Verordening voor de rekeningcommissie van de Vervoerregio Amsterdam

De regioraad van de Vervoerregio Amsterdam;

gelezen het voorstel van de regioraad BBV/2025/14663 van 18 maart 2025;

gelet op artikel 24 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 47 van de Gemeenschappelijke regeling van de Vervoerregio Amsterdam en artikel 5 van het Reglement van orde van de regioraad van de Vervoerregio Amsterdam;

gezien het advies van de Rekeningencommissie van 4 maart 2025;

besluit de volgende Verordening vast te stellen:

 

Verordening voor de rekeningcommissie van de Vervoerregio Amsterdam

 

Hoofdstuk 1. Algemeen

Artikel 1 Definities

In deze verordening betekenen de woorden:

  • -

    ambtelijk secretaris: de ambtelijk secretaris van de rekeningcommissie;

  • -

    dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

  • -

    doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

  • -

    getrouwheid: de mate waarin de jaarrekening van de Vervoerregio een feitelijke weergave is van het gevoerde beheer;

  • -

    indemniteit: bekrachtiging achteraf van een handeling waartoe men niet was gemachtigd;

  • -

    leden: de leden van de rekeningcommissie van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    jaarrekeningonderzoek: het jaarlijkse onderzoek naar de getrouwheid van het gevoerde financiële beheer en de weergave daarvan in de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening van de Vervoerregio. De inrichting van de financiële organisatie in de Vervoerregio maakt deel uit van dit onderzoek;

  • -

    rechtmatigheid: de mate waarin het beheer voldoet aan de wettelijke kaders en regelgeving en met name die wet- en regelgeving die van belang is voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van de baten en lasten in de jaarrekening. Onderdeel van de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

  • -

    regioraad: de regioraad van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    rekeningcommissie: de rekeningcommissie van de Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    secretaris-directeur: de secretaris-directeur van de Vervoerregio Amsterdam. Deze staat aan het hoofd van het ambtelijk apparaat van de Vervoerregio Amsterdam.

  • -

    Vervoerregio: Vervoerregio Amsterdam;

  • -

    voorzitter: de voorzitter van de rekeningcommissie van de Vervoerregio Amsterdam.

Artikel 2 Instelling rekeningcommissie

Er is een rekeningcommissie, een vaste commissie van advies van de regioraad.

Artikel 3 Taken

De rekeningcommissie heeft in ieder geval de volgende taken:

  • 1.

    Het uitvoeren van het jaarlijkse onderzoek naar de getrouwheid van het gevoerde financiële beheer en de weergave daarvan in de jaarrekening van de Vervoerregio, zoals opgesteld door het dagelijks bestuur. De inrichting van de financiële organisatie in de Vervoerregio maakt deel uit van dit onderzoek.

  • 2.

    Het uitbrengen van een verslag van het jaarlijkse onderzoek aan de regioraad. Dit verslag bevat een advies aan de regioraad over de vaststelling van de jaarrekening van de Vervoerregio dan wel een voorstel voor een door de regioraad te nemen indemniteitsbesluit. De rekeningcommissie brengt het verslag tijdig uit zodat de regioraad kan voldoen aan de wettelijke termijnen voor de vaststelling van de jaarrekening.

  • 3.

    Het uitvoeren van andere onderzoeken op grond van de controlerende functie van de regioraad waaronder:

    • a.

      bijzondere onderzoeken naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het dagelijks bestuur gevoerde beleid;

    • b.

      onderzoeken naar de getrouwheid van andere planning en control documenten dan de jaarrekening die onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur worden opgesteld.

  • 4.

    Het informeren van het dagelijks bestuur en de regioraad over zaken die zij gelet op haar taken van belang acht.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

  • 1.

    De rekeningcommissie bestaat uit ten minste vijf leden inclusief de voorzitter.

  • 2.

    De regioraad benoemt de voorzitter en de leden van de rekeningcommissie uit zijn midden. Leden van het dagelijks bestuur kunnen niet worden benoemd als lid van de rekeningcommissie.

