Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Havenschap Groningen Seaports 2025

Het Algemeen bestuur van het openbaar lichaam Gemeenschappelijke regeling Havenschap Groningen Seaports,

Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en de Gemeenschappelijke regeling Havenschap Groningen Seaports,

Besluit:

• I. de Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Havenschap Groningen Seaports 2025 vast te stellen.

HOOFDSTUK 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. GR Havenschap Groningen Seaports: de in de verordening gehanteerde benaming voor het openbaar lichaam als bedoeld in de gemeenschappelijke regeling Havenschap Groningen Seaports;

• b. Algemeen bestuur: het Algemeen bestuur van GR Havenschap Groningen Seaports;

• c. Dagelijks bestuur: het Dagelijks bestuur van GR Havenschap Groningen Seaports;

• d. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van (onderdelen van) de organisatie van GR Havenschap Groningen Seaports en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• e. Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

HOOFDSTUK 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2. Vaststelling indeling van de begroting en paragrafen

• 1. Het Algemeen bestuur stelt de indeling van de begroting vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting en de jaarstukken wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van het structurele meerjarige saldo en de algemene reserve als gevolg van de begroting en de meerjarenraming.

• 2. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 25.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1. Het Dagelijks bestuur biedt het Algemeen bestuur een kadernota aan met daarin de algemene en financiële beleidsmatige kaders. Het Dagelijks bestuur zendt deze, samen met de voorlopige jaarrekening, uiterlijk eind april van het jaar voorafgaand aan het betreffende begrotingsjaar naar de staten van de provincie Groningen en de gemeenteraden van Eemsdelta en Het Hogeland.

• 2. Het Dagelijks bestuur stuurt vóór eind april voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar de ontwerpbegroting en meerjarenraming toe aan de gemeenteraden van Eemsdelta en Het Hogeland en provinciale staten van de Provincie Groningen die zienswijzen kunnen inbrengen.

• 3. Het Algemeen bestuur stelt de definitieve begroting en meerjarenraming uiterlijk eind augustus voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringen

• 1. Het Algemeen Bestuur autoriseert op totale baten en lasten;

• 2. Slechts voor begrotingswijzigingen die leiden tot een wijziging in de bijdragen van de gemeenten en de provincie (art. 5, eerste lid, onder e), wordt vóór vaststelling ervan de zienswijzeprocedure gevolgd uit de Wet gemeenschappelijke regelingen art. 59, 3e en 4e lid.

• 3. Indien het Dagelijks bestuur voorziet dat het geautoriseerde budget van een in lid 1 genoemd begrotingsonderdeel dreigt te worden overschreden, wordt dit door het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur gemeld. Het Dagelijks bestuur doet hierbij een voorstel aan het Algemeen bestuur voor wijziging van de begroting of doet een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4. Het Dagelijks bestuur is geautoriseerd voor het doen van investeringen die in de loop van het begrotingsjaar moeten worden gedaan, voor zover de lasten van rente en afschrijving passen binnen het begrotingskader.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1. Het Dagelijks bestuur informeert het Algemeen bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van GR Havenschap Groningen Seaports over de eerste zes maanden van het lopende boekjaar.

• 2. De tussentijdse rapportage over de eerste zes maanden wordt als halfjaarrapportage door het Dagelijks bestuur vastgesteld en verzonden aan het Algemeen bestuur.

• 3. In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting meer dan10% van de totale lasten toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

• 2. Afwijkingen boven de 10% worden nader toegelicht.

HOOFDSTUK 3 Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het Algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, exclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. Indien de onrechtmatigheden de verantwoordingsgrens van 2 % te boven gaan, wordt in de rechtmatigheidsverklaring een specificatie gegeven van de saldi per verschillende vorm van onrechtmatigheid zoals benoemd in artikel 10 4e tot en met 7e lid, en criteria waaronder deze vallen (voorwaardencriterium, begrotingscriterium, M&O criterium).

• 4. In de paragraaf bedrijfsvoering worden geconstateerde onrechtmatige afwijkingen, hoger dan 10% van de lasten nader toegelicht, tenzij er sprake is van acceptabele begrotingsonrechtmatigheden.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het Dagelijks bestuur biedt het Algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen bestuur geautoriseerde begroting van baten, lasten en investeringen, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5 eerste lid.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal geautoriseerde investeringsbedrag. Bij een investering die gedaan wordt gedurende meer dan één verslagjaar, wordt een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal geautoriseerde investeringsbedrag, als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begrotingsposten, zoals is opgenomen in artikel 5 eerste lid, als onrechtmatig wordt beschouwd, tenzij deze valt onder het zesde lid.

• 5. Overschrijdingen van lasten zijn onrechtmatig maar worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties waarbij sprake is van:

  • a. autorisatie van de overschrijding door vaststelling van een tussentijdse rapportage;

  • b. direct aan de kosten gerelateerde inkomsten die de overschrijding compenseren;

  • c. een overschrijding waarover Algemeen Bestuur voor het einde van het boekjaar op andere wijze dan de tussenrapportage is geïnformeerd.

• 6. De volgende afwijkingen zijn niet onrechtmatig, mits tijdig gemeld aan het Algemeen bestuur, waarbij het melden bij de jaarrekening tijdig is, die betrekking hebben op:

  • a. lagere lasten dan begroot;

  • b. hogere of lagere baten dan begroot.

• 7. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen bestuur worden als acceptabele onrechtmatigheden beschouwd en worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het Dagelijks bestuur zorgt voor het opstellen en vastleggen van regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van bestuurlijke regelingen en eigendommen.

HOOFDSTUK 4 Financieel beleid

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

• 1. Het Dagelijks bestuur geeft jaarlijks bij de begroting en jaarrekening inzicht in (het verloop van) de reserves en voorzieningen.

• 2. Reserves en voorzieningen worden ingesteld, gewijzigd of opgeheven via een besluit van het Algemeen bestuur.

HOOFDSTUK 5 Paragrafen bij de begroting en jaarstukken

Artikel 13. Financiering

Het Dagelijks bestuur neemt in de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op, op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 14. Bedrijfsvoering

Het Dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a. inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering;

• b. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• c. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• d. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• e. geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

HOOFDSTUK 6 Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 15. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het afleggen van verantwoording door het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• b. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid in relatie tot de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16. Interne controle

Het Dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 8. Daarnaast informeert het Dagelijks bestuur het Algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

HOOFDSTUK 7. Slotbepalingen

Artikel 17. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking in het publicatieblad van GR Havenschap Groningen Seaports en werkt terug tot 1 januari 2025.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening Gemeenschappelijke regeling Havenschap Groningen Seaports 2025”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van Gemeenschappelijke regeling Havenschap Groningen Seaports op 11 juli 2025.

De voorzitter,

De heer E.J. Bennema

De secretaris,

De heer A. Swart