Blad gemeenschappelijke regeling van Gelders Archief
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Gelders Archief | Blad gemeenschappelijke regeling 2025, 1634 | overige overheidsinformatie |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
In het Strategisch Plan zijn missie, visie, ambities en strategie van het Gelders Archief voor de jaren 2025 tot en met 2028 vastgesteld. Dit programmaplan is daarvan een uitwerking en concretisering op hoofdlijnen voor 2026.
In aanvulling hierop zal per 2027 ook de nieuwe Archiefwet van kracht zijn, waarbij vanaf dat moment het Rijk zich zal hebben teruggetrokken uit de Gemeenschappelijke Regeling. Dit betekent dat 2026 ook in het teken zal staan van de ontvlechting van de onderlinge huidige relaties en van het gestalte geven aan de nieuwe verbintenis en samenwerking met het Rijk en met de andere RHC’s. Dat laatste is in het bijzonder van belang omdat het beheer van de analoge Rijksbestanden bij het Gelders Archief blijft, zoals ook geldt voor de andere RHC’s. De nieuwe Gemeenschappelijke Regeling (voorbereid in 2025 en 2026), zal in 2026 formeel aan de partners worden voorgelegd. Voor ons publiek zal de uittreding van het Rijk overigens waarschijnlijk nauwelijks merkbaar zijn, omdat de analoge archieven van het Rijk als tevoren door het Gelders Archief beheerd zullen worden.
Wij zijn een ondernemende en vernieuwende informatiebeheerder. Wij borgen de duurzame toegankelijkheid van informatie en staan voor een sterke digitale dienstverlening. We ondersteunen onze Gelderse partners bij het beheer van hun informatie en we beheren de informatie die ons is toevertrouwd integer en professioneel. We stellen deze informatie op een laagdrempelige manier beschikbaar aan een breed publiek. Zo creëren we de voorwaarden voor een transparante overheid en zijn wij het informatiecentrum voor de geschiedenis van Gelderland en de regio Arnhem.
Wij zien dat de archiefvormers en archiefbeheerders verder naar elkaar toegroeien, waarbij het archief op termijn kan uitgroeien tot een nutsvoorziening voor alle overheidsinformatie. Daarom zijn wij, als specialist op het gebied van informatiebeheer, aanwezig in de gehele informatieketen, van creatie tot en met presentatie. Wij zijn intermediair tussen onze collectie en het publiek en faciliteren zo het (historisch) onderzoek. Wij bieden actief ruwe data aan, zodat derden deze kunnen bewerken tot producten als boeken en tentoonstellingen.
We vertalen onze missie en onze visie in de volgende ambities, strategie en concrete invulling voor 2026:
We zijn een kenniscentrum voor onze partners. We willen het loket voor alle overheidsinformatie worden.
In 2026 behalen wij hiertoe doelstellingen op vier terreinen: onze digitale loketfunctie, de digitale opslag (e-depot), datakwaliteit en kennisontwikkeling. Qua loket zetten we, op basis van de in 2025 vastgestelde kaders en beleidskeuzes, in op de verdere technische ontwikkeling en implementatie van ons digitale loket, en op het maken van heldere procesafspraken en kaders voor onze partners. In samenspraak met onze aangesloten partners creëren en implementeren wij een ‘happy flow’ voor digitale overbrengingen naar het e-depot. Om de vindbaarheid en bruikbaarheid van onze collectie voor burgers te verbeteren verhogen wij de datakwaliteit van onze gegevens door standaardisatie. Tot slot maken wij ons dit jaar de kennis eigen die nodig is vanwege de invoering van de nieuwe Archiefwet. Eveneens maken wij een (beleidsmatig) opleidingsplan om de benodigde toekomstige analoge en digitale archivistische kennis te borgen voor de toekomst.
Wij zijn in gesprek met overheidsorganisaties uit de regio die geïnteresseerd zijn in onze dienstverlening, vanuit de motivatie om schaalvoordelen (kwalitatief en kwantitatief) te behalen door kennis te bundelen.
Onze collectie is waardevol voor de hele Gelderse samenleving. We hebben daarom aandacht voor onderbelichte archieven en doelgroepen.