  • 3.

    De regioraad zorgt bij de samenstelling van de rekeningcommissie voor een evenwichtige vertegenwoordiging vanuit de verschillende regio’s binnen de Vervoerregio.

  • 4.

    De rekeningcommissie wijst een plaatsvervangend voorzitter uit haar midden aan.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

  • 1.

    De zittingsduur van de leden van de rekeningcommissie eindigt met het einde van de zittingsperiode van de regioraad.

  • 2.

    Het lidmaatschap van het lid van de rekeningcommissie eindigt van rechtswege zodra dit lid ophoudt lid van de regioraad te zijn.

  • 3.

    De regioraad kan een lid van de rekeningcommissie tussentijds ontslaan, ingeval dit lid niet langer het vertrouwen van de regioraad heeft.

  • 4.

    Een lid van de rekeningcommissie kan ontslag nemen. Het lid deelt dit schriftelijk mee aan de regioraad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.

  • 5.

    Als door eindigen van het lidmaatschap of ontslag een vacature ontstaat, beslist de regioraad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 6 Voorzitter

  • 1.

    De voorzitter stelt de agenda voor de commissievergaderingen vast. De ambtelijk secretaris helpt bij het opstellen van de agenda.

  • 2.

    De voorzitter leidt de vergadering en handhaaft de orde tijdens de vergadering.

  • 3.

    De voorzitter tekent de uitgaande stukken van de rekeningcommissie.

Artikel 7 Ambtelijk secretaris

  • 1.

    De secretaris-directeur wijst een ambtelijk secretaris van de commissie aan.

  • 2.

    De ambtelijk secretaris is bij elke vergadering van de commissie aanwezig. Bij verhindering of afwezigheid van de ambtelijk secretaris wijst de secretaris-directeur een vervanger aan.

  • 3.

    De ambtelijk secretaris helpt de commissie, ondersteunt de voorzitter en zorgt dat er een verslag is van de vergadering.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Artikel 8 Vergaderfrequentie

  • 1.

    De commissie vergadert volgens een jaarlijks vastgesteld schema. De vergaderingen vinden in ieder geval plaats voor de vergadering van de regioraad, bij voorkeur ten minste twee weken daaraan voorafgaand.

  • 2.

    Als het in uitzonderlijke gevallen niet lukt om een vergadering voor een regioraad te organiseren, kan de commissie worden gevraagd om schriftelijk advies te geven.

  • 3.

    Verder vergadert de commissie zo vaak als de voorzitter dat nodig vindt of wanneer ten minste drie leden hiervoor schriftelijk, met opgave van redenen, een verzoek bij de voorzitter indienen. In het laatste geval wordt de vergadering binnen 14 dagen na ontvangst van dit verzoek gehouden.

  • 4.

    De vergaderingen van de commissie vinden in de regel digitaal plaats.

Artikel 9 Recht op informatie, genodigden

  • 1.

    Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de rekeningcommissie de stukken ontvangt die zij nodig heeft voor het doen van onderzoek.

  • 2.

    De rekeningcommissie heeft het recht administraties, besluiten, notulen van vergaderingen en andere documenten die zij voor haar onderzoek nodig vindt, op te vragen en in te zien.

  • 3.

    De rekeningcommissie heeft het recht de accountant(s) uit te nodigen de vergadering van de rekeningcommissie bij te wonen voor het geven van toelichting.

  • 4.

    De rekeningcommissie heeft het recht schriftelijke of mondelinge inlichtingen te vragen aan het dagelijks bestuur en ambtenaren van de Vervoerregio. De rekeningcommissie kan de leden van het dagelijks bestuur of een ambtenaar uitnodigen om in de vergadering een mondelinge toelichting te geven.

Artikel 10 Verslag onderzoeken

  • 1.

    De rekeningcommissie stelt het verslag van een onderzoek vast nadat de meerderheid van de leden hierover haar mening heeft gegeven.

