Inkoop en aanbestedingsbeleid 2025

Voorwoord Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025

Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor WerkSaam als aanbestedende dienst. Wij hebben daarom het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd. Hiermee sluiten wij aan op het beleid van onze regio gemeenten. Het doel van aansluiting bij het regionale beleid is om uniformiteit tussen onze organisaties in de regio te bevorderen.

Wij hebben daarvoor:

• 1. VNG Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten.

• 2. Een regionaal opgestelde bedrijfsflyer voor ondernemers over aanbesteden.

• 3. Subregionaal opgestelde aanbestedingstukken.

• 4. Regionale model overeenkomsten.

Het beleid bestaat verder net als voorgaande periode uit twee delen:

• 1. Deel I bevat het gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid van de deelnemende aanbestedende diensten regio Noord-Holland Noord.

• 2. Deel II bevat de voor de aanbestedende dienst specifieke aanvullingen.

In dit inkoopbeleid wordt voor de leesbaarheid voornamelijk de term ‘inkopen’ gebruikt. Waar gesproken wordt over ‘inkopen’, wordt in de meeste gevallen ‘inkopen én aanbestedingen’ bedoeld.

Deel 1: Regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid

Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid is een handvat en leidraad voor professionele samenwerking bij inkooptrajecten. Wij zijn een professionele- en maatschappelijk verantwoord opdrachtgever. Een opdrachtgever die integer handelt en rechtmatig en doelmatig inkoopt. Wij spannen ons daarom continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen door WerkSaam plaatsvindt.

1. Onze doelstellingen

Wij willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende centrale doelstellingen realiseren:

Doelstelling
Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.	Wij houden ons aan bestaande wet- en regelgeving en aan de bepalingen van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast streven wij ernaar om efficiënt en effectief in te kopen. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van onze middelen staat centraal. Wij houden daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot onze opdrachten.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.	Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de opdrachtgever en de contractant. Wij spannen ons in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.	Bij inkopen kunnen wij ook interne en andere maatschappelijke kosten betrekken in onze afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van onze organisatie.	Wij hebben een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Wij willen met onze inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van onze organisatie.	Inkoop heeft invloed op het gehele prestatieniveau van onze organisatie en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van onze doelstellingen.
Administratieve lastenverlichting voor zowel de aanbestedende dienst als voor ondernemers.	Wij en de ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Wij streven naar het verlichten van deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Wij doen onze inkopen (en aanbestedingen) veelal digitaal. Wij maken, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

2. Juridische uitgangspunten

2.1 Algemeen juridisch kader

Aanbestedende diensten houden zich aan de relevante wet- en regelgeving. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door ons restrictief worden uitgelegd en toegepast. Dit om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.

De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• 1. Aanbestedingswet

• 2. Europese wet- en regelgeving

• 3. Burgerlijk Wetboek

• 4. Gemeentewet

• 5. Gids Proportionaliteit

• 6. Aanbestedingsreglement Werken

2.2 Algemene beginselen bij Inkopen

Algemene beginselen van het Aanbestedingsrecht

Wij nemen bij onze inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Algemene beginselen
Gelijke behandeling	We behandelen alle bedrijven die een kans maken op een opdracht hetzelfde.
Non-discriminatie	Wij geven bedrijven dezelfde kansen op opdrachten, dit doen wij zonder te letten op het land waarvan ze vandaan komen.
Transparantie	Wij geven iedere ondernemer duidelijke en gelijke informatie over de aanbesteding.
Proportionaliteit	De eisen die wij stellen staan in verhouding tot de opdracht en de grootte daarvan.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht.

2.3 Uniforme documenten

Wij maken zoveel mogelijk gebruik van documenten die in de regio gelijk zijn aan elkaar, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Dit zorgt ervoor dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Wij passen bij de betreffende Inkopen, mits passend, in ieder geval toe:

• de VNG Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten;

• voor ICT: GIBIT Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden voor IT;

• de regionale model overeenkomsten.

2.4 Mandaat en volmacht

Wij kopen in volgens de van toepassing zijnde nota budgethouderschap en mandaatregeling. Deze zijn terug te vinden op de website van WerkSaam.

2.5 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat geschillen in onderling overleg tussen ons en de ondernemer worden opgelost en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag nemen wij (indien van toepassing) op hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze wij de klacht vervolgens behandelen.

3. Ideële uitgangspunten

3.1 Integriteit

Onze bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde omgangsvormen zoals beschreven in de gedragscode. Zij handelen zakelijk en objectief.

Ondernemers

Wij doen enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Wij kunnen bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

3.2 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Wij bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen wij een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Wij wensen geen ondernemers te betrekken in ons inkoopproces die de mededinging vervalsen.

3.3 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Wij hebben als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat wij de effecten op mens, milieu en financiën meenemen bij inkopen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming over de inkoopstrategie deze aspecten te betrekken en via een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de verschillende aspecten van MVI.

SROI

Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van Social Return on Investment (SROI) zijn wij aangesloten bij het regionaal SROI-beleid.

4. Economische uitgangspunten

4.1 Product- en marktanalyse

Inkopen vinden plaats op basis van een voorafgaande product-, dienst- en/of marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

Wij hebben vrijheid in het maken van onze keuzes met betrekking tot inkoop- en aanbestedingsprocedures binnen de aanbestedingswet- en regelgeving.

4.3 Lokale economie en MKB

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. Wij houden daarbij rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.

4.4 Innovatie

Wij bevorderen en stimuleren innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. Wij hebben oog voor innovatieve producten, werken en diensten die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten. Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de organisaties.