In 2026 wordt zichtbaar hoe onze visie op diversiteit en inclusie (D&I) zich vertaalt naar toegang tot archieven en collecties en het verwerven van particuliere acquisitie. Dat eerste leidt ertoe dat wij in onze dienstverlening onderzoek vanuit meerdere perspectieven kunnen faciliteren. Wij zorgen ervoor dat niet-vakgenoten op een begrijpelijke manier kennis kunnen nemen van de opbouw van onze collectie en de onderbelichte delen. Voor nieuwe verwervingen werken wij volgens een afwegingskader, dat beleidsmatig ruimte biedt voor aanvullingen op het onderbelichte. Onze voorwaarden voor het aannemen van particuliere schenkingen (juridisch, technisch en inhoudelijk) maken wij voorspelbaar, inzichtelijk, en begrijpelijk voor niet-vakgenoten.
We maken onze collectie voor een breed publiek toegankelijk via intuïtieve (digitale) dienstverlening.
In 2026 vertalen wij onze vernieuwde visie op dienstverlening door in prioriteiten en gedragen, concrete keuzes, die wij deels ook al implementeren. Zo spreken we een breder publiek aan en verbeteren wij onze dienstverlening op veelgevraagde (of juist onderbelichte) archieven verder verbeterd en daarmee onze zichtbaarheid vergroot. We hebben onze restauratiewerkvoorraad verder verkleind door uitbesteding. Daardoor worden stukken die fysiek lang niet raadpleegbaar waren vanwege de slechte fysieke staat, weer toegankelijk voor publiek.
We maken gebruik van nieuwe, innovatieve technologie om onze collectie te beheren en (her)gebruik te faciliteren.
In 2026 stellen we daarom een transcriptiebeleid en-werkwijze op en bedden we dit in in onze werkprocessen. Dee eerste archieven kunnen hierdoor automatisch getranscribeerd en beschikbaar worden gesteld. We selecteren uit het aanbod van het landelijke Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) instrumenten die geschikt zijn voor de collectie die wij beheren. Via opleidingen, en waar nodig inhuur van expertise, zorgen we ervoor dat we over de (technische) kennis beschikken om deze instrumenten te kunnen gebruiken en samen met (regionale) partners doen we onze eerste werkervaring op.
We ontwikkelen ons tot een topwerkgever in het belang van bezoekers, de organisatie en de maatschappij.
In dit traject zoeken we nadrukkelijk de samenwerking met zowel de medewerkers als strategische partners. Op basis van best practices en medewerkers-input vertalen we in 2026 ons HR-beleid naar een actieplan en zetten we stappen in de uitvoering. We zorgen voor een arbeidsvoorwaardenpakket dat past bij een diverse organisatie en werken vandaaruit verder aan onze ambities. Dit leidt er onder andere toe dat ontwikkelen en leren zijn geïnternaliseerd in de organisatie en dat we gedeelde waarden hebben voor een sterke en inclusieve cultuur. Onderdeel van de weg hier naartoe is de introductie van een programma voor (persoonlijk) leiderschap en de implementatie van een tool die ons helpt op het vervolg van onze weg naar topwerkgeverschap.
We zijn een duurzame organisatie, waarbij we streven naar een kleinere ecologische voetafdruk.
In 2026 zijn we daarom aan de slag met het uitwerken en implementeren van realistische duurzaamheidsverbeteringen. Dit doen we op basis van de 0-meting en de duurzaamheidsdoelen die we in 2025 hebben vastgesteld. Daardoor zien we in 2026 concrete en meetbare resultaten. We richten ons hierbij niet alleen op onze bedrijfsvoering an sich, maar ook op bewustwording.
Conform de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief (RGA), artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. Deze zijn vermeld in de Financiële Begroting (onderdeel III) als “lumpsum”.
De aangekondigde juridische terugtrekking van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling heeft, volgens toezegging van de minister van OCW, geen financiële consequenties voor de huidige lumpsum.
De kosten voor de overhead van het Gelders Archief worden bepaald door de directe personele kosten. Deze betreffen 10 personen, die deels ook worden ingezet in het primaire proces of bij derden. In 2025 bedragen deze kosten naar verwachting € 715.000,-, dat betekent een overhead van minder dan 20%.
4. Bedrag voor vennootschapsbelasting
Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC’s in deze context; hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het Gelders Archief heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met BDO-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In juni 2018 heeft de Belastingdienst aangegeven het Gelders Archief vooralsnog niet uit te nodigen om aangifte te doen. Met BDO-adviseurs is nu een nadere onderbouwing opgesteld voor het geval om een aangifte wordt gevraagd. Vanwege de verwachting dat hier geen fiscale consequenties uit voortkomen, wordt hier in de begroting geen rekening mee gehouden.
In de RGA, art 16-23, zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling (GR) begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het Gelders Archief; de betreffende stukken zijn conform het BBV opgesteld.
Het Gelders Archief voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s.
