaallasten met betrekking tot de betreffende activa betrokken.

• 4. De kostprijzen bedoeld in lid 3 worden opgenomen in een tarieventabel die deel uitmaakt van de door het algemeen bestuur vast te stellen begroting. De tarieven zijn ten minste kostendekkend.

Artikel 10. Financieringsfunctie

• 1. Het algemeen bestuur legt de kaders, uitgangspunten en verantwoordelijkheden voor de financieringsfunctie worden vast in het Treasurystatuut VRU.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt met de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor het waarborgen van de financiële continuïteit van het openbaar lichaam, zowel op de korte als de lange termijn.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 11. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is aan:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het openbaar lichaam als geheel en in de organisatieonderdelen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten et cetera;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 12. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten, en

• f. het beleid voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het openbaar lichaam;

• g. opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 13. Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Voor de interne toetsing, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller een intern controleplan opgesteld en ten uitvoer gebracht.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 14. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening VRU, vastgesteld door het algemeen bestuur op 19 februari 2018, wordt ingetrokken, met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening VRU.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur,

gehouden te Utrecht, 7 november 2022,

S.A.M. Dijksma

Voorzitter

J.R. Donker

Secretaris