4.5 Samenwerkingsverbanden

Wij streven naar samenwerking bij inkopen zowel binnen de eigen organisatie, als met andere publiek rechterlijke instellingen en aanbestedende diensten.

Deel II: Organisatie specifieke aanvullingen

5. WerkSaam

5.1 Onze doelstellingen

Wij willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid aansluiten op onze kernwaarden:

Open, transparant, verbindend en professioneel.

5.2 Inkopen, contractbeheer en -management

De inkoopfunctie is centraal en decentraal georganiseerd:

• Bij simpele inkooptrajecten is de inkoopfunctie decentraal belegd.

• Bij complexe inkooptrajecten, zoals meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbesteding is de inkoopfunctie centraal belegd.

• De interne behoeftesteller is verantwoordelijk voor de functionele omschrijving van de opdracht en de uitvoering van deze opdracht binnen de geldende afspraken. De interne behoeftesteller kan bestaan uit verschillende personen met eigen verantwoordelijkheden. Veelal zijn dit de contractverantwoordelijke en -manager.

• Het team Inkoop begeleidt de contractverantwoordelijke en -manager hierbij.

• Het team Inkoop is contractbeheerder (centraal), verzorgt de contractregistratie en geeft signalen aan de contractverantwoordelijke en -manager (decentraal).

Inkopen vinden plaats op basis van de Nota budgethouderschap en de Mandaatregeling van WerkSaam. De werkwijze en bevoegdheden zijn vastgelegd in de werkinstructie Inkoop.

5.3 Inkoopbehoefte

Voorafgaand aan een aanbesteding zijn de volgende onderwerpen van belang:

• Startdocument, waarin o.a. de behoefte, kostenraming en budget wordt bepaald

• Inkoopstrategie, waarin o.a. de markt wordt verkend, SROI en de planning wordt bepaald.

5.4 Uniforme documenten

In aanvulling op paragraaf 2.3:

De VNG Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing. Met een nadere duiding:

• De term ‘Gemeente’ wordt gewijzigd naar ‘WerkSaam’;

• De term ‘College’ wordt gewijzigd naar ‘Dagelijks Bestuur’;

Artikel 3.3 Totstandkoming overeenkomst wordt vervangen voor de volgende tekst:

•  Een Overeenkomst komt tot stand nadat WerkSaam een expliciete schriftelijke aanvaarding van de Offerte per e-mail of brief heeft verzonden aan de Contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 33b, eerste lid aanhef en onder e van de Wet gemeenschappelijke regelingen dat is genomen door of namens het dagelijks bestuur van WerkSaam en de aanvaarding ondertekend is door de voorzitter of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 33d, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen de vertegenwoordiging van WerkSaam is opgedragen. Op verzoek van de Contractant legt WerkSaam een kopie van dit besluit over.

5.5 Klachtenregeling

In aanvulling op paragraaf 2.5:

In lijn met de publicatie van Beter Aanbesteden hebben wij een klachtenregeling. De klachtenregeling is te raadplegen via de website van WerkSaam.

5.6 Integriteit

In aanvulling op paragraaf 3.1:

De omgangsvormen zijn vastgelegd in het integriteitsbeleid en de gedragscode van WerkSaam.

5.7 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

In aanvulling op paragraaf 3.3:

Betekeniseconomie

WerkSaam hecht belang aan het werken vanuit een sociaal, maatschappelijke visie. Dit vragen wij van werkgevers en daarbij zijn we zelf ook voorloper en dragen dit gedachtegoed actief uit. Dit doen we onder andere door direct bij te dragen aan 7 Sustainable Developments Goals (SDG’s), namelijk:

SDG 1. Geen armoede

SDG 8. Eerlijk werk, economische groei

SDG 10. Ongelijkheid verminderen

SDG 17. Partnerschap om doelstellingen te bereiken.

En indirect aan:

SDG 3. Goede gezondheid en welzijn

SDG 12. Verantwoorde consumptie en productie

SDG 13. Klimaat

Deze SDG’s staan centraal bij het opstellen van de inkoopstrategie.

Sociale voorwaarden

In aanvulling op paragraaf 3.3: Door toepassing van Sociale voorwaarden bij inkoop- en aanbesteden kunnen ondernemers worden uitgesloten. Dit als opdrachten onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

5.8 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

In aanvulling op paragraaf 4.3: WerkSaam houdt rekening met het midden- en kleinbedrijf, ZZP’ers én de stimulering van de lokale en regionale economie. Dit kan WerkSaam doen door:

• het stellen van proportionele eisen;

• het opdelen van opdrachten in deelopdrachten (percelen) (indien passend);

• het toestaan van combinaties en onderaanneming.

WerkSaam houdt rekening met het midden- en kleinbedrijf en de stimulering van de lokale en regionale economische, zonder dat dit tot enige vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

5.9 Samenwerkingsverbanden

In aanvulling op paragraaf 4.5: Wij werken samen met de Westfriese gemeenten, maken gebruik van dezelfde uniforme documenten en hebben grotendeels hetzelfde inkoopbeleid.

Ook werken wij waar mogelijk samen met de brancheorganisatie Cedris. Wij nemen daar waar mogelijk deel aan gezamenlijke inkopen.

6. Inwerkingtreding

• 1. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid WerkSaam treedt met terugwerkende kracht in per 1 januari 2025.

• 2. Het oude Inkoopbeleid WerkSaam, zoals vastgesteld in de vergadering van 8 november 2018 van het dagelijks bestuur van WerkSaam, wordt gelijktijdig ingetrokken.

Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 12 juni 2025

De voorzitter,

Y.W. Nijsingh

De directeur algemene bedrijfsvoering,

D.G.H. Gelinck