2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Gelders Archief in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar.
Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Gelders Archief nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers.
Het weerstandsvermogen betreft de algemene reserve en bedraagt per 1 januari 2024 € 402.027.
Dit betreft 7,6% van de deelnemersbijdragen in het Gelders Archief. De mate waarin weerstandsvermogen wordt gevormd, wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (RGA, art 22, lid 2), waarin is opgenomen dat de reserve in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen.
Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:
1) In 2020 is in het bestuur de bijdrage per deelnemer vastgesteld en is afgesproken dat de deelnemers zich hieraan conformeren. In 2025 zal het Rijk uittreden als deelnemer in de GR, maar heeft schriftelijk bevestigd dat er geen wijziging zal komen in de bijdrage en prijscompensatie voor het analoge Rijks archiefmateriaal dat is opgeslagen bij het Gelders Archief.
2) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit voor subsidies en zakelijke diensten wordt in het personeelsbestand gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, zodat bij het ongepland wegvallen van inkomsten of extra personeelskosten dit binnen de bestaande begrotingen c.q. reserves kan worden opgevangen.
De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Hierbij blijkt dat de huisvestingschuld van het Gelders Archief ten opzichte van de jaarlijkse inkomsten relatief hoog is en drukt op de langdurige vaste lasten van de organisatie.
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De VNG gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Gelders Archief een GR is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben.
De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.
Het Gelders Archief beschikt over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. Het gebouw is eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het Gelders Archief. Hiervoor is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld, welke in 2022 is geactualiseerd. Er is geen sprake van achterstallig onderhoud. De afschrijvingen van het gebouw zijn gelijk aan de annuïtaire aflossingen van de lening.
Door het Algemeen Bestuur (AB) is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt.
Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2025 wordt een bedrag van € 6.249.866 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 1.000.000.
De renterisiconorm is wettelijk vastgesteld op 20% van de begrotingsomvang. Van de langlopende schuld mag maximaal dat bedrag aan een renteherziening onderhevig zijn. Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000. De renterisiconorm is niet van toepassing voor het Gelders Archief.
Aan het hoofd van het openbaar lichaam Gelders Archief staat het AB. De voorzitter en twee leden van het AB hebben zitting in het dagelijks bestuur (DB). De ambtelijke leiding van het Gelders Archief is belegd bij een door het AB benoemde algemeen directeur.
Het Gelders Archief kent drie afdelingen (Publiek, Collectie en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de Archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers.
Er is geen budgetverdeling; enkele medewerkers kunnen bestellingen doen tot maximaal € 500,- en daarboven is vooraf toestemming vereist van de directeur bedrijfsvoering.
In de RGA (artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Vanaf het boekjaar 2023 moet het DB van het Gelders Archief de rechtmatigheid verantwoorden in de jaarrekening. Ingevolge de (aanpassing van de) Gemeentewet, het BBV en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is een Interne Controle Procedure (ICP) vastgesteld voor de verantwoording van de financiële rechtmatigheid.
In de ICP is vastgelegd welke controles uitgevoerd dienen te worden, hoe de taakverdeling is en wie bevoegd is. Er zijn tegengestelde belangen gecreëerd, zodat de kans op fraude en misbruik beperkt worden (functiescheiding). De mate waarin dit kan is overigens afhankelijk van de grootte van de organisatie. Er zijn autorisatietabellen opgesteld en er wordt gebruik gemaakt van werkinstructies, werkprogramma's en standaardformulieren voor het goed laten functioneren van de AO/IB. Risico’s op fraude in de crediteurenadministratie en/of betalingen worden systematisch gecontroleerd.
In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het dagelijks bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met vastgestelde kaders en relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.
Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Gelders Archief een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Gelders Archief heeft geen verbonden partij.
Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”.
De directie wordt gevoerd door mevrouw P. Links. De directeur valt onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
Conform artikel 3.5 van de Wet Open Overheid (WOO) worden het beleid en de uitvoering van de wetgeving verantwoord in het jaarverslag; hier is nog geen standaardmodel voor. Het Gelders Archief plaatst zoals voorgeschreven alle publicaties van het algemeen bestuur digitaal op Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP), inclusief het jaarverslag en de begroting. Daarnaast wordt gepubliceerd op onze website (zie Organisatie).
III BATEN EN LASTEN MET TOELICHTING
De begroting 2026 sluit dekkend af. In het onderstaande wordt een toelichting gegeven van de posten in de begroting. De vermelde bedragen zijn in € 1.000.
