Inkoop- aanbestedingsbeleid GR Ferm Werk 2025

Besluit van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Ferm Werk tot vaststelling van et Inkoop- en aanbestedingsbeleid GR Ferm Werk 2025

Paragraaf 1. Definities

1.1 Definities

In Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

• a. Contractant: De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de GR Ferm Werk

• b. Diensten: Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012

• c. GR Ferm Werk: Gemeenschappelijke Regeling Ferm Werk, gevestigd Carrosserieweg 1, Woerden.

• d. Inkoop: (Rechts)handelingen van de GR Ferm Werk gericht op de verwerving van Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

• e. Leveringen: Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012

• f. Offerte: Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

• g. Offerteaanvraag: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de GR Ferm Werk voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese aanbestedingsrichtlijnen

• h. Ondernemer: Een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’

Paragraaf 2. Doelstelling

2. Doelstelling

De GR Ferm Werk wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

• b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

• c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding.

• d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de GR Ferm Werk.

• e. De GR Ferm Werk stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

• f. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de GR Ferm Werk.

Om deze doelstellingen te realiseren, zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

Paragraaf 3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

De GR Ferm Werk leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de GR Ferm Werk restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• De Aanbestedingswet 2012 (herzien in 2016): dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Euroese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• Wet Gemeenschappelijke Regelingen: het wettelijke kader voor gemeenschappelijke regelingen.

• Gids Proportionaliteit: De Gids Proportionaliteit is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor de redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

3.2 Uniforme documenten

De GR Ferm Werk streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

De GR past bij de betreffende Inkoop- en aanbestedingstrajecten in ieder geval toe:

• Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden

• VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, omgevormd naar Algemene Inkoopvoorwaarden Ferm Werk 2025

• GIBIT2023: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT2023

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop en aanbesteden

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De GR Ferm Werk neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• Non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De GR Ferm Werk past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de GR Ferm Werk.

Voor aanbestedingstrajecten onder de Europese drempelbedragen zijn bovenstaande in de Europese Richtlijnen vastgelegde beginselen eveneens uitgangspunt, ook dit op basis van de Aanbestedingswet 2012.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De GR Ferm Werk neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de GR Ferm Werk de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de GR Ferm Werk een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de GR Ferm Werk publiceren.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop en aanbesteden vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de GR Ferm Werk. De GR Ferm Werk is slechts gebonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het Dagelijks Bestuur van de GR Ferm Werk voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Paragraaf 4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

• De GR Ferm Werk heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren en andere medewerkers integer handelen. Zij houden zich aan de vastgestelde gedragscodes, handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• De GR Ferm Werk wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop en aanbesteden in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden, het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ dan wel gebruikmaking van de Wet Bibob.

4.2 Maatschappelijk verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

Zeker gezien de achtergrond van de GR Ferm Werk is maatschappelijke betrokkenheid ook bij de bedrijfsprocessen van groot belang. MVOI betekent dat maatschappelijke en duurzaamheidsaspecten meegenomen worden in het inkoop- en aanbestedingsproces. Dit kan o.a. tot uitdrukking komen door het volgende:

• Bij de product- en marktanalyse kan de GR Ferm Werk inventariseren welke leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid in brede zin op de markt worden aangeboden.

• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

• De GR Ferm Werk kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

• De GR Ferm Werk zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de GR Ferm Werk en haar werkwijze.

Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden, een belangrijke rol. Daarnaast worden leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

4.3 Reciprociteit

De GR Ferm Werk kent zowel vanuit de hoofdonderdelen Werk & Participatie als Inkomen als doel om zoveel mogelijk mensen aan een baan in de regio te helpen in de regio. Vanuit deze doelstelling past het beginsel van reciprociteit (wederkerigheid). Dit houdt in dat ondernemers, waarbij mensen geplaatst zijn of kunnen worden (vast of op detacheringsbasis) dan wel op een andere wijze ondersteund kunnen worden, een voorkeurspositie innemen bij uitnodigingen voor enkelvoudige uitnodigingen en meervoudig onderhandse aanbestedingsvormen.

4.4 Innovatie

De GR Ferm Werk moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de GR Ferm Werk ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Paragraaf 5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

De GR Ferm Werk acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• De GR Ferm Werk acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

• De GR Ferm Werk streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De GR Ferm Werk moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• De GR Ferm Werk kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de GR Ferm Werk door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De GR Ferm Werk kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

Het gelijkwaardigheidsbeginsel is één van de belangrijkste pijlers van (Europese) aanbestedingswet- en regelgeving. Een eventuele voorkeursbehandeling voor plaatselijke ondernemers is in strijd met het beginsel van non-discriminatie, dat volgens wettelijke kaders bij alle aanbestedingen nageleefd moet worden. Om het plaatselijke bedrijfsleven maximaal in staat te stellen mee te dingen naar opdrachten van de GR Ferm Werk worden de volgende maatregelen genomen:

• Bij openbare aanbestedingen (al dan niet met voorselectie) zullen objectieve en proportionele geschiktheid- en selectiecriteria gesteld worden (dat wil zeggen redelijk in relatie tot de aard en de omvang van de opdracht) waardoor voorkomen wordt dat het (plaatselijke) MKB bij voorbaat kansloos is.

• Aan combinaties van inschrijvers zullen geen hogere eisen gesteld worden dan aan afzonderlijke inschrijvers.

• Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen zal er een royale invitatie van het plaatselijke bedrijfsleven plaatsvinden.

• Bij enkelvoudige uitnodigingen zullen opdrachten bij voorkeur bij plaatselijke bedrijven geplaatst worden.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De GR Ferm Werk hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met gemeenten of andere aanbestedende diensten, zoals Cedris.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De GR Ferm Werk zal – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de GR Ferm Werk ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag. Deze afwijkende keuze wordt gemaakt op basis van een gemotiveerde markt benaderingsstrategie, altijd met de doelstelling om het product of de dienst tegen een optimale prijs/kwaliteitverhouding en met oog voor mens en maatschappij in te kopen en binnen de wet- en regelgeving t.a.v. het verstrekken van overheidsopdrachten.

Uiteraard kan er altijd voor een ‘zwaardere’ procedure worden gekozen dan uit het schema volgt.

Inkoopprocedures Diensten en Leveringen (bedragen zijn exclusief BTW)

Enkelvoudige uitnodiging

De GR Ferm Werk vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse aanbesteding

De GR Ferm Werk vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

Nationale aanbesteding

Onder de (Europese) drempelbedragen kan de GR Ferm Werk nationaal aanbesteden. De GR Ferm Werk zal de opdracht openbaar via een publicatie op het elektronische platform TenderNed plaatsen.

E uropese aanbesteding

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de GR Ferm Werk in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

Inkoopprocedures Sociale en Specifieke Diensten (bedragen zijn exclusief BTW)

5.6 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De GR Ferm Werk wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De GR Ferm Werk bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de GR Ferm Werk een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De GR Ferm Werk wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Paragraaf 6. Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

6.2 Inkoop in de organisatie

Inkoop is door middel van een gecoördineerde inkoopfunctiegeorganiseerd.

6.3 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door de verantwoordelijke budgethouders, ondersteund door de inkoopadviseur. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor Inkoop. Het MT is primair verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en legt hierover verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur van de GR Ferm Werk.

Slotbepaling

• Dit beleid wordt aangehaald als ‘Inkoop- en Aanbestedingsbeleid GR Ferm Werk 2025’.

• Het beleid treedt in werking met ingang van 1 juni 2025