  • 2.

    In het verslag van de rekeningcommissie kan een minderheidsstandpunt worden vermeld.

  • 3.

    Het voorstel voor de regioraad vermeldt het verslag van de rekeningcommissie.

  • 4.

    De voorzitter van de rekeningcommissie licht het verslag zo nodig toe in de vergadering van de regioraad.

Artikel 11 Openbare en besloten vergadering

  • 1.

    De vergaderingen van de rekeningcommissie zijn openbaar.

  • 2.

    Vergaderingen van de rekeningcommissie zijn besloten als ten minste drie aanwezige leden daarom vragen of de voorzitter het nodig vindt.

  • 3.

    Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld in een besloten deel van de eerstvolgende vergadering. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt, tenzij de commissie anders beslist.

  • 4.

    In een besloten vergadering kan geheimhouding worden opgelegd.

  • 5.

    In een besloten vergadering gelden de regels van deze verordening ook, zolang deze niet in strijd zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 12 Geheimhouding

  • 1.

    Geheimhouding kan in een besloten vergadering worden opgelegd door de commissie of de voorzitter op grond van belangen, genoemd in artikel 5.1 en 5.2 van de Wet open overheid. De geheimhouding geldt voor wat er in de vergadering is besproken en voor de inhoud van de stukken. Iedereen die bij de vergadering was of de stukken kent, moet deze geheimhouding volgen totdat de commissie deze opheft.

  • 2.

    Het opleggen van geheimhouding wordt in het verslag opgenomen. Daarin wordt ook de duur van de geheimhouding vastgelegd.

  • 3.

    Rondom geheimhouding is artikel 23 van de Wet gemeenschappelijk regelingen van toepassing.

Artikel 13 Oproeping en digitale openbaarmaking

  • 1.

    De voorzitter stuurt ten minste zeven dagen voor een vergadering een schriftelijke oproep naar de leden. Hierin staan de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. In een dringend geval kan van deze termijn worden afgeweken. De agenda en stukken worden digitaal gedeeld met de commissie.

  • 2.

    In een dringend geval kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Deze agenda en bijbehorende stukken worden zo snel mogelijk naar de leden verstuurd.

  • 3.

    Tegelijk met de oproep maakt de voorzitter de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering openbaar. De agenda en de stukken, behalve de onderwerpen waarop geheimhouding rust, worden ook digitaal openbaar gemaakt.

Hoofdstuk 3. Beraadslaging

Artikel 14 Quorum

  • 1.

    De vergadering van een commissie wordt gehouden als ten minste de helft van het aantal leden dat zitting heeft in de commissie aanwezig is. Bij onvoldoende quorum zal zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering worden gepland, met een tussentijd van ten minste 24 uur.

  • 2.

    Wanneer het niet wenselijk is een nieuwe vergadering af te wachten, kan de voorzitter of kunnen de aanwezige leden voorstellen de vergadering toch te houden of de besluiten van de vergadering schriftelijk te nemen. De aanwezige leden besluiten hier gezamenlijk over.

Artikel 15 Verslag vergaderingen

  • 1.

    De ambtelijk secretaris zorgt voor verslagen van de vergaderingen.

  • 2.

    In een verslag staat in ieder geval:

    • a.

      de namen van de aan- en afwezigen, met aparte vermelding van wie na de start kwam of voor het einde vertrok;

    • b.

      de namen van de voorzitter en de ambtelijk secretaris;

    • c.

      een zakelijke samenvatting van wat er is besproken, met vermelding van de namen van de sprekers.

  • 3.

    Het verslag wordt in de volgende vergadering vastgesteld.

Artikel 16 Behandeling van de onderwerpen

  • 1.

    De onderwerpen op de agenda worden behandeld in de volgorde waarin ze staan.

  • 2.

    Van de agenda kan worden afgeweken als de voorzitter dit nodig vindt of als de commissie dit besluit.

  • 3.