*In de vastgestelde begroting van 2025 zijn de financiële baten & lasten als kosten meegenomen. Nu er sprake is van substantiële baten is ervoor gekozen om de financiële baten en lasten uit het resultaat gevend deel te halen. De bovenstaande begroting van 2025 wijkt daarom visueel af van de vastgestelde begroting 2025.
De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de RGA (bijgesteld vanaf 2020 vanwege de wijziging in de lumpsumfinanciering), inclusief een begroting van de prijscompensatie van 1,5%. De prijscompensatie wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de andere deelnemers volgen in deze de minister. Gezien de wijzigingen in het gemeentefonds en het ravijnjaar dat verwacht wordt, houdt het Gelders Archief er in deze begroting rekening mee dat zij de prijscompensatie over 2026 wel doorrekend in de lumpsum bedragen, maar – eenmalig- haar aangesloten gemeentelijke deelnemers niet zal verzoeken dit over te maken. Het bedrag wordt onttrokken aan de algemene reserve.
De ingangsdatum voor de lumpsum voor het e-Depot wordt individueel door de partners in de Regeling vastgesteld; de inspanning en kosten daarbij ook. Naast de opdracht van de Provincie Gelderland, is ook de gemeente Arnhem per 1-1-2025 aangesloten. 2026 is het laatste jaar waarin het Gelders Archief de kennisbijdrage van het Rijk ontvangt.
Dit bestaat uit de volgende onderdelen:
a) personele kosten van de medewerkers met een arbeidsovereenkomst bij het Gelders Archief.
b) inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden.
c) de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten.
Hier zijn dus ook de personele kosten opgenomen van de projecten en zakelijke diensten.
Toelichting afschrijvingstermijnen:
- Grond (0 jaar), Gebouw (annuïtair 30 jaar)
- Inventaris (10 jaar), Apparatuur, ICT-server en Software (5 jaar) en ICT-Kantoor en ICT-Mobiel (3 jaar)
Dit betreft het verwachte saldo debiteuren per 31 december.
Dit betreft het verwacht saldo van de liquide middelen per 31 december.
Bij schatkistbankieren OCW is een drempelbedrag vastgesteld van € 1.000.000. Het Gelders Archief houdt een drempelbedrag van € 250.000 aan. Behoudens perioden waarin de bijdragen van de deelnemers worden ontvangen of grote uitgaven staan gepland, wordt dat drempelbedrag niet overschreden.
De hoge liquiditeit is ontstaan bij de nieuwbouw van het Gelders Archief. In 2010 is voor de bouw de
benodigde lening afgesloten bij de BNG. Tijdens de bouw bleek dat de uitgaven onverwacht minder
waren vanwege extra subsidies, scherpe inkopen en fiscale restituties. Bij het aflossen van de lening
wordt de volledige boeterente over de resterende looptijd in rekening gebracht. Het Algemeen Bestuur
heeft daarom besloten de lening conform schema af te lossen. De huidige liquide middelen bestaan nu
deels uit dit resterende deel van de lening en de opgebouwde voorzieningen.
In de begroting wordt een resultaat nihil verwacht, waardoor geen wijzigingen optreden in het eigen vermogen. Wel is rekening gehouden met een eenmalige onttrekking aan de algemene reserve ter grootte van de prijscompensatie (gerekend met 1,5%) over de totale lumpsum 2026 van de gemeenten. Zodoende hoeven deze lasten niet doorgerekend te worden aan de gemeenten.
Reserve Strategisch Plan 2025 – 2028
In 2024 is het Strategisch Plan 2025-2028 vastgesteld. In dit plan zijn de ambities vastgelegd om als organisatie in de toekomst aan onze wettelijke taken te kunnen blijven voldoen en als organisatie bij te blijven bij de maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, werkgeverschap en diversiteit en inclusie. Om dit plan uit te kunnen voeren zijn tijdelijk extra middelen nodig.
Eind 2023 is een reserve aangelegd om maatregelen ten bate van de energietransitie (zoals zonnepanelen) te kunnen bekostigen. In 2024 heeft een analyse van verbruik plaatsgevonden en is besloten niet alleen maatregelen te nemen op energiegebruik, maar op duurzaamheid in bredere zin. De maatregelen worden in de beleidsperiode 2025 – 2028 getroffen.
De meerjarenraming is een extrapolatie van de begroting 2026. Er is sprake van een structureel exploitatietekort. Echter maakt het Gelders Archief haar eigen begroting rond met de verwachte rente-inkomsten op de liquide middelen. Deze inkomsten hebben in 2023 en 2024 een overschot veroorzaakt.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2025-1634.html