    De leden mogen voorstellen doen voor toevoeging van onderwerpen aan de agenda. De commissie beslist of over dit onderwerp wordt beraadslaagd en besloten.

Artikel 17 Voeren van het woord

  • 1.

    Een lid mag niet spreken zonder toestemming van de voorzitter.

  • 2.

    De voorzitter geeft het woord in de volgorde waarin het is gevraagd.

  • 3.

    Er zijn twee termijnen van beraadslagingen. De commissie kan hiervan afwijken.

  • 4.

    Een spreker mag niet worden onderbroken tijdens zijn betoog, behalve als de voorzitter de spreker moet herinneren aan de regels of hem wil vragen korter te zijn.

Artikel 18 Tot stand komen beslissing bij stemming

  • 1.

    Voor het nemen van een beslissing bij stemming is de volstrekte meerderheid nodig van de aanwezige leden die een stem hebben uitgebracht.

  • 2.

    Als in een voltallige vergadering de stemmen staken, is het voorstel niet aangenomen.

  • 3.

    Bij staking van stemmen in een niet voltallige vergadering wordt in de eerstvolgende vergadering opnieuw gestemd. Wanneer de stemmen in deze vergadering weer staken, is het voorstel ook niet aangenomen.

Artikel 19 Tot de orde roepen

  • 1.

    Als een spreker van het onderwerp afwijkt, wijst de voorzitter hierop en roept de spreker tot de orde.

  • 2.

    Als een spreker beledigende of ongepaste woorden gebruikt of op welke manier ook, de orde verstoort, roept de voorzitter de spreker tot de orde. De voorzitter geeft de spreker de kans om deze woorden terug te nemen.

  • 3.

    Beledigende of ongepaste woorden zijn onder andere uitlatingen met een racistisch, seksistisch of discriminerend karakter. De voorzitter bepaalt wanneer hiervan sprake is.

  • 4.

    Als een spreker blijft afwijken van het onderwerp, beledigende of ongepaste woorden blijft gebruiken, de orde blijft verstoren of niet luistert naar de voorzitter, neemt de voorzitter de spreker het woord af totdat de discussie over het onderwerp klaar is.

  • 5.

    Een spreker die doorgaat met beledigende of ongepaste woorden te gebruiken of de orde blijft verstoren, wordt, nadat de spreker op de gevolgen hiervan is gewezen, uit de vergadering verwijderd. De naam van de spreker wordt niet in het verslag vermeld.

  • 6.

    De voorzitter kan besluiten om de delen van het gesprek die aanleiding gaven tot het vermanen of het afnemen van het woord, niet in het verslag op te nemen.

Artikel 20 Toehoorders en pers

  • 1.

    Toehoorders en persvertegenwoordigers mogen bij de vergadering aanwezig zijn.

  • 2.

    Het is verboden om goed- of afkeuring te laten zien of op andere manieren de orde te verstoren. Toehoorders en persvertegenwoordigers moeten zich netjes gedragen en mogen geen beledigende of ongepaste uitlatingen doen zoals bedoeld in artikel 19. Als ze dit wel doen, worden ze direct uit de vergadering verwijderd.

  • 3.

    De voorzitter zorgt ervoor dat deze regels worden nageleefd.

Artikel 21 Geluid- en beeldregistraties

Als iemand tijdens een vergadering geluid of beeld wil opnemen, moet die persoon dit voorafgaand aan de vergadering aan de voorzitter laten weten. Daarbij moet men de instructies van de voorzitter volgen.

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

Artikel 22 Uitleg verordening

Als deze verordening ergens niet in voorziet of als er twijfel is over de toepassing, beslist de regioraad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 23 Intrekking oude regeling

De Verordening op de Rekeningencommissie zoals in werking getreden op 28 maart 2007 wordt ingetrokken.

Artikel 24 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking in het Blad gemeenschappelijke regeling van Vervoerregio Amsterdam.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening voor de rekeningcommissie.

Naar boven